So sieht die perfekte Einladung für Veranstaltungen aus

Eine gut gestaltete Einladung ist oft schon die halbe Miete für ein erfolgreiches Event – und damit auch ein ganz wesentlicher Bestandteil eines durchdachten Einladungsmanagements. Am besten gestalten Sie die Einladung für Veranstaltungen daher mit Leidenschaft,  Struktur und einem klaren Konzept: Welche Elemente sollte sie enthalten? Über welches Medium wird sie am besten verschickt? Welche Zielgruppe(n) wollen Sie ansprechen?  

Dazu erklärt dieser umfassende Beitrag zum Einladungsmanagement, welche Elemente eine Einladung enthalten sollte, wie sie perfekt gestaltet ist und auf welchem Wege sie am besten verschickt wird.  

Die Einladung ist der Türöffner zu einem Event. Die Gäste brauchen sie, um reinzukommen. Und die Gastgeber*innen werben mithilfe der Einladung für Veranstaltungen, bei denen sie die Gäste gern begrüßen möchten. Eine gut gestaltete Einladung ist oft schon die halbe Miete für ein erfolgreiches Event – schließlich ist sie der erste Eindruck Ihres Events und der ist auch bei einer Einladung entscheidend.

Für ein professionelles Einladungsmanagement sollten Sie sich also Mühe bei der Gestaltung und beim Verfassen des Einladungstextes geben. Achten Sie darauf, dass die Einladung Lust macht. Die eingeladenen Gäste sollten sie lesen und sich sagen: „Da muss ich hin!“ 

 Versuchen Sie dabei, nicht bloß Fakten aufzulisten, sondern auch die Einzigartigkeit Ihres Events aufzuzeigen: Findet es in einer besonderen Location statt, wird ein*e außergewöhnliche*r Gastredner*in erwartet oder vielleicht ein provokantes Thema behandelt? 

Egal, was für ein Event Sie veranstalten: Machen Sie schon in der Einladung deutlich, dass es etwas Besonderes und Einzigartiges ist. 

Ob Fachtagung, Vereinsfeier oder Seminar: Wenn Sie möchten, dass jemand an Ihrer Veranstaltung teilnimmt, müssen Sie sie dazu einladen. Wie sonst soll sie erfahren, dass ein bestimmtes Event stattfindet? Möglichkeiten gibt es dabei viele, um auf ein Event aufmerksam zu machen. Allerdings sind nicht alle Arten, die Sie aus dem Privatbereich kennen, auch für einen professionellen Kontext geeignet.

Die Geschäftspartner*innen per WhatsApp auf eine Messe einladen? Oder über den Facebook-Messenger auf einen Kongress aufmerksam machen? Beides würde bei einer B2B-Zielgruppe wahrscheinlich als eher unkonventionell gelten. Das klassische Einladungsschreiben oder die offizielle E-Mail sind da eher das Mittel der Wahl. In einigen Fällen kann es auch eine Nachricht über LinkedIn sein. Zudem hängt die Wahl des Mediums zur Einladung auch von der Event-Art ab – weiter unten erfahren Sie mehr dazu. 

Die heutzutage einfachste Art einzuladen ist die E-Mail. Sie ermöglicht auch ein maximal professionelles Einladungsmanagement. So können Sie bei einer Einladung per E-Mail gleich die Möglichkeit nutzen, das Event als Termin in den Google- oder Outlook-Kalender einzupflegen – und es bleibt es bei den Teilnehmenden Erinnerung und präsent.  

Nach wie vor gibt es Events, bei der nach wie vor eine postalisch verschickte Einladung die bessere Möglichkeit sein kann. Ob dies der Fall ist, hängt von der Art des Events sowie Ihrer Zielgruppe ab.

Anders gesagt: Eine wesentliche Anforderung für ein gelungenes Einladungsmanagement ist, dass Event und Einladung zueinander passen müssen. Bei einem Nachhaltigkeitskongress bietet es sich an, auf Papier zu verzichten und über E-Mail einzuladen. Bei einen Ü60-Fußballturnier werden Sie kaum um eine postalische Einladung herumkommen. 

