How to ... Buchungsfreigabe: Entscheiden, wer am Event teilnimmt

Ein zentraler Bestandteil des Buchungsprozesses ist die Buchungsfreigabe. In der Regel erfolgt diese automatisch – bei einem Ticketshop zum Beispiel dann, wenn der Rechnungsbetrag beglichen wurde. Doch gibt es auch zahlreiche Situationen, in denen eine abweichende Freigabe sinnvoll sein kann.

Technisch stellt eine solche in den meisten Gästemanagement-Systemen keinerlei Hürde dar. Wichtig ist vielmehr, dass Sie sich bewusst werden, wann Sie diese Option benötigen. Unser Blogbeitrag zeigt Ihnen anhand einiger Fallbeispiele, wie Sie Ihre Buchungsfreigabe gestalten sollten.

Der Buchungsprozess läuft dabei in den allermeisten Fällen standardisiert ab: Sie verschicken für Ihr Event eine Einladung, leiten Ihre potenziellen Gäste darin auf Ihren Event-Ticketshop und führen sie dort dann durch den Buchungsprozess.

In den Standard-Ticketkategorien verschicken Sie am Ende der Buchung eine Buchungsbestätigung und geben die Buchung damit zugleich frei. Das heißt: Ihr Interessent wird in diesem Moment zum Teilnehmer.

In bestimmten Fällen und für spezielle Gäste kann ein anderes Verfahren nötig werden – etwa wenn Sie bestimmten Teilnehmergruppen reduzierte Tickets anbieten oder zum Beispiel Journalisten eine kostenlose Teilnahme ermöglichen wollen. Dies erfordert in der Regel eine Überprüfung, ob der Buchende die Voraussetzung für das Sonderticket erfüllt. Die Buchungsfreigabe erfolgt deshalb nicht automatisch.

Vorstellbar sind dabei zwei Vorgehensweisen, wie Sie die Buchung vollziehen: Entweder nehmen Sie vorab eine Auswahl vor oder aber im Anschluss an eine Buchung. Beide Varianten stellen wir Ihnen im Folgenden vor – jeweils mit Vor- und Nachteilen und einer Beschreibung, wie das Ganze technisch funktioniert.

Eine erste Option, wie Sie Sonderbuchungen vornehmen können, sind sogenannte Zugangscodes. Vorstellen können Sie sich diese wie Schlüssel für ein Schließfach: Nur wenn Sie einen bestimmten Schlüssel haben, können Sie ein bestimmtes Schließfach öffnen und erhalten Zugriff auf dessen Inhalt.

Übertragen auf einen Event-Ticketshop bedeutet das, dass ein Nutzer oder eine Nutzergruppe anhand eines Zugangscodes nur auf bestimmte Ticketkategorien Zugriff erhält. Das kann in mehreren Fällen sinnvoll sein:

• Fall 1: Partner oder VIPs sollen kostenfreie Tickets erhalten. Diese wollen Sie natürlich nur genau dieser Zielgruppe zugänglich machen. Sie schaffen also einen zielgruppenspezifischen Zugang zu Ihrem Event-Ticketshop, indem Sie den Zugangscode nur an jene verschicken, die auch berechtigt sind. Bei doo können Sie dabei bis zu 5000 Zugangscodes für ein Event versenden – also zum Beispiel jedem Ihrer Partner einen eigenen, den er genau einmal einsetzen darf.

• Fall 2: Mitglieder sollen vergünstigte Tickets erhalten. Vor allem Sportvereine wie der FC Bayern München setzen bei ihren Events auf dieses Mittel. Da Vereinsmitglieder bereits einen Mitgliedsbeitrag bezahlt haben, sollen sie von vergünstigten Karten profitieren. Übertragen lässt sich das Prinzip auch auf die freie Wirtschaft: Mitglieder eines Branchenverbandes können zum Beispiel zu niedrigeren Preisen an Messen oder Tagungen teilnehmen. Sie erhalten einen Zugangscode, mithilfe dessen sie die preiswerteren Tickets buchen können.

• Fall 3: Unzufriedene Kunden erhalten beim nächsten Mal reduzierte Tickets. Mitunter ist es notwendig, unzufriedene Gäste mit einem Gutschein zu besänftigen – zum Beispiel dem Angebot, beim nächsten Event einen Nachlass auf Tickets zu erhalten. Mithilfe eines Zugangscodes, der genau einmal eingesetzt werden darf, ist das kein Problem. Denkbar ist dieses Vorgehen auch, wenn ein Kunde seine Teilnahme storniert und sie ihm einfach fürs nächste Mal ein kostenloses Ticket geben.

Auf Zugangscodes greifen Sie vor allem zurück, weil Sie nicht wollen, dass andere Teilnehmergruppen von den Vergünstigungen erfahren. Darüber hinaus ermöglichen Ihnen Zugangscodes, auf individuelle Bedürfnisse einzugehen – etwa indem Sie Studenten bei einer wissenschaftlichen Konferenz andere Tarife anbieten als Dozenten oder der interessierten Öffentlichkeit.

Die Kehrseite von Zugangscodes: Sie müssen diese extra erstellen. Der Mehraufwand kann dann sehr hoch sein, wenn Sie im Extremfall für sehr viele Teilnehmer einen jeweils separaten Code vorhalten wollen.

