Die 11 größten Fehler im Event-Management

1. Eine gute Idee, aber nicht für die richtige Zielgruppe

Eine gute Idee macht noch kein gutes Event aus. Besonders nicht, wenn dieses nicht die richtige Zielgruppe anspricht. Das erste, worüber sich ein Event-Manager also Gedanken machen sollte, bevor er mit der Planung einer Veranstaltung beginnt, ist die richtige Zielgruppe. Diese sollte klar definiert werden: Wer ist meine Zielgruppe? Welche Themen interessieren sie und was erwarten sie von einem Event? Sind sie Entscheidungsträger? Was sind sie bereit für ein Ticket zu zahlen? Wie spreche ich sie am besten an?

Zudem bietet es sich an, im Vorfeld eine Marktrecherche durchzuführen, um herauszufinden, ob mein geplantes Thema für den Markt und besonders meine Zielgruppe überhaupt relevant ist. Hierzu können Sie auch Erfahrungen aus vorherigen Events miteinbeziehen oder Meinungen der Zielgruppe einholen.

Eine genaue Definition hilft enorm bei der Personalisierung von Events und erhöht damit die Chancen auf eine erfolgreiche Veranstaltung und zufrieden Teilnehmer. Aber nicht nur das Event selbst kann personalisiert werden, sondern bereits die gesamte Attendee-Journey. Von den individuellen Einladungen bis hin zu zugeschnittenen Vorträgen und Networking kann die gesamte Teilnehmer-Reise auf einzelne Personen der Zielgruppe zugeschnitten werden.

2. Ziele, welche Ziele?

Viele Event-Verantwortliche starten mit der Planung eines Events, ohne sich im Vorfeld überhaupt Gedanken zu ihren Zielen zu machen. Es gibt viele Ziele, die mit einem Event verfolgt werden können: das Engagement der Teilnehmer steigern und messen, Networking, die Markenbekanntheit steigern, Leads generieren, Produkte verkaufen und natürlich Umsatzwachstum.

Auf welche soll bei Ihrem Event nun aber besonderer Wert gelegt werden? Sind diese nicht klar definiert, kann es passieren, dass zu viel Aufmerksamkeit auf die weniger wichtigen Ziele verwendet wird und damit nicht nur wertvolle Zeit verloren geht, sondern die wichtigen Ziele aus den Augen verloren oder nicht richtig gemessen werden.

Um das zu vermeiden, können KPIs (Key Performance Indicators) helfen. Die Event-Ziele werden also in messbare Daten übersetzt und können damit am Ende der Veranstaltung ausgewertet werden. Dies hat für Event-Verantwortliche zum einen den Vorteil, dass die Ziele klar für alle Beteiligten definiert und einheitlich gemessen werden. Zum anderen können die Event-Erfolge einfach kommuniziert und damit eventuell zukünftiges Event-Budget besser gerechtfertigt werden.

3. Das Event-Design gefällt mir – aber den Teilnehmern?

Zum Event-Design gehören zum einen Stil und Thema der Veranstaltung: Handelt es sich um eine Messe, Konferenz, ein Corporate Event oder einen Workshop? Aber auch die Dauer des Events, der gesamte Ablauf, mögliche Speaker, Themen und Vorträge werden hier beschlossen.

Viele Event-Verantwortliche sind dabei noch in alten Konventionen verhaftet, in denen beispielsweise eine Konferenz immer mindestens eintägig sein muss. Heutzutage kann viel kreativer und besonders zielgruppenbezogener gedacht werden. Es ist durchaus sinnvoll, bestimmte Workshops zu verkürzen oder zu verlängern, wenn dies den Bedürfnissen der Teilnehmer entspricht und sie damit mit einem positiven Gefühl nach Hause gehen.

Dies ist aber nur möglich, wenn es Event-Manager schaffen, nicht ihre eigenen Vorlieben für ein gutes Event in den Vordergrund zu stellen, sondern aus der Sicht ihrer Zielgruppe denken und handeln. Eine Personalisierung von Events, aber auch bereits der Teilnehmer-Reise im Vorfeld, wie der Versendung von individuellen Einladungen oder einem perfekt abgestimmten und schnellen Einlass-Management, ist heute essentiell und zeichnet gute und erfolgreiche Events aus.

