Mit Umfragen mehr aus Ihrem Event herausholen - So fragen Sie richtig nach!

Veranstaltungen zu planen ist ein stressiges Arbeitsfeld. Meistens managet man mehrere Personen und Unternehmen gleichzeitig in der Hoffnung, dass am Ende das Event reibungslos über die Bühne laufen wird. Mit Hilfe von geeigneten Umfragen behalten Sie jedoch stets den Überblick und zaubern Ihren Gästen am Ende ein Lächeln ins Gesicht.

Wir klären für Sie, welche Fragen Sie vor, während und nach der Veranstaltung stellen sollten. Außerdem verraten unsere Event-Profis ihre Lieblings-Tools.

Oft ist es schon schwer genug die eigenen Mitarbeiter bei Stange zu halten, aber wenn man bei der Eventplanung auch noch abhänging von Mitarbeitern externer Firmen ist (z.B. Marketing-Agenturen, Location-Betreiber oder dem Catering) und am Ende der Erfolg mit zufriedenen Gästen und starkem Gästemanagement steht und fällt, dann bekommt der ein oder andere Manager schon mal Schweißausbrüche.

Eine einfache Umfrage – egal ob online oder offline –  in allen Phasen des Eventmanagements wird als Planungstool oftmals unterschätzt, obwohl sie so gut wie kein anderes Tool Klarheit über die Bedürfnisse der Teilnehmer und der Stakeholder schafft. Selbst wenn Ihre Umfrage nur aus wenigen Punkten besteht, ersparen Sie sich damit anstrengende und zeitraubende Anrufe bei Gästen, Partnern und Stakeholder. Umfragen – wenn sie denn richtig eingesetzt werden – stellen deshalb ein unersätzliches Tool für Eventmanager dar, um stets das Ziel im Auge zu behalten.

Die Zufriedenheit des Kunden ist das A & O! Genauso wichtig ist es deshalb, dass Sie in Ihren Umfragen genau das abfragen, was Ihnen auch bei der weiteren Planung oder für das nächste Event hilft. Schon an dieser Stelle bekommen Sie die einmalige Chance eine Strategie zu fokussieren oder eine neue Richtung für Ihr Unternehmen zu bestimmen. All die Daten, die Sie aus Umfragen ziehen, lassen sich schließlich einfacher auswerten, wenn Sie vorher eine klare Fragestellung definiert haben.

Teilnehmermanagement Tools wie doo unterstützen diesen Prozess und werden durch Befragungen untermauert. Kommunizieren Sie deshalb aktiv mit Ihren Kunden, indem Sie Umfragen in allen Stationen des Events einsetzen: davor, währendessen und danach!

Vor dem Event haben Sie zwei Möglichkeiten eine Umfrage zu nutzen. Zum Einen können Sie durch gezielte sowie regelmäßige Befragung Ihrer Mitarbeiter, Zulieferer oder Drittanbieter stets die Organisation Ihres Events im Day-to-Day-Prozess überprüfen. Führen Sie regelmäßig Umfragen zum Projektstatus durch oder fragen Sie gezielt nach den Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter und setzen Sie diese dementsprechend ein.

Beispiele für Feedback-Fragen an Mitarbeiter und Drittanbieter:

• Wie viel Prozent ihrer Arbeit haben Sie bereits erledigt?
• Wie viel Zeit werden Sie Ihrer Einschätzung nach für die Vervollständigung noch brauchen?
• Benötigen Sie von unserer Seite noch Hilfe für das Erreichen der Deadline?
• Welche Materialien benötigen Sie für die Planung?
• Sind Sie zufrieden mit dem bisherigen Prozessablauf?

Des Weiteren lassen sich in dieser Phase mit Hilfe einer Umfrage perfekt die Erwartungen der Stakeholder einfangen. Jede einzelne Partei, die an Ihrer Veranstaltung teilnimmt, hat unterschiedliche Anforderungen an das Event.

Expertentipp: Schicken Sie Umfragen mit ähnlichem Content an unterschiedliche Gruppierungen wie Teilnehmer, Redner, Investoren, Partner oder Sponsoren. Die Ergebnisse zeigen Ihnen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind.

Beispiele für Feedback-Fragen an Teilnehmer:

• Was bringt Sie auf dieses Event?
• Was ist Ihnen am wichtigsten während des Events?
• Welche Themen interessieren Sie am meisten?
• Haben Sie irgendwelche Allergien oder Unverträglichkeiten?
• Wie weit sind Sie bereit für ein Event zu reisen?

