Die Teilnehmerzahl wird erheblich gesteigert, indem Interessen und Wünsche gezielt angesprochen werden. Wie funktioniert die Personalisierung bei Events?

Als Event-Manager stehen Sie unter Druck, großartige Veranstaltungen zu organisieren, welche die Teilnehmer begeistern. Und das ist leichter gesagt als getan, denn Ihre Teilnehmer entscheiden alleine, ob sie kommen oder nicht. Um sie zu überzeugen, müssen Sie gezielt ihre Interessen und Wünsche ansprechen. Und diese Wünsche und Interessen unterscheiden sich von Teilnehmer zu Teilnehmer. Die Lösung dafür heißt Personalisierung in Events.

In vielen Bereichen im Netz wird die Personalisierung bereits aktiv genutzt. E-Commerce ist nur ein Beispiel dafür. Der Veranstaltungssektor hinkt allerdings noch ein wenig hinterher. Damit wird viel Potential verschwendet. Gerade die Personalisierung erlaubt es, die Teilnehmer ganz gezielt anzusprechen und ihnen das zu bieten, wonach sie konkret suchen.

Personalisierung in Events fängt dabei schon mit den Einladungen an: Eine Messe mit 3.000 Ausstellern attraktiviert die unterschiedlichsten Besucher. Auf einer Baumaschinenmesse wird es Besucher geben, die schwere Maschinen für Minen leasen wollen. Andere aber wollen einfach nur kleinere Transportgeräte kaufen. Wie stellt der Event-Manager nun sicher, dass er alle Interessenten erreicht? Ganz simpel: Indem er personalisierte Einladungen verschickt und auf die Aussteller hinweist, die für Teilnehmer interessant sind. Damit erhöht er die Relevanz des Angebotes für sie und senkt erfolgreich die No-Show-Rate.

Um Ihre Events personalisieren zu können, ist es entscheidend, dass Sie die richtigen Daten Ihrer Teilnehmer nicht nur sammeln, sondern auch auswerten. Die neue Datenschutz-Grundverordnung verunsichert dabei viele Veranstalter. Die gute Nachricht: Auch mit der neuen DSGVO können Sie Daten sammeln, Ihre Events personalisieren und sich damit von den Veranstaltern abheben, die diesen Schritt noch nicht gegangen sind.

Nur relevante Inhalte zählen für die Teilnehmer

Jeder Veranstalter muss den Geschmack seiner Teilnehmer treffen. Dazu gehört die richtige Auswahl der Inhalte, aber auch die entsprechende Kommunikation. Erst, wenn das Angebot relevant für die Teilnehmer ist und eine Lösung für die individuellen Herausforderungen der Teilnehmer darstellt, werden sie es annehmen. Dies gelingt nur über die Personalisierung in Events. Veranstalter, die auch weiterhin allgemeine Events ausrichten und sie nicht individuell auf die Teilnehmer anpassen, landen zwar ein paar Glückstreffer, verschenken aber einen Großteil ihres Potentials.

“Nur wer seine Teilnehmer kennt, kann sie begeistern.”
Dr. Michael Liebmann, doo

Dies zeigt sich am Beispiel der Messe für Veranstalter mit rund 3.000 Ausstellern. Bereits im Vorfeld ist der Event-Manager gefragt, die Besucher anhand ihrer Interessen in Subsegmente zu sortieren. Dafür kann er entweder auf bereits gesammelte und ausgewertete Daten vergangener Events zurückgreifen oder fragt die Interessen der möglichen Teilnehmer ab. Jedes Segment erhält eine eigene Einladung, die auf unterschiedliche Aspekte der Messe eingeht und verschiedene Aussteller hervorhebt: Veranstalter, die auf der Suche nach einem Catering-Service sind, werden von anderen Angeboten angezogen als jene, die auf der Suche nach einer Location für große Firmenfeiern sind.

Die Messe selbst wird ebenfalls für die Teilnehmer personalisiert. Der Event-Manager kann die Teilnehmer zum Beispiel über eine Event-App zu relevanten Ausstellern führen und sie an Diskussionsrunden oder Seminare erinnern.