Auch für einen offiziellen Empfang, auf dem Sie ausschließlich ausgewählte Gäste begrüßen wollen, ist eine Papier-Einladung ratsam und kann einen hochwertigeren Eindruck der Veranstaltung unterstreichen. 

Sollen zum Firmenjubiläum verrentete Mitarbeitende eingeladen werden, muss damit gerechnet werden, dass diese keinen Online-Zugang haben. Somit wird der klassische Brief zum Mittel der Wahl. Bei internationalen Kongressen dagegen stellt eine E-Mail-Einladung eine enorme Erleichterung dar – zumal oftmals von der eigenen Zielgruppe nur digitale Adressdaten verfügbar sind. 

Bei hybriden Events ist etwas mehr Aufwand gefordert, denn die Teilnehmenden benötigen abhängig von der Art ihrer Veranstaltungsteilnahme unterschiedliche Informationen zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Gäste, die persönlich zum Event erscheinen, möchten in der Einladung bereits Informationen zur Anreise und den Gegebenheiten vor Ort erfahren.

Für Online-Teilnehmende sind andere Informationen wichtiger, etwa die technischen Voraussetzungen, eine Erklärung des Online-Teilnahmeprozesses sowie gegebenenfalls auch eine Kontaktperson im Falle von Problemen.  

Findet das Event erst zu einem viel späteren Zeitpunkt statt und ist damit genügend Vorlauf vorhanden, dann stehen alle Einladungswege offen. 

Anders sieht es bei kurzfristigen Events aus. Briefe erstellen, ausdrucken, versenden plus ein bis zwei Tage Postweg können schon zu lang sein, wenn die Veranstaltung bereits in einer Woche stattfindet. Eine E-Mail kommt da auf dem digitalen Wege deutlich schneller bei den Adressat*innen an. 

Für die Jahreshauptversammlung des Fußball-Landesverbandes müssen mehrere hundert Einladungen verschickt werden, doch in der Kasse sind nur noch ein paar Cent? Dann wird das schwierig mit dem Druck und den Briefmarken. Hier ist eine E-Mail sinnvoller. Dagegen sollten größere Budgets genutzt werden, um mit einem besonderen Einladungsschreiben mit Nachdruck auf das Event aufmerksam zu machen.

Wenn irgendwie möglich, sollte dabei unbedingt die digitale Einladung für Veranstaltungen vorgezogen werden. Zum einen erleichtern diese das Einladungsmanagement – ein gutes Tool hierfür ist z.B. das intelligente Einladungsmanagement von doo. Die Eingeladenen können so einfach per Klick zu- oder absagen. Zum anderen wird es auch den Gästen leichter gemacht. Ein Google-Maps-Link, um die Tagungsstätte zu finden, ist hilfreicher als ein ausgedruckter Kartenausschnitt.

Das Ziel des Einladungsmanagements sollte nicht nur sein, dass möglichst viele Empfänger*innen Ihre E-Mail öffnen. Stattdessen geht es um das, was Sie mit Ihrem Event erreichen wollen: Möchten Sie ein neues Produkt vorstellen, Leads generieren oder Expert*innen in Seminaren und Workshops zusammenbringen?

Denn schon in der Einladung heben Sie hervor, worauf die Teilnehmenden sich freuen können und was ihnen entgeht, wenn sie nicht erscheinen. Hier wird deutlich, weshalb eine klar definierte Zielgruppe wichtig ist. Je besser Sie die angeschriebenen Personen kennen, desto besser wissen Sie auch, was für sie relevant ist. Heben sie genau diese Aspekte Ihres Events hervor, um diese Teilnehmenden anzusprechen. 

Damit die gewünschten Teilnehmenden Ihr Event besuchen, müssen Sie auch Personen mit dem passenden Zielprofil einladen.

