VIP Attendee-Journey: Wichtige Kontakte identifizieren

Was ist eine Attendee-Journey?

Der englische Begriff Attendee-Journey kann als Teilnehmer-Reise übersetzt werden. Hierbei handelt es sich um die einzelnen Stationen, die ein Teilnehmer vor, während, aber auch nach einem Event durchläuft. Das reicht von der Einladung zur Veranstaltung über die Anmeldung und dem Check-in bis hin zum Check-out.
Um die Attendee-Journey zu messen, muss dafür das Teilnehmer-Engagement bei den einzelnen Stationen analysiert werden. Die Attendee-Journey startet beim ersten direkten Kontakt des Veranstalters mit dem Event-Teilnehmer.

Wie kann ich die Attendee-Journey abbilden und auswerten?

Um die Attendee-Journey abbilden und auswerten zu können, müssen vorab alle Berührungspunkte der Teilnehmer mit dem Event identifiziert werden. Jeder einzelne Schritt muss nachgezeichnet werden. Für jede Station der Teilnehmer-Reise wird dann eine Kennzahl festgelegt. Diese können dann im Anschluss analysiert werden.

Eine Event-Software, wie z. B. doo, kann diese Daten ganz einfach sammeln. Außerdem ermöglicht sie eine übersichtliche Darstellung der Ergebnisse. Interessante Messwerte, um die Interessen der VIPs herauszufinden, könnten z. B. folgende sein:

• Anmeldungen: Welches Angebot zieht welche Zielgruppe an?

• Teilnehmermanagement: Segmentierung der Teilnehmer nach Position, Budget, Unternehmen etc.

• Check-in: Wer nimmt an der Veranstaltung tatsächlich teil und wer kommt trotz Anmeldung nicht?

• Check-out: Wer bleibt bis zum Schluss und wer verabschiedet sich bereits früher?

• Teilnehmerinteressen: Welche Teilnehmer interessieren sich für welche Themen und besuchen welchen Vortrag bzw. Workshop?

• Teilnehmer-Engagement: Wie interagieren die einzelnen Teilnehmer?

Welche Kontakte kommen überhaupt zu meinen Events?

Sind die VIPs eines Events erstmal identifiziert, können diese zu einer Gruppe zusammengefasst werden.  Dadurch wird es möglich, speziell auf sie zugeschnittene Einladungen zu verschicken. Gezielte Segmentierung und Tracking hilft dabei, den Überblick zu bewahren.

Eine Event-Management-Software, wie z. B. doo, erleichtert diesen Vorgang. Das Programm erstellt Übersichten über die Öffnungsrate der E-Mails und über alle Zu- und Absagen. Außerdem lassen sich die Daten ganz praktisch als Excel-Tabelle herunterladen und im eigenen CRM weiterverarbeiten.
So weiß man vorab immer ganz genau, welche eingeladenen VIPs sich für die Veranstaltung angemeldet haben.
Ein professionelles Einlass-Management sowie integriertes Anwesenheits-Tracking erleichtert des weiteren den Überblick über die Check-ins bei der Veranstaltung.

Wie identifiziere ich VIPs für mein Event, also Kontakte, die besonders interessant für mich sind?

Ob CMOs, Budgetverantwortliche, Chefs oder Abteilungsleiter bestimmter Bereiche: In welchem Fall diese Personen in die VIP-Kategorie fallen, hängt ganz allein von der Zielsetzung des Events ab. Dabei ist es am einfachsten, erst einmal allgemein die relevante Zielgruppe zu bestimmen. Ist diese identifiziert, lässt sich daraus dann die VIP-Gruppe herausfiltern.

Wie erreiche ich die für mich relevante Zielgruppe?

Um die für ein Event relevante Zielgruppe zu erreichen, bietet sich eine Zielgruppenanalyse an. Je mehr über die potenziellen Event-Teilnehmer bekannt ist, desto zielgenauer können diese angesprochen werden. Bei der Zielgruppenanalyse müssen folgende Fragen im Zentrum stehen:

• Wie sieht der ideale Event-Teilnehmer aus?

• Welche Berufsgruppen und Positionen sollen angesprochen werden?

• Welche Motivation soll hinter der Event-Anmeldung des Teilnehmers stehen?

Können diese Frage beantwortet werden, steht einer gezielten Marketingkampagne nichts mehr im Wege.

Diese Daten lassen sich mithilfe einer Event-Software, die die Daten vergangener Events analysiert, zusammentragen. Oder aber sie werden durch Umfragen oder Marktforschung ermittelt. Newsletter-Anmeldungen geben ebenfalls einen Hinweis darauf, welche Zielgruppe sich für das Angebot interessiert.

Bestimmung der VIPs

Wie lassen sich denn nun VIPs bestimmen? Um VIPs zu identifizieren, die in erster Linie durch das Event erreicht werden sollen, kann folgendermaßen vorgegangen werden:

• Vorab-Recherche: Welche Personen könnten am meisten zur Erreichung der Event-Zielsetzung beitragen? Welche Voraussetzungen müssen diese Personen mitbringen?

• Anmeldeformular: Gezielte Abfrage der wichtigen Faktoren, wie z. B. Verantwortungsbereich, Position, etc.