Was bringt die Personalisierung bei Events?

Durch die Personalisierung bei Events profitieren sowohl die Teilnehmer als auch die Veranstalter. Der Teilnehmer erfährt bereits im Vorfeld, welche für ihn relevanten Aussteller und Vorträge er erwarten kann. Während des Events selbst wird er geführt und auf Workshops oder Aktivitäten aufmerksam gemacht, die ihn ebenfalls interessieren könnten. Automatisierte Erinnerungen garantieren, dass ihm auch an einem ereignisreichen Event-Tag nichts entgeht. Durch all diese einzelnen Bausteine wird eine angenehme und interessante Teilnehmerreise geschaffen. Der Teilnehmer fühlt sich wohl und individuell betreut, was ihn motiviert, sich für ein bestimmtes Angebot zu entscheiden.

Die Veranstalter profitieren ebenfalls von der Personalisierung. Durch die individuelle Ansprache können sie mehr Teilnehmer motivieren, das Event zu besuchen. Die No-Show-Rate sinkt signifikant. Indem sie die Teilnehmerreise individuell zuschneiden, binden sie die Teilnehmer aktiv ein und steigern so ihr Engagement. Nicht zuletzt helfen die gesammelten und ausgewerteten Daten, zukünftige Events noch weiter zu optimieren. Das Budget für Events kann durch die Personalisierung effizienter eingesetzt werden. Wird die passende Plattform für die Personalisierung bei Events gewählt, spart ein Event-Manager sehr viel Zeit. Alle relevanten Daten werden zusammengeführt und ausgewertet. So bleibt ihm mehr Kapazität für die Detailorganisation.

Anwendungsbereiche für die Personalisierung bei Events

Im E-Commerce ist die Personalisierung längst gängige Praxis. Und das zu Recht: Sie ist einer der wichtigsten Hebel, um die Conversion zu steigern. Je besser das Angebot zu den Bedürfnissen des Kunden passt und sie befriedigt, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass er es annimmt. Es gibt deshalb viele gute Gründe, die für eine Personalisierung bei Events sprechen.

Kurz gesagt können alle Aspekte eines Events personalisiert werden. Wichtig dabei ist, dass ein Gesamtkonzept für das Event besteht, damit die verschiedenen Schritte ineinandergreifen können. Erst so entsteht eine für den Teilnehmer spannende Reise, die ihn zu einer positiven Entscheidung führt:

Tipp: Wenn Sie bereits in den Einladungen segmentieren und die Teilnehmer gezielt auf für sie interessante Angebote hinweisen, greifen Sie dies während des Events auf. Führen Sie sie zu den relevanten Ausstellern und erinnern Sie sie an Vorträge und Diskussionsrunden.

Sprechen Sie Ihre Teilnehmer gezielt an

Die Personalisierung beginnt damit, die Teilnehmer anzusprechen und zu motivieren, Ihr Event zu besuchen. Indem Sie die Teilnehmer nach ihren Interessen segmentieren, können Sie ihnen individuell angepasste Einladungen und Reminder schicken. Mit einem passenden Titel, der die interessanten Keywords enthält steigern Sie die Öffnungsrate. In der Einladung selbst wird das Versprechen des Titels aufgegriffen und bestätigt. Die passenden Grafiken für jedes Segment erhöhen die Aufmerksamkeit zusätzlich. Diese gezielte Ansprache steigert wiederum die Registrierungsrate für das Event.

Auch Mittel wie das Social-Media-Marketing können gezielt eingesetzt werden. Facebook Ads ermöglichen zum Beispiel eine sehr gezielte Ansprache von Nutzern und bieten zudem die Möglichkeit, über A/B-Tests verschiedene Anzeigen parallel zu testen und die Kampagne so direkt zu optimieren. Hier können Sie die Segmente, die bereits für die Einladungen bestimmt wurden, erneut ansprechen. Da die Nutzer, welche auf die Ads klicken, sich auch dafür interessieren, ist die Conversion-Rate in diesem Fall sehr hoch.

