doo auf der AirTec 2016 – Ticketing und OnSite-Management

Vom 25. bis zum 27. Oktober fand auch 2016 wieder die AirTec in München statt und wir waren jeden Tag live vor Ort. Die international renomierte Zulieferermesse für Luft- und Raumfahrttechnik kooperierte dieses Jahr zum ersten Mal mit der Euromold, eine Fachmesse für Werkzeug- und Formenbau, Design und Produktentwicklung. Nun stellt sich die Frage, was ein Software-Startup für Eventmanagement wie doo auf solch einer Fachmesse verloren hat? Ganz einfach: Zusammen mit unserem Partner Chips at Work regelten wir nicht nur den Vorab-Ticketverkauf, sondern auch vor Ort das OnSite- und Einlassmanagement. Wir berichten von unseren Erfahrungen!

500 Aussteller und 15.000 Meetings auf der AirTec 2016

Auch dieses Jahr lockte die AirTec zusammen mit der Euromold mehr als 500 Aussteller auf das Messegelände in der bayrischen Landeshauptstadt und sorgte für über 15.000 B2B-Meetings in nur drei Tagen. Eine ganze Menge Holz für den Veranstalter, weshalb die airtec GmbH & Co. KG das Gespann aus Chips at Work und doo für die Abwicklung der Gäste am Einlass engagierte.

Individueller Ticketverkauf dank doo

Mit Hilfe von doo konnten die Eventprofis der AirTec mehrere unterschiedliche Veranstaltungsarten, wie die reine Messe, das Get-Together am Abend im Hofbräuhaus oder die Kongresse zum Networking anbieten. Verschiedene Ticketkategorien wie zum Beispiel kostenlose Studententickets sowie 1-Tages- oder 3-Tagestickets online und vor Ort sorgten weiter für gute Übersichtlichkeit. Das Stichwort lautet: Individualität!

Das galt auch für die einzelnen Teilnehmer. Ticketkäufer vor Ort erhielten, genauso wie die Online-Käufer, ein individuelles Ticket und gleichzeitig eine Rechnung, die Ihnen sofort per Email übersandt wurde. Jedes Ticket ist gleichzeitig auch ein individuelles “Name Tag” zur Identifizierung während des Einlasses und der kompletten Messe. Einfach falten, um den Hals hängen und QR-Code scannen.

Chips at Work sorgt für OnSite-Management auf der Airtec 2016

An dieser Stelle übernahmen die Kollegen von Chips at Work das Einlassmanagement. Als Spezialagentur standen sie den Veranstaltern der AirTec 2016 bereits von der ersten Einladung bis zur letzten Auswertung in allen Fragen des Teilnehmermanagements während der Vorbereitung und auch vor Ort zur Seite. Mit Ihrer intuitiven Software scannten Sie in Echtzeit die QR-Codes der Teilnehmer – sei es analog oder als E-Ticket – und sorgten so für eine schnelle Abwicklung der Ticketkontrolle. Auch Chips at Work lies es sich nicht nehmen und unterstützte mit einem technischen Support Team alle drei Tage das Messeteam am Veranstaltungsort.

Einlassmanagement ist eine Wissenschaft für sich

Den Einlass reibungslos abzuwickeln ist nicht immer einfach, was sich auch auf der AirTec wieder einmal zeigte. Meistens herrscht bei mehrtägigen Messen am Vormittag des ersten Tages ein kaum zu bewältigender Andrang. Aussteller, Online-Käufer und Kurzentschlossene treffen zum gleichen Zeitpunkt ein, haben jedoch unterschiedliche Wünsche und Bedürfnisse. Am Nachmittag und am letzten Tag hingegen ist die Eingangshalle wie ausgestorben. Diese Unausgeglichenheit gilt es also so gut wie möglich zu kompensieren. Ein gutes Einlassmanagement ist dabei die wichtigste Schnittstelle zwischen Kundenerwartung, Ticketing-Anbieter und Eventmanagement-Expertise. Nur wer Personal vor Ort zur Verfügung stellt, technischen Support anbietet, genug Trouble Counter installiert und auch in stressigen Situationen die Ruhe bewahrt, kann auf die Wünsche und Bedürfnisse der Gäste eingehen. Denn schließlich ist der Gast der König. 

Fazit 

Uns als Software-Anbieter ist es wichtig, stets nah an unseren Kunden sowie an deren Endnutzern zu agieren, weshalb Events wie die AirTec 2016 eine großartige Gelegenheit sind, unser Portfolio zu verbessern und zu erweitern. Wo sonst bekommt man die Möglichkeit Feedback von Veranstaltern und Teilnehmern gleichermaßen einzuholen, als bei solch einer Fachmesse. 

Wenn Sie als Veranstalter nun auch Blut geleckt haben und Ihr Einlassmanagement optimieren wollen, dann schauen Sie doch mal bei unserem How-to-Artikel zu diesem Thema vorbei. Dort erfahren Sie die doo’s and dont’s sowie vier einfache Tipps und Tricks, mit denen Sie den Start in Ihr Event zum Erfolg machen.