Die 10 wichtigsten Event-KPIs

Was sind KPIs?

Der Begriff KPI stammt aus dem Englischen und ist die Abkürzung für „Key Performance Indicator“. Mit diesen Werten wird festgestellt, inwieweit die vorher bestimmte Zielsetzung erreicht wurde. Werden KPIs regelmäßig erhoben, kann man aus den Daten herauslesen, was funktioniert und was nicht. KPIs geben somit Informationen an die Hand, auf deren Grundlage sich Veranstalter die Frage stellen können: Was muss aufgrund dieser Daten anders gemacht und verbessert werden?

Warum überhaupt KPIs?

Um den Erfolg bzw. den Erreichungsgrad der gesteckten Event-Ziele zu bestimmen, bedarf es der Festlegung und Messung von KPIs. Um sich dabei nicht in der Vielzahl an Messwerten und Kennzahlen zu verlieren ist es wichtig, die für das jeweilige Event wichtigen KPIs zu erkennen, zu tracken und zu analysieren.

Wir haben für Sie deshalb 10 wichtige KPIs zusammengetragen, an denen Sie sich orientieren können. Mithilfe dieser Daten kann der Erfolg eines Events gemessen und Optimierungsmöglichkeiten bestimmt werden. Diese Daten sind außerdem wichtig, wenn Sponsoren für die Veranstaltung gewonnen werden sollen.
     

1. Anmeldungen

Der offensichtlichste Indikator, um den Erfolg eines Events zu messen, ist die Zahl der Event-Anmeldungen. Dies sollte am besten in Echtzeit erfolgen, damit man im Nachhinein feststellen kann, wann genau die meisten Anmeldungen kamen und ob bestimmte Marketingmaßnahmen zu einem Anstieg bei den Anmeldungen geführt haben.

2. Event-Teilnehmer vor Ort

Hierbei handelt es sich um eingecheckte Teilnehmer. Es gilt herauszufinden, wie viele Menschen sich für das Event angemeldet haben und wie viele dann tatsächlich vor Ort erscheinen. Diese Daten erhält man mithilfe eines guten Einlassmanagements, durch das jeder Check-In registriert wird. Stellt sich bei der Analyse dieses KPIs heraus, dass es eine ungewöhnlich große Diskrepanz zwischen der Zahl an Anmeldungen und den Event-Teilnehmern vor Ort gibt, sollten sich Veranstalter folgende Fragen stellen: Warum melden sich Leute zum Event an, erscheinen dann aber nicht? An welchem Punkt verliert man die Teilnehmer?

Zusätzlich kann man auch das Engagement und Verhalten der Teilnehmer vor Ort erheben. Welche Vorträge besuchen interessante Kontakte? An welchen Themen ist der erfolgversprechende CMO interessiert? Sind Ihre Teilnehmer motiviert oder besuchen sie lieber das Buffet? All diese Fragen lassen sich mit der richtigen Lösung beantworten, da die notwendigen Daten erhoben, ausgewertet und in der Attendee-Journey dargestellt werden können.

3. Erwähnung auf Social Media-Plattformen

Dies lässt sich mithilfe der Beobachtung von Hashtags ermitteln. Für jedes Event verwenden Social Media-Nutzer spezielle Hashtags, die es herauszufinden gilt. Sind diese identifiziert, kann ermittelt werden, wie oft, wo und von wem diese verwendet werden. Veranstalter können von Anfang an auch selbst dafür sorgen, kurze, prägnante Hashtags für ihr Event zu kreieren und selbst in ihren Posts und Tweeds zu verwenden. Gefallen diese der Community, werden die Leute sie dann auch selbst verwenden.

4. Social Media-Engagement

Hierbei handelt es sich um das direkte Reagieren von Usern auf von den Veranstaltern veröffentlichte Posts oder Tweets. Kommentare und Social Shares sind die Kennzahlen, die hier analysiert werden. Je öfter Event-Posts geteilt werden und je mehr positive Kommentare sie erhalten, desto größer das Social Media-Engagement, was sich wiederum positiv auf den Bekanntheitsgrad und das Image des Events auswirkt. Dadurch lässt sich auch herausfinden, welche Inhalte bei der Zielgruppe gut ankommen und welche eher uninteressant sind.
Dieser KPI bietet einen Hinweis auf die Qualität und Relevanz des Events und auch, wie erfolgreich die Social-Media-Vermarktung des Events läuft. Denn Menschen teilen nur Dinge, mit denen sie sich identifizieren können und was ihnen gefällt. Entspricht oder übertrifft das Event gar die Erwartungen der Zielgruppe oder haben sie daran etwas auszusetzen, machen sie das auch auf Social Media-Plattformen publik. 

