Home-Office: Tools für effektives Arbeiten

Wie lange wird die Corona-Krise andauern? Was ist, wenn wie in Italien der ‚Lockdown‘ kommt? Das weiß heute niemand. Sicher ist aber schon jetzt, dass erhebliche Einschränkungen für Geschäft und Betrieb spürbar sind. In diesem Artikel beschreiben wir die Maßnahmen, die wir als doo GmbH ergriffen haben, um unseren Betrieb mit dem bestmöglichen Service-Level auch während der Pandemie aufrecht zu erhalten.

Was Sie in diesem Artikel erfahren:

1. Home-Office Policy & Strategie: Wie richte ich kurzfristig und rechtssicher Home-Office ein? Wie stelle ich ein konstantes Service-Level im Home-Office sicher?
2. Verhalten in der Corona-Krise: Wie müssen sich Mitarbeiter verhalten, um dem geringstmöglichen Risiko ausgesetzt zu sein? Was tun bei Symptomen oder gar Quarantäne?
3. Die wichtigsten Tools für das Home-Office: Wie machen wir Meetings? Wie arbeiten wir online zusammen und welche Applikationen können schnell vom Team angenommen werden?

Tipp: Zusätzlich finden Sie im Artikel “Corona-Virus & Events: Das müssen Sie wissen!” wichtige Quellen, Checklisten, rechtliche Grundlagen und Tipps zum aktuellen Umgang mit Events und dem Corona-Virus.

Sofern Sie über Home-Office in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung nachdenken, müssen ein paar Dinge, wie Rechtssicherheit und Praktikabilität sichergestellt sein. Insbesondere wenn Home-Office nicht nur für ein oder zwei Tage und ein paar Mitarbeiter gilt, sondern für (fast) alle und das über mehrere Wochen oder Monate.

Wir haben hier 1zu1 unsere interne Regelung öffentlich gemacht. Diese können Sie – auf eigene Verantwortung – gern als Orientierung für Ihr Unternehmen nutzen. Da wir als digitales Unternehmen schon seit Jahren mit flexibler Home-Office Regelung arbeiten, ist uns der Schritt zum flächendeckenden Home-Office nicht schwergefallen. 

Entscheidend ist, Mitarbeitern, die für längere Zeit im Home-Office sind, Struktur und Möglichkeiten des Austauschs zu geben. Telefon und Kalender reichen hier nicht!

Tipp: In der doo Home-Office Policy finden Sie die wichtigsten Punkte und rechtliche Voraussetzungen. Nutzen Sie diese gerne zur Vorlage für Ihr eigenes Unternehmen bzw. Ihre Abteilung.

Wie sich Mitarbeiter jetzt, während und außerhalb der Arbeitszeit verhalten, kann einen großen Unterschied machen. Auch muss klar sein, was Mitarbeiter zu tun haben, wenn sie bei sich Symptome feststellen. 

Tipp: Lesen Sie auch unseren konkreten Leitfaden mit Maßnahmen, Tipps zu richtigem Verhalten und relevanten Links, den wir intern bei doo verwenden.

Als digitales Unternehmen haben wir über die Jahre einige Prozesse eingerichtet, die uns helfen optimal online zusammen zu arbeiten. Hier ein Auszug der Prozesse und Tools, die schnell und einfach eingerichtet werden können:

Die wesentliche Frage zu Beginn ist, mit welcher IT-Infrastruktur können Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

Firmeneigene Laptops

Bei doo erhält jeder Mitarbeiter standardmäßig einen Laptop, um von zu Hause aus oder bei Events arbeiten zu können. Da die meisten Tools online funktionieren, ist dies die einfachste Möglichkeit Home-Office Arbeitsfähigkeit herzustellen (neben ein paar weiteren, siehe Home-Office Policy). Wir lassen unsere Mitarbeiter auch die externen Monitore mit nach Hause nehmen, um voll leistungsfähig zu sein.

Firmeneigene Desktops

Wenn auch nicht besonders praktikabel, kommt es dennoch vor, dass Mitarbeiter bereit sind, auch die Desktop-Infrastruktur nach Hause zu transportieren. Das ist zwar etwas aufwendiger und muss extra dokumentiert werden, aber es ist immer noch praktikabler als gar nicht zu arbeiten. Dies bietet sich an, wenn die Home-Office Phase über mehrere Wochen/Monate läuft – wie in diesem Fall anzunehmen.

