Eine gut gestaltete Einladung ist oft schon die halbe Miete für ein erfolgreiches Event. Gestalten Sie die Einladung für Veranstaltungen daher mit Leidenschaft! Welche Elemente sollte sie enthalten und wie wird sie am besten verschickt?

Die Einladung ist der Türöffner zu einem Event. Der Gast braucht sie, um reinzukommen. Und der Gastgeber wirbt mithilfe der Einladung für Veranstaltungen, bei denen er den Gast gern begrüßen möchte. Eine gut gestaltete Einladung ist oft schon die halbe Miete für ein erfolgreiches Event. Welche Elemente sie enthalten sollte, wie sie perfekt gestaltet und auf welchem Wege sie am besten verschickt wird, erklärt dieser Beitrag.

Ohne Einladung keine Gäste

Ob Fachtagung, Vereinsfeier oder Seminar: Wenn Sie möchten, dass jemand an Ihrer Veranstaltung teilnimmt, müssen Sie ihn dazu einladen. Wie sonst soll er erfahren, dass ein bestimmtes Event stattfindet? Möglichkeiten gibt es dabei viele, um auf ein Event aufmerksam zu machen. Allerdings sind nicht alle Arten, die Sie aus dem Privatbereich kennen, auch für einen professionellen Kontext geeignet.

Brief oder E-Mail sind die klassischen Medien

Den Geschäftspartner per SMS auf eine Messe einladen? Oder über den Facebook-Messenger auf einen Kongress aufmerksam machen? Beides würde bei Ihrer Zielgruppe wahrscheinlich als eher unkonventionell gelten. Das klassische Einladungsschreiben oder die offizielle E-Mail sind da eher das Mittel der Wahl. Bestenfalls noch eine Nachricht über Xing oder LinkedIn. Ungezwungener sollte es dann aber nicht sein.

Einladung vermittelt den ersten Event-Eindruck

Wichtig ist: Auch bei Events zählt der erste Eindruck. Und eine Einladung vermittelt genau diesen von der Veranstaltung. Es sollte sich also Mühe bei der Gestaltung und beim Verfassen des Einladungstextes gegeben werden. Achten Sie darauf, dass die Einladung Lust macht. Der Adressat sollte sie lesen und sich sagen: „Da muss ich hin!“

Analog oder digital? Kommt ganz darauf an

Ob die Einladungen lieber in einen Briefumschlag gesteckt oder über die Datenautobahn versendet werden sollten, hängt von mehreren Faktoren ab.

Die eigene Zielgruppe

Sind die potenziellen Teilnehmer des Events in der digitalen Welt zu Hause, dann kann ruhig eine Mail geschickt werden. Am besten mit der Möglichkeit, das Event gleich als Termin in den Google– oder Outlook-Kalender einzupflegen. So gerät es nicht in Vergessenheit und kurz vorher wird eine Erinnerung versandt. Eher analog veranlagten Gästen sollte einen Brief gesandt werden.

Art des Events

Während Sie zum Nachhaltigkeitskongress möglichst wenig Papier verschicken und über eine E-Mail-Einladung nachdenken sollten, werden Sie für ein Ü60-Fußballturnier kaum um eine postalische Einladung herumkommen.

Auch für einen offiziellen Empfang, auf dem Sie ausschließlich ausgewählte Gäste begrüßen wollen, ist eine Papier-Einladung ratsam und kann einen hochwertigeren Eindruck der Veranstaltung vermitteln.

Erreichbarkeit der Gäste

Sollen zum Firmenjubiläum frühere Mitarbeiter eingeladen werden, dann muss man damit rechnen, dass diese keinen Online-Zugang haben. Es bleibt also nichts anderes, als der klassische Brief. Bei internationalen Kongressen dagegen stellt eine E-Mail-Einladung eine enorme Erleichterung dar – zumal oftmals von der eigenen Zielgruppe nur digitale Adressdaten verfügbar sind.

Kurzfristigkeit des Events

Findet das Event erst zu einem viel späteren Zeitpunkt statt und ist damit genügend Vorlauf vorhanden, dann stehen alle Einladungswege offen.

Anders sieht das bei kurzfristigen Events aus. Briefe erstellen, ausdrucken, versenden plus ein bis zwei Tage Postweg können schon zu lang sein, wenn die Veranstaltung bereits in einer Woche stattfindet. Eine E-Mail kommt da auf dem digitalen Wege deutlich schneller bei den Adressaten an.