5. Umsatz

Wie viel Umsatz wurde mit dem Event erzielt? Dabei ist es wichtig herauszufiltern, wie viel Umsatz woher kam. Wie viel Umsatz erzielten die einzelnen Ticketarten? Wie viel Umsatz wurde durch welche Zielgruppe erzielt? Der Umsatz zeigt außerdem an, welche Nachfrage es am Markt für das Event gibt.

6. Gewinn

Natürlich ist nicht nur wichtig, wie viel Umsatz mit dem Event gemacht wurde, sondern auch der tatsächliche Gewinn nach Abzug aller Kosten. Dieser Indikator bietet Hinweise darauf, welche Kosten für zukünftige Events niedriger gehalten werden können und wo hinsichtlich des Kosten-Nutzen-Verhältnisses noch Optimierungsbedarf besteht.

7. Wiederkehrende Teilnehmer

Handelt es sich um ein regelmäßig stattfindendes Event, ist es interessant herauszufinden, wie viele Stammkunden es gibt. Das lässt Rückschlüsse auf die Zufriedenheit der Event-Teilnehmer zu und auf das Interesse der Zielgruppe hinsichtlich des Inhalts. Je mehr wiederkehrende Teilnehmer das Event hat, desto sicherer kann der Veranstalter sein, dass das Event-Konzept funktioniert.

8. E-Mail-Marketing

Das richtige Marketing vor einem Event setzt den Grundstein für den Erfolg. Ohne erfolgreiches Marketing wird es schwierig, die Zielsetzungen für das Event zu erreichen. Denn nur mit einer guten Marketing-Strategie lässt sich das Event ausverkaufen bzw. die Teilnehmerrate erhöhen.
Deshalb sollte ein KPI sich auf das E-Mail-Marketing beziehen. Kennzahlen hierbei sind die Öffnungsraten oder auch wie oft auf den Anmeldungslink geklickt wird. Durch diese Daten kann der Erfolg des E-Mail-Marketings gemessen und eine Optimierung für zukünftige Kampagnen erleichtert werden.

Teil des E-Mail-Marketings ist auch das Einladungs-Management. Eine Event-Managment-Software, wie z. B. doo, bietet eine praktische Möglichkeit der Auswertung. KPIs wie die Öffnungsraten können ausgewertet werden, aber auch, wer die E-Mail geöffnet hat, dann auf den Link innerhalb der Einladung geklickt hat und die Anzahl der daraus resultierenden Anmeldungen. Werden Einladungen nicht geöffnet oder melden sich die Eingeladenen nicht an, können individuell gestaltete Erinnerungsmails automatisch verschickt werden.

9. App-Downloads

Wurde für die Veranstaltung eine App programmiert, ist ein weiterer interessanter KPI die Anzahl der Downloads. Event-Apps können Kosten sparen, indem keine Programme mehr ausgedruckt werden müssen und auch alle sonstigen Informationen durch die App geliefert werden. Gibt es eine Strategie, mit der die Teilnehmer animiert werden sollen, diese Event-App herunterzuladen und zu benutzen? Dann ist es sinnvoll, die Downloads zu tracken, um den Erfolg dieser Strategie als auch der App zu evaluieren.

10. Conversion Rate (Landingpage)

Ein weiterer interessanter Indikator ist das Verhältnis der Landing Page-Besucher zu den Event-Anmeldungen über die Landing Page. Bleibt dieses Verhältnis hinter den Erwartungen zurück, ist das ein Hinweis darauf, die Event-Landing Page zu optimieren und Texte, Bilder, Design oder Farben anzupassen.
     

Welcher KPI ist für ein Event am wichtigsten?

All diese KPIs sind wichtige Erfolgs-Indikatoren für ein Event. Auf welche man sich fokussiert, hängt von der Event-Zielsetzung ab. Generell ist die beste Strategie, sich erst einmal auf einen KPI zu fokussieren, diesen zu verbessern und dann den nächsten zu optimieren.

Key Performance Indikatoren messen

Je nach Art des KPI wird der Indikator unterschiedlich gemessen. Die meisten lassen sich jedoch mithilfe von Google Analytics oder einer Event-Management-Software wie doo messen.
Die entsprechenden Daten werden automatisch vom System erhoben und müssen nur noch ausgelesen und bewertet werden. Mithilfe einer solchen Software kann die gesamte Attendee-Journey abgebildet werden, was eine Auswertung der wichtigsten Event-KPIs vereinfacht.

KPIs: Der Schlüssel zum Event-Erfolg

KPIs sind ein Mittel zum Zweck. Es lassen sich Trends damit erkennen. Positive Trends können verstärkt werden, bei negativen Trends kann die Richtung rechtzeitig korrigiert werden. Für Veranstalter ist es wichtig, sich auf die Kennzahlen zu konzentrieren, die das Event wirklich weiterbringen.
Wenn die KPIs regelmäßig erhoben, analysiert und optimiert werden, steht einem erfolgreichen Event nichts mehr im Wege.