How to ... Eventteilnehmer analysieren und Veranstaltung erfolgreich durchführen

Ihr Event kann starten: Alles ist auf den Punkt vorbereitet, kein Redner hat in letzter Minute abgesagt, das Catering läuft planmäßig, sogar das Wetter spielt mit. Was kann jetzt noch schief gehen? Jede Menge! Denn jetzt öffnen Sie die Tore für die Akteure, die über Wohl und Wehe Ihrer Veranstaltung entscheiden: Ihre Eventteilnehmer.

Lassen Sie sich Ihren Event-Erfolg nicht von einzelnen Gästen kaputtmachen. Mit der richtigen Strategie profitieren Sie sogar von diesen Besuchern.

Um einer Gefahr erfolgreich zu begegnen, muss man sie frühzeitig erkennen. Dazu müssen Sie keine Psychoanalyse betreiben. Es reicht, wenn Sie sich über typische Teilnehmer-Charaktere im Klaren und Eventteilnehmer analysieren können.

Denn nicht alle Ihre Gäste werden in der Erwartung eines gelungenen Events voll des Lobes sein. Ihre Veranstaltung wird auch von Teilnehmern besucht, die mit kritischen Blicken nach Mängeln suchen und ihre Meinung bei erstbester Gelegenheit kundtun. Geben Sie jetzt nicht das Ruder aus der Hand! Sie sind hier der Herr im Haus und haben das Ziel, allen Besuchern einen angenehmen, gewinnbringenden Austausch zu bieten.

Nicht nur während der Veranstaltung – hier aber ganz besonders – sollten Sie deshalb ein Auge auf Ihre Gäste haben. Haben Sie Ihre Eventteilnehmer analysiert, lassen sich im Ernstfall vorbereitete Strategien anwenden und so kritische Besucher in applaudierende Förderer verwandeln.

Andererseits kann eine falsche Reaktion oder gar Ignorieren von störenden Einflüssen die positive Event-Atmosphäre zunichtemachen. Das bedeutet: negatives Echo für Ihre Veranstaltung und Ihr Unternehmensimage. Selbst wenn es Ihnen gelungen ist, eine Premium-Veranstaltung zu organisieren und Ihre Gäste ein Top-Angebot genießen dürfen: Sie können nie sicher sein, dass sich alle Teilnehmer emotional zufrieden stellen lassen.

Die Kunst besteht darin, nicht nur die extrovertierten Besucher in ihrer Eigenart zu erkennen. Nehmen Sie auch die Teilnehmer wahr, die auf leisen Sohlen daherkommen.

Analysieren und diese 5 Typen erkennen:

Dieser Teilnehmer-Typ liebt es, auch aus größter Entfernung noch gehört zu werden. Er nutzt jede Gelegenheit das Mikro zu erhaschen, um auf sich aufmerksam zu machen.

Grundsätzlich darf man sich freuen, wenn das Publikum sich beteiligt. Achten Sie aber darauf, dass dieser Teilnehmer-Typ die Veranstaltung nicht sprengt. Er sollte nicht die Gelegenheit bekommen, anderen Besuchern durch sein Verhalten unangenehm aufzufallen.

Dieser Teilnehmer-Typ möchte etwas darstellen und definiert sich über sein Netzwerk. Er kommuniziert gleich und viel und nutzt alle Netzwerkoptionen.

Vor dem digitalen Zeitalter hat er unermüdlich Visitenkarten gesammelt – je mehr desto besser – heute pflegt er seine Netzwerkprofile über Kontaktanfragen. Er sucht gezielt nach den VIPs und bringt sich wo es geht ins Gespräch.

Auch dieser Teilnehmer-Typ ist erwünscht. Allerdings gilt hier wie beim lauten Gast: Fühlen sich Bühnenveranstalter, Aussteller oder andere Besucher bedrängt, sollten Sie Maßnahmen in petto haben, die das Event nicht aus dem Ruder geraten lassen.