Private Rechner bieten sich nicht an, da diese meist nicht den etwas strengeren Datenschutzbedingungen des Unternehmens nachkommen. Daher empfehlen wir, eine der beiden Varianten oben umzusetzen.

Mit Slack können Teams sehr einfach via Chat Informationen und Daten austauschen. Slack ist ähnlich wie Skype-Chat nur deutlich einfacher und gleichzeitig leistungsfähiger. Es ist entweder aus dem Browser, per Mobile-App oder Desktop-App verwendbar. 

Slack: Einrichtung

Man braucht zunächst nur eine E-Mail-Adresse, um einen sogenannten Workspace einzurichten. Danach lädt man nach und nach alle Mitarbeiter ein. Man kann einen Workspace auch auf eine Domain, z.B. alle E-Mail-Adressen aus Ihrer Firma begrenzen. Damit erhalten dann alle Zugang zu diesem Workspace, die eine entsprechende E-Mail-Adresse besitzen.

Als Admin kann man die Nutzer separat verwalten. Das Aufsetzen dauert normalerweise nicht mehr als ein paar Minuten. Auch das Zurechtfinden geht sehr schnell und intuitiv.

Slack: Kosten

Slack bietet zum Start eine kostenlose online Version zum Start an, siehe Slack Pricing. Das sollte für die Corona-Krise bei kleinen und mittleren Unternehmen vollkommen ausreichen. Nur wenn man mehr als die letzten 10.000 Nachrichten oder die Video-Telefonie nutzen möchte, startet die Lizenz ab 6.25€/Nutzer im Monat.

Slack: Arbeitsweise 

Mitarbeiter können entweder via Direktnachricht miteinander kommunizieren oder Kanäle für bestimmte Personen eröffnen, z.B. innerhalb einer Abteilung oder eines Projekts. Bilder und Dateien, wie Präsentationen, lassen sich ebenfalls leicht austauschen. 

Wir verwenden Slack im Home-Office nicht nur zum Informationsaustausch und Chat, sondern auch zur Arbeitsorganisation: Jeden Morgen zum Arbeitsbeginn sendet jeder Mitarbeiter der entsprechenden Führungskraft eine Info, dass es jetzt losgeht, und welches die wichtigsten Tagesziele und -Ereignisse sind. Dieser ‘Check-In’ ist analog zum ‘Hallo’ wenn man sich im Büro trifft.

Auch der soziale Austausch und das unternehmensweite Lernen lassen sich über Slack gut abbilden: Wenn unsere Mitarbeiter etwas Neues entdecken oder unterhaltsame Nachrichten austauschen wollen, dann haben wir dafür folgende Slack Kanäle eingerichtet:

• Fotostream: Bilder aus dem Team oder sonstige
• Marketing-Ideen: Inspirationen aus dem Team
• Events: Um Erlebnisse oder interessante Veranstaltungen zu teilen
• Life-Hacks: Empfehlungen, wie man privaten oder beruflichen Alltag optimieren kann
• Zufällig: Andere Themen

Möglich sind in Slack auch Automatisierungen. Beispielsweise kann ein Hinweis in einen Slack Kanal gesendet werden, wenn sich ein VIP für ein Event angemeldet hat. Das richtet allerdings eher an Fortgeschrittene.

Slack: Datenschutz

Je nach Datenschutzanforderungen im Unternehmen muss entschieden werden, welche Daten via Slack ausgetauscht werden können. Slack bietet hier alle Informationen in Sachen DSGVO und Datenschutzvereinbarung an. Am einfachsten ist, wenn man einfach davon absieht, personenbezogene bzw. Kundendaten via Slack auszutauschen.

Ein internes Chat-System allein reicht nicht aus. Meetings (für interne und externe Teilnehmer) und am besten auch Events sollten im Home-Office Modus machbar sein. Hierzu gibt es eine Menge Tools, wie Skype, Microsoft Teams, Mikogo, Join.me. Wir bei doo verwenden hauptsächlich Zoom, da es extrem viele Funktionen mit sich bringt und schnell für alle einzurichten ist.

