Die Gäste sind der Garant für den Erfolg einer jeden Veranstaltung. Gute Events zeichnen sich deshalb nicht nur durch ein tolles Programm, sondern vor allem durch ein erstklassiges Teilnehmermanagement aus. Was heißt das genau? Ganz einfach: dass sich die Veranstalter um ihre Gäste kümmern.

Zufriedene Gäste sind der Garant für den Erfolg einer jeden Veranstaltung. Gute Events zeichnen sich deshalb nicht nur durch ein individuelles und durchdachtes Programm, sondern vor allem durch ein erstklassiges Teilnehmermanagement aus.

Was heißt das genau? Ganz einfach: Der Veranstalter kümmert sich individuell um seine Gäste, indem er für sie relevante Events anbietet. Ohne technische Hilfe ist die Verarbeitung dieser oft großen Datenmengen kaum mehr möglich. Die richtige Software und smarte Event-Apps vor Ort sind Grundlage für ein effektives Teilnehmermanagement.

Vor dem Event: Die Teilnehmer kennenlernen

Nur wer seine Gäste kennt, kann ihnen ein guter Gastgeber sein. Was wie ein chinesisches Sprichwort klingt, ist schlicht die Grundformel für jeden Event-Organisator. Das Problem dabei: Es ist für einen Menschen praktisch unmöglich, alles über die Teilnehmer seiner Veranstaltung zu wissen.

Oder etwa doch nicht?

Über unterschiedliche Quellen, wie die Anmeldung des Teilnehmers über ein Formular, Umfragen oder Online-Recherchen können viele hilfreiche Informationen über die potentiellen Teilnehmer einer Veranstaltung in Erfahrung gebracht werden. Diese Datenmengen müssen dann analysiert und nutzbar gemacht werden. Daraus lassen sich dann entsprechende Handlungsempfehlungen ableiten.

Alle Teilnehmer können damit passgenau und individuell während der gesamten Kommunikation im Vorfeld angesprochen werden. Auch die Planung und Gestaltung des Events selbst kann besser gesteuert und angepasst werden.

Abb.: Individuelle und personalisierte Kommunikation wird ganz einfach durch eine Analyse von gesammelten Daten.

Während des Events: Für jeden ein passendes Erlebnis schaffen

Das gesammelte Wissen über die Teilnehmer hilft Event-Managern auch während der Veranstaltung. Hier zeigt sich, ob die passenden Rahmenbedingungen für ein optimales Erlebnis geschaffen werden konnten.

Die Herausforderung liegt gerade bei großen Veranstaltungen darin, den Überblick zu behalten. Wie heißt es so schön? Ordnung ist das halbe Leben. Das gilt auch bei Events. Für die richtige Ordnung zu sorgen ist dabei die Aufgabe Ihres Teilnehmermanagements.

Es gibt hier ein paar wichtige Punkte, die zum Gelingen beitragen können:

Die Gäste mit den richtigen Leuten zusammenbringen
Die Teilnehmer einer Veranstaltung kennen sich untereinander meist nicht. Aber Sie kennen Ihre Gäste und wissen, wer gut zu wem passt. Jetzt heißt es also, die richtigen Leute zusammen zu bringen, um ihren Besuch noch zielführender und damit unvergesslicher zu machen. Das kann natürlich dadurch bewerkstelligt werden, dass die passenden Teilnehmer einander vorgestellt oder beim Dinner nebeneinander platziert werden. Noch viel spannender ist aber die Möglichkeit des Networkings mithilfe einer App, die ein personalisiertes Teilnehmerprofil abbildet.

Den Gästen das Networking so leicht wie möglich machen
Namen sind Schall und Rauch? Von wegen. Namensschilder helfen Ihren Teilnehmern, sich ihr Gegenüber zu merken und auch später noch von geführten Gesprächen zu profitieren. doo bietet daher gemeinsam mit seinem Onsite-Partner FastLane die Möglichkeit eines personalisierten Namensschilddrucks auf Knopfdruck oder auch per biometrischer Einlasskontrolle. Den Teilnehmern wird damit ein sehr komfortabler und schneller Check-In-Prozess ermöglicht.

Mit interessanten Side-Events für lockere Pausenpunkte sorgen
Nicht nur das eigentliche Programm einer Konferenz oder Schulung zählt, sondern auch die Side-Events. Sie bieten Ihren Gästen Gelegenheit, ins Gespräch zu kommen. Die Side-Events sollten dabei nach den Interessen der Gäste ausgerichtet sein, die bereits im Vorfeld des Events abgefragt wurden.