4. Keine perfekte Event-Location gefunden

Die Wahl der richtigen Location beeinflusst den Erfolg von Events ungemein. Denn sie bietet den passenden Rahmen, um die gewünschte Wirkung zu erzielen und den Teilnehmern lange positiv im Gedächtnis zu bleiben.

Daher sollten Sie für die Suche nach einer passenden Location auch genügend Zeit und Ressourcen einplanen. Oftmals messen Event-Verantwortliche dieser Aufgabe aber nicht genügend Relevanz bei und geben sich auch mit nicht optimalen Lösungen zufrieden, da sie den Fokus lieber auf die Inhalte legen. Dabei ist die Location für den Eindruck und das Wohlbefinden der Teilnehmer mindestens genauso entscheidend.

Heutzutage zwingend erforderlich ist beispielsweise ein funktionierender WLAN-Zugang. Dies wirkt trivial und ist doch inzwischen bei Event-Besuchern zum Standard geworden. Probleme bei der Verbindung oder lange Wartezeiten führen schnell zu sinkender Laune. Dies besonders bei internationalen Teilnehmern, die darauf angewiesen sind.

Das Event sollte aber nicht an die Location angepasst werden müssen, sondern die Location an das Design und die Ziele der Veranstaltung. Jedes Event hat dahingehend nämlich andere Anforderungen an die Größe, die Räumlichkeiten, die Lage, die vorhandene Technik und Infrastruktur eines Veranstaltungsortes.

5. Die gleiche Einladung für alle Empfänger

Wie viele Events scheitern bereits daran, dass die Einladungen kaum geöffnet werden und damit mögliche Teilnehmer ausbleiben? Jeden Tag erreichen uns zahlreiche E-Mails mit Einladungen zu Events. Ist nicht auf den ersten Blick ersichtlich, welchen Vorteil ein Besuch mit sich bringt, landen diese sehr schnell im Papierkorb und das Event ist vergessen.

Bereits bei der Einladung zum Event kommt es also auf die persönliche Ansprache der Zielgruppe an. Für welche Themen interessiert sich der Empfänger? Was kann ihm das Event bieten, dass er es unbedingt besuchen sollte? Wie wird der Empfänger am liebsten angesprochen? Wie sollte das Design gestaltet sein, damit es die Zielgruppe bestmöglich anspricht?

Macht es sich ein Event-Manager hier einfach und sendet eine standardisierte Einladung an seinen gesamten Verteiler, verschenkt er hier wertvolles Potenzial, hoch interessierte Teilnehmer für sein Event zu generieren. Je genauer bekannt ist, wer die Zielgruppe ist, die angesprochen werden soll, desto passender kann die Einladung gestaltet werden und desto eher wird sie geöffnet und gelesen.

Durch Segmentierung in Gruppen und Personalisierung, können zur gleichen Zeit verschiedene Einladungen an unterschiedliche Zielgruppen versendet werden. Systeme, wie das selbst-lernende Event-CRM von doo, unterstützen dabei, viele Prozesse, wie die Segmentierung anhand von Interessen, zu automatisieren und damit für Event-Verantwortliche stark zu vereinfachen.

6. Das Event ist gut, da kommen die Teilnehmer von alleine

Dieser Fehler ist leider weiter verbreitet, als man annehmen würde. Der Irrglaube, dass die Teilnehmer das Event besuchen, ohne dass im Vorfeld Werbung dafür gemacht werden muss. Selbst wenn das Event sehr gut ist und genau den Nerv der Zielgruppe trifft, ist es auf dem heutigen überfüllten Event-Markt sehr schwierig geworden, diese wirklich zu erreichen und mit dem eigenen Event aus der Masse hervorzustechen. Beinahe jedes Unternehmen organisiert heutzutage Events. Da ist es ohne den Einsatz von Werbung fast unmöglich, ein erfolgreiches Event zu organisieren.

Werden nun aber planlos E-Mail-Einladungen versendet, Social Media-Kampagnen geschaltet und Banner erstellt, bringt das oftmals auch nicht den gewünschten Erfolg und macht eine Auswertung schwierig.

