Wie läuft ein hybrides Event aus Teilnehmersicht digital und live ab? Ein persönlicher Bericht zum MEET GERMANY Event in Düsseldorf.

Am 7. Oktober 2020 fand das erste hybride Event von unserem Kunden und Partner MEET GERMANY unter dem Motto „Future Communication“ statt. Wir waren sowohl digital als auch live vor Ort mit dabei und berichten über persönliche Eindrücke bei der Veranstaltung aus Teilnehmersicht.

1. Wie lief die Registrierung ab?

Zu Beginn der Anmeldung auf der Webseite traf man die Entscheidung, ob man digital oder live in Düsseldorf an der Veranstaltung teilnehmen möchte. Je nachdem startete ein individueller Registrierungsprozess über doo mit unterschiedlichen Inhalten. Fragen z.B. zu Kontaktdaten oder der durchschnittlichen Anzahl und Art von organisierten Events pro Jahr waren in beiden Fällen gleich. Als digitaler Teilnehmer konnte man aber beispielsweise ein Food-Paket von Kaiserschote Feinkost Catering zum Sonderpreis zu sich nach Hause bestellen (dazu später mehr). Anschließend erhielt man (sofern die maximale Teilnehmerzahl noch nicht erreicht war) die Anmeldebestätigung inklusive Tickets per E-Mail.

Anmeldeoptionen

Anmeldeoptionen Live oder Digital (bei der MEET GERMANY Veranstaltung FIT4Change)

2. Wie funktionierte die Akkreditierung vor Ort bzw. der digitale Zugang?

Digitale Teilnehmer

Als digitaler Teilnehmer erhielt man am Veranstaltungstag automatisch seinen Zugangslink mit persönlichen Login-Daten. Nach dem Login konnte man sein individuelles Teilnehmerprofil erstellen und sich dann direkt auf der Veranstaltungsseite umsehen.

Finalte Teilnehmerinformationen

Finale Teilnehmerinformationen

Live Teilnehmer

Vor Ort betrat man das Gebäude der Design Offices „Fürst und Friedrich“ ganz normal mit Mundschutz, desinfizierte seine Hände und wurde dann zum Registrierungscounter geleitet. Hier scannte man kontaktlos den QR-Code seines Tickets (ausgedruckt oder auf dem Handy) wonach automatisch sein Namensschild ausgedruckt wurde. Anschließend wurde man über ein Wegeleitsystem (Aufkleber auf dem Boden) durch die Eventlocation geführt. So gab es einen abgetrennten Ein- und Ausgang und auch die Wege kreuzten sich beim Durchlaufen der Ausstellung grundsätzlich nicht.

Akkreditierung

Akkreditierung und Wegeleitsystem

3. Look & Feel: Wie sah das Event digital und live aus?

Digitale Teilnehmer

Der digitale Teil wurde von „NIKKUS Digital Solutions“ zur Verfügung gestellt. Nikkus war damit auch der Ansprechpartner, falls Jemand technische Hilfe benötigte. Die Eventseite war in drei Hauptbereiche gegliedert:

1. Willkommen

Hier hab es allgemeine Informationen zum Event sowie Ausblicke und Tipps zu weiteren Formaten.

2. Konferenz

Dies war der zentrale Live-Stream, der die Bühnenereignisse aus Düsseldorf live übertrug. Seitlich des Videos gab es neben einer Agenda auch einige Interaktionsmöglichkeiten. So konnten die Teilnehmer via Slido Fragen stellen oder sich innerhalb des Gruppenchats austauschen. Diese digitalen Beiträge wurden dann wiederum live auf den Bühnenhintergrund übertragen oder vom Moderator miteinbezogen. 

Veranstaltungsseite mit Interaktion

Veranstaltungswebseite mit Slido-Interaktion

3. Ausstellung

Hier präsentierten sich die Aussteller und Partner mit ihren Logos, die dann auf einzelne Landingpages mit individuellen Inhalten verlinkten. Hier gab es auch die Möglichkeit mit den Ausstellern via Chat oder Video-Chat direkt in Kontakt zu treten und persönliche Fragen zu stellen.

Ausstellerüberblick

Ausstellerüberblick

Live Teilnehmer

Im vorderen Bereich der Location war eine Bühne mit ausreichend Sitzplätzen aufgebaut. Die einzelnen Sitzplätze waren alle mindestens 1,5m voneinander entfernt, weshalb man hier während der Vorträge die Masken abnehmen durfte. Im hinteren, durch eine Sitztribüne abgetrennten Bereich befanden sich ähnlich wie in einem Restaurant einige Tische und Stühle z.B. für die Mittagspause. Die einzelnen Stände der Aussteller waren rund herum aufgebaut.