Mit einer Event-Booking-Software wie doo nutzen Sie Zugangscodes in nur drei Schritten:

• Zugangscode erstellen: Geben Sie einen Namen für die Liste der Zugangscodes ein, legen Sie die Anzahl der Codes fest und wählen Sie eine Veranstaltung, für die Sie die Codes erstellen möchten.

• Codes per Einladung verschicken: Per E-Mail-Kampagne erhält Ihre Zielgruppe eine Einladung. Diese enthält den Zugangscode und einen Link, der zur Buchungsplattform führt.

• Buchung: Der Teilnehmer klickt nun auf den Link in der Mail, gibt den Zugangscode ein und bekommt nur jene Ticketkategorien zu Gesicht, die für ihn relevant sind. Nun kann er buchen.

Über die Analysefunktionen, die doo zur Verfügung stellt, können Sie im Anschluss nachvollziehen, welche Zugangscodes eingelöst wurden und ob diese ordnungsgemäß verwendet wurden.

Eine zweite Variante, wie Sie die Buchungsfreigabe selbst steuern können, ist auf die manuelle Art. Sie schlüpfen dabei in die Rolle des Türstehers – und lassen nur jene Gäste rein, die Ihren Kriterien entsprechen.

Sinnvoll ist diese Vorgehensweise vor allem dann, wenn vorab noch nicht alle Details Ihres Events geklärt sind oder Sie Ihre potenziellen Gäste nicht so gut kennen. Auch das verdeutlichen drei Fallbeispiele:

• Fall 1: Eine Teilnahme ist an eine bestimmte Bedingung geknüpft. Vorstellbar sind dabei mehrere Szenarien: (a) Journalisten wollen sich für Ihr Event – zum Beispiel die Veranstaltungen der Messe München – akkreditieren, müssen sich dafür aber ausweisen. (b) Im Pharmabereich wird häufig eine Dienstherrengenehmigung verlangt, um an Veranstaltungen teilnehmen zu dürfen. (c) Vereinsevents richten sich ausschließlich an Mitglieder und erfordern eine Mitgliedsnummer. In allen drei Fällen ist es notwendig, manuell zu prüfen, ob die Teilnahmevorausetzungen erfüllt sind.

• Fall 2: Für ein Event bedarf es einer Mindestteilnehmerzahl. Bei Reisen greift das Prinzip sehr häufig: Eine Tour kommt nur dann zustande, wenn eine bestimmte Teilnehmerzahl überschritten wird. Geschieht dies nicht, wird die Reise abgesagt. Sinnvoll ist es in solchen Fällen, dass der Buchungsprozess erst dann eingeleitet wird, wenn klar ist, dass eine Veranstaltung auch stattfindet.

• Fall 3: Die Teilnehmer eines Events werden per Losverfahren ermittelt. Denkbar ist dies, wenn die Plätze für ein Event begrenzt sind, die Nachfrage das Angebot aber weit übersteigt. Zu den bekanntesten Events, bei denen dieses Vorgehen gewählt wird, zählen die Telekom Street Gigs. Das Prinzip: Nach einer Bewerbungsphase werden die Teilnehmer ausgelost und die Gewinner benachrichtigt. Die Buchungsfreigabe erfolgt also manuell. Und der Buchungsprozess beginnt erst, nachdem die Verlosung stattgefunden hat.

Buchungen nicht automatisch, sondern manuell freizugeben, ist überaus aufwändig. Jede einzelne Buchung muss extra bestätigt respektive abgelehnt werden.

In manchen Fällen lässt sich das aber nicht vermeiden. Schließlich lassen sich die Vorteile nicht von der Hand weisen: Sie behalten stets den Überblick über Ihre Teilnehmer und können individuell prüfen, ob ein Bewerber die Teilnahmevoraussetzungen erfüllt oder nicht.

Ähnlich wie bei der Verwendung von Zugangscodes läuft auch die manuelle Buchungsfreigabe in mehreren Schritten ab:

• Event erstellen: Wenn Sie Ihre Veranstaltung im Event-Ticketshop anlegen, wählen Sie die Option „Manuelle Buchungsfreigabe“.

• Buchung: Ein Teilnehmer durchläuft nun den normalen Buchungsprozess, gibt seine Daten ein und versendet die Teilnahmeanfrage. Im Gegenzug erhält er von Ihnen eine automatische Nachricht, dass die Buchung noch geprüft werden muss. In einem Anhang können Sie das Verfahren bei Bedarf beschreiben.

• Buchungsfreigabe: Geht eine Buchung in Ihrem Event-Ticketshop ein, die manuell freigegeben werden muss, erhalten Sie als Veranstalter eine Nachricht. Sie prüfen daraufhin, ob die Voraussetzungen erfüllt sind und versenden entweder eine Buchungsbestätigung oder eine Absage.

• Buchungsabschluss und Bezahlung: Sobald die Buchungsfreigabe erteilt ist, beginnt die Zahlungsabwicklung. Der Teilnehmer erhält dazu ein automatisch zugestelltes Ticket.

Jeder Gastgeber will selbst entscheiden, ob er einen Gast willkommen heißt oder nicht. Das gilt natürlich genauso für kleine wie auch große Events.

Mit der Möglichkeit, Buchungen manuell oder auch vorab über Zugangscodes für bestimmte Teilnehmergruppen selbst zu kontrollieren, kommen Event-Management-Softwares wie die von doo diesem Wunsch nach Kontrolle nach. Das Beste daran: Die Tools sind kinderleicht zu bedienen, der Aufwand hält sich in der Regel in Grenzen.