Das Budget

Für die Jahreshauptversammlung des Fußball-Landesverbandes müssen mehrere hundert Einladungen verschickt werden, doch in der Kasse sind nur noch ein paar Cent? Dann wird das schwierig mit dem Druck und den Briefmarken. Hier ist eine E-Mail also deutlich sinnvoller. Dagegen sollten größere Budgets genutzt werden, um mit einem besonderen Einladungsschreiben mit Nachdruck auf das Event aufmerksam zu machen. Wenn irgendwie möglich, sollte dabei unbedingt die digitale Einladung für Veranstaltungen vorgezogen werden. Zum Einen erleichtern diese das Teilnehmermanagement, etwa mit Tools, wie dem intelligenten Einladungsmanagement von doo. Die Eingeladenen können so einfach per Klick zu- oder absagen. Zum Anderen wird es auch den Gästen leichter gemacht. Ein Google-Maps-Link, um die Tagungsstätte zu finden, ist hilfreicher, als ein ausgedruckter Kartenausschnitt.  

Diese Elemente enthält die optimale Einladung für Veranstaltungen

Wenn Einladungen erstellt werden, sollte man auf einen korrekten Aufbau achten. Egal ob Brief oder Mail: Immer gehören eine klare, informative Betreff-Zeile, eine freundliche und direkte Anrede und selbstverständlich präzise Infos zu den wichtigsten Daten zu dem Event dazu.

1. Antworten auf W-Fragen

Im Hinterkopf sollten Sie dabei die sogenannten W-Fragen haben, auf die jede Einladung für Veranstaltungen eine Antwort geben sollte: Was findet statt? Wo findet es statt? Wann findet es statt? Wer spricht, tritt auf bzw. nimmt teil? Wie kann man sich anmelden? Wie viel kostet die Teilnahme?

Abb.: Die 5 W-Fragen sollten in jeder guten Einladung beantwortet werden.

2. Betreff ist der erste Schritt zum Erfolg

In der Betreffzeile der E-Mail ebenso wie in jener des Briefes findet der Eingeladene im Idealfall bereits erste Informationen. Vor allem das Thema und der Content einer Veranstaltung sowie der Termin sollten daraus hervorgehen. Besser als „Einladung zu unserem Kongress“ ist „24. Juni: Diskutieren Sie mit uns über neue Fitnessmethoden“.

3. Gäste persönlich ansprechen

Als Anrede gilt die Regel: je persönlicher, desto besser. Durch ein allgemein gehaltenes „Sehr geehrte Damen und Herren“ wird sich Ihr Adressat weniger angesprochen fühlen als durch ein „Sehr geehrter Herr Schmidt“. Beim E-Mail-Versand ist überdies von der beliebten BCC-Variante, durch die mehrere Teilnehmer mit nur einer Mail erreicht werden, abzuraten. Auch das ist unpersönlich und birgt die Gefahr, dass der Empfänger sich nicht angesprochen fühlt.

4. Eine Einladung soll einladend sein

Nicht zuletzt sollte Ihre Einladung natürlich auch – ja, richtig – einladend sein. Schreiben Sie in einem freundlichen Ton, durch den Sie eine Nähe zu Ihrem Gast aufbauen. Achten Sie auf eine dem Event entsprechende Gestaltung und setzen Sie auf die Kraft von Bildern. Bemühen Sie sich mit Bonusangeboten um die Gunst Ihrer potenziellen Gäste. Warum nicht betonen, dass die Ehepartner willkommen sind und Sie bei Ihrem Kongress für sie ein Rahmenprogramm organisieren?

Fazit

Die Einladung für Veranstaltungen ist eines der wichtigsten Mittel, um für Ihr Event zu werben. Nehmen Sie sich Zeit dafür – sie vermittelt einen ersten Eindruck, den Sie nicht trüben sollten. Ein auf Ihr Event abgestimmtes Einladungsmanagement hilft dabei.

Wenn einige Do’s und Don’ts beachtet werden, ist die Einladung schon die halbe Miete für den Erfolg Ihres Events. Diese und viele weitere Informationen, wie die perfekte Event-Einladung aussieht und was unbedingt beachtet werden sollte, finden Sie in unserem neuen E-Book “Event-Einladung”. Folgen Sie den hilfreichen Tipps, kann eigentlich nichts mehr schiefgehen.