Zoom: Einrichtung

Wie bei allen Online Tools, braucht man zunächst einen Account. Dieser kann sehr leicht erstellt werden. Will man alles ausführlich, mit Foto und Profil erstellen, gibt es ebenso ein Video-Tutorial. Nur wenn man selbst auch andere zur Video-Telefonie via Zoom einladen möchte, braucht man einen Account. Teilnehmer benötigen keinen Account, sondern müssen einfach nur auf den Link bei der Einladung klicken und alles Weitere installiert sich automatisch. Teilnehmer können so innerhalb von wenigen Sekunden beitreten.

Zoom: Kosten

Zoom ist in der Basisversion kostenlos. Eins-zu-Eins Videotelefonie hat keine Beschränkungen. Auch Bildschirmfreigaben funktionieren in der Basisversion. Sobald man aber in ein Gruppenmeeting mit mehr als zwei Personen geht, ist die Dauer auf 40 Minuten beschränkt. Ab hier lohnt sich dann ein Pro-Account für 15€/Monat. Diesen kann man nach unserer Erfahrung gut pro Abteilung verwenden.

Zoom: Arbeitsweise

In der Home-Office Phase können problemlos einfach alle Meetings mit Zoom abgehalten werden. Auch Kundenpräsentationen oder gar größere Konferenzen.

Da bei fast allen Laptops standardmäßig Mikrofon und Kamera installiert sind, empfiehlt es sich – auch im Home-Office – die Kamerafunktion zu verwenden. Das erhöht das Teilnehmer-Engagement deutlich, da man nicht nur die eindimensionale Stimme des Gegenüber als Feedback erhält.

Häufig verwenden wir die Funktion ‘Bildschirm teilen’. Hierbei kann man auswählen, ob eine einzelne geöffnete Applikation oder der ganze Bildschirm geteilt werden soll. Auch Teilnehmer können leicht den Bildschirm teilen. Dies ist ausgezeichnet für die Zusammenarbeit in Meetings.

Live-Polling: Bei größeren Meetings mit mehr als 20 Teilnehmern bietet sich eine Umfrage zu Beginn oder im Verlauf an. Das erhöht nicht nur das Meeting-Engagement, sondern erlaubt auch wichtiges Feedback aus größeren Teilnehmerkreisen.

Zoom: Datenschutz

Es empfiehlt sich, Zoom nicht zum Austausch von Dateien mit sensiblen Daten zu verwenden, um die Menge an Online-Software, die über den Datenschutz gesteuert werden muss, zu reduzieren. Zusätzlich gibt es natürlich auch von Zoom Informationen zu Datenschutz und DSGVO.

Online Events mit doo und Zoom

Wichtig: Gern wird hier von Video-Konferenzen gesprochen. Damit sind aber nur Telefonkonferenzen per Video gemeint. Größere Events lassen sich mit Zoom auch planen, dazu braucht es aber eine Integration. doo hat Zoom integriert, melden Sie sich gerne bei unserem Team, wenn Sie ein virtuelles Event veranstalten wollen. Die Möglichkeiten sind wirklich umfangreich!

In jeder Datenschutzrichtlinie und Home-Office Policy muss sichergestellt sein, dass Mitarbeiter, die Daten und Rechner mit nach Hause nehmen, diese verschlüsseln (siehe doo Home-Office Policy). Dies ist glücklicherweise bei den allermeisten Betriebssystemen bereits standardmäßig enthalten, so auch bei Mac und Microsoft.

So verschlüsseln Sie ihre(n) Rechner:

• Bei Microsoft Betriebssystem
• Bei Apple Macbooks

Auch nach der Verschlüsselung funktionieren noch Sync-Programme z.B. mit Google-Drive oder Ähnlichem.

Es gibt noch ein paar weitere sehr sinnvolle Tools zur Online Collaboration, wie z.B. online Datenaustausch via Hi-Drive oder ähnliches. Die Einrichtung und Nutzung, insbesondere in Richtung Datenschutz sind allerdings stark vom jeweiligen Unternehmenskontext abhängig. Daher haben wir diese hier herausgelassen.

Diese Tipps oben sollten es Ihnen bereits in wenigen Stunden ermöglichen, eine effektive Online Kollaboration zu ermöglichen. Stellen Sie sicher, dass sie die entsprechende Home-Office Policy und Verhaltensregeln in der Krise offen im Team kommunizieren!

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!