Ein Event steht oder fällt mit der Einladung: Begeistert sie die Teilnehmer schon mit den ersten Worten, oder wird sie ungelesen direkt wieder gelöscht?

Ein Event steht oder fällt mit der Einladung: Begeistert sie die Teilnehmer schon mit den ersten Worten, oder wird sie ungelesen direkt wieder gelöscht? Richtig gute Einladungskampagnen zu erstellen, ist eine Kunst für sich. Zwar gibt es kein Patentrezept das bedingungslos immer funktioniert. Aber sie teilen bestimmte Merkmale, auf die Sie nicht verzichten sollten.

Wen und was wollen Sie erreichen?

Ehe Sie beginnen, Einladungen zu formulieren, müssen Sie erst festlegen, wen und was Sie genau erreichen wollen. Für wen richten Sie das Event aus? Sprechen Sie Personaler oder den Firmenvorstand an, oder sind Ihre Zielgruppe die Verantwortlichen für das betriebliche Gesundheitsmanagement? Jede dieser Gruppen hat eigene Interessen und Bedürfnisse, die mit der passenden Einladung zielgerichtet angesprochen werden. Schlimmer noch: mittlerweile werden Einladungen auch entsprechend von Empfängersegmenten innerhalb einer Veranstaltung unterschieden. Sie tun also gut daran, genau zu hinterfragen, welcher Empfängersegment Sie mit welchen Botschaften erreichen wollen und können.

Ebenso wichtig ist auch die Frage, was Sie erreichen wollen. Sollen die Teilnehmer sich frühzeitig für die Veranstaltung registrieren? Oder sollen sie auswählen, an welchen Workshops sie teilnehmen wollen? Die ganze Einladungsmail ist darauf ausgerichtet, den Empfänger zu der gewünschten Handlung zu bringen.

Auch kann sein, dass Sie mehrere Einladung in Einladungswellen versenden. Dann müssen Sie die Inhalte nicht nur einmalig abstimmen, sondern auf einzelne Kampagen kalibrieren. Mehrere Einladungen hat aber den Vorteil, dass Sie erlernen und testen können, welche Inhalte bei welchem Segment ankommen. Weitere Infos zur Personalisierung von Einladungen und Events finden Sie hier.

Wie ist eine gute Einladungsmail aufgebaut?

Eine gute Einladung ist grob in drei Abschnitte unterteilt: (1) Sie spricht erst das Interesse des Empfängers an, indem sie seine Bedürfnisse thematisiert. (2) Dann zeigt sie auf, dass er auf dem Event die Lösungen für seine Herausforderungen finden wird, um (3) anschließend direkt dazu aufzufordern, sich zu registrieren.

Abb.: E-Mailbeispiel von Salesforce

Interesse schüren

Zuerst wird das Interesse des Empfängers angesprochen. Dies muss bereits im Betreff der E-Mail geschehen, denn wenn dieser nicht überzeugt, wird sie nicht geöffnet. Je besser Sie Ihre Zielgruppe kennen, desto präziser können Sie das ansprechen, was sie tatsächlich bewegt und ihr Interesse weckt. doo hilft Ihnen, auch große Zielgruppen zu segmentieren und so personalisierte Einladungen zu verschicken.

Mit hochwertigen Inhalten Lösungen anbieten

Wenn das Interesse geweckt ist, spannen Sie den Bogen zu Ihrem Event: Hier werden die Teilnehmer weitere Informationen und die Antworten finden, die ihnen mit ihren Herausforderungen helfen. Das können Workshops und Diskussionen mit anderen Experten sein, aber auch die Möglichkeit neue Produkte kennenzulernen oder sich zu vernetzen.

Handlungsaufforderung

Die so geschaffene Motivation wird direkt genutzt, um die Empfänger aufzufordern, sich als Teilnehmer zu registrieren. Dieser Schritt muss einfach und schnell funktionieren, denn jeder unnötige Zwischenschritt senkt die Chance einer Anmeldung. Der Button für die Registrierung muss deshalb auf den ersten Blick als solcher erkennbar sein.

Welche Inhalte muss eine gute Einladungsmail unbedingt haben?

Der Aufbau einer guten E-Mail bietet eine Richtschnur für die Inhalte, die sie unbedingt enthalten sollte. Es kommt aber nicht nur auf die Inhalte an, sondern auch darauf, wie sie präsentiert werden. Die nützlichsten Informationen schrecken dennoch ab, wenn sie unübersichtlich und schwer zu lesen sind. Eine Einladungsmail ist immer auch eine Visitenkarte für Ihr Event und Ihr Unternehmen. Neben der Vollständigkeit aller relevanten Daten muss sie also auch professionell wirken und einen positiven Eindruck hinterlassen, selbst dann, wenn der Empfänger sich nicht für Ihr Event interessiert.