Wichtig ist, einen Vermarktungsplan zu erstellen, in den alle Aktivitäten, Zeiträume und Kennzahlen eingetragen werden können. Dies hilft dabei, den Überblick zu behalten, die Kampagnen sinnvoll aufeinander abzustimmen und die relevanten Kennzahlen sinnvoll messen und auswerten zu können. Dadurch können Sie Erfahrungen sammeln, welche Kampagnen sich bewähren und in welche zukünftig mehr Budget investiert werden sollte.

Die sozialen Medien bieten auch gute Möglichkeiten, Reichweite für das Event zu generieren und potentielle Teilnehmer zu adressieren. Damit nicht unnötig Budget investiert wird, sollte im Vorfeld geklärt werden, ob Ihre Zielgruppe über diese Kanäle überhaupt erreichbar ist und über welche genau.

7. Registrierungsprozess ist zu aufwendig

Die Registrierung hat einen großen Einfluss auf den Event-Erfolg. Mit den Anmeldungen steht und fällt die Veranstaltung, denn melden sich nicht genügend Teilnehmer an, war der ganze Aufwand umsonst. Darum sollte ein besonderes Augenmerk auf den Registrierungs-Prozess gelegt werden.

Wurde die Einladung personalisiert verschickt und die Öffnungsrate gut, kommt es darauf an, die Interessenten nicht doch noch beim Anmeldeformular zu verlieren. Die meisten Event-Verantwortlichen wollen möglichst viel über die potentiellen Teilnehmer mithilfe des Anmeldeformulars erfahren. Dabei sollten sie sich aber Gedanken machen, welche Daten sie wirklich brauchen und welche zwar gut zu wissen, aber nicht zwingend notwendig sind.

Zu lange Formulare, die zu viele persönliche Daten abfragen, schrecken nämlich jeden potentiellen Anmelder ab. Erhoben werden sollten wirklich nur diejenigen Daten, die für die weitere Kommunikation und Personalisierung zwingend benötigt werden. Alle weiteren Fragen sollten entweder ganz weggelassen oder als optionale Felder dargestellt werden.

Auch lange Ladezeiten oder ein unübersichtliches Design des Anmeldeformulars sowie fehlende Informationen auf der Anmeldeseite können die Anzahl der Registrierungen deutlich senken und sollten daher unbedingt im Vorfeld geprüft werden.

8. Zu wenig Zeit für den Aufbau geplant

Die Zeit der Vorbereitung und Werbung ist vorbei und das Event steht vor der Tür. Nun ist es Zeit für den Aufbau und die Vorbereitung der Location.

Dass hier aber auch noch Fehler passieren können, zeigen folgende Beispiele:

• Am Morgen des Events erscheinen drei Lieferanten zur gleichen Zeit. Im Ausladebereich gibt es aber nur Platz für einen Lieferwagen. Alle Lieferanten stehen unter Zeitdruck und haben Folgetermine.

• Die Gänge und Laderampe wurden nicht vermessen und im Lieferwagen warten Teile, die nun viel zu groß sind.

Diese Beispiele zeigen, dass das Versäumnis, das Ausladen und den Aufbau zu berücksichtigen, die besten Pläne für ein Event ruinieren kann. Die frühzeitige Klärung mit der Location und den Lieferanten können Schlimmstes verhindern.

Folgende Schätzungen in einem frühen Stadium der Planung sind sinnvoll: Welche Lieferfristen werden von Ihren Lieferanten erwartet? Wie lange dauert die Einrichtung? Was ist die ideale Reihenfolge, in der die Dinge erledigt werden sollten? Können bestimmte Aufgaben gruppiert werden? Zu den Schätzungen sollten aber immer 50% aufgeschlagen werden, um wirklich auf der sicheren Seite zu sein.

9. Kein Plan B oder keine Möglichkeiten, Änderungen schnell zu kommunizieren

Die Umstände zwingen uns manchmal, auf einen Plan B zurückzugreifen. Das Wetter bedingt eine Veranstaltung im Freien, eine schlechte Akustik erfordert eine kreative Lösung für Ihre Redner und Moderatoren. Haben Sie keinen Notfallplan kann dies ärgerlich sein und im schlimmsten Fall auch das Event gefährden. Entwickeln Sie diesen also direkt, während Sie die Veranstaltungs-Anforderungen ausarbeiten.

