Was haben wir und die Gäste beim exklusiven Eröffnungsevent der neuen Berliner Eventlocation „Reinbeckhallen“ erlebt?

Ende August 2019 organisierte unser Team von doo zusammen mit einigen Partner aus der Eventbranche ein exklusives Eröffnungsevent der neuen Berliner Eventlocation „Reinbeckhallen“.

Im Vorfeld des Events konnten sich die eingeladenen Gäste auf der mit doo erstellten Webseite registrieren und sich beispielsweise über die Programm-Highlights informieren.

Bei der Anmeldung durften sich die Gäste entscheiden, ob sie mit einem Schiff oder dem Bus anreisen möchten.

Am Event-Tag sammelten sich alle Schiffs-Gäste am historischen Hafen im Berliner Zentrum. Von dort aus ging es bei herrlich warmen Wetter in 1,5h auf der Spree entlang zur Eventlocation, die einen eigenen Anlegesteg besitzt. Auf dem Schiff gab es bereits Getränke und Snacks sowie eine kurze Präsentation zum Thema Psychologie und Teilnehmermanagement von Christoph Sedlmeir (Geschäftsführer bei doo) und Werner Schiffer (Geschäftsführer bei FastLane). Nachdem wir die Oberbaumbrücke und weitere Sehenswürdigkeiten entlang der Spree passiert hatten, entdeckten wir den Anlegesteg der Reinbeckhallen. Dort empfingen uns das international berühmte Streicherquartett „Kaiser Quartett“ zusammen mit emotionalen Tänzern von „dancevertise“. 

Parallel dazu brachte der Bus die Gäste vom Alexanderplatz direkt zur Location.

Nach einer schnellen Registrierung erhielten alle Gäste Ihr individuelles Namensschild, welches farblich bereits auf eine spätere Gruppeneinteilung hindeutete.

Nachdem die Gäste erste Häppchen und exklusive Getränke genießen durften, erfolgte der Aufruf zur Gruppenbildung. Jetzt wurden die Gäste durch die unterschiedlichen In- und Outdoor-Räumlichkeiten geführt, wobei das Networking untereinander nicht zu kurz kam. Innerhalb der Räume gab es außerdem verschiedene künstlerische Ausstellungen und kreative Tischdeko-Inspirationen von „partyrent“ zu sehen.

 „Besonders gefallen hat mir persönlich eine live animierte Tischdeko. Über einen Beamer an der Decke wurden Speisen und Animationen projiziert. Durch diese innovative Technik ergeben sich zahlreiche kreative Möglichkeiten, z.B. das Thema eines Events beim Dinner innovativ umzusetzen.“ (Elisabeth Treffler – Marketing- & Eventmanager bei doo)

Im Anschluss an die Führungen kamen alle Gruppen in einer Halle zusammen. Hier erwartete die Gäste bereits das nächste Highlight: Das Kaiser Quartett präsentierte während eines exklusiven Konzerts zum ersten Mal ihren neuesten Song. Das Konzert war, auch durch die einmalige Lichtshow von “MAMA Works”, ein unvergessliches Erlebnis und die Gäste waren ausnahmslos begeistert.

Während des Konzerts ging die Sonne langsam unter, sodass nun die inszenierte Beleuchtung zur Geltung kam. Von der Lichterkette über kleine Windlichter bis zu bunten LED-Elementen gab es zahlreiche Beleuchtungs-Ideen zur Inspiration, die harmonisch ineinander übergingen. Zwischen den Lichtelementen servierte “Gans & Gar” im Außenbereich Grillspezialitäten und weitere kulinarische Geschmackserlebnisse. Diese wurden in schön dekorierten Food-Wägen als Buffet angerichtet. Während des Dinners gab es zudem entspannte Live-Musik, die zum weiteren Austausch zwischen Gästen, Organisatoren, Künstlern und allen Partnern einlud.

doo beim Eröffnungsevent der Reinbeckhallen

Als einer von mehreren Partnern kümmerte sich doo um den gesamten Registrierungsprozess im Vorfeld. Außerdem erhielten die eingeladenen Gäste mehrere E-Mails (z.B. Einladung, Bestätigung, Reminder, finale Informationen, Rückblick), die schnell und einfach über den integrierten doo E-Mail Editor erstellt wurden. Die Event-Webseite wurde ebenfalls per Drag&Drop Editor mit Hilfe der doo Software erstellt.

So erhielt ein Gast z.B. eine personalisierte Event-Einladung und klickte dort auf den Link zur Online Anmeldung auf der Event-Webseite. Diese erkannte den jeweiligen Teilnehmer und befüllte die Teilnehmerdaten automatisch vor. Nach der Anmeldung erhielt jeder Gast automatisiert eine Registrierungsbestätigung mit Event-Ticket. So lief der gesamte Registrierungsprozess schnell und unkompliziert ab.

Vor Ort waren Christoph Sedlmeir (Geschäftsführer bei doo), Mario Zitzer (Sales) und Elisabeth Treffler (Marketing & Event), um Kunden persönlich zu treffen und um alle Fragen rund um das Thema digitales Event- und Teilnehmermanagement zu beantworten.

Unser doo Fazit

Das Event hat uns sowohl im Vorfeld bei der Organisation als auch vor Ort sehr viel Spaß gemacht. Der Austausch zwischen Gästen und Partnern als jeweilige Event-Experten in Ihrem Bereich war spannend und hat allen Teilnehmern viel Input und Inspiration für zukünftige Events gegeben. Wir freuen uns auf den weiteren Austausch und neue Projekte!