Wo, wie, von wem und wann erhält man nützliches Feedback, um Events zu optimieren und zu professionalisieren? Welche digitalen Tools gibt es?

Zahlreiche Unternehmen handeln in der Regel nach dem Minimal- oder Maximalprinzip: die gesteckten Ziele mit minimalem Aufwand erreichen oder aus dem verfügbaren bzw. geplanten Budget das Maximale herausholen. Dies gilt auch in der Budgetplanung von Marketing und Events. Damit das Budget optimal eingesetzt werden kann ist eine laufende Performance-Optimierung auch mittels Feedback von unterschiedlichen Teilnehmerkreisen notwendig.

Die zentrale Frage bei Veranstaltungen heißt: „Wo besteht aktuell Verbesserungspotential?“

Die Antwort findet man z.B. intern heraus, indem man den Event-ROI berechnet.

Für eine 360°-Betrachtung des Events ist aber das Feedback von Partnern und vor allem von den Event-Teilnehmern entscheidend. Speziell bei wiederkehrenden Veranstaltungen hilft eine permanente und durchdachte Feedback-Abfrage bei der Evaluation und stetigen Verbesserung des Events.

Nur dadurch bleibt ein Event anhaltend erfolgreich und gut besucht.

Tipps für die Optimierung von (virtuellen) Veranstaltungen

Feedback dient dazu, zu wissen, was die Teilnehmer sich wünschen und es nicht zu erahnen. Wer Feedback einholt, stellt sich den Rückmeldungen. Diese können sowohl positiv als auch negativ ausfallen. Hierbei gilt stets, dass negatives Feedback besser ist als gar keines. Nur so erhält man wertvolle Informationen für die Planung eines aktuellen oder folgenden Events.

Gerade bei kostenfreien virtuellen Event-Formaten fällt zudem die No-Show Rate oft relativ hoch aus, denn eine digitale Anmeldung ist schnell erledigt. Ob der Anmelder tatsächlich teilnimmt, entscheidet er häufig erst später. Hier sind entsprechende Feedback-Abfragen also bereits vor dem Event hilfreich, um z.B. Inhalte nach Interessen zu personalisieren und zu optimieren.

Wer seine Veranstaltung langfristig für alle Beteiligten positiv und wertvoll gestalten und vor allem die No-Show Rate gering halten möchte, legt also großen Wert auf umfassende Feedbackprozesse vor, während und nach einer Veranstaltung.

Effiziente Umfragen: Wie erhalte ich mein Feedback?

Feedback wird meist  vom Veranstalter oder einzelnen Dienstleistern eingeholt. Die Mittel und Wege sind sehr unterschiedlich und kommen auf die jeweilige Ausgangssituation an.

Sollen nur einige wenige Leute befragt werden und sind diese persönlich bekannt, kann man schlicht zum Telefonhörer greifen. Dies vermittelt zugleich Wertschätzung und zeigt, dass man die Anliegen seiner Kunden ernst nimmt. Außerdem erhält man beim persönlichen Gespräch häufig weitaus detaillierteres Feedback.

Bei größeren Events mit zahlreichen Teilnehmern ist dieser Weg aufgrund der deutlich höheren Zahl der Befragten bzw. verfügbaren Meinungen kaum möglich. Es bietet sich daher an, die Befragung mithilfe einer Software digital durchzuführen. Man spart deutlich Zeit und kann verschiedene Auswertungen und Grafiken automatisch erstellen. 

Grundsätzlich empfiehlt sich für die Feedback Abfrage aber immer eine digitale Lösung, damit die Daten sicher gespeichert und ausgewertet werden können. Ferner vermeidet man nicht nachhaltiges Papierchaos vor Ort. Mehr Details dazu finden Sie weiter unten unter „Umfragen und Feedback Tools“.

Tipp: Wo immer es geht, führen Sie Befragungen zusätzlich persönlich durch, um Wertschätzung zu vermitteln und hochwertiges Feedback zu erhalten. Bilden Sie dazu einen kleinen repräsentativen Kreis aus den wichtigsten Teilnehmern, Mitarbeitern und weiteren Beteiligten und Partnern.

Effizientes Feedback: Wen befrage ich?

Für die Evaluation eines Events ist es ideal, den Kreis der Befragten zu segmentieren.

