Rückblick Webinar: Virtuell wie live - am Beispiel SAP

Am Dienstag, 8. Dezember 2020 fand unser live Webinar zum Thema „Virtuelle Veranstaltungen mit doo und plazz – am Beispiel SAP“ statt.

Zusammen mit unserem Partner der plazz AG haben unser Geschäftsführer Christoph Sedlmeir und Jürgen Mayer, Geschäftsführer der plazz AG, ihre Erfahrungen geteilt und mit unserem Moderator Bane Katic diskutiert. Schwerpunkte des Webinars waren:

1. Wie funktioniert die Partnerschaft zwischen doo und plazz
2. Welche entscheidenden Vorteile haben Veranstalter – am Beispiel des Events SAP Concur
3. Ausblick: Was sind die Marktanforderungen und Wettbewerbsvorteile für 2021

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Wir bedanken uns nochmals recht herzlich bei Christoph Sedlmeir von doo, Jürgen Mayer von plazz und unserem Moderator Bane Katic.

doo’s Vision ist es, jedem Kunden zu helfen, ein erfolgreicher digitaler Gastgeber zu sein. Dazu sind vor allem zwei Dinge entscheidend: 

1. Ein guter Gastgeber hat genügend Zeit für seine Gäste und ist nicht permanent mit Feuerlöschen beschäftigt. Bei doo und auch insb. durch die Zusammenarbeit mit plazz wird ein Großteil der Teilnehmerreise durch die Veranstaltung automatisiert. So werden Kapazitäten frei, die der Gastgeber auf seine Gäste und den Teilnehmernerfolg konzentrieren kann.
2. Der erfolgreiche digitale Gastgeber oder Gastgeberin hat nicht nur Zeit für die Gäste, sondern er oder sie versteht die Interessen seiner Gäste. Das bedeutet, ein erfolgreicher Gastgeber hat eine Definition der Zielteilnehmer und über Datenabfragen oder anderes Feedback erlernt, was diese Teilnehmer erwarten und kann direkt handeln.

Die Automatisierung wird erreicht, indem eine durchgängige Digitalisierung der Teilnehmerreise ermöglicht wird. Diese Verschaltung der einzelnen Schritte, unabhängig von der dahinter wirkenden Technologie, ermöglicht die doo Plattform.

Durch eine Verzahnung mit den Systemen von plazz können wir letztlich einen ganzheitlichen Event-Kreislauf abbilden.

Wie alle anderen Unternehmen stand auch SAP im Jahresverlauf vor der Wahl, wichtige Events zu verschieben oder zu virtualisieren. SAP hat sich für seine wichtigste Jahresveranstaltung der SAP Concur entschieden, auf ein virtuelles Format zu gehen.

Durch die nie dagewesenen Herausforderungen der aktuellen Situation sind die Erwartungen an die Flexibilität der Systeme deutlich gestiegen. Diese Flexibilität wird dadurch ermöglicht, dass doo und plazz sog. “offene Systeme” entwickelt haben. 

Solche offenen Systeme können in kurzer Zeit neue Bausteine von Drittanbietern aufschalten oder leichter an die eigene Unternehmenssoftware-Landschaft angebunden werden. Das kann zum Beispiel ein spezieller Video-Chat Anbieter sein.

doo und plazz sind so miteinander integriert, dass Daten – und somit die digitalen Teilnehmer – frei durch die Teilnehmerreise fließen können. Vom Teilnehmer, und Einladungsmanagement über die Anmeldung bis zur Durchführung der virtuellen Veranstaltung.

Durch die einfache Möglichkeit Teilnehmerdaten zwischen Teilnehmermanagement, Anmeldung und eigentlicher Eventplattform auszutauschen, werden Networking, Chat und Interaktionsmöglichkeiten verfügbar.

Dadurch, dass die Teilnehmeridentifikation über die Anmeldedaten ermöglicht wird, können die Teilnehmer sich leicht zu virtuellen Coffee-Chats oder anderen Interaktionsmöglichkeiten treffen.

Für die SAP Concur war außerdem ein Gamification Element in die Teilnehmerreise eingebaut. Im Laufe der Veranstaltung erhielten die Teilnehmer auf Basis ihres Verhaltens und Engagements Punkte. Teilnehmer mit den höchsten Punkte wurden ausgezeichnet.

Ein solches Element dient nicht nur der bloßen Steigerung des Engagements. Es ermöglicht dem interessierten Event-Manager mehr über seine Teilnehmer zu lernen. Welche Teilnehmergruppen sind es, die engagiert teilnehmen? Wer treibt den Erfolg meiner Veranstaltung und am wichtigsten: für welche Teilnehmer ist mein Event ein Erfolg?

Durch die Messung des Engagements erhalten diese Fragen plötzlich eine Datengrundlage.

Im Vergleich zu vielen bekannten Video-Softwares ergibt sich außerdem ein zentraler Unterschied: Verwendet man Zoom und viele andere Video-Call Anwendungen eigenständig und ohne Integration, kann nur selten die komplette Teilnehmerreise im eigenen Corporate Design dargestellt werden. Teilnehmerübergaben zwischen den Systemen bzw. einzelnen Schritten der Teilnehmerreise sind nicht möglich. doo und plazz können diese Systeme auf Wunsch integrieren oder andere anbieten. 

Außerdem sind alle Daten, die über die Plattform laufen, unter einem strikten DSGVO-Schirm gesichert. Das heißt, die Module bei doo und plazz sind nicht nur technisch miteinander verbunden, sondern auch mit entsprechendem Datenschutz und Datensicherheit ausgestattet.

Die Branche war auch schon vor Corona im Wandel. Es geht nicht mehr darum, eine Veranstaltung voll zu machen, sondern der Teilnehmererfolg rückt mehr und mehr in den Vordergrund. 

Dies verändert nicht nur das Gesicht der Branche, sondern auch die Rolle des Event-Managers. Der Fokus liegt viel stärker auf den Inhalten und was der Teilnehmer für sich mitnehmen kann.

Der Trend “Content is King” hat schon über die letzten 10 Jahre die digitale Landschaft verändert. Dieser Trend zu mehr Fokus auf die Kommunikation und Inhalte wird nun in der Eventbranche durch Corona nochmal um ein Vielfaches verstärkt. Denn bei virtuellen Events gibt es weniger sensitive Emotionen, das heißt, ich muss den Teilnehmer viel konkreter auf seiner Erwartung und Interessen abholen.

Dem Veranstalter, der dieser Schritt gelingt, mit den passenden Inhalten auf seine Teilnehmer zu zugehen, wird sich in 2021 einen echten Wettbewerbsvorteil erarbeiten. Weitere Inspiration zur exakten bzw. personalisierten Kommunikation und für das personalisierte Teilnehmermanagement finden Sie hier.

Weitere Informationen und konkrete Funktionen, die Sie durch die Partnerschaft zwischen doo und plazz verwenden können, finden Sie hier.