Die Event-Einladung ist der erste Berührungspunkt zwischen Ihnen und den Teilnehmern Ihrer Veranstaltung. Hier entscheidet sich, ob der Empfänger Ihre Veranstaltung besuchen wird oder nicht. Deshalb ist gerade die Einladung entscheidend für Ihren Event-Erfolg: Mit ihr steht und fällt Ihre Veranstaltung.

Die Event-Einladung ist der erste Berührungspunkt zwischen Ihnen und den Teilnehmern Ihrer Veranstaltung. Hier entscheidet sich, ob der Empfänger Ihre Veranstaltung besuchen wird oder nicht. Deshalb ist gerade die Einladung entscheidend für Ihren Event-Erfolg: Mit ihr steht und fällt Ihre Veranstaltung.

Den ersten Eindruck kann man nicht wiederholen

Deshalb muss bei der Einladung alles passen. Sie muss auf den ersten Blick ansprechend sein und Interesse wecken. Das gilt auch, wenn die erste Nachricht an die Empfänger nur eine Ankündigung für Ihre Veranstaltung ist. Denn hier drücken Sie Ihren direkten Wunsch aus, den Empfänger als Teilnehmer auf Ihrem Event zu begrüßen. Erscheinen wird er nur, wenn Sie ihn überzeugen können.

Der erste Eindruck ist also ausschlaggebend dafür, ob der Empfänger sich registriert und weitere Nachrichten überhaupt öffnet. Selbst, wenn er sich nicht sofort anmeldet, kann ein guter erster Eindruck sein Interesse soweit wecken, dass er dies später nachholt.

Die Zeit, die für eine professionelle Einladung eingeplant wird, ist deshalb gut investiert und sollte nicht zu knapp bemessen sein.

Wie sieht die perfekte Event-Einladung aus?

Leider gibt es kein Patentrezept für die perfekte Einladung. Oder besser gesagt: Es gibt zwar eine Art Rezept, das die Zutaten auflistet, die in einer überzeugenden Event-Einladung nicht fehlen dürfen. Wie genau die Einladung am Ende aussieht, hängt hingegen von verschiedenen Faktoren ab. Aber unabhängig davon, ob Bilder verwendet oder wie viele Informationen aufgeführt werden, muss die Einladung übersichtlich gestaltet sein.

Für eine professionelle und moderne Einladung gilt: Sie konzentriert sich auf ein Thema, in diesem Fall den angestrebten Besuch Ihres Events. Durch die durchdachte Struktur wird der Empfänger durch die relevanten Informationen bis hin zur Registrierung geführt. Durch gezielt ausgewählte Grafiken, Farben und Schriftarten kreieren Sie die richtige Stimmung, die den Empfänger emotional überzeugt, unbedingt Ihr Event besuchen zu wollen. Schöpfen Sie die vorhandenen technischen Möglichkeiten aus, solange dies dem Ziel der Einladung dient. Verzichten sollte man dagegen auf den Einsatz von allem, was unnötig ist und von der eigentlichen Aussage der Einladung ablenken könnte.

Passt die Einladung zu Ihrem Event?

Wenn die Einladung eher entspanntes Networking suggeriert, auf dem Event aber primär hochfachliche Vorträge gehalten werden, sind Ihre Teilnehmer zu Recht verärgert. Achten Sie deshalb von Anfang an darauf, dass die Einladung das tatsächliche Event widerspiegelt, auch wenn dadurch mitunter ein paar Teilnehmer ausbleiben. Wichtiger als eine hohe Zahl an Gästen ist es, dass die richtigen Personen anwesend sind.

Eine gute Richtlinie ist es, sich beim Design der Einladung am Corporate Design zu orientieren. Greifen Sie die Farben Ihres Logos und die Schriftart auf, um eine eindeutige Verbindung zu Ihrem Unternehmen herzustellen. Fassen Sie zudem in einigen Stichpunkten die gewünschte Kernbotschaft und den thematischen Fokus der Einladung zusammen, ehe sie geschrieben wird. Um sicher zu gehen, ob Sie den richtigen Ton getroffen haben, können Sie vor dem Versenden das Feedback von jemandem einholen, der unbeteiligt ist.