Dieser Teilnehmer-Typ will erkannt und hofiert werden, auch wenn er sich bedeckt hält. Senden Sie Ihre Antennen in den Orbit und erspüren Sie die Aura, mit der sich Influencer gerne umgeben.

Der Influencer darf nicht unerkannt bleiben. Sein Wirkkreis ist mächtig. Wird er missachtet, kann Sie das nicht nur einen werbewirksamen Fürsprecher in der Zielgruppe kosten. 

Sie können sich auch jede Menge schlechter publicity einhandeln, beispielsweise in Form eines niederschmetternden Urteils in den sozialen Netzwerken.

Influencer gelten als Expertisen ihres Fachgebiets und tummeln sich auf Ihrem Event, weil sie in irgendeiner Form darüber berichten werden: direkt oder indirekt, fachlich oder emotional oder beides – in jedem Fall sollte ein Influencer Ihnen gewogen sein.

Dieser Teilnehmer-Typ hat sämtliche Programm- und Hintergrundinformation studiert, bevor er Ihr Event aufsucht. Er lässt sich nicht gern belehren, denn er weiß Bescheid. Er lässt sich nicht auf Nettigkeiten ein, denn ihn interessieren harte Fakten. Superpünktlich, wie die bucklige Verwandtschaft zur Kaffeeeinladung, ist er 10 min. zu früh und bleibt mindestens bis zum Ende der Veranstaltung.

Auch dieser Teilnehmer-Typ darf Ihnen recht sein. Seine Anwesenheit zeigt, dass Ihre Veranstaltung ein gewisses fachliches Niveau hat, sonst würde sich der Kenner hier nicht aufhalten.

Dieser Teilnehmer-Typ verbreitet eine gewisse Hektik. Er ist vielbeschäftigt, hat seinen vollen Schreibtisch mit in Ihre Veranstaltung gebracht und versucht, die Terminüberschneidungen in seinem Kalender zu jonglieren ohne Wichtiges zu verpassen.

Weil das Programm nicht ganz in seinen Terminplan passt, reagiert er mit Ungeduld auf Warteschlangen oder minütliche Verzögerungen von Programmpunkten.

Dieser Typ zeugt auf seine Weise ebenfalls von der Klasse Ihres Events. Trotz seines Termindrucks nimmt er sich die Zeit, Ihre Veranstaltung zu besuchen. Das spricht für Sie.  

Die Mischung macht´s: Sie brauchen alle Teilnehmer-Typen für eine belebte Veranstaltung

Selbstverständlich lässt sich die Reihe der Eventteilnehmer-Typen erweitern. Da tummeln sich Genießer und solche, die einfach nur neugierig umherschlendern genauso wie diejenigen, die sich über einen „freien“ Tag freuen, spät kommen und früh wieder gehen.

Aber diese Typen werden Ihren Eventerfolg nicht vereiteln. Hier ist keine besondere Achtsamkeit geboten, Präventivmaßnahmen für Gefahrszenarien erübrigen sich.

Jede Strategie ist nur so gut wie die vorausgehende Analyse. Haben Sie Ihre Eventteilnehmer analysiert, kommt es jetzt darauf an, auch diese auffälligen und anstrengenden Besucher je nach Teilnehmer-Typ zu beruhigen, ernst zu nehmen, zu leiten, zu unterstützen und wertzuschätzen.

Alle guten Dinge sind 3! Alles was Sie brauchen ist

1. gut geschultes Personal,
2. softwarebasierte Unterstützung (Event Registration Software, Teilnehmermanagement Software, Event Management Software, Software für Meinungs-Umfragen, etc.)
3. eine Anleitung zum Umgang mit jedem dieser 5 Eventteilnehmer-Typen.

Mit gut ausgebildetem Personal gelingt es im Umgang mit auffälligen Besuchern, die Situation zu entschärfen und Gäste zu beruhigen.

So reagieren Sie, wenn beispielsweise …

1. der Laute sich zu sehr in den Vordergrund drängt, andere Besucher dadurch nicht zu Wort kommen, sich unwohl fühlen oder genervt sind.

