Zahlungsmanagement über doo bei kostenpflichtigen Events

Bis zum 01.04.2021 gibt es eine Änderung beim Zahlungsmanagement mit doo. Die bisherigen Prozesse werden beendet und durch neue bereits ab sofort verfügbare Methoden ersetzt. In diesem Artikel möchten wir die Hintergründe des Wechsels genauer erläutern, die neuen Möglichkeiten aufzeigen und Sie darüber informieren, was genau diese Änderungen für Veranstalter bedeuten.

1. Welche neuen Optionen gibt es ab sofort für Veranstalter?

Folgende neue Möglichkeiten gibt es ab sofort für Sie als Veranstalter:

• Wechsel zum neuen Zahlungs-Anbieter, “Novalnet”
• Eigene Rechnungsstellung über doo (mit optionaler Anbindung eines eigenen PayPal-Accounts)

Mehr Effizienz und hoher Automatisierungsgrad ​

• nahtlose Integration in den Buchungsprozess (mit und ohne Buchungsfreigabe)​
• Erstellung und Versand von Tickets/ Rechnungen im Rahmen des Buchungsprozesses​
• automatische Stornierungen & Rückerstattungen​ (ab voraussichtlich Q3/Q4 2021)
• Einstellen eines eigenen Rhythmus für E-Mails zur Zahlungserinnerung direkt im System
• günstige Transaktionsgebühren

Mehr Transparenz und Sicherheit

• zertifizierter Anbieter aus Deutschland
• Bezahlstatus und Rechnungsdokumente können online jederzeit von Ihnen als Veranstalter und von den Buchern abgerufen werden​
• Reporting- & Exportfunktionen​
• große Auswahl an Zahlungsmethoden​: Visa/Mastercard, SEPA Lastschrift, Sofortüberweisung, Vorkasse, Giropay, PayPal über eigenes PayPal-Konto​
• die gebuchten Zahlungsmethoden können je Veranstaltung in der doo Applikation selbst aktiviert/ deaktiviert werden​
• höchste Kontosicherheit garantiert
• optional zubuchbare Module für erweitertes Risikomanagement und Betrugsvermeidung

• Automatische Erstellung und Versand von Rechnungen im Rahmen des Buchungsprozesses.

• Automatische Erstellung (und Versand, ab voraussichtlich Q3/Q4 2021) von Stornorechnungen.

• Automatische Erstellung und Versand von Stornorechnung und neuer Rechnungen bei Änderungen von rechnungsrelevanten Daten.

• Rechnungsdokumente können jederzeit vom Bucher im Buchungsportal abgerufen werden (bis 30 Tage nach Veranstaltungsende).

• Rechnungsdokumente können jederzeit von Ihnen als Veranstalter in der doo Applikation abgerufen werden.

• Alle Rechnungen sind GOB-konform und werden als PDF generiert sowie per E-Mail verschickt.

2. Warum gibt es eine Änderung der bisherigen Zahlungsprozesse?

Die “wirecard-Entwicklungen” führen zu neuen Regelungen in der Finanzwelt. Ebenso erreichten uns zahlreiche Anfragen zu mehr Klarheit über Payment-Prozesse. Wir möchten die Zahlungsabwicklung Ihrer kostenpflichtigen Events daher noch zukunftsorientierter und sicherer gestalten. Ein neuer Prozess mit zahlreichen neuen Funktionen sorgt so künftig für mehr Kontrolle und Transparenz bei Ihrem Zahlungsmanagement.

Beispielsweise bietet der Wechsel zu Novalnet nun neue erweiterte Zahlungsmethoden (z.B. Sofortüberweisung, SEPA-Lastschrift, Vorkasse) oder die Möglichkeit eigenständig und automatisiert Stornierungen und Rückzahlungen abzuwickeln (voraussichtlich ab Q3/Q4 2021).

3. Wer ist der neue Anbieter? Warum wurde dieser gewählt?

Mit der Novalnet AG haben wir einen neuen vertrauenswürdigen Partner gefunden. Die Novalnet AG ist ein führendes europäisches Zahlungsinstitut für professionelle elektronische Zahlungsabwicklung und durch hohe kundenspezifische Flexibilität mittlerweile in den verschiedensten Branchen und Unternehmen national und international erfolgreich tätig. Sie zählt zu den 50 am schnellsten wachsenden Technologieunternehmen in Deutschland und betreut E-Commerce-Kunden aus verschiedenen Branchen und Ländern weltweit.

4. Wie kann ich zum neuen Anbieter wechseln? Was gibt es für mich zu beachten?

Die Abwicklung der Zahlung beim Erwerb kostenpflichtiger Tickets findet direkt zwischen Ihnen als Veranstalter und dem Zahlungsdienstleister Novalnet statt. Novalnet nimmt Zahlungen entgegen und leitet diese an Sie weiter. Transaktionen dieser Art müssen vertraglich geregelt werden.

