Ob im Fernsehen das A-Team, im Sport das Dream Team oder in der Wirtschaft das Verkaufsteam: Überall zählt das Miteinander. Auch beim Management von Events sind Einzelkämpfer fehl am Platze. Der Erfolg einer Veranstaltung steht und fällt mit dem Event-Team, das sie organisiert.
Gute Eventmanager wissen dabei: Je bunter ein Team ist, desto erfolgreicher wird es arbeiten. So wie eine Fußballmannschaft mit elf Torhütern keinen Erfolg haben wird, braucht es im Event-Team nicht nur Chefs. Es kommt auf den Mix an bestimmten Eigenschaften an.
Wer in einem idealen Event-Team dabei auf keinen Fall fehlen sollte? Die folgenden fünf Charaktere:
Auch wenn flache Hierarchien heute in sind, braucht jedes Team einen Kopf. Er behält stets den Überblick, hat die Fäden in der Hand und trifft Entscheidungen. In einem Event-Team vereint er mehrere Rollen auf sich: Er ist der Macher, der Lenker und zugleich der Moderator. Da sein Team idealerweise aus sehr unterschiedlichen Köpfen besteht, muss er auch mal zwischen Personen vermitteln und Wogen glätten. All das tut er in aller Ruhe und Gelassenheit, aber stets bestimmt.
Wichtig ist, dass der Event-Manager die Abläufe bei der Eventplanung gut strukturiert. Nur so können die anderen Teammitglieder geordnet und zielorientiert arbeiten. Als Chef gibt er die Richtung vor – und die anderen folgen.
Als guter Manager verfügt er außerdem über ein gutes Gespür für die Stärken seiner Teammitglieder, die er fördert, und deren Schwächen, die er auszugleichen versucht.
Wichtigste Eigenschaft: Kann Entscheidungen blitzschnell treffen. Darf auf keinen Fall Konflikte scheuen.
Die Pläne, die der Manager entwickelt, schmeißt der Kreative mit seinen Ideen über den Haufen. Und bringt damit Schwung in das Event-Projekt. Er bricht mit seiner Kreativität starre Strukturen auf und sorgt für die nötige Flexibilität. Voraussetzung dafür ist, dass er seine Kreativität im Team auch entfalten darf: Wenn nämlich jede seiner Ideen nur mit einem Murren kommentiert wird, verliert er schnell die Lust.
Eingesetzt werden Kreative in der Regel für gestalterische Aufgaben. Und da gibt es bei einem Event ja mehr als genug: Plakate designen, Logos entwerfen, Giveaways entwickeln, Event-Webseite gestalten, Programme zusammenstellen, …
Wichtigste Eigenschaft: Bleibt auch unter Stress frei im Kopf. Darf auf keinen Fall Allüren entwickeln.
Er ist das genaue Gegenteil des Kreativen. Während dieser nämlich vor Begeisterung, Ideen und Elan nur so sprüht, bleibt der Technik-Freak stets stoisch und nüchtern. Er weiß, dass Technik nichts mit Emotionen zu tun hat. Und dass es nichts bringt, einen Computer anzuschreien, wenn er nicht funktioniert.
Der Technik-Freak kümmert sich um alles, was rund um das Event mit Technologie zu tun hat. Das beginnt bei der Event-Webseite und beim Event-Ticketing, das über eine Eventmanagement-Software abgewickelt wird, und reicht bis zur Bühnentechnik und der Analyse mittels spezieller Tools am Ende der Veranstaltung. Tritt ein technisches Problem auf, ist er der Retter in der Not. Seine Aura gleicht einem Fels in der Brandung: Kein noch so großer Sturm wird es jemals schaffen, ihn aus der Ruhe zu bringen.
Wichtigste Eigenschaft: Verliert nie die Ruhe. Darf auf keinen Fall ausfallen.
Früher hieß dieser Typus „Mädchen für alles“, heute nennt man ihn Multi-Tasking-Talent. Im Grunde heißt das: Er kann alles. Und könnte wahrscheinlich, wenn es darauf ankäme, das Event auch im Alleingang durchziehen.
