7 Anforderungen an eine Kongress Software, die Sie kennen sollten

Es ist nicht Ihr erster Kongress, den Sie erfolgreich managen? Aber vielleicht Ihr Bester!  Denn Sie erwägen, die anstehende Veranstaltung erstmalig softwareunterstützt anzubieten. Eine berechtigte Überlegung, weil Kongress Software wiederkehrende Prozesse schneller und effizienter übernimmt als jedes Personal es kann.

Auch bietet Kongress Software den Komfort, den Ihre anspruchsvollen Kongressteilnehmer zu schätzen wissen. Diese speziellen Anforderungen sollte Ihre Kongress Software erfüllen.

Ihre Erfahrungen mit Kongresspublikum haben gezeigt: Kongressteilnehmer sind zielgerichtet unterwegs, bewegen sich inhaltlich auf hohem Niveau und legen großen Wert auf reibungslose, zeitsparende Abläufe und hervorragend bereitgestellten Informationstransfer. Und Ihnen ist klar: Wissensaustausch lebt von Vernetzung, Information und Diskussion.

Sicher, man kann diese Anforderungen manuell befriedigen. Allerdings mit einigem  Aufwand, relativer Fehleranfälligkeit und nicht geringem Personalmanagement und -kosten.

Positiv daran ist das persönliche Moment: Ein freundliches Gesicht an der Einlasskontrolle, bei der Entgegennahme von Daten oder, wenn Teilnehmer-Zertifikate ausgestellt werden sollen. Allerdings kann diese aufwändigere Einlasskontrolle längere Wartezeiten bedeuten und Informationen lassen sich nur analog und bei Aktualisierungsbedarf zeitverzögert bereitstellen. Insgesamt ist die manuelle Abwicklung eines Kongresses eher umständlich.

Schon diese beiden Gründe für eine Digitalisierung Ihres Kongresses sind gewichtig:

Egal, für welche Branche Sie einen Kongress bereitstellen – Sie dürfen annehmen, dass Ihre Besucher in der digitalen Welt angekommen sind, sich in ihr sicher bewegen und den Komfort der schnellen Verfügbarkeit jederzeit und überall zu schätzen wissen, ja sogar erwarten. Auch das Kongressumfeld soll diese Annehmlichkeiten und Gewohnheiten befriedigen. Gut, wenn Sie Ihre Besucher mit einem digitalisierten Kongressangebot angenehm überraschen und begeistern können.

Ein Kongress, sei er wissenschaftlich oder branchenspezifisch, ist dem Wissenstransfer verpflichtet. Ihre Besucher haben den Anspruch, sich weiterzubilden, Forschungsergebnisse auszutauschen und fortschrittliche, wenn nicht visionäre neue Wege in ihrem Themenfeld zu entwickeln. Was liegt da näher, als den Wissenstransfer digital zu organisieren? Ihre Kongressteilnehmer genießen komfortablen Zugang zu Kongressthemen wie Beiträgen, Vorträgen, Reviews und nutzen kongressinterne Vernetzungsmöglichkeiten, ähnlich den Kommunikationskanälen der sozialen Medien.

Sie haben bereits mit Eventmanagement Software gearbeitet und wissen die Vorzüge effizienter und reibungsloser Prozessabläufe zu schätzen? Dann hat Ihre Software diese allgemeinen Anforderungen erfüllt:

• Im Ticketing und Buchungsprozess verlassen Sie sich auf fehlerfreie Verarbeitung.

• Sie bieten dem Interessenten eine Auswahl an Zahlungsoptionen.

• Ihre Software erfüllt unterschiedlichste Anforderungen der Rechnungsstellung.

• Das Teilnehmermanagement zeigt Ihnen jederzeit aktuellste Teilnehmerzahlen und –daten.

• Teilnehmerdaten lassen sich per Klick qualifizieren, nach verschiedensten Auswertungsoptionen abrufen und dienen als Basis für eine profunde Zielgruppenanalyse.

• Teilnahmebescheinigungen und Zertifikate sind vom Besucher per Download abrufbar.

Vielleicht haben Sie aber neben diesen allgemeinen Anforderungen weitere kongressspezifische Prozesse identifiziert und wünschen sich Lösungen?

Eine leistungsstarke und qualifizierte Kongress Software muss diese 7 spezifischen Anforderungen erfüllen, damit Sie als Eventmanager und Ihr anspruchsvolles Publikum begeistert sind:

Mit geschlossenem und kontrolliertem Einladungsmanagement laden Sie bestimmte Zielgruppen zu gesonderten Workshops oder Premiumveranstaltungen ein. Zum Beispiel, wenn die Teilnahme spezielle Voraussetzungen erfordert oder wenn nur eine begrenzte Teilnehmerzahl zugelassen ist.

Kontaktdaten müssen nicht mehr analog ausgetauscht werden. Ihre Kongressbesucher scannen ihre Visitenkarte ein und stellen sie damit im kongressinternen Netzwerk zur Verfügung.

Ihre Besucher kommunizieren, interagieren und diskutieren mit anderen Gästen, Referenten und Moderatoren ohne analoge Hürden. Alle Kongressteilnehmer profitieren von kongressinternen Netzwerkzugängen und Networking-Plattformen.

Ihr Kongress wird zunehmend papierfrei und damit nachhaltig. Gleichzeitig können Sie jederzeit – auch kurzfristig on site Informationen nachreichen oder aktualisieren und allen Kongressbesuchern zur Verfügung stellen: Sei es über digitale Bildschirme oder direkt über mobile Endgeräte der Teilnehmer.

Eine bequeme Onlineeingabe wie z.B. von submit.to unterstützt Sie bei der Akkreditierung von Vorträgen. Mit der Kongress Software ermöglichen Sie es dem Referenten in einem persönlichen Account eingestellte Beiträge oder Videos zu bearbeiten und zu aktualisieren, ohne dass Sie bei diesem Prozess aktiv werden müssen. Bis zur Deadline kann der Referent in seinem Account Veränderungen vornehmen und die Schlussfassung per Upload zur Verfügung stellen: Effizient für Sie, komfortabel für Ihre Referenten.

Die Kongress Software übernimmt nach dem Upload das Handling der Beitrags- und Themenauswahl bis zur kongressinternen Veröffentlichung. Eine von Ihnen bestimmte Jury erhält Online-Zugang zu den eingereichten Themen, bewertet und stellt die Ergebnisse ihrerseits innerhalb der Kongress Software zur Verfügung. Sie können den Status und die Bewertungen jederzeit abrufen.

Im Prüf- und Ausstellungsprozess von Zertifikaten und Teilnahmebescheinigungen dürfen Sie und Ihre Gäste sich auf fehlerfreie Softwareunterstützung verlassen. Die digitale Lösung erfasst Teilnahme und Prüfungsergebnisse. Die Prüfung einer gewünschten Zertifizierung oder Bestätigung wird von verschiedenen Zertifizierungspunkten on site möglich. Damit kann der Teilnehmer unmittelbar nach Veranstaltungsende das erworbene Zertifikat an den entsprechenden Terminals selbst anfordern.

Erleichtern und professionalisieren Sie Ihre Prozessabläufe. Setzen Sie auf veranstaltungsspezifische Software. Achten Sie dabei auf die leistungsstarken digitalen Features. Der zeitliche und energetische Gewinn setzt nicht selten gestalterisches Potential frei. Nutzen Sie das und machen Sie Ihren Kongress zur einzigartigen Erfahrung für Ihr anspruchsvolles Publikum.