Auch wenn Sie problemlos sehr viele Empfänger*innen zugleich anschreiben können, hilft eine genaue Eingrenzung der Zielgruppe immens. Denn je genauer Sie wissen, wen Sie ansprechen, desto passender kann die gesamte Einladung gestaltet werden. Und je besser die Einladung auf die Angeschriebenen ausgerichtet ist, desto eher werden diese sie auch öffnen und lesen – und sich registrieren. 

Wenn Sie verschiedene Zielgruppen erreichen wollen, arbeiten Sie mit verschiedenen Einladungen. Durch die Segmentierung aller Angeschriebenen in verschiedene Gruppen können Sie zielgerichtet die Aspekte hervorheben, die für die jeweiligen Empfänger*innen auch relevant sind.

Erst durch diese individuelle Ansprache wecken Sie wirklich das Interesse der Empfänger*innen. Besteht bereits eine Datenbank von Kund*innen oder Personen, die Sie gerne auf Ihrem Event begrüßen möchten, greifen Sie auf jeden Fall darauf zurück. Nutzen Sie auch Ihr jetziges Event, diese Datenbank zu aktualisieren und weiter auszubauen.

Dieser Mehraufwand lohnt sich dabei auf jeden Fall, denn Sie erhöhen damit die Öffnungsrate – und Sie bleiben durch ihre klare und zielgerichtete Ansprache generell in guter Erinnerung. Bei einer großen Zahl von angeschriebenen Teilnehmenden leistet das selbst-lernende Event-CRM von doo wertvolle Dienste, da viele Prozesse, wie die Segmentierung der Kund*innen anhand von Interessen, automatisiert ablaufen können. 

Wie schon im ersten Teil dieses Artikels angedeutet, ist der Versand Ihrer Einladung per E-Mail vor allem bei geschäftlichen Events in den allermeisten Fällen der einfachste und damit bestmögliche Weg. Sie haben hier die geringsten Kosten und die höchste Effizienz. Statt wie bei einer postalischen Einladung müssen Ihre Gäste nicht den Kanal wechseln, sondern können die Teilnahme einfach per Klick oder mit einer Antwort-Mail bestätigen.  

Während der Komfort für Ihre Gäste auch beim Einladungsmanagement eine entscheidende Rolle spielt, gibt es noch ein anderes, gewichtiges Argument für ein digitales Einladungsmanagement: Sie brauchen wesentlich weniger Zeit für das Monitoring aller Zu- oder Absagen. Durch das Abspeichern aller Daten in einer für alle gut abrufbaren Datenbank sind immer alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand der Planung. Mit dem umfassenden Einladungsmanagement von doo berücksichtigen Sie dabei auch zuverlässig die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen – weiter unten erfahren Sie mehr dazu.  

Ein Thema beim Versand von E-Mails ist die Einordnung durch das E-Mail-Programm der*s Empfänger*in. Dass eine E-Mail gar nicht ankommt, passiert sehr selten. Das ist zwar gut, beruhigt alleine aber nicht. Eine E-Mail gilt technisch als zugestellt, wenn sie im Postfach der Empfangenden landet. Das heißt aber nicht, dass sie auch im Posteingangs-Ordner auftauchen muss. Sie kann sich auch im Spam-Ordner wiederfinden – und den löschen die meisten von uns ungesehen. Am besten ist, wenn von vornherein einige wichtige Regeln für spamsichere E-Mailings beachtet werden. 

In manchen Fällen kommt eine E-Mail auch einfach gar nicht erst im Postfach des*r Empfänger*in an. Diese Fälle werden als „Bounce“ bezeichnet. Die Bounce-Rate ist sozusagen das Gegenteil der Zustellrate einer E-Mail. Natürlich wünscht man sich als Versender*in hier eine sehr niedrige Rate. 

Gründe für Bounces können zum Beispiel eine ungültige E-Mail-Adresse sein: die Adresse wurde falsch in die verwendete Datenbank eingepflegt oder die Person hat das Unternehmen bereits verlassen. Mit einem CRM fällt es leichter, die Adressenlisten aktuell zu halten.  

