Sicher und Flexibel - Eventplanung 2021

Am Mittwoch, 18. November 2020 fand unser live Webinar zum Thema „Sicher und flexibel: Ihre Eventplanung 2021“ statt.

Zusammen mit unserem Partner von Meet-Germany haben unser Geschäftsführer Christoph Sedlmeir und Tanja Schramm, Geschäftsführerin von Meet-Germany, eigene Erfahrungen berichtet und eine Vielzahl von Livefragen beantwortet.

Darum ging es im Webinar:

Wie können Eventplaner für 2021 sicherer und gleichzeitig flexibler Events planen? Welche Erfahrungen haben wir in 2020 gesammelt? Welche Tricks und Tipps gibt es, das Risiko zu reduzieren ohne dass Kosten explodieren oder gar Veranstaltungen ganz abgesagt werden müssen?

Unten finden Sie die gesamte Aufzeichnung des Events sowie alle Antworten der Experten auf die wichtigsten Fragen in der Übersicht.

Sie wünschen sich die Folien zu diesem Webinar? Melden Sie sich bei uns!

Wir bedanken uns nochmals recht herzlich bei Christoph Sedlmeir von doo, Tanja Schramm von Meet Germany sowie unserem technischen Partner Nikkus.

Um das Risiko für den unklaren Verlauf insbesondere in der ersten Jahreshälfte 2021 zu reduzieren, lohnt es sich besser zu verstehen, was mit virtuellen Formaten möglich ist und was nicht. In Zeiten großer Unsicherheit gibt es im wesentlichen drei Möglichkeiten eine Veranstaltung zu planen:

• Reines Live-Event: Hierzu braucht es ein rechtssicheres Hygienekonzept und einen Notfallplan, wenn sich kurzfristig die Bedingungen ändern.
  • Wir haben einen Leitfaden zur Erstellung eines Hygienekonzepts zusammen mit unseren Partnern aus dem Event-Hygiene Netzwerk erstellt. Hier geht es z.B. darum, wie man Hygieneauflagen erfüllt, Schulungen absolviert bzw. wo man Unterstützung erhält.
  • Ggf. im Vorfeld des Events Covid19-Schnelltests der Teilnehmenden durchführen (wird schon angebotenen).
  • In den allermeisten Fällen ist der Notfallplan jedoch ein großes Risiko, denn eine kurzfristige Verschiebung ist kaum wirtschaftlich machbar. Noch ist es leicht, die Teilnehmer auf ein neues Datum zu vertrösten. Erst recht, wenn Sie Geld bezahlt haben. Daher empfehlen wir zumindest in Q1 aus heutiger Sicht mit hybriden Events zu planen oder die reine Live-Planung direkt in das 2./ 3. Quartal zu verlegen.
• Hybride Events: Es handelt sich um eine Mischung aus Live-Anteil und virtuellem Event. Dadurch kann man den Live-Anteil kleiner halten (z.B. nur für VIPs), die Inhalte aber allen zur Verfügung stellen. Sollte kurzfristig der Live-Anteil gestrichen werden, sind die Kosten zur Absage des Live-Anteils deutlich geringer und man kann trotzdem am gleichen Tag seine Inhalte in die Welt versenden. Mehr Infos dazu unten.
• Virtuelle Events: Im Grunde ist es klar: hier gibt es keinen echten Live-Anteil mit Teilnehmern. Es handelt sich um eine rein virtuelle Veranstaltung.

Das wichtigste ist, dass virtuelle Veranstaltungen sich bei den wesentlichen Erfolgsfaktoren recht ähnlich zu Live Veranstaltungen verhalten: Tolle Inhalte, genial und kreativ transportiert, genau zugeschnitten und personalisiert auf die richtige Ziel-Audienz machen eine Veranstaltung zum Erfolg! Dabei ist es irrelevant, ob die Logistik physisch oder virtuell ist. 