► Wenn möglich schaffen Sie eine beruhigende Atmosphäre. Gedämpftes Licht, beruhigende Musik und eine sanfte Ansprache zwingen auch den polterndsten Gast zu etwas mehr Ruhe und Rücksichtnahme. Bleiben diese Maßnahmen erfolglos, nehmen Sie ihn höflich aber bestimmt zur Seite und bitten explizit um Ruhe.

2. der Netzwerker in seinem Drang nach Kontaktaufnahme und Vernetzung zunehmend unangenehm auffällt.

► Bieten Sie Vernetzungsplattformen speziell zum Event. Egal ob persönlich oder digital, der Netzwerker wird begeistert sein und niemand muss sich bedrängt fühlen.

► Fragen Sie die Netzwerker, welche Redner, Aussteller, Akteure sie beim nächsten Event erwarten. Netzwerker haben sicher eine dezidierte Meinung dazu. Das kann für Sie wichtige Hinweise zur Frage Who ist Who sein und die Gestaltung Ihres kommenden Events bereichern.

► Gestalten Sie einen Programmpunkt, der Netzwerker magisch anzieht. So können sie sich direkt austauschen. Ein Gewinn sowohl für diesen Teilnehmer-Typ als auch für Ihr Event.

3. der Influencer undercover Ihre Veranstaltung besucht.

► In Ihrer Vorbereitung zur Eventteilnehmer-Analyse haben Sie die Recherche Influencer meiner Branche aktualisiert. Sie kennen die Gesichter und Themenschwerpunkte. Vielleicht haben Sie auch auf Ihre Kosten eingeladen und es besteht bereits ein Kontakt.

► Bei einer übersichtlichen Teilnehmerzahl können Sie es riskieren, den Influencer beim Einchecken zu erkennen. Wollen Sie aber sicher gehen, greifen Sie auf Ticketsoftware zurück, die Ihnen den Einlass anzeigt. Jetzt ist es an Ihnen, dem Influencer mit Wertschätzung und dem ein oder anderen Testangebot zu begegnen und für Ihre Sache zu begeistern.

4. der Wissende mit geringschätzigen Blicken schlechte Stimmung propagiert.

► Wollen Sie mit ihm ins Gespräch kommen, hüten Sie sich vor Small Talk. Daten und Fakten sind die Sphären, in denen sich der Wissende bewegt. Geben Sie sich keine Blöße bei dem Versuch mithalten zu wollen. Zeigen Sie vielmehr Ihr Interesse an seinem Know-how, seinem Insiderwissen und seiner strukturierten Art.

► Hat Ihr Gegenüber Ihre Anerkennung für sein Fachgebiet, wird er Sie gerne an seinem Wissen teilhaben lassen. Wichtige Informationen, Entwicklungsprognosen oder Trendanalysen, … der ein oder andere Augenöffner zu Ihrer Branche, könnte der Lohn Ihrer Mühe sein. Versuchen Sie´s!

5. der Ungeduldige durch hektisches Einfordern von Informationen, Service oder günstigerer Logistik die entspannte Event-Atmosphäre beeinflusst

► Treten Sie ihm gegenüber mit der unangefochtenen Haltung der Kunde ist König. Zeigen Sie Verständnis für seine Situation, leiten oder begleiten Sie ihn auf kürzesten Wegen, geben Sie bereitwillig Auskunft, auch wenn er direkt vor dem Hinweisschild steht.

► Geben Sie ihm das Vertrauen, mit jeder Anfrage bei Ihnen auf offene Türen zu stoßen.

Mit den richtigen Maßnahmen wird Ihr Event gelingen. Denn Sie werden auch schwierige Gäste erfolgreich in Ihr Event integrieren können.

Und nicht nur das: Sie profitieren von jedem Teilnehmer-Typen. Diese erweitern Ihr Wissen, übernehmen Ihr Marketing und liefern wichtige Impulse für die Planung weiterer Events. Schöpfen Sie aus diesem Fundus.

Sie dürfen sich über alle Gäste freuen. Erst die gesunde Mischung lässt Ihr Event zu einer belebten und erfolgreichen Veranstaltung werden.