Ein weiterer Grund für Bounces sind temporäre Probleme. In diesen Fällen sind Mitarbeitende gerade im Urlaub oder krank und haben eine Out-of-Office-Benachrichtigung hinterlegt. Oder der Speicher des E-Mail-Accounts ist am Limit und damit ist auch das Postfach überfüllt. In diesem Fall bietet es sich an, den Einladungs-Mail-Versand zu wiederholen, um die Betroffenen zu einem späteren Zeitpunkt doch noch erfolgreich zu erreichen. 

Datenschutz und digitale Regulierung haben durch die Einführung der neuen Datenschutzgrundverordnung am 25.05.2018 deutlich an Relevanz und Dringlichkeit gewonnen. Wir geben Ihnen wertvolle Tipps, wie Sie DSGVO-rechtsichere Einladungen versenden können. Hier finden Sie zudem ein ausführliches E-Book rund um DSGVO bei Events.  

Wenn Einladungen erstellt werden, sollte man auf einen korrekten Aufbau achten – egal ob Brief oder Mail. Ihre Wunsch-Teilnehmenden sollen Ihre Einladungen nicht nur öffnen, sondern es auch gar nicht erwarten können, Ihr Event zu besuchen? Dann gibt es einige Dinge zu beachten. Die gute Nachricht: Es ist absolut kein Hexenwerk.

Für ein professionelles Einladungsmanagement sollten Sie immer die sogenannten W-Fragen im Hinterkopf haben, auf die jede Einladung für Veranstaltungen eine Antwort geben sollte:

• Was findet statt?  
• Wo findet es statt?  
• Wann findet es statt?  
• Wer spricht, tritt auf beziehungsweise nimmt teil?  
• Wie kann man sich anmelden?  
• Bis wann kann man sich anmelden?
• Wie viel kostet die Teilnahme?
• Warum sollte man dabei sein?
• An wen kann man sich für weitere Fragen wenden? 

Wenn es um die konkrete Gestaltung der Einladung geht, steht der Betreff an erster Stelle – insbesondere im E-Mail-Kontext. Er entscheidet, ob die Empfänger*innen die E-Mail überhaupt öffnen oder sie direkt löschen. Es lastet also viel Verantwortung auf dem Betreff. Je nach Branche und Zielgruppe können Sie frecher und provokanter formulieren, aber in allen Fällen muss der Betreff zwei Punkte erfüllen:

Er muss erstens informieren und zweitens Neugierde wecken. Betreffzeilen sind nichts anderes als Überschriften. Im besten Fall verleiten Sie die Lesenden dazu, die Mail zu öffnen und zu lesen.

Entscheidend dafür ist Präzision, denn zu viele Wörter verwässern die Aussage. Streichen Sie rigoros alle Füllwörter und schwammige Beschreibungen. Wie zum Beispiel: „Einladung zu unserem Kongress“. Würden Sie eine E-Mail mit diesem Betreff öffnen? Nein? Wahrscheinlich würden Sie – genau wie Ihre Empfänger*innen – die Mail ungelesen in den digitalen Papierkorb befördern.

Ein Patentrezept für den Betreff gibt es nicht. Wohl aber gute Hilfestellungen und Daumenregeln:

• Da die Empfänger*innen Ihrer E-Mails die Betreffzeile nur scannen, kommt es insbesondere auf die ersten und letzten drei Worte an. Setzen Sie die Schlagworte, auf denen der Fokus liegt, deshalb an den Anfang und Ende des Betreffs. Denken Sie auch daran, dass ein langer Betreff je nach E-Mail-Programm und Bildschirmgröße vielleicht nicht vollständig sichtbar ist. 
• Unterstreichen Sie vor allem das Wertversprechen Ihres Events. In der Betreffzeile ebenso wie in jener des Briefes findet die Empfänger*innen im Idealfall bereits erste Informationen, um entscheiden zu können: Ist das Event relevant für mich? Was habe ich davon, wenn ich an diesem Event teilnehme?  
• Nehmen Sie Ihre potenziellen Teilnehmenden sprichwörtlich an die Hand und sagen Ihnen, was sie erwartet.

