Je hochkarätiger die Speaker, desto beliebter und erfolgsversprechener die Konferenz. Was zunächst nach einem einfachen und klaren Rezept klingt, kann für Event Planer durchaus eine Herausforderung sein: Schließlich sind gerade beliebte Redner sehr begehrt und haben wenig Zeit. Entsprechend wollen sie auch gut betreut sein.
Im Rahmen dieser Betreuung spielt das Onboarding von Anfang an eine wichtige Rolle.
Um diesen Prozess für beide Seiten effektiver und effizienter zu gestalten, hat doo das Speaker Management Tool geschaffen. In einer von doo bereit gestellten und entsprechend geschützten Umgebung können Speaker mit Hilfe vorab automatisch konfigurierter und gestalteter Formulare Informationen zu ihrer Person hochladen, wie z. B. Portrait-Bilder sowie eine kurze Vorstellung ihrer Person oder Lebensläufe. Dazu können sie auch ihre Social Media Accounts wie z. B. LinkedIn verlinken.
Nach Prüfung und Freigabe der Profile durch den Event Manager können den einzelnen Sprechern in einem nächsten Schritt Themen-Bereiche, Räume oder Termine zugeordnet werden. So können Event Manager ihre Speaker kategorisieren und sie behalten den Überblick. Durch die automatisierte Erfassung der Profil-Daten ist auch eine einheitliche und optimale Darstellung der Speaker auf der Website gewährleistet.
Im gesamten Prozess des Onboardings besteht natürlich immer die Möglichkeit, sämtliche Daten und Schrite zu prüfen und zu korrigieren.
Weitere Schritte im Speaker-Management über Drittanbieter
Nach der Registrierung automatisch ein Ticket für die Veranstaltung zusenden. Einen Post für LinkedIn oder andere Social Media Plattformen vorbereiten. Automatisierte Reminder wie z. B. zur Hotel-Buchung oder zur Auswahl des Caterings: Welche Anforderungen Event-Manager auch immer rund um ihr Speaker-Management haben, dank der flexiblen doo Plattform lassen sich sämtliche Aufgaben und Anforderungen rund um das Speaker-Management automatisieren. Die mitunter notwendige Einbindung von Drittanbietern ist über eigens programmierte Schnittstellen oder vorkonfigurierte Webhooks möglich.
Synchronisation mit CRM für erneute Nutzung der Daten bei zukünftigen Events
Gute Speaker bucht man immer wieder. Im Sinne der Effizienz und der Nutzerfreundlichkeit ist es hilfreich, wenn die Daten zur Registrierung nicht immer wieder neu eingegeben werden müssen. Durch die optionale Synchronisation der Daten aus dem Speaker-Profil mit Drittanbieter-Anwendungen wie z. B. einem CRM sind die Daten auch für zukünftige Events oder Konferenzen wieder abrufbar. Werden die Speaker erneut gebucht, sind seine Daten in den Formularen bereits zeitsparend vorab ausgefüllt.
Die in der doo Umgebung aufgebaute Speaker Datenbank lässt sich zudem über einen extra dafür erstellten doo Mandanten erfassen. Dieser doo Speaker Mandant erlaubt dann über die Resynchronisiereung an einzelne Mandanten von Teams oder Abteilungen ein gezieltes Rechtemanagement. So können insbesondere größerere Unternehmen sicherstellen, dass nur die berechtigten Personen oder Teams auf die für sie freigegebenen Speaker Profile zugreifen können.
Die Vorteile des doo Speaker Managements auf einen Blick
- Komfortables und effizientes Onboarding für Speaker
- Einheitliche und optimale Präsentation der Speaker auf der Event-Website
- Klar definierte Abläufe für einfaches Erfassen und Pflegen von Daten
- Einfacher Freigabe-Prozess sowie Profilprüfung und Profiländerungen im Rahmen der Registrierung
- Pre-View-Page zur übersichtlichen Prüfung der Daten
- Optionale Erstellung von Unterseiten für weitere Kategorisierung oder Thematische Bündelung
- Optionale Automatisierung weiterer Schritte wie z. B. Erstellen eines Linked-In-Profils oder automatisiertes Ausstellen eines Tickets zur Eventteilnahme
- Erfassung der Spaeker über eigenen doo Mandanten für zentrales Rechtemanagement
Registrierung von Sponsoren über Self-Service Portal
Basierend auf der doo Plattform können Event-Manager das Speaker Management Tool auch für das Management von Sponsoren, Partnern oder Ausstellern nutzen. Auch hier können die einzelnen Ansprechpartner ihre Daten über speziell dafür konfigurierte Formulare erfassen, pflegen, korrigieren und prüfen. Mit einem Reminder 48 h nach Aufforderung zur Ergänzung der Profildaten werden notwendige Fristen verlässlich eingehalten.
Ein weiterer Vorteil für Partner ist die Erfassung der Teilnehmenden-Daten auf dem Event selbst über einen Scan der Badges. Die einzelnen Teilnehmenden werden damit zu digitalen Leads für das eigene Marketing. Erfasst werden dazu unter anderem die Klicks auf das jeweilige Logo sowie die Banner Click-Trough-Raten. Auch die Verweildauer am Stand sowie die Teilnahme an den verschiedenen Event-Sessions werden erfasst.
Dynamische Gestaltung der Agenda für Teilnehmende für mehr Website-Traffic
Websites für Events können auch nach Beginn der Veranstaltung noch einen wesentlichen Nutzen liefern. So können z. B. Teilnehmende auch nach Beginn des Events noch ihre persönliche Agenda erstellen und so ihren Event-Besuch spontan planen. Diese Agenda kann dann optional auch in den jeweilgen Kalender sowie als Bookmark-Link gesichert werden. Alternativ lässt sie sich naütrlich auch ausdrucken.
Durch diese Interaktion werden Teilnehmende noch stärker an das jeweilige Event gebunden. Event Manager können so auch auf das aufwändige Programmieren einer eigenen Event-App verzichten.