Als ein großer Unterschied werden immer gern das dünnere Networking und die schwächeren Interaktionsmöglichkeiten bei virtuellen Events gesehen. Dies kann ein echtes Manko sein. Auch fehlen haptische Möglichkeiten, wenn z.B. Produkte angefasst und ausprobiert werden müssen. Dem steht jedoch gegenüber, dass es sehr wohl interaktive Elemente gibt und dass man bei virtuellen Veranstaltungen schneller sehr viel mehr Menschen erreichen kann. Um aber genau diese Unterschiede für das eigene Format richtig zuschneiden und nutzen zu können, braucht man zwei Dinge:

1. Ein Verständnis darüber, was die eigene Audienz erwartet
2. Ein Verständnis und etwas Erfahrung mit den verfügbaren Möglichkeiten. Einen Teil davon erklären wir weiter unten.

Es bleibt also auch bei hybriden und virtuellen Events dabei: Wer seine Audienz begeistern will, der muss sie verstehen!

Wir haben die wichtigsten Fragen zusammengefasst, die unsere Teilnehmer während des Webinars gestellt haben. Hier finden Sie alle Antworten unserer Experten.

Übersicht Fragen & Antworten

• Umgang mit dem Risiko 2021
• Hybride und virtuelle Formate
• Interaktion und Engagement
• Teilnehmerzahlen
• Freigabe und Behörden
• Datenschutz

Wie ist Eure Prognose für 2021? Alles virtuell planen oder “hybrid”, um ggf. kurzfristig auf virtuell umzusteigen?

Wir gehen aktuell davon aus, dass man ab dem 2. Quartal wieder live planen kann. Vorher ist es ratsam hybride oder rein virtuelle Formate anzubieten. Bei hybriden Events ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass der kleinere Live-Anteil nicht veränderten Bedingungen zum Opfer fällt. Sollte der gesamte Live-Anteil abgesagt werden, ist es kurzfristig viel einfacher möglich ohne größere zusätzliche Kosten auf ein rein virtuelles Event umzuschwenken.

Was genau versteht man unter hybrid?  Ist das nicht die Verknüpfung von beiden Welten in allen Belangen?

Wir differenzieren hier auch in Events mit Stream und hybride Formate. Zweiteres bedeutet tatsächlich die Vernetzung der digitalen und Live-Teilnehmer auf Augenhöhe. 

Wir möchten die beiden Welten live und digital verschmelzen. Hat da Jemand Erfahrung?

Es wird Unterschiede geben. Ein großer Wunsch von beiden Seiten war, möglichst viel von den Anderen mitzubekommen. 

• Für die digitalen Besucher heißt das immer wieder die Zuschauer im Raum einzublenden oder Blicke hinter die Kulissen des Events zu ermöglichen. Gute Erfahrung haben wir mit der sogenannten Truman Show gemacht. Hier haben die digitalen Teilnehmer unseren Moderator durch die Veranstaltung geführt. (Hier der Rückblick von doo bzw. das Recap von Meet-Germany.)
• Auf der anderen Seite wünschen sich auch die Live-Teilnehmer die digitalen Teilnehmer zu sehen. Eine besonders attraktive Variante ist, eine digitale Wand mit unterschiedlichen Live-Teilnehmern einzublenden. In NRW zeigten wir sechs Teilnehmer bei der “disruptive Fishbowl”. Sie diskutierten mit unseren Experten und konnten Fragen stellen. Mit der App von EventMobi kann auch eine Social Wall eingeblendet und Fotos aus dem Homeoffice eingestellt werden. Diese auf dem Screen übertragen erzeugt Bindung zwischen den Live- und digitalen Teilnehmern. 

Was gibt es für neue hybride oder virtuelle Event-Technologie Trends in Deutschland?

