Ein langweiliger Einstieg einer Einladungsmail ist nur der Anfang von dem, was beim Erstellen einer kreativen Einladungsmail schiefgehen kann. Es gibt hier einige Faktoren, die richtig gemacht werden sollten. Beachtet man diese nicht und formuliert sie falsch, kann das am Ende eine desaströse Einladung bedeuten – mit welcher sich sicher keine Teilnehmer gewinnen lassen!

„Sehr geehrte Damen und Herren, wir laden Sie recht herzlich zu unserer Veranstaltung XY ein …“ Langweilig! So sollte eine kreative Einladungsmail auf keinen Fall beginnen. Schließlich möchten wir ausgesuchte Gäste mit einer Einladung zum Besuch unseres Events motivieren und sie damit nicht abschrecken oder langweilen. Bekommen sie eine solche Einladung, müssen sie ja fast davon ausgehen, dass das Event genauso öde sein wird, wie die Einladung selbst ist.

Und dieser fade Einstieg einer Einladungsmail ist nur der Anfang von dem, was beim Erstellen einer kreativen Einladungsmail schiefgehen kann. Es gibt nämlich einige Faktoren, die bei einer Event-Einladung per Mail richtig gemacht werden sollten. Beachtet man einige Punkte nicht und formuliert sie falsch, kann das am Ende eine desaströse Einladung bedeuten – mit welcher sich sicher keine Teilnehmer gewinnen lassen!

Wir möchten in diesem Beitrag aufzeigen, was in einer Einladungsmail nicht enthalten sein und welche Formulierungen nicht genutzt werden sollten. Kurz gesagt: Wie sollte eine kreative Einladungsmail auf keinen Fall aussehen?

Abb.: Um die beste Wirkung zu erzielen, sollte bei der Erstellung Ihrer Event-Einladungen einiges beachtet werden.

Kreative Einladungsmail: So nicht!

Damit in Zukunft nur noch die schönsten und kreativsten Einladungen ins E-Mail-Postfach flattern, möchten wir jetzt genau aufzeigen, was bei einer eindrucksvollen Einladungsmail überhaupt nicht gut ankommt.

Das sollte eine kreative Einladungsmail nicht enthalten:

1. Langweiliger Betreff – wie für den Spam-Ordner gemacht

Der Betreff ist das Erste, was der Empfänger einer Mail liest. Eine unkonkrete Betreffzeile, in der nicht klar wird, um was es geht und welche den Leser nicht anspricht, kann der erste und entscheidende Grund sein, die Mail einfach zu löschen, ohne sie je geöffnet zu haben. Mit einer nichtssagenden Zeile, wie „Wir möchten Sie zur kostenlosen Teilnahme an unserem Event einladen“, die weder spannend noch interessant klingt und zusätzlich noch Spam-Potential hat, hat eine kreative Einladungsmail überhaupt nichts zu tun.

Hier sollte man sich doch lieber für eine knappe und ansprechende Variante entscheiden, die Lust auf das Lesen der Mail macht.

Eine zu lange Betreffzeile ist ebenfalls nicht gerade wünschenswert. Beinhaltet der Betreff mehr als 73 Zeichen inkl. Leerzeichen, wird er automatisch abgeschnitten und kann so nicht komplett auf den ersten Blick gelesen werden. Das ist natürlich nicht gerade förderlich.

2. Unpersönliche Anrede à la „Sehr geehrte Damen und Herren“

„Sehr geehrte Damen und Herren“ sollte, wie oben bereits gesagt, nicht verwendet werden, wenn man eine kreative Einladungsmail gestalten möchte. Diese Anrede ist absolut unpersönlich, spricht niemanden direkt an und lädt somit auch niemanden direkt ein. Der Empfänger einer Einladungsmail mit einer solch unpersönlichen Anrede bekommt das Gefühl, er sei kein wichtiger Gast und fragt sich somit vielleicht, warum er zur Veranstaltung dann überhaupt kommen sollte.

Natürlich sollte man hier eine persönlichere Anrede wählen. Je nach Art des Events und des Kontakts kann der Nach- oder Vorname in der Begrüßung stehen. Sollte es sich um eine sehr lockere Veranstaltung handeln oder der Kontakt schon sehr lange bestehen, kann man auch ein einfaches „Hallo“ oder „Hi“ in die Anrede setzen.

3. Inhalt = Blablabla

Wenn der Inhalt der Einladungsmail gar nicht mehr aufhören will und man sich am Ende nicht mehr erinnern kann, was man am Anfang gelesen hat oder wo und wann die Veranstaltung jetzt eigentlich stattfindet, ist er definitiv viel zu lang gehalten. Mit einem solchen Inhalt läuft man außerdem Gefahr, viel zu viel um den heißen Brei herum zu reden und die wichtigen Infos unabsichtlich untergehen zu lassen. Das ist nicht gut. Der Empfänger hat keine Lust, so viel Text richtig durchzulesen, kann die wichtigen Daten nicht herausfiltern und hat letztendlich die Mail und damit die bevorstehende Veranstaltung schnell wieder vergessen – er wird der Einladung nicht folgen, weil er gar keine andere Wahl hat.

Abb.: Ein spannender Betreff und Einstieg motivieren zum Weiterlesen oder zur Anmeldung.

Der Inhalt sollte kurz und präzise formuliert sowie ansprechend gestaltet sein. Die wichtigen Details zum Event sollten herausstechen und außerdem klar und deutlich möglichst zu Beginn der Mail stehen. So kann der Leser – was viele übrigens tun – die Einladungsmail nur kurz überfliegen und weiß dennoch genau, worum es geht.