• Interessenabfrage: Für welche Themen interessiert sich der Teilnehmer? Wie weit passt das mit der Event-Zielsetzung zusammen?

Wie kann ich die Attendee-Journey der VIPs optimieren und diese begeistern?

Jeder Berührungspunkt, bei dem der VIP mit der Veranstaltung in Kontakt kommt, sei es digital oder physisch, bietet Optimierungspotenzial. VIPs sind ganz normale Teilnehmer, die nur aufgrund von bestimmten Merkmalen vom Veranstalter in die Gruppe der VIPs eingeordnet wurden.

Das bedeutet, dass die Attendee-Journey von VIPs und Nicht-VIPs größtenteils gleich verläuft, mit Ausnahme von eventuell stattfindenden VIP-Programmpunkten. Anders als normale Teilnehmer erwarten VIPs jedoch meist mehr: mehr Aufmerksamkeit, mehr Komfort, mehr Perfektion. Um diese Erwartungen zu erfüllen, muss der Veranstalter zum einen die VIPs sehr gut kennen und zum anderen das gesamte Event-Erlebnis von der Einladung bis zur Kontaktaufnahme nach dem Event so angenehm wie möglich gestalten. Dabei ist es wichtig, nichts dem Zufall zu überlassen. Der Veranstalter muss das Event aus dem Blickwinkel des VIPs betrachten, um Schwachstellen aufzuspüren und zu beseitigen.

Dabei können Daten aus vergangenen Events hilfreich sein, aber auch alle schon bekannten Daten des aktuellen Events. Denn nur wer seine Event-Teilnehmer kennt, kann auch die VIPs begeistern.

Häufigste Probleme während der Attendee-Journey

Oft auftretende Probleme bei einer Veranstaltung, die zeigen, dass bei der Attendee-Journey noch Optimierungsbedarf besteht:

• Problem: Die Teilnehmer haben keine Ahnung, was auf der Veranstaltung angeboten wird.
        
  Lösung: Die Kommunikation mit den Teilnehmern vor und während des Events muss verbessert werden. Die Informationen können am besten mit einer Event-App übermittelt werden.

• Problem: Die Teilnehmer interagieren nicht miteinander. Es kommt kein Networking zustande.
        
  Lösung: Von Anfang an die richtigen Personen mit den gleichen Interessen einladen, damit es Anknüpfungspunkte gibt. Mithilfe von Social Media kann bereits vorab eine Community aufgebaut werden. Hier können sich Interessenten und Teilnehmer über das Event austauschen und vorab digital ins Gespräch kommen. Weitere Eisbrecher sind während des Events auch Wettbewerbe, Spiele oder sonstige Aktionen. Dadurch interagieren die Teilnehmer miteinander und kommen in Kontakt.

• Problem: Teilnehmer werden während des Events nicht über Programmänderungen oder sonstige organisatorische Änderungen informiert.
         
  Lösung: Eine Event-App mit Push-Nachrichten schafft hier Abhilfe. So sind alle Teilnehmer immer up to date.

• Problem: Interessenten tun sich schwer mit der Entscheidung, ob das Event ihren Interessen und Erwartungen entspricht. Sie sind sich unsicher, ob die Veranstaltung ihre Zeit und ihr Geld wert ist.
           
  Lösung: Optimierung der Marketingstrategie und gezielteres Eingehen auf die Kernthemen des Events. Eine Event-Landingpage bietet Interessenten und Teilnehmern Orientierung hinsichtlich wichtiger Informationen wie Datum, Location, Preis und Programm. Eine übersichtliche und ansprechende Darstellung aller Informationen erleichtert dann zusätzlich nochmals die Entscheidung.

• Problem: Der Registrierungsprozess ist zeitaufwendig und unübersichtlich.
         
  Lösung: Das Anmeldeformular überarbeiten und optimieren. Es muss sichergestellt werden, dass technisch alles einwandfrei funktioniert.  Auch der Aufbau sollte klar und einleuchtend sein.

• Problem: Lange Wartezeiten beim Check-in sowie fehlende Beschilderung, wodurch sich die Teilnehmer in der Location nur schwer zurechtfinden.
          
  Lösung: Schnellerer Einlass durch Smartphone-App oder Gesichtserkennung. Es sollte für eine übersichtliche Beschilderung gesorgt werden. Bei großen Locations ist den Teilnehmern ein Lageplan zur Verfügung zu stellen.

Vom Event-Planer hin zum Attendee-Journey-Designer

Um ein erfolgreiches Event zu veranstalten, reicht es nicht mehr aus, denselben Plan immer und immer wieder bei allen Veranstaltungen unverändert anzuwenden. Vielmehr sind Kreativität und Innovation gefragt. Natürlich muss das Organisatorische stimmen, wie die Location, das Catering, die Programmpunkte sowie das Einladungs- und Teilnehmermanagement. Dabei darf aber nicht vergessen werden, wie die Teilnehmer das Event subjektiv empfinden. Das Gefühl, das die Event-Teilnehmer nach der Veranstaltung haben, ist ausschlaggebend für die Bewertung des Events.

Eine optimale und erfolgreiche Attendee-Journey verhilft genau dazu: den Teilnehmern ein Event zu bieten, das sie begeistert und nach dem sie mit einem guten Gefühl nach Hause gehen.