Es gibt eine ganze Reihe von Technologien, hier ein paar Beispiele:

• 3D Formate wie z.B. Expo-IP und meetyoo. Mit beiden Anbietern haben wir bei doo bereits gemeinsame Formate entwickelt und angeboten.
• 2D Formate wie EventMobi und digivent von NIKKUS 
• Spannend ist auch das Tool von easyRaum / allSeated. Hier bewegen sich Avatare durch eine 3D animierte Messe.
• Es entstehen auch die ersten Angebote als Virtual Reality. Einen guten Überblicke bietet der MiceStens Digitalblog von Katrin Taepke.

Wie kann man hybride Events mit mehreren Sessions gleichzeitigen darstellen?

Die meisten Plattformen bieten die Möglichkeit mehrere Streams parallel zu zeigen. Das muss mit dem Anbieter direkt besprochen werden. Es ist darauf zu achten, dass parallele Streams ungleich mehr Aufwand bedeuten. So genannte “Single Stream” Events sind deutlich einfacher zu steuern.

Wie kann man virtuelle Events interaktiver gestalten? Beispielsweise Einbindung der Teilnehmer auf virtuellen Messen?

• Ein Trick ist den Ausstellern oder Sponsoren anzubieten, dass sie Termine mit Teilnehmern im Vorfeld vereinbaren können. Somit sind die Teilnehmer eher bereit, sich per Chat auch mit den Ausstellern zu treffen.
• Es macht auch Sinn hier explizite Angebote der Aussteller nur für diese Messe anzubieten. So werden die Fachbesucher analog zur Präsenz-Messe animiert den Stand zu besuchen.
• Die Aussteller könnten kleine Workshops anbieten zu unterschiedlichen Themen. Das müsste auch nicht parallel zur Messe stattfinden, sondern könnte auch vor oder nach der Messe zu angekündigten Terminen stattfinden. Der große Vorteil von virtuellen Messen ist, dass der Zeitraum flexibel gestaltbar ist und diese auch vor oder nach dem Konferenzteil zugänglich sein könnte. 

Mit welchem Engagement-Tool arbeitet ihr gerade?

Es gibt eine ganze Reihe von Möglichkeiten, hier eine Übersicht von Tools, mit denen wir gute Erfahrungen gemacht haben:

• Confgames: Die teilnehmenden Ausstellerstände haben eine Markierung am Stand, sodass der Teilnehmer leicht erkennt, dass hier Confgames angeboten wird. Es werden dann kleine Aufgaben bzw. Ralleys angeboten. Fachbesucher bekommen die Möglichkeit z.B. ab dem achten Stand, den sie besuchen, einen Preis zu gewinnen. An jedem Stand beantworten sie live oder virtuell drei Fragen, die der Aussteller im Vorfeld definiert hat (es können auch lustige Warm-up-Fragen sein oder Fragen, um herauszufinden, ob es überhaupt der richtige Kunde für den Aussteller ist). 
• easyMatchmaking: Entwickelt von der Firma easyCube. Hier werden die Teilnehmer zufallsgeneriert miteinander virtuell gemischt. Die Gruppengröße könntet Ihr definieren. Dieses Tool ist individuell anpassbar.
• Slido: Das ist ein interaktiver Chat, bei dem Teilnehmer live Fragen dem Moderator, dem Speaker oder anderen Chat-Teilnehmern stellen können. Auch gibt es jede Menge Umfragemöglichkeiten. Slido überzeugt vor allem durch seine einfache Handhabe durch Teilnehmer und Veranstalter. Dazu sind die Preise erschwinglich.

Welche Games und Aktionen würdet Ihr für eine digitale Weihnachtsfeier empfehlen?

Hier empfehlen wir u.a. die folgenden Partner:

• Kaiserschote Feinkost: Sie versenden Boxen an die Teilnehmer und kochen dann gemeinsam mit ihnen. Die Gruppengröße ist nicht beschränkt (Ende Oktober betreuten sie 4.000 Teilnehmer gleichzeitig). 
• Teamgeist: Sie haben eine Tapptour vorbereitet – zur Winterzauberwelt. Die Teilnehmer arbeiten in kleinen Gruppen über ein Tool, wie z.B. zoom zusammen. Die Fragen werden über eine App gestellt. Auf einer Weltkarte entscheiden die Teilnehmer, welche Ort sie besuchen. Sie tauschen sich über Weihnachtsbräuche aus, beantworten Fragen und können schlussendlich etwas gewinnen. Wir werden selbst unsere Community dazu Mitte Dezember einladen.