Was ist besser: E-Mail oder Brief?

Beide Formen der Einladung haben ihre Vorteile. Während E-Mails schnell verschickt werden können und den Empfängern die Möglichkeit bieten, mit wenigen Klicks mehr Informationen zu erhalten oder sich zu registrieren, haben Briefe den Vorteil der haptischen Komponente: Einladungen auf hochwertigem Papier hinterlassen einen anderen Eindruck, als eine digitale Nachricht.

Entscheidend bei der Auswahl sind verschiedene Faktoren. Neben der Internetaffinität der Zielgruppe ist dies auch eine Frage des Budgets, welche Sinne der Empfänger Sie ansprechen wollen und ob es mit vertretbarem Aufwand möglich ist, alle benötigten Postadressen zusammenzutragen und zu adressieren.

Verschiedene Sinne ansprechen

Während sowohl eine E-Mail, als auch ein Brief visuell ansprechend sein müssen, bieten sie zusätzlich verschiedene Möglichkeiten, die anderen Sinne anzusprechen. Über eine E-Mail können Sie direkt auf eine Website verweisen, auf der Sie beispielsweise Videos eingebettet haben.

Mit Briefen eröffnet sich hingegen die Möglichkeit, Gerüche und Geschmäcker einzubinden: Duftstoffe können auf Einladungskarten gedruckt werden, wo der Empfänger sie durch Reiben aktiviert. Auch passend gestaltete Süßigkeiten können eine postalische Einladung sehr aufwerten.

Digitale Möglichkeiten ausschöpfen

E-Mails können heutzutage deutlich mehr, als noch vor einigen Jahren. Längst sind sie mehr, als reiner Text. Stattdessen sind professionell gestaltete E-Mail-Einladungen mediale Gesamtpakete, die dem Empfänger auf verschiedenen Wegen eine Botschaft übermitteln: durch Bilder, Gestaltung und enthaltene Texte.

Zudem bieten E-Mails einen weiteren großen Vorteil gegenüber einem Brief: Sie können die Reaktionen der Empfänger direkt messen und auswerten, um die nachfolgenden Kontaktaufnahmen anzupassen. doo bietet als Plattform nicht nur eine automatisierte Personalisierung von Einladungen an, sondern unterstützt Sie auch darin, alle Möglichkeiten von E-Mail-Einladungen zu nutzen, damit Sie die perfekte Einladung für Ihr Event verschicken können.

Wie professionell muss die Einladung sein?

Unabhängig davon, ob Sie sich für E-Mails oder Briefe entscheiden, setzen Sie mit Ihren Einladungen den Standard, den Ihre Besucher von Ihrem Event erwarten werden. Die Qualität und Professionalität der Einladung prägen den ersten Eindruck und damit die Bereitschaft, an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen.

Für Briefe bedeutet dies, gutes Papier zu nutzen und eine Druckerei zu beauftragen, während E-Mails ein Design nötig machen, das sowohl auf Monitoren, als auch auf Smartphones ansprechend aussieht und optimal wirken kann.

Wer hier am falschen Ende spart, riskiert den Eindruck, dass auch am Event gespart wird und vergrault womöglich seine Gäste bereits im Vorfeld. Deshalb ist es eine gute Entscheidung, Aufgaben auszulagern und z. B. einen professionellen Texter oder Grafiker zu beauftragen, wenn diese Fähigkeiten nicht in Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen. Ebenso ist eine fachkundige Unterstützung bei der Personalisierung der Einladungen und der Verwaltung im Hintergrund sehr hilfreich, da Sie diese Hilfe während des gesamten Events deutlich entlastet.

Was gehört in die perfekte Einladung?

Eine perfekte Einladung soll die Empfänger dafür begeistern, an Ihrem Event teilzunehmen. Dafür muss sie alle relevanten Informationen enthalten, auf sie persönlich zugeschnitten sein und es ihnen so leicht wie möglich machen, sich direkt zu registrieren.

