Die Event-Planung läuft auf Hochtouren. Die Zahlen aus dem Controlling sind positiv. Einzig die Buchungen bleiben noch hinter den Erwartungen zurück. Was tun? E-Mail-Kampagnen können hier die Lösung sein. Wir verraten 5 Tipps, wie diese optimalerweise aussehen sollten.

Die Event-Planung läuft auf Hochtouren. Die Zahlen aus dem Controlling sind positiv. Einzig die Buchungen bleiben noch hinter den Erwartungen zurück. Was tun? Kein Grund zur Sorge: Auch kurzfristig kann jetzt noch eine erfreuliche Buchungsquote erreicht werden. Mit einer gezielten und kostengünstigen Werbemaßnahme: E-Mail-Kampagnen.

Einzige Voraussetzung: Die E-Mail muss zur Zielgruppe passen wie die Faust aufs Auge! Mit der passenden Event-Software gestalten, versenden und analysieren Sie Ihre Mails und entwickeln erfolgreiche Kampagnen.

Erfolgreiche E-Mails gestalten – schnell und einfach

Selbstverständlich kann auch bei der E-Mail-Entwicklung nicht auf eine sorgfältige Mediaplanung verzichtet werden. Der Versandtermin muss genauso festgelegt sein, wie Thema, Inhalt und Länge der Mail. Und falls eine Reihe von Mails geplant sind, sind auch die Zeiträume zwischen den Versandtagen zu organisieren.

Gegenüber klassischen Werbemaßnahmen gibt es allerdings einen wesentlichen Vorteil: Sie sind nicht auf lange Planungsvorläufe angewiesen und bleiben unabhängig von nicht selten erheblichen Lieferzeiten externer Lieferanten.

Im Gegenteil: Mit relativ geringem Aufwand ist man selbst dazu in der Lage, aus eigenen Mitteln und der Unterstützung durch professionelle Software eine erfolgreiche Kampagne auf die Beine zu stellen – vorausgesetzt: Die eigene Zielgruppe und ihre Bedürfnisse sind bekannt und man hat ein Gespür für die richtige Ansprache selbiger.

Alle guten Dinge sind 3: Fingerspitzengefühl, Expertise und professionelle Softwareunterstützung

Es soll zu einem Event geladen und dafür wertvolles Adressmaterial der Zielgruppe genutzt werden. Jetzt muss Feingefühl und Expertise bewiesen werden, wenn es darum geht, die Interessenten zielgerichtet und überzeugend anzusprechen. Eine qualifizierte Event-Software unterstützt dabei. Sie gestaltet E-Mails Schritt-für-Schritt gemeinsam mit dem Nutzer, bietet individuelle Gestaltungsmöglichkeiten und liefert eine Analyse mit der die eigenen E-Mail-Kampagne optimiert werden können.

Diese 5 Elemente muss eine gute E-Mail enthalten

Was muss eine Einladungs-Mail zwingend enthalten? Mit der E-Mail-Einladung zum Event wird sozusagen die eigene Visitenkarte überreicht. Hier ist professionelles Auftreten gefragt, wenn das Ziel, nämlich die Buchung, erreicht werden soll. Diese 5 Elemente sind unverzichtbar. Unbedingt achten sollte man dabei auf eine strukturierte, vollständige und angenehme Präsentation der Einladung – sie steht für die Professionalität des eigenen Unternehmens.

Element 1: First things first – Worum geht´s?

Natürlich sollte man nicht gleich mit der Tür ins Haus fallen und den Empfänger der Mail mit Informationen überschütten. Der Adressat erhält zunächst strukturiert und übersichtlich alle relevanten Veranstaltungsinformationen. Es müssen also folgende Fragen geklärt werden: Worum geht’s? Genauer Wer? Was? Wann? Wo?.

Abb.: Die 5 W-Fragen sollten in jeder guten Einladung beantwortet werden.

Die Veranstaltungsinformationen müssen nicht manuell in die E-Mail übertragen werden. Eine qualifizierte Event-Software wird diese Arbeit abnehmen und die Angaben automatisch übernehmen.

Jetzt gilt es zu entscheiden, wie intensiv informiert werden sollte. Inwieweit soll die Frage nach dem Wie? der Veranstaltung beantwortet werden? Ist es sinnvoll, Themen und Redner, Aktionen, After-Events etc. zu erwähnen, vielleicht sogar ausführlich zu beschreiben? Oder würden diese zusätzlichen Angaben die E-Mail überfrachten und zu einem vorzeitigen Prozessabbruch beim Empfänger führen? Hier ist Expertise und Testbereitschaft gefragt.