Eine sehr gute Orientierungshilfe, um keine relevanten Informationen zu vergessen, sind die fünf W-Fragen:

  • Was: Um welches Event geht es? Was ist für MICH interessant?
  • Wer: Wer veranstaltet das Event? Wer sind die Redner?
  • Wann: An welchem Datum und zu welcher Uhrzeit findet das Event statt? Wann ist der Einlass?
  • Wo: An welchem Ort findet es statt? Wie gelangen die Teilnehmer dorthin?
  • Wie viel: Wie viel kostet der Eintritt? Gibt es Rabatte für Frühbucher?

Die wichtigste Grundregel ist: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Streichen Sie jeden Satz aus der Einladungsmail, der nicht wirklich notwendig ist. So sparen Sie den Empfängern Zeit und halten die E-Mail übersichtlich. Nutzen Sie Bilder, die passende Farbwahl und das gesamte Design, um einen Eindruck des Events zu vermitteln, statt sich nur auf Texte zu verlassen.

Abb.: Beispiel Einladungen. Können Sie die fünf W's finden?

Können Sie die fünf W’s in der Beispielabbildung oben erkennen? Was: Es wird klar die „MozCon“ als Konferenzbeispiel angegeben. Weiter unten sehen wir auch grob, was man für sein Ticket bekommt. Wer: Hier wird es schon schwieriger, ganz unten in der Einladung wird klar, dass es die Firma Moz ist, die eine Produkt-Konferenz veranstaltet. Das hätte deutlicher sein können. Wann: Das Datum wird deutlich und weit oben genannt. Wo: Es wird nur die Stadt angegeben, das reicht aber meistens, um genügend Information zu geben. Wie viel: Hier wird es dünn. Unten steht zwar, dass man $500 beim Ticket sparen kann, wenn man ein bestimmtes Produkt erwirbt, aber genaue Zahlen erfährt man nur, wenn man klickt. Eigentlich nicht schlecht, um einen Call-to-Action anzuregen.

Welche Arten von Event-Einladungs-Mails gibt es?

„Die“ eine Einladungsmail gibt es nicht. Je nachdem, was genau Ihr Ziel ist, lassen sich Einladungsmails in unterschiedliche Kategorien sortieren. Diese Unterscheidung ist nützlich, da je nach Ziel auch die Inhalte der Einladung variieren.

Folgende fünf Kategorien haben sich bewährt und können als Inspiration für Ihre Einladungen dienen. Die besagten Kategorien sind Driving Action, Markenbekanntschaft, Schlicht und Elegant, Einsatz von Videos und der X-Faktor.

Driving Action

In dieser Art von Einladung geht es weniger darum, Informationen weiterzugeben. Stattdessen wollen Sie den Empfänger zu einer bestimmten Handlung motivieren. Meistens ist dies die Registrierung als Teilnehmer für Ihr Event.

Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten: Push oder Pull. Beim Pull-Ansatz werden Empfänger nicht direkt dazu gedrängt, sich zu registrieren. Oft wird mit Humor gearbeitet. Wer beim Lesen einer E-Mail schmunzelt, ist engaged und die Wahrscheinlichkeit für den Call-to-Action, z.B. ein Knopf zu Event-Webseite steigt. Wichtig dabei ist, dass der Witz relevant für die Hauptaussage der Einladung ist. Egal, ob Sie einen aktuellen viralen Inhalt verwenden oder einen Witz erzählen: Schlagen Sie direkt den Bogen zu Ihrem Event und verknüpfen Sie so beides. Hier ist der Spagat zwischen Auffallen und Irrelevanz nicht immer einfach. Testen Sie die Pull-Einladung mit Kollegen!

Abb.: doo Einladungsbeispiel E-Mail mit Counter

Beim Push-Ansatz drängt man den Empfänger eher zur Handlung. Das kann z.B. mit einem Counter sein, wie in der Beispielabbildung oben. Der Counter kann anzeigen, wie lange es noch bis zur Veranstaltung dauert oder bis die aktuelle rabattierte Anmeldekategorie ausläuft.

Auch der Einsatz mehrerer Call-to-Action-Buttons gehört zum Push-Ansatz: Im Kopfbereich der Einladung haben die Empfänger direkt die Möglichkeit sich zu registrieren, und auch am Ende der E-Mail gibt es einen Button. Diese können durchaus unterschiedlich beschriftet sein, auch wenn sie zur selben Landingpage führen: „Registrieren Sie sich jetzt“ und „Sichern Sie sich Ihren Platz“ ergänzen sich sehr gut.

Und nicht zuletzt motiviert kaum etwas so sehr, der Handlungsaufforderung zu folgen, wie klar kommunizierte Vorteile. Erhält der Empfänger einen Rabatt, wenn er sich noch heute registriert? Gibt es auf Ihrem Event die einmalige Chance, mit anderen Fachleuten ins Gespräch zu kommen? Heben Sie diese einmaligen Vorteile deutlich hervor.

Markenbekanntschaft

Auch mit Eventeinladungen halten Sie Ihre Marke im Gedächtnis der Menschen und machen sie bekannter. Ihre Marke entsprechend zu präsentieren sorgt dafür, dass die Empfänger diese nicht vergessen und immer wieder daran denken.