Um das Beispiel von vorhin aufzugreifen: Besser als „Einladung zu unserem Kongress“ ist „24. Juni: Diskutieren Sie mit uns über neue Fitnessmethoden“.

Mit Ihrem packenden Betreff haben Sie die Empfänger*innen dazu gebracht, die E-Mail zu öffnen. Nun müssen Sie ihn mit dem Inhalt der Einladungsmail überzeugen.

Hier geht es um weit mehr als nur den Text. Noch ehe die Empfänger*innen anfangen zu lesen, entscheidet das Design, ob sie die Mail nicht sofort wieder schließen: Ist es ansprechend oder abschreckend gestaltet? Weckt es Interesse oder langweilt es? Ist es übersichtlich oder findet man sich nicht darin zurecht? 

Formen, Farben, Grafiken und Schriftart(en) wirken zusammen und erschaffen den Gesamteindruck, der über Erfolg oder Nichterfolg der E-Mail entscheidet. Zugleich setzen Sie durch die verschiedenen Designelemente schon Akzente und schlagen einen Bogen zu Ihrem Event. Mit der Wahl des Layouts legen Sie fest, worauf der Blick der Lesenden zuerst fällt.

Lassen Sie sich von zahlreichen guten Beispielen inspirieren und ggf. von einem*r Grafiker*in beraten, auf welche Weise das Layout Ihrer E-Mails gestaltet sein sollte, um die gewünschte Wirkung zu erzielen.

Auch das Layout hat überzeugt und die Empfänger*innen wollen Ihre E-Mail lesen. Im Text finden sie alle Informationen, die sie benötigen und die sie dazu bringen, an Ihrem Event teilzunehmen. Allerdings möchten sie auch nicht mit zu vielen Informationen und langen Texten erschlagen werden. Die Kunst besteht darin, die gewünschten Inhalte zu liefern, ohne zu langweilen. 

Streichen Sie rigoros alle Informationen aus der E-Mail, die zwar grundlegend interessant sind, aber an dieser Stelle noch nicht benötigt werden. Ein vollständiger Tagesablauf mit einer Liste sämtlicher Seminare ist sicherlich besser auf der Website zum Event aufgehoben, während Sie in der E-Mail gezielt auf einzelne Vorträge hinweisen. Auf diese Weise überfrachten Sie die Lesenden nicht mit Informationen und können den Fokus auf die Highlights Ihres Events lenken. 

Nutzen Sie aus, dass Sie zielgruppenspezifisch E-Mails verschicken: Heben Sie das jeweilige Hauptinteresse der Empfänger*innen hervor. Greifen Sie auch den Betreff der E-Mail auf und führen Sie ihn weiter aus. Insgesamt gilt, wie auch beim Layout, dass weniger oft mehr ist. 

Als Anrede gilt die Regel: je persönlicher, desto besser. Durch ein allgemein gehaltenes „Sehr geehrte Damen und Herren“ wird sich Ihr*e Adressat*in weniger angesprochen fühlen als durch ein „Sehr geehrter Herr Schmidt“. Beim E-Mail-Versand ist überdies von der beliebten BCC-Variante, durch die mehrere Teilnehmende mit nur einer Mail erreicht werden, abzuraten. Auch das ist unpersönlich und birgt die Gefahr, dass die Empfänger*innen sich nicht angesprochen fühlen.

Nicht zuletzt sollte Ihre Einladung natürlich auch – ja, richtig – einladend sein. Schreiben Sie in einem freundlichen Ton, durch den Sie eine Nähe zu Ihrem Gast aufbauen. Achten Sie auf eine dem Event entsprechende Gestaltung und setzen Sie auf die Kraft von Bildern. Bemühen Sie sich mit Bonusangeboten um die Gunst Ihrer potenziellen Gäste. Warum nicht betonen, dass die Ehepartner*innen willkommen sind und Sie bei Ihrem Kongress für sie ein Rahmenprogramm organisieren?

Drehen wir den Spieß um: Worauf dürfen Sie bei einer Einladungsmail gerne verzichten? So sollte eine kreative Einladungsmail auf keinen Fall aussehen.