Über eine Event-App alle wichtigen Informationen bereitstellen
Was früher ein Flyer mit Raumplan, Zeittabelle und Begleitprogramm war, ist heute die Event-App. Diese sollten Sie Ihren Teilnehmern zur Verfügung stellen, damit sie stets auf einem Blick alle Informationen zu Ihrer Veranstaltung finden. Integrieren lassen sich auch Features, wie beispielsweise ein Abstimmungs-Tool für die Mitgliederversammlung oder Live-Votings und Feedback-Funktionen. Damit kann während der Veranstaltung mit den Teilnehmern kommuniziert und aktuelles Feedback eingeholt werden. Außerdem sind diese damit stets in das Geschehen involviert und können auch bei Änderungen schnell und einfach informiert werden.

Abb.: Event-Apps helfen den Teilnehmern bei der Organisation - besonders wenn sie personalisiert sind.

Unser Partner für Apps und Networking: EventMobi

Ein gelungenes Teilnehmermanagement ist entscheidend für den Erfolg eines Events und besonders für das Wohlbefinden der Teilnehmer.

doo bietet mit seinem Partner EventMobi genau das: Mithilfe der Anbindung an die EventMobi-Plattform können mit Live-Umfragen und Feedback-Funktionen in Echtzeit wertvolle Erkenntnisse über das Wohlbefinden und die Meinung der Teilnehmer gewonnen werden. Die Gäste werden damit zu begeisterten Teilnehmern, da sie interaktiv mitdiskutieren und das Event aktiv mitgestalten können.

Dem Event-Manager wird dadurch alles aus einer Hand geboten: Event-Management, Event-Marketing, Einladungs-Management sowie die Analyse aller Daten zur Messung des Event-ROI mit doo. Zum anderen das Teilnehmermanagement vor Ort durch die Anbindung an unseren Partner EventMobi mit der passenden Live-App. Wie diese aussehen kann, zeigt das Beispiel des „Jahreskongresses„.

Beide Technologien sind über eine Schnittstelle verbunden. Deshalb können die Teilnehmerdaten automatisch in der App hinterlegt werden, was die Anmeldung und Usability vereinfacht. Außerdem kann durch automatische Reminder-E-Mails die Take-Rate erhöht werden.

Zu den besonderen Features, die Event-Verantwortlichen damit für Ihre Veranstaltungen geboten werden, gehören:

  • Live-Voting und -Feedback: Alle Inhalte werden in Echtzeit auf der Event-Plattform verwaltet. Damit ist das Event-Team immer auf dem neuesten Stand und die Teilnehmer werden aktiv und involviert.

  • Persönliche Agenda: Jeder Teilnehmer erhält durch die automatische Hinterlegung seiner Daten über die Schnittstelle seine personalisierte Agenda für die Veranstaltung. Dadurch spart er sich viel organisatorischen Aufwand im Vorfeld und kann das Event entspannt und bestens organisiert besuchen.

  • Networking: Basierend auf den Daten des Kunden finden sich die perfekten Netzwerk-Partner ganz unproblematisch. Damit kann das Networking einfacher und zielführender stattfinden. Der Teilnehmer kann das Beste aus der Veranstaltung herausholen und behält sie auch danach sehr viel wahrscheinlicher in positiver Erinnerung.

  • Gamification: Der Gamification-Ansatz verspricht ein unvergessliches und spannendes Erlebnis für die Teilnehmer. Individuell auf die Veranstaltung und das Ziel des Events kann das Spiel angepasst werden und bietet Motivation der Gäste durch Belohnungen oder Wettbewerbe (z.B. für Besuche von Sponsoren-Ständen oder die Teilnahme an bestimmten Programmpunkten).

Unser Partner für das Teilnehmermanagement vor Ort: eventmobi

Fazit

Personalisierung, Individualisierung mit technischer Unterstützung sind bereits heute die Grundlage von erfolgreichen Events. Möchte der Event-Manager ein wirklich relevantes Event organisieren, muss er seine Teilnehmer genau kennen.

Software-Tools, wie die von doo in Zusammenarbeit mit Onsite-Partnern, helfen bei der Einrichtung eines ausgereiften Teilnehmermanagements. Mit Ticketshops und Buchungs-Softwares können die Daten der Kunden abgefragt und aufbereitet werden. Analyse-Tools werten die Informationen dann aus und geben Handlungsempfehlungen. Mithilfe von E-Mail-Kampagnen werden die Teilnehmer passgenau angesprochen. Beim Event selbst werden diese dann per Event-App mit individuellen Informationen versorgt, die sie auch tatsächlich benötigen.