Ein Veranstaltungsplan kann sich viele Male zwischen dem Tag der Erstellung und dem Tag der Veranstaltung verändern. Nicht jede Veränderung betrifft jeden Ansprechpartner. Dem Teilnehmer wird es wahrscheinlich egal sein, dass Sie die Zuständigen für die Beleuchtung uns Technik geändert haben. Aber wenn ein Zulieferer noch eine alte Version des Zeitplans hat, kann dies am Tag des Events schnell kritisch werden.

Viele Event-Verantwortliche sind hier sehr akribisch und hier liegt oftmals ein weiteres Problem: Gibt es zu viele kleine Änderungen und Anpassungen und wird dabei noch mit verschiedenen Systemen und Listen gearbeitet, werden Informationen und die Kommunikation selbiger leicht übersehen. Nutzen Sie also am besten ein System, das aktualisierte Informationen per Benachrichtigung oder E-Mail an die Betroffenen versendet und diese damit immer auf dem aktuellen Stand sind.

10.  Check-In dauert zu lange

Bilden sich bereits am Einlass zu Ihrem Event lange Schlangen, sind die Teilnehmer schon zu Beginn genervt, denn keiner möchte lange warten. Dies ist aber kein guter Start in den Veranstaltungs-Tag, denn dieses erste Gefühl hält bei den Teilnehmern sehr lange vor.

Wie auch die Registrierung, muss der Check-In schnell und unkompliziert ablaufen. Die Teilnehmer sollen hier abgeholt werden und Orientierung finden – denn hier beginnt die Reise durch Ihr Event selbst. Er sollte also leicht zu finden sein und nicht zu lange aufhalten.

Eine entsprechende technische Ausstattung hilft dabei, den Check-In reibungslos ablaufen zu lassen. Durch eine Online-Registrierung im Vorfeld können Sie besser abschätzen, mit welchem Andrang gerechnet werden kann und sich entsprechend darauf vorbereiten. Mit Scannern können Eintrittskarten schnell ausgelesen werden. Die Möglichkeiten der modernen Gesichtserkennung automatisieren und digitalisieren sogar diesen gesamten Prozess. Hierfür muss aber die entsprechende Ausstattung zur Verfügung gestellt werden.

Und wenn es doch mal länger dauert, versorgen Sie Ihre Teilnehmer am besten an dieser Stelle bereits mit den nötigen Informationen, um die Wartezeit sinnvoll nutzen zu können und ihren Tag zu planen. Sorgen Sie für Sitzgelegenheiten und machen Sie es Ihren Gästen so komfortabel wie möglich.

11.  Event-Erfolg kann nicht ausgewertet und für Optimierungen genutzt werden

Sie haben viel in Ihr Event investiert und haben das Gefühl, dass es erfolgreich war. Doch konnten valide Daten gesammelt werden, um dieses Gefühl zu bestätigen und zu belegen? Können konkrete Aussagen getroffen werden, ob neue Leads oder Kunden durch das Event generiert werden konnten?

Oftmals machen Event-Verantwortliche den Fehler, dass sie solche Daten nicht während der gesamten Teilnehmer-Reise erheben und damit für das Reporting keine validen Zahlen vorweisen können. Dies macht die Erfolgskommunikation gegenüber den Vorgesetzten und die Rechtfertigung für weitere Event-Budgets sehr schwierig. Kein Event-Verantwortlicher sollte sich hier nur auf sein Gefühl verlassen. Es gibt so viele Möglichkeiten, die zuvor definierten KPIs zu erheben und auszuwerten.

Alle Prozessschritte einer Teilnehmer-Reise generieren wertvolle Daten. Wir können messen, wie viele und welche Entscheider auf meine Einladungen reagieren, wer sich im Registrierungsprozess anmeldet und wofür sich die Anmelder interessieren. Zudem sehen wir am Check-In des Events, wer wirklich erscheint und wie lange die Teilnehmer bleiben. Auch während der Veranstaltung können wir wichtige Erkenntnisse gewinnen, wie beispielsweise wer mit Apps interagiert, welcher Entscheider bestimmte Vorträge besucht und für welche Themen er sich damit interessiert.

Das kostenlose „Event ROI Handbuch“ bietet hierzu eine Checkliste, um den Event-Erfolg wirklich messbar zu machen und bereits vorhandene Daten-Diamanten optimal zu nutzen. Zudem liefert es Beispiele für KPIs und deren Messung.