Jeder, der Interesse hat, es mal auszuprobieren, kann sich gern in unserem Netzwerk kostenfrei registrieren: https://meet-germany.network/marketplace/Registrierung/

• Der Ansprechpartner von Teamgeist ist Patrick Havenstein.
• Der Netzwerkpartner von Meet-Germany ‘Montée’ bietet unterschiedlichste Weihnachts-Incentive-Module an.

Wie kann man virtuelle Events interaktiver gestalten? (Networking etc.)

In Bezug auf z.B. Messen und hybride Formate haben wir gute Erfahrungen mit emotionalen Angeboten gemacht:

• Versand von kleinen Paketen zu den virtuellen Teilnehmern. Das kann ein gemeinsamer Lunch sein, eine Schokoladenverkostung oder vorab zugeschickte Utensilien, die den virtuellen Teilnehmern ein Zugehörigkeitsgefühl geben. 
• Ein Moderator führte die virtuellen Teilnehmer durch den Tag. Ergänzt wurde dieser durch einen Co-Moderator, welcher den Chat betreute und somit die Stimme der virtuellen Teilnehmer abbildete. 
• Ein Chat, in dem sich die Teilnehmer untereinander austauschen und Fragen stellen können, ist ebenfalls sehr hilfreich. 
• Die virtuellen Teilnehmer wurden dadurch einbezogen, dass ihnen Fragen gestellt wurden und Auswertungen ihrer Antworten in Grafiken oder Word Clouds dargestellt werden. 
• Gemeinsame Aktionen sind ebenfalls sehr hilfreich. Gemeinsam mit meetingpoint Berlin hat Meet-Germany z.B. mit den virtuellen Teilnehmern einen MEET GERMANY Song eingesungen. Wie es geht, sehen Sie hier.

Wie geht man am besten mit der “Gefahr” bei hybriden Formaten um, dass alle Teilnehmer dann nur am digitalen Format teilnehmen und niemand mehr vor Ort zum Präsenz-Format kommt?

Diese Gefahr besteht aus unserer Sicht und Erfahrung nicht. Die Menschen wollen sich treffen. Im Gegenteil: Durch die Limitierung der Personenzahlen aufgrund der Hygieneauflagen sind Live-Formate (Meet-Germany und doo) mit digitaler Begleitung häufig schnell ausgebucht. 

Sollte dennoch die Sorge bestehen, empfiehlt es sich, den Live-Anteil und den virtuellen Teil gut zu differenzieren. Was erlebt man Live und was virtuell? Schnell ergibt sich, dass es im Grunde getrennte Audienzen sind. Weniger bzw. spezifisches Interesse oder höhere Anreisekosten bleiben virtuell. Alle anderen Live. So erhält man auch eine gut differenzierte Teilnehmerschaft. Vor Ort finden sich dann eher die “hoch-engagierten” Teilnehmer, was eine ganz neue Erfahrung ist. “Nur mal gucken” bleibt am Rechner.

Wie hoch ist die Absprungrate beim Streaming von hybriden Events?

Die No-Show-Rate und Absprungrate ist höher. Allerdings ist die Anmelderate für virtuelle Events auch deutlich höher. Wenn man es gut gestaltet, gleicht sich das aus. Im Grunde gibt es drei Hebel:

• Anmeldezahl: Virtuelle Veranstaltungen attraktivieren schnell große Anmeldezahlen. Diese können durch Methoden, wie z.B. “Bring-a-Colleague”, die wir bei doo im Marketingpaket mit anbieten, deutlich gesteigert werden.
• No-Show-Rate: Zum Anderen sind No-Show-Raten bei virtuellen Events üblicherweise sehr hoch. Wo man bei (kostenlosen) Live-Events noch 25-50% hat, liegen die Raten bei virtuellen Formaten schnell mal bei 40-70%. Es gibt zwei probate Mittel dagegen:
  • Inhalte: Das Stichwort ist hier Personalisierung. Absprungraten lassen sich vor allem dadurch bekämpfen, dass die Inhalte ‘für mich persönlich’ interessant sind. Das erreicht man leicht dadurch, dass man den Teilnehmer einfach bei der Anmeldung fragt, warum er teilnehmen will und in der Event-Erinnerung einfach nur genau diesen Punkt nochmals erwähnt. Ggf. erwähnt der Veranstalter vorab ein paar Inhalte zu diesem Punkte. Das erhöht zwar den Aufwand der Erinnerungs-E-Mails, verringert aber die No-Show-Rate deutlich. Hier finden Sie weitere Details.
  • Prozess: Teilnehmer müssen 2-3 Tage vor der Veranstaltung klar informiert werden, was auf sie zukommt. Insbesondere wie sie sich technisch einloggen und welche weiteren Funktionen es gibt. Dies sollte so einfach wie möglich beschrieben sein. Die Teilnehmer sollen nicht erst ein Rätsel lösen müssen. Das ist letztlich recht ähnlich zu Live-Veranstaltungen. Bei virtuellen Veranstaltungen sollte auch 1-2 Stunden vor der Veranstaltung nochmal ein kurzer technischer Reminder verschickt werden. Damit haben wir bei doo sehr gute Erfahrungen gemacht.
• Engagement-Rate (bzw. Absprungrate)
  • Wenn Sie uneingeschränkte Aufmerksamkeit wünschen, dann empfehle ich Ihnen maximal 90 Minuten virtuell vorzusehen.
    Ansonsten ist unsere Erfahrung, dass es Teilnehmer gibt, die die digitale Veranstaltung die gesamte Zeit eher nur nebenher laufen lassen und je nach dem Thema aktiver oder weniger aktiv folgen. Andere Teilnehmer wiederum schalten sich wiederum punktuell nur zu Themen dazu, die sie tatsächlich interessieren. 
  • Wir haben mehrfach das Feedback erhalten, dass unsere digitalen Events die Anmutung von einer Fernsehshow hatten: Spannend, interaktiv, vielseitig und inspirierend. Dafür empfehle ich immer einen Regisseur vorzusehen. In NRW begleitete uns Tim Nievelstein.

Wie ist das Verhältnis von Anmeldung und tatsächlicher Teilnahme?

Bei den digitalen Teilnehmern gibt es sehr unterschiedliche No-Show-Raten. Das hängt vor allem von der Audienz und den Inhalten ab. Eine No-Show-Rate zwischen 20% und 50% gehört zu den besseren Ergebnissen. Wir erhalten aber auch Berichte von bis zu 70%. Unserer Erfahrung nach sollte im Vorfeld nicht angekündigt werden, dass das Format aufgezeichnet wird. Hier verlassen sich einige darauf und kommen nicht bzw. schauen unkonzentriert zu. Auch virtuelle Events können kostenpflichtig sein. Das stärkt auch hier die Verbindlichkeit und senkt die No-Show-Rate. 

Wie geht ihr mit den gestiegenen Datenschutzanforderungen im Hinblick auf die Tool-Auswahl um? Stichwort: EuGH Schrems II Urteil.

Hierbei geht es um den Datentransfer in Drittländer außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums. Wir nutzen nur Tools, dessen Server in Europa stehen. Bei doo selbst stehen die verwendeten Server in Frankfurt.

Wir hoffen, wir konnten Ihnen damit einen Einblick in unsere Aufgaben und Erfahrungen geben. Weitere Informationen erhalten Sie hier:

• doo Learning-Center mit vielen E-Books und Leitfäden
• Meet-Germany Webseite mit vielen Tools und Praxisbeispielen
• Meet-Germany kostenfreie Mitglieder-Registrierung