Für die neue Zahlungsabwicklung ist also ein zusätzlicher Dienstleistungsvertrag mit Novalnet notwendig. Zudem muss aus rechtlichen Gründen ein KYC-Prozess (“Know your customer”) durchlaufen werden, bei dem wir Sie von Anfang an begleiten. Zusätzlich wird ein eigener Account bei Novalnet für Sie erstellt, in welchem Sie beispielsweise jederzeit Einsicht in alle eingegangen Transaktionen haben.

Bei Novalnet gibt es eine sogenannte Mindestauszahlungssumme von 200 EUR (inkl. 5% Guthabenseinbehaltung und den doo Gebühren). Sollte dieser Betrag nicht erreicht werden, behält Novalnet die Zahlungen vorerst ein. Sollten Sie als Veranstalter also nur wenige Veranstaltungen mit sehr geringem Umsatzvolumen ausrichten, ist Novalnet für Sie eventuell nicht geeignet.

Für Details zu den neuen Prozessen (z.B. welche Unterlagen von Ihnen benötigt werden, wie genau die Erstellung des Kontos funktioniert und was Allgemein zu beachten ist), nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

5. Wie funktioniert die eigene Rechnungsstellung über doo?

Es gibt zwei Möglichkeiten die eigene Rechnungsstellung über doo zu integrieren. Entweder werden rein Ihre Bankkonto-Daten hinterlegt oder (bzw. zusätzlich) ein eigener PayPal-Account integriert.

Sollten Sie eigene Bankkonto-Daten hinterlegen, so werden diese auf die automatisch durch doo erstellten Rechnungsdokumente eingefügt. Kunden zahlen danach direkt auf Ihr Bankkonto und für Sie selbst gibt es zwei Varianten wie Sie diese Zahlungseingänge in doo handhaben können:

• Variante 1: Bei jeder Buchung die eingeht werden automatisch Rechnungsdokumente erstellt, sowie verschickt und die Buchungen werden zudem direkt bestätigt. Tickets werden also automatisch direkt nach Buchungseingang an Ihre Teilnehmer versendet.
• Variante 2: Bei jeder Buchung die eingeht werden automatisch Rechnungsdokumente erstellt, sowie verschickt, die Buchungen werden aber nicht direkt bestätigt, sondern können von Ihnen manuell, nachdem ein tatsächlicher Zahlungseingang an Sie stattgefunden hat, im System bestätigt werden. Um eine Buchung zu bestätigen, müssen Sie nur die gewünschte Buchung aufrufen und dann auf den “Zahlung bestätigen”-Button klicken. Direkt im Anschluss werden die Tickets an die Teilnehmer versendet.

Sollten Sie stattdessen oder zusätzlich lieber einen eigenen PayPal-Account hinterlegen, so werden Buchungen die über PayPal eingehen, wie bisher, direkt geprüft und bestätigt. Ein Ticket-Versand erfolgt hier also, dank des sofortigen Zahlungseingangs, direkt.

6. Wie hinterlege ich meine Bankkonto-Daten bzw. meinen eigenen PayPal-Account in doo?

In beiden Fällen müssten Sie uns einfach nur die entsprechenden Daten zur Verfügung stellen, jeweils entweder Ihre Bankkonto-Daten oder Ihre PayPal-API/Signatur. Letztere finden Sie in Ihrem PayPal-Business-Account unter dem Punkt Einstellungen, API-Zugriff. Sehen Sie dazu auch die Anleitung von PayPal selbst hier.

Wichtiger Hinweis: Bitte schicken Sie uns die Daten nicht direkt per E-Mail etc. sondern nehmen Sie aus datenschutzrechtlichen Gründen zuerst Kontakt zur Abklärung der Art der Übermittlung auf.

7. Was wenn ich keine der neuen Optionen zur Zahlungsabwicklung nutzen möchte?

Sollte keine der neuen Optionen für Sie die richtige sein, dann können Sie künftig Ihre Rechnungserstellung und Zahlungsabwicklung unabhängig von doo durchführen. Zahlungseingänge können aber natürlich weiterhin in doo vermerkt und abgehandelt werden (sehen Sie dazu die beiden Varianten in Punk 5). Die bisher genutzten Optionen werden mit 01.04.2021 deaktiviert.

Alternativ besteht auf Anfrage zudem die Möglichkeit einen eigenen Zahlungsdienstleister an doo anzubinden, nehmen Sie dazu bitte einfach Kontakt mit uns auf.

8. An wen kann ich mich bei Fragen zu den Änderungen wenden?

Bei Fragen können Sie sich jederzeit an den doo Kundenservice oder direkt an Ihren doo Ansprechpartner wenden. Den doo Kundenservice erreichen Sie unter:

Tel.: +49 89 2488 153 0
E-Mail: support@doo.net

Unsere Geschäftszeiten sind Mo-Fr von 9-18, ausschließlich der bayrischen Feiertage.