In der Praxis besteht seine Aufgabe vor allem darin, dem Event-Manager zuzuarbeiten. Häufig schlüpft er in die Rolle seines Assistenten und ist so etwas wie seine rechte Hand. Er arbeitet mit allen Teammitgliedern zusammen und spinnt die Fäden zwischen ihnen, damit das gesamte Event-Team reibungslos zusammenarbeitet.
Andere versetzt das Multi-Tasking-Talent dabei ein ums andere Mal in Erstaunen, weil er irgendwie nie zu sehen ist und trotzdem stets alles effizient erledigt. Seine Arbeitsorganisation klappt reibungslos. Was dafür sorgt, dass er selbst nicht zu schaffende Aufgaben doch noch irgendwie auf die Reihe bekommt.
Dass er gleichzeitig mit Sponsoren, Partnern, Gästen, Behörden, Acts, Speakern und einer ganzen Reihe anderer wichtiger Leute zusammenarbeitet, versteht sich von selbst. Multitasking eben.
Wichtigste Eigenschaft: Er ist wie das Duracell-Häschen: Nimmermüde. Darf auf keinen Fall gestoppt werden.
Der Digital Native ist sowas wie der kleine Bruder des Technik-Freaks. Wobei das mit den kleinen Brüdern ja immer so eine Sache ist: Oft sind sie quirliger als die Großen und diesen deshalb stets auch eine Nasenlänge voraus.
Der Digital Native punktet dabei mit seinem Wissen zu Trends und Tools. Alles, was irgendwie mit neuen Medien zu tun hat, kennt er aus dem Effeff. Und zwar nicht, weil er da mal einen Artikel drüber gelesen hat. Sondern weil er das alles selbst nutzt.
Dass seine Kollegen Snapchat nicht verstehen, Jodel für einen Begriff aus der Volksmusik halten und Facebook für sie noch immer der heißeste Trend ist, ruft in ihm nur ein müdes Lächeln hervor. Er erschließt derweil neue Kanäle, um das eigene Event zu vermarkten, und holt ganz neue, junge Zielgruppen ins Boot. Und nutzt dafür Apps, deren Durchbruch erst nächstes Jahr gewesen sein wird.
Wichtigste Eigenschaft: Hat mehr Social-Media-Freunde, als das ganze restliche Event-Team zusammen. Darf auf keinen Fall sein Smartphone weggenommen bekommen.
Ein Event-Team ist immer nur so gut wie der organisatorische Rahmen, in dem es arbeiten kann. Für diesen sind Sie verantwortlich. Mit diesen drei Tipps lässt sich das Maximale aus dem Event-Team herausholen:
Eierlegende Wollmilchsau finden: Mitunter braucht es keine fünf Köpfe, sondern nur fünf Eigenschaften. Den besten Event-Managern gelingt es nämlich, Chef, Assistent, Kreativer, Techniker und Digital Native in einem zu sein. Versuchen Sie also, diesen Super-Manager zu finden.
Anderen das Feld überlassen: Viele Tätigkeiten kann man outsourcen – vor allem dann, wenn eher unregelmäßig Events organisiert werden. Fürs Marketing gibt es spezialisierte Agenturen, fürs Eventmanagement Software-Tools und für den Einlass Experten.
Flexible Teams auf Zeit bilden: Gerade bei regelmäßig wiederkehrenden Events ist es sinnvoll, auf starre Teamstrukturen zu verzichten und flexibel zu reagieren. Nutzen Sie das Know-how der Abteilungen und holen Sie deren Wissen dann an Bord, wenn es gebraucht wird.
Event-Organisation ist Teamplay. Dabei kommt es auf die richtige Organisationsstruktur und auf die passenden Menschen an. Im Laufe des Planungsprozesses braucht es unterschiedliche Charaktere mit verschiedenen Eigenschaften – und die sollten dann auch in keinem Event-Team fehlen.
Wichtig ist, dass kein Übergewicht bestimmter Eigenschaften zulasten anderer entsteht. Drei Kreative und kein Techniker? Das geht so lange gut, bis die Netzwerkverbindung zusammenbricht.
Deshalb: Auf den richtigen Mix achten. Dann klappt’s auch mit dem Event-Team.
Melanie Krug ist Digital Marketing Manager und bei doo unter anderem verantwortlich für die Lead-Generierung und die spannenden Contents, die Event-Verantwortliche bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Dafür identifiziert sie die Trends und Tipps der Event-Branche.