Eine gute Möglichkeit ist ein personalisiertes GIF. Durch die Bewegung wird die Aufmerksamkeit des Empfängers geweckt. Nutzen Sie das GIF als eine Art visueller Brücke zwischen Ihrem Event und Ihrer Marke.

Abb.: Einladungsbeispiel mit starker Markenbotschaft

Auch subtile Wege, Ihre Marke mit der Einladung zu verkörpern, funktionieren. Ist Ihr Markenname in Kleinbuchstaben geschrieben? Dann versuchen Sie, die aufgeführten Vorteile Ihres Events auch in Stichpunkten und klein zu schreiben.

Und nicht zuletzt hilft auch ein Logo, das auffällt und an das man sich leicht erinnert, sehr dabei Ihre Marke im Gedächtnis zu verankern.

Schlicht und Elegant

Übersichtlichkeit ist ein wichtiges Schlüsselelement für gute Einladungsmails. Alles, was die Aufmerksamkeit von der Kernaussage ablenkt, verringert die Chance, dass die Empfänger sich für Ihr Event registrieren.

Statt zu viele Farben und Grafiken zu verwenden, kann das Gegenteil sehr erfolgsversprechend sein: Auch mit einem schlichten Design können Sie alle nötigen Informationen weitergeben.

Abb.: Einladungsbeispiel schlicht und elegant

Ein besonderes Stilmittel ist es, nur die allernötigsten Informationen bereitzustellen und die Empfänger der Einladung so neugierig zu machen. Indem Sie z. B. nicht den Ort des Events oder bestimmte Einzelheiten nennen, führen Sie die Leser auf der Suche nach mehr Informationen zum Call-to-Action-Button. Wichtig hierbei ist natürlich, dass die Empfänger das Gefühl haben, auch tatsächlich mehr Inhalte finden zu können.

Auch hier helfen subtile Möglichkeiten, Ihre Einladungsmail zu gestalten: Heben Sie den Call-to-Action-Button dezent hervor, indem Sie ihm einfach eine andere Farbe geben als dem Text der Einladung.

Einsatz von Videos

Videos haben nach wie vor die höchste Interaktionsrate. Schon der Begriff „Video“ im Betreff kann die Öffnungsrate um 65% erhöhen. Die Vorteile von Videos liegen auf der Hand: Sie können den Empfängern mehrere Inhalte auf einmal vermitteln, z. B. Eindrücke der Event-Location und zugleich wichtige Informationen über Ihr Event. Videos vorangegangener Events lassen die Empfänger wissen, was sie verpassen, wenn Sie nicht an Ihrer Veranstaltung teilnehmen. Und ein kurzes Interview oder eine Vorstellung eines wichtigen Redners wirkt sehr viel intimer und authentischer als ein bloßer geschriebener Text.

Abb.: Einladungsbeispiel mit Video

Der X-Faktor

Hier finden sich Einladungen, die sich nicht den anderen Kategorien zuordnen ließen, die aber dennoch Eigenschaften haben, die sie auszeichnen.

Dazu gehört z. B. eine transparente Auszeichnung der Kosten für Teilnehmer. Zwar ist es wichtig, zuerst die Vorteile des Events hervorzuheben um die Motivation zu schüren, es zu besuchen. Aber für die letztendliche Entscheidung über eine Teilnahme wollen die Empfänger wissen, welche Kosten auf sie zukommen. Eine klare Kommunikation darüber schafft Vertrauen.

Abb.: Einladungsbeispiel mit dem gewissen Etwas

Ebenso kann es ein sehr mächtiges Werkzeug sein, weniger auf Text und mehr auf Grafiken zu setzen: Nutzen Sie verschiedene Call-to-Action-Buttons, um den Empfängern der Einladung nicht nur die Registrierung, sondern auch die Hotelbuchung oder die Unterstützung als Sponsor mit einem Klick zu ermöglichen.

Und nicht zuletzt ist es entscheidend, dass das gesamte Design der Einladung zum Thema des Events passt. Wird dort ein ernstes Thema behandelt, sollte die Einladung dies widerspiegeln und auf zu bunte Farben und aufwendige Designs verzichten. Diese können schnell als unnötige Spielerei wahrgenommen werden und die lassen die Frage aufkommen, ob Sie das Thema mit der nötigen Ernsthaftigkeit behandeln.

Testen Sie hier verschiedene Einladungs-Vorlagen

Fazit

Es gibt viele Wege, gute Eventeinladungen zu erstellen. Wichtig ist, dass Sie genau wissen, wen und was Sie erreichen wollen: Wer ist Ihre Zielgruppe, und was soll diese tun? Je genauer Sie dies im Vorfeld wissen, desto besser werden Ihre Einladungen. Aber Sie müssen nicht das Rad neu erfinden. Es gibt sehr viele gute Einladungen, die als Inspiration dienen können und verschiedene Stilmittel zeigen, die Sie für sich nutzen können. Und ein Partner wie doo hilft Ihnen dabei, Ihre Zielgruppe personalisiert anzuschreiben und den gesamten Weg von der Einladung bis zum Event optimal zu gestalten.