Die W-Fragen

Die fünf W-Fragen sind ein Wegweiser für die Informationen, die in eine gute Einladung gehören:

  • Was? Was ist das Thema des Events, was für eine Art Event ist es und wie sieht das Programm aus?

  • Wer? → Wer ist der Veranstalter des Events, und wer sind die Redner? Welches Publikum wird eingeladen?

  • Wann? → An welchem Datum und zu welcher Uhrzeit findet das Event statt? In welchem Zeitfenster ist der Einlass geplant?

  • Wo? → Hier geht es um die Location der Veranstaltung und eine Wegbeschreibung für die Anfahrt.

  • Wie viel? → Wie viel kostet der Eintritt, und gibt es Rabatte für eine frühe Anmeldung?
                

Abb.: Die 5 W-Fragen sollten in jeder guten Einladung beantwortet werden.

   

Wichtig neben den relevanten Informationen ist auch die Reihenfolge, in der sie präsentiert werden. Zuerst wird das „was“ beantwortet, gefolgt vom „wer“. Denn genau damit begeistern Sie die Empfänger Ihrer Einladung. Ihre Teilnehmer kommen schließlich wegen der Inhalte des Events, nicht wegen niedriger Eintrittspreise oder einem günstig liegenden Datum.

Anschließend geht es um das „wann“ und „wo“. Wenn die Einladung den Empfänger begeistert hat, wird er ggf. auch andere Termine umlegen und eine weitere Anreise in Kauf nehmen, um teilnehmen zu können.

Erst zum Schluss geht es um das „wie viel“. Natürlich sind die Kosten für die Teilnehmer relevant. Wirklich entscheidend sind aber das Thema des Events und die Inhalte, die dort behandelt werden.

Die personalisierte Einladung

Egal, wie spannend Sie Ihre Einladung gestalten: Wenn die Empfänger sich nicht angesprochen fühlen, überzeugt sie nicht. Mit personalisierten Einladungen vermeiden Sie dies und treffen genau den Ton, der überzeugt: Je nach Zielgruppe heben Sie in der Einladung die Aspekte hervor, die besonders interessant sind. doo unterstützt Sie dabei, dies automatisiert zu tun, damit Sie wertvolle Zeit sparen können.

Bilder und Design

Der erste Eindruck entsteht, noch ehe der Empfänger die Einladung wirklich gelesen hat. Deshalb ist neben den bloßen Inhalten auch die gesamte Aufmachung relevant. Bilder vermitteln schneller Stimmungen und schüren Erwartungen, als ein Text es kann, denn sie werden sofort erfasst und wirken unterbewusst. Das Design entscheidet, ob die Einladung übersichtlich und ansprechend oder chaotisch und überladen aussieht.

Die Registrierung erleichtern

Was im Online-Handel gilt, trifft auch auf die Registrierung für Events zu: Jeder zusätzliche Schritt oder technische Probleme bei der Buchung lassen die Kunden oder Teilnehmer abspringen. Sorgen Sie deshalb dafür, dass nicht nur die technische Seite einwandfrei funktioniert, sondern gestalten Sie auch die Registrierung so einfach wie möglich.

In der Einladung muss eine deutlich erkennbare Möglichkeit einhalten sein, sich für das Event zu registrieren. Die Anmeldung selbst sollte schlank gestaltet sein und nur so viele Schritte enthalten, wie wirklich zwingend nötig sind.

Sie haben es in der Hand

Der Einladung zu einem Event kommt eine sehr bedeutsame Rolle zu. Egal, ob per E-Mail oder per Brief, sie muss den Empfänger für Ihre Veranstaltung begeistern und ihn dazu bringen, sich zu registrieren. Das zu erreichen, ist nicht immer einfach, denn gerade die technischen Möglichkeiten sind in den letzten Jahren immer ausgefeilter geworden.

Suchen Sie sich deshalb einen professionellen Partner, der Sie im Einladungs-Management unterstützt, um diese technischen Möglichkeiten optimiert zu nutzen und mehr Kapazitäten für die anderen Bereiche Ihres Event-Managements zu haben.