Der erste Eindruck zählt! Auch auf Ihrer Veranstaltung sind es die ersten Meinungen, die am Ende in den Köpfen bleiben. Fangen Sie schon während des Events die Impressionen in Form von Aussagen, Rückmedungen oder Bildern ein und gehen sie sogar noch einen Schritt weiter: Teilen Sie die Ergebnisse in den verschiedenen Sozialen Medien, denn Social Media für Events ist das Sprachrohr Ihrer Gäste.

Beispiele für Feedback-Fragen während des Events: 

• Wie zufrieden sind Sie mit unserem Event bis jetzt?
• Was hat Ihnen nicht gefallen?
• Was sollten wir aus Ihrer Sicht schnell verändern?
• Wie sind Sie auf das Event aufmerksam geworden?
• Was war Ihr bisheriges Highlight?

Gleichzeitig schaffen Befragungen direkt am Tag Ihrer Veranstaltung auch eine gute Basis für Lead-Generierung und Engagement-Optionen. Nie wieder bekommen Sie einen direkteren Draht zu Ihrer Zielgruppe.

Expertentipp: Locken Sie potentielle Kunden durch Marketing-Initiativen an, indem Sie den Befragten Vergünstigungen oder Preise anbieten!

Diese Phase ist wahrscheinlich die entscheidende für Ihren kompletten Prozess, da Sie hier gnadenloses Feedback von Ihren Gästen über deren Erfahrungen einholen werden. Auch hier ist wieder wichtig: Erstellen Sie verschiedene Umfragen für Ihre unterschiedlichen Stakeholder (Redner, Teilnehmer, Sponsoren usw.). Fragen Sie, ob die Erwartungen erfüllt wurden und zu welchem Grad.

Feedback-Fragen an Teilnehmer:

• Was waren Ihre grundsätzlichen Ziele für diese Veranstaltung?
• Hat die Veranstaltung Ihre Erwartungen erfüllt?
• Was könnten die Veranstalter beim nächsten Mal anders machen?
• Hat die Location zu der Veranstaltung gepasst?
• Würden Sie die Veranstaltung Ihren Kollegen weiterempfehlen?

Beispiele für Feedback-Fragen an Aussteller und Sponsoren:

• Entsprachen die Veranstaltungsteilnehmer Ihrer Zielgruppe?
• Hat es Ihnen die Eventstruktur erlaubt mit den Teilnehmern zu interagieren?
• Was waren Ihre primären Ziele für das Ausstellen auf dieser Veranstaltung?
• Hat das Event Ihre Erwartungen erfüllt?
• Brachten die Veranstalter Ihrem Sponsoring genügend Anerkennung entgegen?
• Wie hoch empfanden Sie die Networking-Möglichkeiten?

Erlauben Sie den Befragten aber auch die Möglichkeit negatives Feedback und konstruktive Kritik zu äußern. Vor allem wenn es sich um ein wiederkehrendes Event handelt, sind diese Informationen entscheidend für die weitere Planung. Am Besten vergleichen Sie die Resultate systematisch und sorgfälltig mit den Ergebnissen aus Befragungen vor dem Event.

Expertentipp: Nehmen Sie sich Zeit die Antworten und Zahlen genau zu analysieren. Nichts ist schlimmer als die verpasste Chance mit den entsprechenden Maßnahmen zu reagieren.

Unser Tipp: Nutzen Sie die zahlreichen Online Angebote, um im Handumdrehen intuitive Umfragen zu erstellen. Unsere Eventprofis empfehlen SurveyMonkey oder Survio. Wir haben bereits sehr positive Erfahrungen mit diesen Anbietern gemacht. Vor allem für Einsteiger bietet unser Lieblingstool SurveyMonkey bereits in der kostenfreien Variante einen großen Feauture-Umfang.

Halten Sie die Umfrage jedoch so einfach wie möglich – kein Schnickschnack und kein Tamtam. Am Ende ist das Wichtigste, dass alle Fragen klar formuliert werden und die Umfrage einen seriösen Eindruck macht. Einige Online Tools bieten mittlerweile sogar die Möglichkeit Sie via Live-Updates per Mail zu bestimmten Antworten zu informieren.

Scheuen Sie sich nicht davor das große Spektrum der Umfrage für sich zu nutzen. Heben Sie Ihre Kundenzufriedenheit auf ein ganz neues Level.

Machen Sie Ihr Event zu einem Erlebnis für Ihre Kunden: Das Self-Assessment von doo zeigt Ihnen im Detail, wie Sie Ihr Event optimieren können.