Haben Sie schon einmal ein Produkt gekauft, weil andere Menschen sich positiv darüber geäußert haben? Dieses Phänomen nennt sich Social Proof und gehört zu den wichtigsten Elementen im Einladungsmanagement.

Ausschlaggebend hierbei ist vor allem das Vertrauen, das dadurch entsteht: Social Proof zeigt den potenziellen Gästen, dass Ihr Event einen Besuch wert ist.

Wenn das Event schon einmal stattgefunden hat, bietet es sich an, Ihre Event-Einladung mit Erfahrungsberichten zu versehen. Stimmen von Teilnehmenden können bezeugen, dass andere mit Ihrem Event zufrieden waren.

Findet Ihr Event zum ersten Mal statt, eignen sich positive Aussagen über Ihr Unternehmen. Menschen vertrauen vor allem der Meinung von Expert*innen. Dazu gehören beispielsweise namenhafte oder bekannte Marktführer*innen, Branchenpartner*innen und andere Personen mit Autorität, die am Event teilnehmen werden.

Beispiele für Social-Proof-Elemente, die für das Einladungsmanagement wichtig sind:

• Erfahrungsberichte früherer Teilnehmenden
• Expert*inneninterviews und -meinungen über Ihr Event
• Frühere Teilnehmendenzahlen vom letzten Event
• Die Anzahl der bisher verkauften Tickets
• Branchenpartner*innen oder andere Autoritäten, die am Event teilnehmen werden
• Presseberichte

An der geeigneten Stelle – und das muss nicht das Ende der E-Mail sein – finden die Empfänger*innen den CtA-Button, den Call-to-Action-Button. Er fordert sie in der Regel auf, sich für die Veranstaltung zu registrieren oder für weitere Informationen die Website zum Event zu besuchen.

Vermitteln Sie mit dem CtA-Button eine positive Nachricht. Nennen Sie ihn nicht bloß „Registrierung“, sondern heben Sie noch einmal direkt die Vorteile hervor, zu handeln: „Jetzt den Frühbuchertarif nutzen“ oder „Jetzt kostenlos voranmelden“. Durch das Wort „jetzt“ schaffen Sie dabei eine gewisse Dringlichkeit, nicht erst später zu handeln.

Ganz entscheidend dabei: Nicht nur in Onlineshops, sondern auch bei Einladungsmails gilt, dass der Weg vom Klick auf den CtA-Button bis zum Abschluss des Kaufs möglichst kurz, übersichtlich und reibungslos verlaufen muss. Wenn der Klick auf den CtA-Button zu einem unübersichtlichen Registrierungsformular führt, verschreckt dies viele potentielle Teilnehmende. Gleiches gilt für technische Probleme.  

Die Einladung für Veranstaltungen ist eines der wichtigsten Mittel, um für Ihr Event zu werben. Nehmen Sie sich Zeit dafür – sie vermittelt einen ersten Eindruck, den Sie nicht trüben sollten. Ein auf Ihr Event abgestimmtes Einladungsmanagement hilft dabei.

Wenn einige Do’s und Don’ts beachtet werden, ist die Einladung schon die halbe Miete für den Erfolg Ihres Events. Diese und viele weitere Informationen, wie die perfekte Event-Einladung aussieht und was unbedingt beachtet werden sollte, finden Sie in unserem E-Book Event-Einladung. Folgen Sie den hilfreichen Tipps, kann eigentlich nichts mehr schiefgehen. 

Für maximale Professionalität und Effizienz empfiehlt sich das Einladungsmanagement von doo. Hier haben Sie über eine individuell gestaltbare Online-Registrierung nicht nur immer alle Zu- und Absagen sämtlicher Teilnehmenden abrufbar und im Blick, Sie können auch wiederkehrende Events mit bereits vorhandenen Templates effizienter gestalten, oder auch Ihre internen Prozesse rund um das Einladungsmanagement wie zum Beispiel die Synchronisation mit Ihrem CRM optimieren. Hier geht es direkt zum doo Einladungsmanagement.