Element 2: Mit der Signatur auf der sicheren Seite

Ein weiteres zwingendes Element einer E-Mail ist die Signatur. Wird der Pflicht zur E-Mail-Signatur nicht nachgekommen, begibt man sich auf rechtlich dünnes Eis.

Qualifizierte Event-Software bietet ein eigenes Eingabefeld für die eigene Signatur, was die Erstellung von Mails sehr vereinfacht.

Element 3: Ohne Call to Action-Button keine Buchung

Der Call to Action-Button ist der Appell an den Empfänger zu handeln. Visuell wird er als Druckknopf dargestellt. Es sollte darauf geachtet werden, dass der Button ansprechend ist und in dem eigenen, passenden Corporate Design erscheint. Er muss deutlich sichtbar und gut platziert sein, eventuell sogar mehrfach innerhalb der Mail. Denn er ist die konkrete Handlungsaufforderung als direkter Link zum Buchungsformular.

Zu- und Absage

Beschriftet werden sollte er mit einer kurzen, aussagekräftigen Aufforderung, wie etwa „Jetzt teilnehmen“, oder „Frühbucher-Rabatt sichern“.

Über den Call to Action bzw. seine Beschriftung sollte gründlich nachgedacht werden, denn schließlich bringt er die Konvertierung vom Adressaten zum Kunden.

Element 4: Bilder erzeugen Emotionen

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte stimmt nicht immer. Klar ist aber, Bilder werden schneller aufgenommen und erzeugen unmittelbar Emotionen. Ein Bild versetzt sofort in eine bestimmte Atmosphäre. Nutzen Sie das für Ihre E-Mail: schon im Header, also gleich zu Beginn Ihres Schreibens. Und im Text selbst unterstreichen Sie das Gesagte mit beschreibenden Bildern. Gehen Sie bei der Auswahl Ihrer Bilder akribisch vor: Präsentieren Sie sich und Ihr Event professionell mit ansprechenden Bildern!

Abb.: Gestalten Sie Ihr Layout ganz nach Ihren Wünschen.

Element 5: Welche Sprache spricht Ihre Zielgruppe?

Wenn der Event-Verantwortliche eine andere Sprache spricht, als seine Empfänger, kommt es zu keiner Verständigung. Die Einladung zum Event läuft ins Leere. Daher sollte vorher genau bekannt sein, welche Sprache die eigene Zielgruppe spricht und wie ich diese am besten ansprechen und überzeugen kann.

Dafür sollten die eigenen Zielgruppenanalysen betrachtet und falls vorhanden, ein besonderes Augenmerk auf deren Wortlaute gelegt werden. Sind dafür notwendige Analyse-Arbeiten noch nicht soweit gediehen, sollte spätestens jetzt damit begonnen werden!

Am besten ist es, mit der eigenen Zielgruppe persönlich in Kontakt zu treten. Falls das aber zeitlich vor dem Versand der Mail nicht machbar ist, kann auch auf eine Internet-Recherche zurückgegriffen werden. Hier macht es Sinn, Foren und Plattformen zu durchforsten, in denen sich die Zielgruppe austauscht. Dadurch kann ein Sprachgefühl für die Bedürfnislage der Mail-Empfänger entwickelt und Schlagworte ermittelt werden, die die Zielgruppe bewegen.

Im Idealfall wurde bereits bei der Themenauswahl zum Event eine Art Schlagwort-Analyse erstellt. Damit können diese Reizwörter jetzt aufgegriffen und in die Einladung integriert werden. Dadurch wird dem Empfänger gezeigt, dass seine Bedürfnislage bekannt ist und es konkrete Lösungen dafür gibt. Nur so kann Interesse am eigenen Angebot geweckt und erfreuliche Buchungszahlen erreicht werden.

Zielgruppe segmentieren und gezielt bewerben – So geht’s

Eine Zielgruppe ist nicht homogen. Selbst die Reizworte können innerhalb der Zielgruppe keinen Anspruch auf Allgemeingültigkeit erheben. Es kommt also darauf an, gravierende aber auch diffizilere Unterschiede innerhalb der Zielgruppe wahrzunehmen und diese verschiedenen Segmenten zuzuordnen.

Das ist natürlich aufwändig, wenn sich zuvor keine Gedanken darüber gemacht wurden. Jetzt wird es auf jeden Fall Zeit, dies nachzuholen! Das belohnende Ergebnis wird eine deutlich bessere Ausschöpfung des eigenen Adressmaterials sein. Denn je gezielter die Ansprache, desto deutlicher die Resonanz und Conversion.