Bühne

Bühnenbereich

Übrigens: Die Aussteller hatten vorher ein umfangreiches Hygiene-Briefing erhalten. Dazu gehörte es z.B., dass der Stand (Tisch, Stuhl und trennende Plexiglasscheibe) nach jedem Gespräch vom Aussteller desinfiziert wurde.

Hygiene-Briefing

Hygiene-Briefing für Aussteller

4. Welche Programm-Highlights gab es digital und live?

Insgesamt gab es zahlreiche Vorträge und gemeinsame Talks zum Thema „Future Communication“. Je nach Programmpunkt sprachen die Speaker, die vor Ort oder teils digital zugeschaltet waren laut auf der Bühne. Andere Vorträge waren „silent“ und konnten nur per Kopfhörer oder digital mitverfolgt werden. Währenddessen waren so parallel Gespräche mit Ausstellern möglich.

Ein Bühnen-Highlight war der kurze Bericht von Ulrike Kähler (Geschäftsführerin Igedo Company) und Werner Schiffer (Geschäftsführer FastLane GmbH) zu Ihrem gemeinsam organisierten Live Event Ende August. Sie erzählten, wie diese Modemesse mit mehr als 1000 Teilnehmer pro Tag vor Ort realisiert werden konnte.

Tipp: Eine Videoaufzeichnung des ausführlichen Berichts finden Sie unter „Rückblick Webinar: Live Events? So geht’s?“

Bühnen-Talk

Bühnen Talk mit Tanja Schramm, Ulrike Kähler, Werner Schiffer, Jens Ihsen und Christopher Werth (vlnr)

Ein weiterer Höhepunkt war das „gemeinsame“ Mittagessen. Nachdem vor Ort bereits zum Frühstück kleine Frühstücks-Pakete verteilt wurden, gab es nun ein großes Food-Paket. Dieses konnte auch von den digitalen Teilnehmern vorab nach Hause bestellt werden. Während alle gemeinsam das Päckchen öffneten, erklärte André Karpinski (Geschäftsführer von Kaiserschote Feinkost Catering), sein neues Konzept „Zusammen. Digital. Genießen“. Hier kann der Veranstalter ein Menü zusammenstellen, welches dann in Einmachgläsern schön verpackt an seine Gäste geschickt und dann gemeinsam digital verzehrt werden kann.

Genussmomente
Food-Paket
Genussmomente

Auspacken der Food-Pakete

Sehr spannend war auch die freie Zeit, die man mit Gesprächen mit Ausstellern verbringen konnte. Live ist das schnell ersichtlich, doch wie löste man dies virtuell?

Neben Video-Chat-Optionen hatte sich MEET GERMANY dafür die so genannte „Truman Show“ ausgedacht. Wie sah das aus? Die digitalen Zuschauer konnten via Interaktions-Tool abstimmen, welchen Stand der Moderator mit seinem Kamerateam besuchen sollte. Dem jeweiligen Aussteller wurden dann über den Moderator unter anderem die Fragen der digitalen Teilnehmer gestellt. „Das war ein wirklich interessantes Konzept, weil so die Grenzen zwischen digitalem und Live Event verschwommen sind.“ so Elisabeth Treffler, die für doo als Aussteller vor Ort dabei war.

Besuch Ausstellerstand

Besuch der digitalen Teilnehmer am Live Stand

5. Welches Feedback gab es von den Teilnehmern?

Die geringe No-Show Rate und der erste Eindruck vor Ort täuschten nicht: Das Event war bei den Teilnehmern sehr beliebt. Besonders die interessanten Vorträge, die durch abwechslungsreiches Sonderprogramm durchbrochen wurden, kamen sehr gut an. Außerdem fühlte man sich durch das durchdachte Sicherheits- und Hygienekonzept vor Ort weder eingeschränkt noch ungeschützt.

Fazit: hybrides Event aus Teilnehmersicht

MEET GERMANY hat in diesem Jahr eine Vorreiter-Rolle übernommen. Nach dem Lockdown im März folgten schnell neue Konzepte: vom reinen live oder virtuellen Event bis zur hybriden Mischform im Oktober. Wir sind daher gespannt, welche neuen inspirierenden Projekte uns in Zukunft erwarten.