Worauf sollte man bei der Auswahl einer Teilnehmermanagement Software achten? Welche grundlegenden Möglichkeiten gibt es?

Ein professionelles Teilnehmermanagement ist die Voraussetzung für effektive und erfolgreiche Events. Je größer und komplexer die Veranstaltung wird, desto notwendiger wird auch eine auf das Event zugeschnittene Teilnehmermanagement Software.

Definition: Was ist eine Teilnehmermanagement Software?

Eine Teilnehmermanagement Software kommt zum Einsatz, wenn ein Eventmanager die Daten seiner Event-Gäste erfassen, segmentieren, zusammenführen, auswerten und analysieren möchte.

Mit dem Gästemanagement sind viele verschiedenen Arbeitsschritte verbunden, die eine professionelle Eventmanagement Software vereinfacht und unterstützt. So sinkt die Fehleranfälligkeit, die Effizienz steigt und es bleibt mehr Zeit für die Vorbereitung des Events.

Als „Teilnehmermanagement Lösung“ kommt vielerorts immer noch Excel zum Einsatz. Die Software ist bereits lizenziert und “bisher hat es ja auch so funktioniert”. Fehlende Übersicht, Fehleranfälligkeit, keine Schnittstelle zum internen CRM oder Datenschutz-Probleme sind bei der Benutzung von Excel jedoch meist die Nachteile.

Tipp: Lesen Sie dazu auch “Teilnehmermanagement mit Excel – Vorteile und Nachteile”.

Eine spezielle Gästemanagement Software ist genau auf die Anforderungen des Anwenders und der Veranstaltungen ausgerichtet und leistet damit weitaus bessere Dienste. Doch wie findet man die passende Teilnehmermanagement Software?

Teilnehmermanagement Software: Wie unterscheiden sich die Angebote?

Die Wichtigkeit von Veranstaltungen im Marketing-Mix hat dazu geführt, dass zahlreiche Anbieter mit Softwarelösungen auf den Markt drängen, die speziell für Event-Organisatoren entwickelt wurden.

Die meisten Anbieter einer Gästemanagement Software bieten Lösungen in folgenden Bereichen an:

  • Komplettlösungen für das Teilnehmermanagement oder Anwendungen für Teildisziplinen
  • Spezial-Lösungen je nach Event-Art oder Teilnehmerzahl
  • Dauerhafte Lösungen für mehrere Veranstaltungen oder Einmalnutzung

Komplettlösung oder Teildisziplin?

Um beurteilen zu können, welchen Umfang die Software bieten soll, muss man festlegen, welche Ziele man verfolgt. Kommt man mit seinem Gästemanagement-Prozess gut zurecht und benötigt lediglich an einem bestimmten Punkt Unterstützung, kann ein Teilbereich einer Komplettlösung die passende Wahl sein. Der Vorteil ist, dass sich die Einarbeitungszeit verkürzt und die Kosten geringer ausfallen.

Benötigt man an mehreren Stellen im Teilnehmermanagement digitale Unterstützung, empfiehlt sich eine Software, die alle Teile abdeckt. Diese löst nicht nur die Problempunkte, sondern führt häufig dazu, dass die Gesamtqualität der Abläufe zunimmt. Oft stellt man bei der Umstrukturierung nämlich noch weitere Defizite fest, die dann von vornherein beseitigt werden.

Tipp: Überlegen Sie, wo genau Ihnen eine Softwarelösung weiterhelfen kann. Berücksichtigen Sie dabei Ihre und ebenso die Erfahrungen des Software Anbieters und denken Sie an zukünftige Veranstaltungen.

Lösungen je Event-Art oder Teilnehmerzahl?

Bestimmte Software-Angebote konzentrieren sich auf spezielle Branchen. Das hat den Vorteil, dass die besonderen Charakteristika der jeweiligen Branche abgebildet sind und die Lösung passgenauer sein kann als eine Allgemeine.

Im Gegensatz dazu gibt es branchenübergreifende Teilnehmermanagement Softwares. Diese unterscheiden sich meist anhand der Zahl der mitgelieferten Funktionen. Während sich einige Produkte ausschließlich auf bestimmte Teilaspekte beziehen, wie beispielsweise ein reines Ticketing-System, bilden andere als Komplettlösung ein vollständiges dynamisches Teilnehmermanagement (z.B. inklusive Registrierungssoftware mit Möglichkeit zur Datenintegration, Teilnehmeranalyse, E-Mail Editor für Einladungen oder Reminder, Event-Website-Builder, etc.).

Ein weiteres Kriterium ist die Teilnehmerzahl. So findet man Anwendungen, die ausschließlich auf einen eher kleinen Teilnehmerkreis ausgelegt sind und solche, bei welchen die Teilnehmerzahl nach oben offen ist. Diese sind in der Lage, auch größere und komplexere Events reibungslos durchzuführen.

Dauerhafte oder einmalige Nutzung der Software?

Weil bei der Auswahl der geeigneten Software auch die Kosten berücksichtigt werden müssen, sollte man sich über die Nutzungshäufigkeit im Klaren sein. Wer nur eine Veranstaltung, beispielsweise zum runden Firmenjubiläum, organisiert, benötigt eine Lösung nur für dieses eine Event.

Wer häufiger mit verschiedenen Veranstaltungen oder der Durchführung einer Event-Reihe zu tun hat, benötigt eine dauerhafte Lösung.