1. Teilnehmer

In erster Linie ist das Feedback der VIP-Teilnehmer von Interesse, denn sie sind die Hauptzielgruppe. Daneben ist selbstverständlich auch der Gesamteindruck aller Teilnehmer von großer Bedeutung. Dieser spiegelt die allgemeine Stimmung und Haltung zum Event wieder und entscheidet, ob und wie ein Folgeevent stattfinden kann. Bei dieser Gruppe lohnt sich eine Umfrage auch schon vor bzw. während des Events, um beispielsweise nach inhaltlichen Präferenzen zu fragen und das Event entsprechend zu gestalten.

Tipp: Lesen Sie im folgenden Artikel, wie Sie Ihre “VIP-Kontakte identifizieren”.

2. Sponsoren und Aussteller

Des weiteren ist die Einschätzung von Sponsoren und Ausstellern aus wirtschaftlicher Sicht besonders wichtig. Von der Zufriedenheit dieser Zielgruppe hängt das weitere Engagement und somit häufig die Finanzierung von Folgeveranstaltungen ab.

3. Dienstleister

Wertvolles Feedback erhält man zudem von Dienstleistern/ Lieferanten und Partnern. Diese kennen sich in der Branche aus und können die Veranstaltung sehr gut mit ähnlichen Events vergleichen. Hier erhält man also interessante Anregungen zur Optimierung seines Events – nicht nur aus dem Blick eines Teilnehmers, sondern auch aus organisatorischer Sicht

4. Mitarbeiter

Nicht zu unterschätzen ist auch der Personenkreis der Mitarbeiter. Wie bewerten die Kollegen die Planung oder den Ablauf des Events vor Ort? Welche Optimierungsmöglichkeiten gibt es bei der Organisation? Gab es möglicherweise schon persönliche Gespräche mit Teilnehmern vor Ort, die Feedback gegeben haben? Die persönlichen Feedbacks des Organisations-Teams (auch schon während der Planung) wird die Planung und Gestaltung des aktuellen sowie des nächsten Events entscheidend beeinflussen.

Feedback Umfrage

Praxis-Tipps: Wann und wie erhalte ich nützliches Feedback?

Wenn man eine Befragung vornimmt, sollte man ein paar Dinge im Vorfeld beachten. Denn nur mit zielgerichtetem Feedback ist man in der Lage, Optimierungen herbeizuführen.

Kritisch ist in erster Linie der Zeitpunkt der Befragung. Je nach Ziel kann die Umfrage vor, während und nach dem Event erfolgen.

Beispiele: Fragen vor dem Event:

  • Welche Themen sind für das kommende Event interessant?
  • Bevorzugen die Teilnehmer ein zwangloses Barbecue im Stehen oder ein feines gesetztes Dinner?
  • Würden die Gäste lieber live oder digital teilnehmen?
  • Welche Sorgen und Ziele hat der Teilnehmer?

Beispiele: Fragen während des Events:

  • Wie ist die aktuelle Stimmung?
  • Wie gefällt den Teilnehmern Workshop 3?
  • Wie beurteilen die Aussteller die Besucherqualität an Messetag 2?

Beispiele: Fragen nach dem Event:

  • Was hat den Gästen gut (Highlights) und weniger gut gefallen?
  • In wieweit wurden die Erwartungen erfüllt?
  • Welches war der interessanteste Vortrag und warum?
  • Würden die Teilnehmer beim nächsten Mal wieder teilnehmen und das Event sogar weiterempfehlen?
  • Hat die Veranstaltung die Einstellung zu einem bestimmten Thema verändert?
  • Gibt es konkrete Verbesserungsvorschläge?

Die Feedback Abfrage nach dem Event sollte unbedingt zeitnah erfolgen, solange die Eindrücke noch frisch sind und der Befragte sich erinnern kann. Im Rahmen eines Events zeugt eine schnelle Befragung zudem von Professionalität und Wertschätzung und rundet die Veranstaltung ab.

Tipp: Weitere relevante Beispiel Fragen für die einzelnen Teilnehmergruppen finden Sie im Blogartikel „Feedback: mit den richtigen Fragen zum Event-Erfolg”.

