In diesem Artikel erhalten Sie eine Übersicht, wie doo Ihnen hilft, Ihre Live-Veranstaltung trotz COVID-19 durchzuführen.

Nach der monatelangen auferlegten Zwangspause lockern die Bundesländer Woche für Woche die Beschränkungen. Darauf folgte die Öffnung von Geschäften mit einer Gesamtfläche von über 800 m2 und die Zulassung von privaten Feiern. Nun werden die Rufe immer lauter, auch kommerzielle Veranstaltungen zu erlauben. 

Neben den klassischen Hygiene Vorgaben, wie der Einhaltung des Mindestabstandes oder das Tragen eines Mund-Nasen-Schutzes, muss auch bei Events die Übertragung des Virus erschwert werden. Kommt es trotz allen Sicherheitsmaßnahmen zu einer Übertragung, so sollen alle möglichen betroffenen Kontakte ermittelt werden können, um weitere Ansteckungen auszuschließen.

Wie hilft doo bei der Durchführung von Live-Events?

Um die Bedenken des Gesundheitsamtes aus der Welt zu räumen, reichen einfache Worte nicht aus. Die Herausforderung liegt darin, dem Gesundheitsamt ein Konzept vorzustellen, welches erlaubt, dass Infektionsketten bei Events restlos nachvollzogen werden können. Die doo Software unterstützt Sie dabei, indem Sie:

 

  1. die Teilnehmerlisten manipulationssicher und DSGVO-konform speichert,
  2. Zeitslots für den geregelten Zugang zur Veranstaltung zur Verfügung stellt,
  3. ein Live-Reporting zu aktuell anwesenden Personen bietet.

 

Tipp: Die Experten des Netzwerk Event-Hygiene haben gemeinsam eine kostenfreie Event-Hygiene-Checkliste entwickelt, die Sie bei der Planung und Umsetzung Ihrer Live-Events unterstützt. Dadurch wird die Event-Freigabe durch das zuständige Gesundheitsamt und die Behörden erheblich vereinfacht.

1. Teilnehmerlisten speichern

Die Teilnehmerdaten werden manipulationssicher gespeichert bzw. archiviert und können mit wenigen Klicks heruntergeladen werden. Zudem ist ein versehentliches löschen aufgrund eines falschen Klicks nicht möglich. Jeder Kontakt kann nur einzeln und nach Bestätigung gelöscht werden. Bereits ein nicht erfasster potenziell infizierter Teilnehmer könnte mehrere Personen im näheren Kontaktkreis anstecken. Passiert dies häufiger sind neue Einschränkungen durch die Behörden denkbar. 

Wichtig: Alle Prozesse bei doo sind im Einklang mit den Vorgaben der DSGVO erstellt worden.

2. Zeitslot-Management für den geregelten Event-Zugang

Das Zeitslot-Management der doo Applikation bietet die Möglichkeit, einzeln buchbare Zeiträume für jeden einzelnen Veranstaltungstag festzulegen. Die Besucherströme können somit gezielt und flexibel je nach der aktuell zulässigen Teilnehmerzahl angepasst werden

3. Live-Reporting

Damit weder Mitarbeiter noch Teilnehmer gefährdet werden, sollte bereits die Buchung sowie der Zutritt zur Veranstaltung möglichst kontaktfrei gestaltet sein. Der Teilnehmer kann vor Ort beispielsweise den individuellen QR-Code auf seinem Ticket kontaktlos an einem Terminal scannen.

Unabhängig ob No-Shows oder Walk-Ins vor Ort die geplante Anmeldeliste verfälschen – mit der Live-Reporting Funktion weiß der Veranstalter jederzeit, wer sich aktuell tatsächlich auf dem Gelände befindet.

Praxis-Beispiel: Zoo Dortmund als Vorreiter für ein Event-Konzept

Als Vorreiter haben sich die Zoos etabliert, welche bereits die verschlossenen Tore wieder für Besucher öffnen durften. Dabei setzt beispielsweise der Zoo Dortmund auf das digitale Teilnehmermanagement von doo. Hier sieht der Prozess folgendermaßen aus:

 

  1. Der Teilnehmer reserviert sich einen Zeitslot über die doo Registrierungsmaske
  2. Der Teilnehmer erhält automatisch ein Ticket mit QR-Code (zum ausdrucken oder mobil abrufbar)
  3. Der Teilnehmer scannt sein Ticket vor dem Zutritt ab
  4. Ist das Ticket gültig, darf der Kunde zur Kasse gehen und dort den Eintritt bezahlen

 

Der Zoo Dortmund wählte diese Lösung, um den eventuell sehr großen Besucherandrang bereits vor den Kassen zu regulieren. Alternativ ist es mit doo aber auch möglich, bereits das Eintrittsticket zu buchen und online zu bezahlen.