Entsprechend sollte man sich über die benötigten Funktionen hinaus auch die Abrechnungsmodelle der Anbieter anschauen. Diese variieren teils stark und reichen vom einmaligen Pauschalpreis,  über eine Abrechnung per Teilnehmer, einer monatlichen Fee bis hin zum festen Kaufpreis. Der Anbieter der Teilnehmermanagement Software sollte immer verschiedene Preismodelle anbieten, die dann auf den Kunden individuell zugeschnitten werden.

Tipp: Versuchen Sie beim Vergleich der Anbieter, die Kosten auf denselben Anwendungsfall zu beziehen (z.B. einzelne Veranstaltung, Eventreihe, etc.), damit Sie eine bessere Vergleichbarkeit erzielen.

Auswahl Teilnehmermanagement Software: Worauf achten?

Möchte man von verschiedenen Dienstleistern Angebote für dieselbe Aufgabe einholen, ist ein ausführliches Briefing sinnvoll. Hier sind die einzelnen  Anforderungspunkte hinterlegt, was später eine gute Vergleichbarkeit ermöglicht.

Tipp: Zahlreiche Tipps zur Dienstleisterauswahl finden Sie im Artikel “Angebotsvergleich: Wie finde ich den passenden Event-Dienstleister”.

Bei der Suche nach der passenden Software geht man analog vor. Sind die Anforderungen formuliert, schaut man sich die Angebote der verschiedenen Anbieter an und geht die Liste Punkt für Punkt durch.

Checkliste für ein effektives Briefing

Gerade wenn man unter Zeitdruck steht, weil das nächste Event bald ansteht, ist es wichtig, schnell ein aussagekräftiges Angebot zu erhalten. Folgende Checkliste hilft beim Erstellen eines professionellen Briefings – speziell für eine Teilnehmermanagement Software:

Checkliste
Event-Details
  • Welche Art von Veranstaltung planen Sie?
  • Mit wie vielen Teilnehmern rechnen Sie?
  • Wie ist der geplante Ablauf?
  • Welche Event-Besonderheiten gibt es?
  • Wer ist die Zielgruppe?
  • Was ist das Ziel der Veranstaltung? (z.B. Lead Generierung, Kundenbindung, etc.)
Umfang/ Funktionen
  • Welche Funktionen bzw. Aufgaben des Gästemanagements sollen mit der Lösung erfüllt werden? (z.B. Online-Registrierung, E-Mail-Einladungen, Event-Website, Analyse und Reporting, Onsite, etc.)
  • Soll mit einem Tool möglichst alles abgedeckt werden oder können verschiedene Tools kombiniert werden?
  • Benötigen Sie eine Einmal- oder eine Dauerlösung?
Budget
  • Gibt es ein vorgegebenes Budget?
  • Tendieren Sie zur Miete oder zum Kauf?
Ziele
  • Welche Ziele möchten Sie mit der Teilnehmermanagement Software erreichen? (z.B. Arbeitserleichterung, Zeiteinsparung, höherer ROI, mehr Teilnehmer, weniger No-Shows, etc.)
Service
  • Möchten Sie die Software unabhängig selbst bedienen oder benötigen Sie speziellen Service und Support? Ist eine Kombination denkbar?
Datenintegration
  • Gibt es vorhandene Systeme, die verknüpft werden sollen?
Sprache
  • Soll das System auf Deutsch, Englisch oder mehrsprachig verfügbar sein? (je für Administratoren und Nutzer/ Teilnehmer)
Zusatzleistungen
  • Gibt es spezielle Anforderungen oder Besonderheiten beim Event?

Theoretisch gibt es die Möglichkeit, mehrere Tools parallel einzusetzen. Das kann sich anbieten, falls die Komplettlösung zu viele Funktionalitäten bereithält oder die Anschaffungskosten zu hoch erscheinen. Man sollte jedoch beachten, dass dies den Aufwand des Handlings deutlich erhöht. Außerdem ist nicht gewährleistet ist, dass verschiedene Lösungen aufeinander abgestimmt und damit kombinierbar sind. Professionelle Anbieter ermöglichen die Entwicklung von neuen Spezial-Funktionen, die direkt auf den Anwendungsfall zugeschnitten werden.

Zuletzt sollte man doch beachten, ob die Software intuitiv bedient werden kann. Alternativ sollte der Anbieter bei komplexeren Vorgängen individuelle Schulungen anbieten.

Testen Sie Ihre Teilnehmermanagement Software

Generell gilt, dass man eine Teilnehmermanagement Softwarelösung erst dann im Detail beurteilen kann, wenn man einmal mit ihr gearbeitet hat. Auch wenn es aufwendig erscheint, sollte man sich die Mühe machen, ein Event von Anfang bis Ende durchzuspielen. Eine nur oberflächliche Betrachtung greift meist zu kurz, denn häufig liegen Tücken oder Erkenntnisse im Detail.

Da ein „echter“ Test relativ zeitaufwendig ist, sollte man versuchen, schon im Vorfeld die geeignete Software zu identifizieren und sich auf maximal zwei potenzielle Anbieter festlegen. Bei diesen können beispielsweise Produkt-Demos genutzt werden, die anschaulich zeigen, wie die Software funktioniert.

Fazit: Teilnehmermanagement Software

Die passende Teilnehmermanagement Software zu finden, ist aufgrund der Vielzahl der Angebote am Markt nicht leicht. Eine gründliche Bestandsaufnahme der persönlichen Anforderungen ist der erste Schritt. Diese gleicht man mit den Funktionen der einzelnen Lösungen ab, bis sich schließlich die Gästemanagement Software herauskristallisiert, die am besten geeignet scheint. Ein gründlicher Test dieser Anwendung sollte erfolgen, bevor man die endgültige Entscheidung trifft.