Je nach Event-Art kann der Inhalt außerdem etwas lockerer und lustiger oder eben sachlicher geschrieben werden. Hier sollte der Inhalt an die Veranstaltung angepasst werden.

4. Überladenes Design vs. kein Design

Weder ein überladenes Design mit unzähligen Bildern noch ein Design, das gar keines ist, sind für eine Einladungsmail wünschenswert. Während eine übertrieben ausgeschmückte Gestaltung den Blick fürs Wesentliche verlieren lässt, wirkt eine Einladung ohne jegliches Bild lustlos und nicht gerade ansprechend.

Die richtige Mischung macht’s! Es können gerne ein, zwei Bilder für die Einladungsmail genutzt werden. Sie lockern das Ganze auf und ziehen Aufmerksamkeit an. Vielleicht bekommt der Empfänger durch ein Bild bereits schon einmal einen kleinen Eindruck, wie das bevorstehende Event aussehen wird. Das interessiert ihn sicher brennend.

Doch nicht nur die falsche Wahl an Bildern kann eine Einladungsmail zerstören, auch eine unpassende Farbgestaltung kann das. Passen die ausgewählten Farben in der Mail so gar nicht zur Corporate Identity, kann es ganz schön unangenehm für den Betrachter sein – ein absolutes No-Go!

Und wie oben bereits erwähnt, ist auch ein unübersichtlicher, zu langer Inhalt bei einer Einladungsmail kontraproduktiv. Der Inhalt muss gut strukturiert gestaltet sein. Die wichtigen Infos sollten dem Leser auf Anhieb ins Auge fallen.

5. Versteckte Links und Aufforderungen

Der Empfänger liest die gesamte Einladungsmail durch, ist interessiert und würde sich auch gerne für die Veranstaltung anmelden, kann aber den Link dafür leider nicht finden. Der Link, welcher zu Anmeldung führt, ist so versteckt, dass man gezielt suchen muss, um ihn zu finden. Und auch sonst ist keine Aufforderung zur Anmeldung oder zu weiteren Infos zu sehen. Das ist ärgerlich und sollte auf keinen Fall in einer Einladungsmail vorkommen! Durch solche unnötigen Verfehlungen verliert man etliche Event-Teilnehmer.

Der Link zur Anmeldung und wichtige Infos zum Event sollten in einer Einladungsmail ganz klar sichtbar gemacht werden. Jeder sollte wichtige Verlinkungen auf Anhieb finden können. Gerne kann auch ein deutlicher Call-to-Action einen Hinweis darauf geben, was zu tun bzw. wo zu klicken ist. Eine nette Aufforderung zur Anmeldung bzw. zur Teilnahme des Events kann oft entscheidend sein.

Abb.: Sichtbare Call-to-Action-Buttons und sinnvoll gesetzte Links sind wichtig für eine funktionierende Einladungsmail.

6. Willkürlich ausgewählte Empfänger

Natürlich möchte man nur ganz bestimmte Gäste auf seinem Event haben. Sendet man die Einladungsmail einfach an alle Kontakte, die man finden kann, damit möglichst viele Menschen erreicht werden, wird dies sicherlich nicht eintreten. Im Gegenteil. Mit dieser Methode hat man am Ende die unterschiedlichsten Teilnehmer beieinander, die mit sich untereinander und mit dem Event selbst überhaupt nichts anfangen können. Das Event wird so nicht erfolgreich vonstattengehen, das ist garantiert.

Stattdessen sollte man die Einladungsmail nur an genau ausgewählte Empfänger schicken. Wer hat bereits den Newsletter des Unternehmens oder zum Thema der Veranstaltung abonniert? Wer war schon einmal Teilnehmer einer ähnlichen Veranstaltung? Zu wem besteht guter Kontakt und welcher Kontakt könnte am Event interessiert sein? Was ist überhaupt die Zielgruppe meines Events? All diese Fragen sollte man sich stellen, bevor man die Einladung zur Veranstaltung per Mail abschickt.

7. Falscher Versandzeitpunkt

Wird am Ende der falsche Zeitpunkt für den Versand der Einladungsmail gewählt, nützt die gesamte Mühe bei der Gestaltung der Mail überhaupt nichts. Die Empfänger werden die Mail schnell übersehen und niemals etwas davon mitbekommen, dass sie zu einem Event eingeladen wurden. Schade und absolut unnötig.

Der Versandzeitpunkt für eine Einladungsmail ist überaus wichtig. Am besten man wertet vorab Daten zu Öffnungs- und Klickraten bei bestehenden Newsletter-Abonnenten aus und schaut sich einmal um, wann Kunden, Leser und Follower auf anderen Plattformen des Unternehmens aktiv sind. Hier geht man am besten nach den gesammelten Erfahrungen vor und legt anhand dieser den richtigen Versandzeitpunkt für die Einladungsmail fest. So kann nichts schiefgehen!

Beim Erstellen einer kreativen Einladungsmail kann offensichtlich vieles falsch gemacht werden – und das kann einem Event letztendlich den Erfolg kosten.
Darum ist es wichtig, Einladungen per Mail mit guter vorheriger Überlegung und einfallsreich zu gestalten. Ein bedeutender Vorgang im Einladungsmanagement, zu dem noch mehr maßgebende Prozesse gehören. Welche? Finden Sie es mit doo heraus!