Ein erfolgreiches Event planen und durchführen – So geht’s!

Sie sind Eventplaner oder organisieren aus anderen Gründen eine Veranstaltung? Ob Konferenzen, Schulungen, Workshops, Partys oder weitere Feierlichkeiten – mit ausgereifter Software lassen sich alle Prozesse von der Buchung bis zur Zufriedenheitsbefragung nach der Veranstaltung effizient steuern, kostengünstig abwickeln und benutzerfreundlich umsetzen. Welche Möglichkeiten Ihnen eine Veranstaltungssoftware wie doo dazu bietet, stellen wir hier vor.

Ein Event planen und vorbereiten

Für den Erfolg eines Events, sei es für Vereine, Verbände oder Unternehmen, ist eine durchdachte Organisation und gutes Marketing von fundamentaler Bedeutung. Einige Abläufe davon kann man mittels geeigneter Event Software nicht nur schneller, sondern auch effizienter gestalten. Das steigert sowohl Besucherzufriedenheit und Ticketverkäufe und hält zudem den Organisationsaufwand niedrig.

Interesse für die eigene Veranstaltung wecken

Im digitalen Zeitalter spiegelt eine eigene Veranstaltungswebsite das wider, was im offline Bereich das Plakat am schwarzen Brett mit den zugehörigen Verkaufsstellen darstellt. Mit Hilfe von doo ist die Erstellung einer Veranstaltungshomepage für den Eventmanager auch mit geringen IT-Kenntnissen in wenigen Schritten zu erledigen sowie völlig kostenlos. Gerade ein jüngeres Publikum fühlt sich heute nur noch angesprochen, wenn man Ticketing und Anmeldung zu Veranstaltungen auch digital anbietet.

Im Gegensatz zu einem Plakat kann die Veranstaltungswebsite, wenn sie einmal angelegt ist, jederzeit nachbearbeitet werden. Mit der Homepage stehen Ihnen zudem vielfältige Vertriebsmöglichkeiten zur Verfügung. So können beispielsweise bequem neue Ticket-Kategorien angelegt oder die Ticketanzahl erhöht werden.

Buchung, Ticketing, Teilnehmerlisten – bis zum Event geht alles automatisch!

Dies führt zur Frage, welche Vorteile sich beim Management Ihres Events speziell durch eine bei doo angelegte Veranstaltung ergeben können:

1. Suchmaschinenoptimierung: Bei Google & Co. gefunden werden

Die Veranstaltungshomepage ist bereits suchmaschinenoptimiert, so dass sie bei einer Suche weit oben landet und leicht gefunden werden kann. Außerdem werden automatisch Tags für Social Media Portale wie Facebook bereitgestellt. Mit dem Thema Suchmaschinenoptimierung haben wir uns bereits in mehreren Artikeln befasst. Falls Sie mehr zum Thema SEO erfahren wollen, finden Sie hier unsere Artikel für Einsteiger (Tags, URL und Bilder), Fortgeschrittene (Meta-Tags) und Profis (Strukturierte Daten)

2. Veranstaltung als Widget in die eigene Homepage integrieren

Sie besitzen bereits eine eigene Veranstaltungshomepage? Dann lässt sich das Event problemlos als Widget in Ihre bestehende Homepage einbinden. So erhalten Sie Ihr Corporate Design, können dennoch die doo Vertriebs- und Organisationsvorteile nutzen. Außerdem können Sie einen „Online-Buchungs-Button“ in ein Facebook-Event integrieren, von dem aus ein Nutzer direkt zu Ihrer Anmeldeseite gelangt.

3. Online-Anmeldung und Teilnehmerlisten

Sie können außerdem festlegen, welche Daten (Name, E-Mail, Telefonnummer, etc.) ein Teilnehmer bei der Online-Anmeldung hinterlegen soll (wie Sie diese geschickt abfragen, erfahren Sie hier). Ihre Online-Buchungs- und Teilnehmerlisten können Sie jederzeit einsehen. Sie können so kontinuierlich und immer aktuell die Eventgröße im Auge behalten und wenn notwendig Maßnahmen zur Buchung eines größeren Veranstaltungsortes einleiten. Zudem bietet doo die Möglichkeit den Datensatz zur besseren Analyse zu exportieren.

4. Online-Bezahlung für Tickets

In jede doo Veranstaltung sind online Bezahlmethoden integriert. Dabei unterstützt doo alle gängigen Online-Bezahlsysteme und überwacht die Zahlungseingänge (Überweisung, PayPal, Kreditkarten). Dabei werden die Sicherheitsstandards beim Thema E-Payment eingehalten. Seien Sie vergewissert, dass im gesamten Bestellprozess auch alle Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. Auch die Rückabwicklung von Zahlung und Anmeldung bei einer Stornierung wird von doo durchgeführt. Erfahren Sie mehr zum Thema Stornierung.

5. QR-kodierte E-Tickets werden per E-Mail versandt

Nach dem Zahlungseingang wird von doo automatisch ein Ticket generiert und per E-Mail versandt. Dieses ist QR-Code gesichert, sodass Sie als Veranstalter vor Vervielfältigung geschützt sind. Beim Einlass werden diese Tickets mit einem QR-Code-Scanner Ihrer Wahl, der als App für jedes Smartphone verfügbar ist, eingelesen und der Besitzer des Tickets als Teilnehmer registriert. Für Sie als Eventmanager bietet dies zudem die Möglichkeit zeitgleich online einzusehen, welche und vorallem wie viele Teilnehmer sich derzeit auf Ihrer Party, Vorführung oder Messe befinden. So kann modernes Einlassmanagement effektiv gelingen.

Den Weg von “Event planen” bis zu “Veranstaltung durchführen”

Nachfolgende Übersicht veranschaulicht den zeitlichen Ablauf von der Event-Erstellung bis zur Durchführung des selbigen. Durch den klugen Einsatz von Veranstaltungssoftware können mittels Digitalisierung viele organisatorische Schritte auf dem Weg zu Ihrer Veranstaltung vereinfacht werden. Das gibt Ihnen mehr Zeit sich um die wirklich entscheidenden Details für das Gelingen Ihrer Veranstaltung zu kümmern.

Gutes Teilnehmermanagement lässt sich in mehrere zeitlichen Episoden splitten. Üblicherweise unterteilt man, was vor, während und nach einer Veranstaltung durchgeführt werden kann. Alle Aktivitäten vor der Veranstaltung befassen sich mit der Aktivierung von Teilnehmern. Während der Veranstaltung können Sie Ihren Teilnehmern wichtige Informationen zukommen lassen, und sich nach der Veranstaltung für das gelungene Event bedanken.

Vom Interessenten zum Käufer und Fan

Unter englisch „conversion“ oder deutsch „Konvertierung“ versteht man im Marketing den Vorgang, bei dem aus einem Interessenten ein Käufer wird. Somit muss es für jeden Organisator das Ziel sein, die Konvertierungsrate seines Events zu erhöhen. Dazu gibt es weder eine Musteranleitung noch ein Patentrezept. Der Prozess der Konvertierung hängt vielmehr von dem subjektiven Gesamteindruck ab, den ein potentieller Besucher von einer Veranstaltung erhält. Dieser ergibt sich aus der Vielzahl kleiner Details, die einzeln für sich oftmals gar nicht wahrgenommen werden. Wenn Sie ein Event planen, lassen sich diese Details jedoch mit Hilfe eines Eventmanagement Tools wie doo steuern. Es sind also die kleinen Dinge, die Ihre passiven Teilnehmer zu aktiven Fans konvertieren.

Probieren Sie es aus!