Quelle: https://www.zoo-dortmund.de/ ;
abgerufen am: 20.05.2020

Wie genau sieht dies auf Veranstalter- und Teilnehmerseite aus?

Als zielführend haben sich die Formate „Zeitslots für den Ticketkauf“ und „Zeitslots inklusive Online Ticketkauf“ erwiesen. Dies sind spezielle Möglichkeiten, um die doo Software für Ihr Live-Event zu nutzen.

1. Zeitslots für den Ticketkauf

Veranstalterseite

Das Format “Zeitslots für den Ticketkauf” soll die vorhandene Struktur unterstützen und ist schnell umzusetzen. Jeder Tag wird als ein einzelnes Event angelegt. Die jeweiligen Zeitslots werden durch sogenannte Ticketkategorien abgebildet (wie z.B. auch „Presse-Ticket“ oder „Studenten-Ticket“). Die Anzahl der verfügbaren Tickets pro Kategorie entspricht der Anzahl der aktuell zugelassenen Personen. Die Ticketkategorien folgen einer festen Chronologie von Tag, Zeitslot und Anzahl der Personen mit anschließender Dateneingabe. Damit nur zulässige Personen das Gelände betreten, wird der QR-Code vor dem Zugang zur Kasse geprüft. Nun kann der Kunde wie gewohnt ein Ticket an der Kasse kaufen. Das Personal muss also nur auf das Verfahren des QR-Codes geschult werden. Zudem kann der Veranstalter die Dateneingabe flexibel und datenschutzkonform anpassen.

Teilnehmerseite

Der Teilnehmer bucht über die Event-Webseite (eigens erstellt oder Teil der Firmen-Webseite) den Zeitslot und die Anzahl der Personen. Daraufhin muss er die jeweiligen Teilnehmerdaten angeben. Durch das Zusenden eines Tickets mit QR-Code, welches er ausgedruckt oder mobil mitnehmen kann, erhält er die Berechtigungen, sich in dieser Zeitspanne ein Ticket vor Ort zu kaufen. Nun muss der Teilnehmer nur noch zum gebuchten Zeitpunkt am Veranstaltungsort erscheinen und erhält einen Zugang zu den Kassen des Veranstaltungsortes. Dort kann er sich das finale Ticket direkt kaufen.

Quelle: https://www.zoo-dortmund.de/ ;
abgerufen am: 20.05.2020

2. Zeitslots inklusive Online Ticketkauf

Veranstalterseite

Wie auch bei “Zeitslots für den Ticketkauf” wird im “Zeitslots inklusive Online Ticketkauf” jeder Tag als einzelnes Event angelegt. Die jeweiligen Zeitslots werden durch sogenannte Ticketkategorien abgebildet (z.B. „09:00 – 12:30 Uhr“ oder „14:00 – 15:00 Uhr“). Die Anzahl der verfügbaren Tickets pro Kategorie entspricht der Anzahl der aktuell maximal zugelassenen Personen. Bei dieser Variante ist eine schnelle und kontaktlose Abfertigung der Teilnehmer vor Ort möglich.

Teilnehmerseite

Der Besucher wählt den Veranstaltungstag gefolgt von seinem gewünschten Zeitslot aus. Hier kann er angeben, mit wie vielen Teilnehmern er an der Veranstaltung teilnehmen möchte und trägt die entsprechenden Teilnehmerdaten ein. Nun gelangt er zur Kasse, wo er z.B. über eine Kreditkarte oder per PayPal bezahlen kann. Vor Ort muss er das Ticket nur noch an einem Terminal abscannen und kann das Veranstaltungsgelände, ohne ein weiteres Ticket lösen zu müssen, betreten.

Tipp: Event-Hygiene-Checkliste

Die Experten des Netzwerk Event-Hygiene haben gemeinsam eine kostenfreie Event-Hygiene-Checkliste entwickelt, die Sie bei der Planung und Umsetzung Ihrer Live-Events unterstützt. Dadurch wird die Event-Freigabe durch das zuständige Gesundheitsamt und die Behörden erheblich vereinfacht.

Fazit

Ein digitales Teilnehmermanagement ist durch die Pandemie noch wichtiger geworden. Die doo Software hilft Ihnen, behördliche Anforderungen schnell und ohne großen Aufwand umzusetzen. War die Umstellung auf ein digitales Teilnehmermanagement (z.B. auch mit Online Ticketverkauf) bereits geplant, ist dies der nun der optimale Zeitpunkt zur Umsetzung. Live-Veranstaltungen kommen der Wiedereröffnung einen großen Schritt näher.