No-Show-Rate reduzieren

Um die No-Show-Rate zu senken, erinnern Sie die angemeldeten Teilnehmer an das bevorstehende Event. Haben Sie bereits ein Teilnehmerprofil, können Sie direkt auf frühere Angaben zurückgreifen. Auch hier ist eine direkte Ansprache entscheidend für den Erfolg:
Fragen Sie Ihre Teilnehmer direkt bei der Registrierung, wo ihre Interessen liegen. Die Angaben greifen Sie direkt im Betreff des Reminders auf. So halten Sie die Motivation, Ihre Veranstaltung zu besuchen, hoch. Interessiert sich zum Beispiel ein Teilnehmer der bereits erwähnten Messe für Veranstalter für Catering, führen Sie im Reminder auf, welche entsprechenden Anbieter aus diesem Bereich auf der Messe vertreten sein werden.

Stellen Sie eine persönliche Agenda zusammen

Die Teilnehmer sollen nicht einfach nur Ihr Event besuchen, sondern auch zur rechten Zeit am rechten Ort sein. Dies steigert ihr Engagement, was wiederum Ihrem Vertrieb zugutekommt. Auch kommen Teilnehmer, die eingebunden waren, mit größerer Wahrscheinlichkeit wieder.

Zeigen Sie den Teilnehmern, dass Ihr Event genau das Richtige für sie ist, und machen Sie ihnen Vorschläge, welche Stände und welche anderen Teilnehmer für sie interessant sind. Erstreckt sich Ihre Veranstaltung über mehrere Tage, können Sie vorschlagen, an welchem Tag sich ein Besuch besonders lohnt.

Für kleine Events führen Sie auf, was Ihre Teilnehmer erleben können. Für große Events lohnt es sich, Agenden zusammenzustellen und den Teilnehmern zu senden.

Optimieren Sie zukünftige Events

Gesammelte Daten ermöglichen Ihnen nicht nur, Ihr Event zu personalisieren. Sie können damit auch genau feststellen, was Ihre wertvollsten Teilnehmer wollen und im nächsten Jahr Ihr Angebot entsprechend optimieren. Passen Sie nicht nur Ihre Kommunikation an Ihre Teilnehmer an, sondern auch Ihr Angebot: Erscheinen bestimmte Entscheider nicht, können Sie manche Inhalte weglassen. Interessieren sich hingegen alle Teilnehmer für einen bestimmten Aspekt, widmen Sie diesem mehr Zeit.

Durch diese Anpassung und gezielte Ausrichtung an den relevanten Teilnehmern und ihren Interessen, können Sie Ihr Budget gezielter einteilen und nutzen. So nutzen Sie nicht nur Ihr Budget gezielter, sondern steigern auch den Event-ROI.

Herausforderungen bei der Personalisierung

Was sind die Barrieren einer besseren Personalisierung?

Nutzung veralteter Software, ein fehlender Überblick über die Kunden, unzureichende Ressourcen oder fehlendes Know-How halten noch immer zahlreiche Marketing-Verantwortliche von der Personalisierung Ihrer Events zurück. Nimmt man sich die Umstellung auf ein automatisiertes Verfahren aber aktiv vor, ergeben sich schnell zielführende Wettbewerbsvorteile. Der Umstieg lohnt sich!

Herausforderungen bei der Personalisierung von Events

Die häufigsten Schwierigkeiten ergeben sich aus dem Mangel an Ressourcen und fehlendem Know-How, über die richtige Vorgehensweise bei der Personalisierung eines Events. Mit der richtigen Software und ausreichend Unterstützung von Experten können diese Herausforderungen aber schnell und einfach gelöst werden.

Die Umsetzung ist gar nicht so schwer

Im ersten Augenblick klingt das Vorhaben, Events zu personalisieren, nach einem großen Mehraufwand. Dieser Eindruck täuscht. Denn vielfach besitzen Sie bereits die notwendigen Daten. Die größte Herausforderung ist dabei, diese Daten zu identifizieren und dann zeitsparend und effizient zu nutzen.

Welche Daten sind relevant?