Jetzt braucht es Hirnschmalz: passgenaue E-Mails

Dazu muss das Adressmaterial gesichtet, die Kontakte sortiert und damit verschiedene Pools gebildet werden. Für jedes Zielgruppen-Segment sollte versucht werden, eine spezifische E-Mail oder E-Mail-Kampagne zu gestalten. Das bedeutet keinen großen Mehraufwand: Oftmals ist ein anderes Bild, veränderte Schlagworte, eine andere Ansprache und manchmal sogar die farbliche Gestaltung (des Buttons) entscheidend.

Auch hier gilt: Das falsche Schreiben an die falsche Person bedeutet bestenfalls Ignoranz, schlimmstenfalls keine oder negative Reaktion. Man sollte es auf keinen Fall darauf ankommen lassen und damit das wertvolle Adressmaterial verbrennen. 

Bauchgefühl oder lieber Testversand?

Versetzt man sich in die Lage des Mail-Empfängers, kann man besser objektiv bewerten, ob der fertige Mail-Entwurf angenehm, informativ und unwiderstehlich gestaltet ist. Hier muss man sich ehrlich fragen: Wird der Empfänger der Handlungsaufforderung gleich und gerne nachkommen und das Event buchen?

Wo immer Unsicherheit herrscht, sollte ein Alternativvorschlag entworfen und sich Bestätigung durch einen Testversand eingeholt werden. So können gravierende Fehlentscheidungen vermieden werden. Mit der Analyse-Funktion professioneller Event-Software können E-Mail-Kampagnen fortlaufend optimiert werden. Damit lässt sich die Zielgruppe zielgerichteter und individueller ansprechen und man sichert sich dadurch gut besuchte Events.

Diese Elemente sollten getestet werden

Um zu testen, welche Elemente oder Inhalte besser funktionieren, sollte ein Testversand an einen Teil der Empfänger mit statistischer Relevanz durchgeführt werden. Je nachdem, welches Element auf dem Prüfstand steht, kann man ein A/B-Testing durchführen.

Soll eine knappe E-Mail gegen eine ausführlichere Version getestet werden? Oder soll der Call to Action-Button unterschiedliche Beschriftungen erhalten? Ist es sinnvoll, differenzierte Reizworte gegeneinander zu testen? Oder geht es um die Frage, ob die ausgewählten Bilder die passende Atmosphäre erzeugen?

Prinzipiell darf alles getestet werden, unter einer Bedingung: Die Test-E-Mail B darf gegenüber der Variante A nur ein anders gestaltetes Element enthalten. Ansonsten gibt es keine validen Ergebnisse und man kann nicht ermitteln, woran der Misserfolg oder Erfolg des E-Mailings liegt.

Das hat Spaßfaktor: Auswertungen per Knopfdruck

Es gibt viele unsichere Faktoren für das Ergebnis einer E-Mail-Kampagne. Die Ergebnisse lassen sich nicht wissenschaftlich begründen. Nur intensives Testen kann hier weiterhelfen. Die Ergebnisse sollten ausgewertet und damit der Hauptversand optimiert werden. Diese Auswertung kann und soll auch für nachfolgende Event-Einladungen verwendet werden.

So wird ausgewertet und optimiert: Sie vergleichen die Kampagnenerfolge. Sie vergleichen Öffnungsraten. Sie bereinigen Ihren Adressbestand von bounced Mails, also zurückgewiesenen Adressen. Sie sehen, wo der Empfänger geklickt hat, an welcher Stelle er den Buchungsprozess abgebrochen oder wann er gebucht hat. Mit qualifizierter Event-Software erhalten Sie die Auswertungen per Knopfdruck.

Abb.: Alle Daten auf einen Blick in nur einem Tool.

Das Geheimnis erfolgreicher E-Mail-Gestaltung

E-Mails als Event-Einladung lassen sich unaufwändig gestalten, wenn man die eigene Zielgruppe gut kennt. Dabei kann eine professionelle Event-Software unterstützen und die E-Mail-Gestaltung zum kreativen Erlebnis werden lassen. Mit den Analyse-Funktionen von Event-Software können erste Ergebnisse direkt nach dem Versand eingesehen werden. Ergebnisse mit Relevanz für das eigene Unternehmen, denn das Ziel ist klar: Buchungen! Buchungen! Buchungen!

Die herausragenden Vorteile der E-Mail-Werbung nutzen Sie, wenn Sie die Elemente der E-Mail-Gestaltung beachten. Schöpfen Sie Ihr Adressmaterial 100% aus und freuen Sie sich über umsatzstarke Events!