 

Ziele der Umfrage:

Zudem ist es wichtig, die richtigen Fragen zu stellen, um die passenden Antworten zu bekommen. Daher sollte man sich überlegen, was genau man erfahren bzw. welche Ziele man mit seiner Umfrage erreichen möchte. Praktisch ist es hierbei, „vom Ende zu denken“. Möchte man beispielsweise erfahren, ob ein Teilnehmer zum nächsten Event kommt, lohnt sich ein Blick in die Voraussetzungen hierfür. Kriterien für ein erneutes Erscheinen können sein:

  • Interesse (-> Frage nach Inhalten)
  • Budget (-> Frage nach Preisstruktur)
  • Verfügbarkeit (-> Frage nach Terminierung)
  • Organisation (-> Fragen zur Anreise und Unterkunft)

 

Zeitaufwand: Anzahl und Arten von Fragen

Eine fundierte Meinung einzuholen, bedeutet für den Befragten immer einen gewissen Zeitaufwand. Um diesen zu minimieren und die Wahrscheinlichkeit zur Teilnahme zu erhöhen, lohnt sich eine gute Struktur in der Fragestellung. So sind Multiple Choice-Fragen (Mehrfachauswahl oder Schulnotenskala) relativ unkompliziert. Offene Fragen ermöglichen individuellere Angaben, bedeuten aber auch mehr Zeitaufwand beim Beantworten und bei der Auswertung. Durchdenken Sie also bereits vorab, welche Fragen wirklich wichtig und zielgerichtet sind. Ferner ist es hilfreich vorab anzugeben, wie viel Zeit die Feedback Abfrage circa in Anspruch nehmen wird.

Tipp: Mithilfe einer entsprechenden Software können bestimmte Teile einer digitalen Umfrage auch vorbefüllt werden. Die gilt z.B. falls die Umfrage nicht anonym ist für die Kontaktdaten oder wenn ein Teilnehmer bereits im Newsletter auf eine bestimmte Anzahl Sterne geklickt hat.

Umfragen und Feedback Tools

Für die Durchführung von Befragungen stehen verschiedene Softwarelösungen zur Verfügung. Sie unterscheiden beispielsweise hinsichtlich der Fragemöglichkeiten, der Auswertung, den Gestaltungsoptionen oder der Preise. Zum anderen reicht das Angebot von kostenlosen Tools im Branding des Tool-Anbieters oder mit fremder Werbeplatzierung bis zur kostenpflichtigen integrierten All-in-one-Lösung, entweder als Miet- oder Kaufversion.

Für ein hochwertiges und professionelles Gesamterlebnis beim Teilnehmer empfiehlt sich eine Feedback Umfrage im eigenen Corporate Design. Zudem sollte bedacht werden, wie und in welcher Form die Abfragedaten gespeichert werden, damit sie auch später nochmals eingesehen werden können (Stichwort: DSGVO).

doo Formulare und Umfragen

Wie funktionieren Formulare & Umfragen in doo?

Die doo Lösung bietet Veranstaltern ein integriertes Umfrage-Modul innerhalb der Plattform. Damit können Sie schnell und einfach Feedback vor, während oder nach einem Event einsammeln, speichern und auswerten.

  • Abfrage via E-Mail oder auf der Webseite
  • verschiedene Umfrageoptionen und Ratings
  • Umfrage-Auswertung als Grafik oder Export

Sehen Sie im Video wie einfach das aussieht:

Die entscheidenden Vorteile gegenüber anderen Feedback-Tools sind:

  • Zentrale Erstellung, Bearbeitung und Auswertung im Team mit nur einer Software.
  • Speichern aller Teilnehmerdaten DSGVO-konform an einem Ort.
  • Direkte Verknüpfung des Umfrage-Moduls z.B. mit dem E-Mail Editor. Dies garantiert einen reibungslosen Ablauf im Feedback-Prozess.

Der Ablauf könnte beispielsweise folgendermaßen aussehen:

  1. Erstellung der Umfrage und Versand über den doo E-Mail Manager
  2. Teilnehmer klickt z.B. auf 4 Sterne in der E-Mail und wird automatisch zum Umfragenformular weitergeleitet. Dieses ist bereits mit seiner ersten Bewertung und (falls nicht anonym) optional mit seinen Kontaktdaten vorbefüllt.
  3. Die Umfrage Antworten können in einer Excel-Datei heruntergeladen werden.
  4. Persönliches Nachhaken z.B. bei bestimmten Antworten von VIPs.
  5. Fortlaufende Optimierung des Events.

Fazit

Feedback ist im Rahmen des Optimierungsprozesses unerlässlich. Einerseits lässt sich die Qualität des Events weiter steigern, wenn man gezielt auf die Bedürfnisse der verschiedenen Zielgruppen eingeht. Andererseits signalisiert man seinen Gästen und Partnern ein ehrliches und professionelles Interesse an deren Meinung. Hochwertiges Feedback sowie kontinuierliche Verbesserungen sind für erfolgreiche Veranstaltungen entscheidend.

Effiziente Events