Wie läuft eine hybride Messe ab? Dieses Praxisbeispiel zeigt Umsetzung, Angebote sowie neue Erfolge der Jobmesse der Stuttgarter Zeitung.

Im September 2020 veranstaltete unser Kunde, die “Stuttgarter Zeitung Verlagsgesellschaft mbH”, eine hybride Messe – also eine Messe, die digital und parallel vor Ort stattfand.

Zentrale Partner für die Durchführung des Events waren unter anderem doo, FastLane und expo IP. Wie hat das Zusammenspiel funktioniert und welche Ziele wurden erreicht? Sehen Sie im Video, welche Angebote die hybride Messe seinen Besuchern virtuell und live bot.

Tipp: Lesen Sie dazu auch “Was sind hybride Events? Chancen, Einschränkungen & Umsetzung”.

Ausgangssituation

Die Stuttgarter Zeitung veranstaltet seit Jahren unter anderem die Ausbildungsmesse „First Job“ in Stuttgart. Aufgrund der COVID-19 Pandemie 2020 konnten durch die Hygieneauflagen nicht so viele Aussteller und Besucher wie in den vorherigen Jahren eingelassen werden. Daher entschied sich der Veranstalter eine hybride Messe anzubieten. Dies bedeutete, dass die Messe vor Ort und gleichzeitig digital für einen größeren Teilnehmer- als auch Ausstellerkreis angeboten wurde.

Hybride Messe: Umsetzung

Registrierung

Auf der bisherigen Event-Webseite wurde das Widget der doo Registrierung eingefügt. Hierüber konnten sich interessierte Teilnehmer für die live Veranstaltung vor Ort oder virtuell registrieren. Beim live Teil konnten die Besucher aus unterschiedlichen (in der Anzahl begrenzten) Zeitslots wählen. So wurde gewährleistet, dass vor Ort immer nur die maximal erlaubte Personenzahl gleichzeitig anwesend war. Der virtuelle Teil war für die Besucher beschränkungsfrei zugänglich. Alle wichtigen Teilnehmerdaten wurden dann einfach zwischen den erfahrenen Partnern ausgetauscht.

Virtuelle Messe 

Der virtuelle Teil wurde mit Hilfe von expo IP und FastLane gestaltet. Der Veranstalter erwarb hierfür eine Lizenz für expo IP, das wie eine Art Website-Baukasten fungiert. Mit Unterstützung von FastLane wurden dann die hybride Messe selbst sowie die einzelnen Ausstellerstände individuell konfiguriert: z.B. CI-konforme Anpassung des Designs (Farbwahl, Logos, etc.), Hinterlegen von Links für PDF-Downloads, Videos, Live-Video-Chats, usw. 

Der virtuelle Hallenaufbau sah dabei genauso aus wie der Hallenplan vor Ort, sodass ein möglichst ähnliches Erlebnis für die live und virtuellen Besucher geschaffen wurde.

Live Messe

Am Messeeingang bzw. vor den unterschiedlichen Messehallen wurden die nach der Registrierung via doo verschickten Bestätigungen (Tickets mit QR-Code Zugang für entsprechenden Zeitslots) von Fastlane gescannt. An allen Eingängen gab es hierfür einen Monitor, der farblich anzeigt, wie hoch die aktuelle Auslastung der Halle ist. Zudem traf man vor Ort zahlreiche Vorkehrungen, wie z.B. klare Wegeführungen und ein routiniertes Hygiene- und Sicherheitskonzept. Ein weiterer Vorteil dieser digitalen Zugänge ist, dass auch nach der Veranstaltung genau erkennbar ist, wer zu welchem Zeitpunkt wo auf der Messe war. So könnte man z.B. im Fall einer Corona-Erkrankung eines Teilnehmers genau die Infektionsketten nachverfolgen. Nach entsprechender Wartezeit gibt es zudem ein DSGVO-konformes Löschkonzept für die Teilnehmerdaten.

Im folgenden Video sehen Sie einen kurzen Bericht zur hybriden Messe vor Ort:

Tipp: In folgendem Rückblick finden Sie eine Videoaufzeichnung von doo und FastLane zur erfolgreichen Umsetzung des Hygiene- und Schutzkonzepts bei der Live Messe “Gallery FASHION & SHOES”: “Rückblick Webinar: Live Events? So geht’s!

Hybride Messe: Ziele und Erfolge

Ziel des Events war, möglichst viele ausbildungsinteressierte Schüler mit unterschiedlichen Ausstellern bzw. Firmen mit Ausbildungsbedarf zusammenzubringen. Da die Messe nun hybrid angeboten wurde, ergaben sich gleich mehrere Vorteile:

  • Mehr Besucher: Normalerweise beschränkte sich der Teilnehmerkreis auf Stuttgart und die nahe Umgebung. Aufgrund des virtuellen Angebots nahmen nun aber auch zahlreiche interessierte Schüler aus ganz Baden-Württemberg teil. Insgesamt gab es im Vergleich zu vorherigen Veranstaltungen sowohl für die virtuelle Messe als auch den live Teil mehr Anmeldungen und auch Teilnehmer.
  • Mehr Aussteller: Es gab bereits im Vorfeld zahlreiche interessierte Aussteller. Jedoch war der Platz vor Ort beschränkt, weshalb einigen Firmen hätte abgesagt werden müssen. Aufgrund des unbegrenzten virtuellen Platzes, konnte sich aber jeder interessierte Aussteller präsentieren. Außerdem wurde das Angebot auch hier von weiteren neuen Firmen außerhalb von Stuttgart gerne angenommen. So konnte der Veranstalter ca. 50% mehr Aussteller akquirieren, was sich auch monetär besonders positiv bemerkbar machte.

Hybride Messe mit doo: Kundenstimme

Nico M. Bosch:
Leiter Messe und Events bei der Stuttgarter Zeitung“Wir freuen uns, dass das Zusammenspiel von allen Partnern so gut funktioniert hat. Somit konnten wir nicht nur bisherige Erfolge beibehalten, sondern die Messe mit ihrem virtuellen Angebot sogar noch deutlich verbessern. Ein weiterer Pluspunkt von doo und FastLane ist, dass sie je nach aktueller Situation planungssicher eingesetzt werden können. Das heißt, egal ob wir eine Veranstaltung live, virtuell oder hybrid durchführen möchten arbeiten wir mit den selben zuverlässigen Partnern.”
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