Die Frage ist oftmals nicht, wie Sie an die gewünschten Daten kommen, sondern welche Daten Sie überhaupt brauchen. Ehe Sie beginnen, Ihre Event-Teilnehmer zu befragen, legen Sie fest, was Sie erreichen wollen und welche Angaben Sie dafür benötigen. Klassisch gehören dazu die Interessen der Teilnehmer, die Herausforderungen, vor denen sie stehen, und auch, in welcher Position sie tätig sind und Ihr Event besuchen.

Indem Sie zuerst festlegen, welche Informationen Sie benötigen, verhindern Sie auch Ihre Teilnehmer durch zu viele Fragen zu verschrecken. Ihr Hauptaugenmerk sollte sein, Ihren Teilnehmern durch die gesammelten Daten ein relevantes Angebot machen zu können.

Daten zeitsparend auswerten

Viele Event-Manager sammeln die Daten in verschiedenen Exceltabellen. Dass auf diese Weise kaum eine Personalisierung möglich ist, ist offensichtlich: Sie würden Ihre Zeit mit nichts anderem mehr verbringen, wenn Sie Ihre Teilnehmer manuell segmentieren und alle Datensätze ständig aktualisieren müssten.

Die zeitsparende und einfache Lösung für dieses Problem ist eine Plattform wie doo, auf der alle Daten zusammengeführt und automatisch ausgewertet werden. Sie legen zum Beispiel die Segmente fest, in welche Sie Ihre Teilnehmer sortieren wollen, und die Plattform übernimmt durch den angeschlossenen selbstlernenden Event-CRM den Rest. Damit erreichen Sie zwei wertvolle Effekte: Sie personalisieren Ihr Event, und Sie sparen sehr viel Zeit.

Personalisierung auf einer Plattform

Abb.: Die selbstlernende CRM ist ein wertvolles Werkzeug für die Personalisierung in Events.

Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Seit dem 25. Mai 2018 gilt die neue Datenschutz-Grundverordnung. Viele Veranstalter sind seitdem verunsichert, ob und in welchem Umfang sie nun die Daten ihrer Teilnehmer sammeln und nutzen dürfen.
Sie können beruhigt sein: Auch mit der neuen DSGVO müssen Sie nicht darauf verzichten, Ihre Events zu personalisieren. Tatsächlich können Sie von der neuen Verordnung profitieren, denn sie dient als Anlass, zu prüfen, welche Daten Sie aus welchem Grund sammeln.

Grundlegend können Sie auch weiterhin die Daten Ihrer Teilnehmer sammeln. Kommunizieren Sie, wofür Sie diese verwenden. Bei der Organisation von Events ist es wertvoll, auf eine Agentur oder eine Plattform wie doo zurückzugreifen, die langjährige Erfahrung hat und Ihnen so die Sicherheit bietet, mit den Teilnehmerdaten korrekt umzugehen.

Fazit

Personalisierung in Events ist ein großes Thema, das auf den ersten Blick abschreckend wirken kann. Das sollte es aber nicht, denn darin verbirgt sich sehr viel oftmals noch ungenutztes Potential. Bereiche wie der E-Commerce, in denen die Personalisierung längst erfolgreich eingesetzt wird, zeigen, wie wichtig die direkte Ansprache des Kunden ist: Nur, wenn Ihr Teilnehmer sieht, dass Ihr Event relevant für ihn ist, wird er es besuchen und Ihr Angebot annehmen.

Um dies zu erreichen, brauchen Sie eine Plattform, auf der alle relevanten Daten zusammengeführt und ausgewertet werden. doo bietet Ihnen diese Plattform und eine selbstlernende Event-CRM. Sie profitieren zweifach: Sie personalisieren nicht nur Ihr Event, sondern sparen auch noch Zeit, die Sie in andere Bereiche Ihrer Veranstaltung investieren können.

Wer in Zukunft seine Teilnehmer besser versteht und ihnen das richtige Angebot macht, wird einen Wettbewerbsvorteil haben. Gerade in unserer Marketing-Überlasteten Welt. Nutzen Sie Ihre Daten!