Personalisierte Inhalte bei Firmenveranstaltungen erhöhen die Besucherqualität, reduzieren die No-Show-Rate und steigern das Engagement der Teilnehmer.

Event-Verantwortliche finden insbesondere bei einem Marketing-Trend Inspiration, der sich im E-Commerce großer Beliebtheit erfreut: der Personalisierung. Im Grunde ist es simpel: Das Interesse des Kunden steigt mit der Relevanz des Angebots. Je persönlicher die Ansprache, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich der Empfänger mit der Botschaft auseinandersetzt und wie gewünscht handelt – beispielsweise indem er ein Produkt kauft.

Die fortschreitende Technologisierung bringt zahlreiche Möglichkeiten zur Personalisierung mit sich. Unternehmen sammeln und werten Daten komfortabel und kontinuierlich aus. Vor gut einem Jahrzehnt war dies noch undenkbar.

Lesen Sie dazu auch unser ausführliches, kostenfreies E-Book: “Personalisierung von Events”.

Wie können Event- und Marketing-Manager nun die Personalisierung speziell bei Corporate Events nutzen? Wie gelingt eine gezielte und effektive Kommunikation? Und vor allem: Welche Vorteile bietet die Personalisierung von Firmenveranstaltungen?

Definition: Was sind Corporate Events?

Corporate Events sind geschlossene Firmenveranstaltungen bei der Menschen aufeinandertreffen, die in der Regel geschäftlich miteinander zu tun haben. Die Gäste setzen sich je nach Anlass aus verschiedenen Gruppen zusammen: Kunden, Interessenten, Partner und Lieferanten, Aktionäre, Sponsoren oder Mitarbeiter.

Corporate Events im Marketing-Mix

Anlässe für Firmen-Events gibt es das ganze Jahr über. Neben den saisonalen Höhepunkten wie Sommerfest oder Weihnachtsfeier werden Firmenjubiläen gefeiert, Jahres-Kickoffs inszeniert, Produkt-Launches oder Konferenzen organisiert. Hinzu kommen spezielle Kundenevents oder Partner-Veranstaltungen, denen bestimmte, aktuelle Themen zugrunde liegen.

Kundenveranstaltungen sind für viele Unternehmen mittlerweile ein fester Bestandteil ihres Marketing-Plans. Als Mittel der Direktkommunikation bieten Corporate Events die Gelegenheit, sich unmittelbar mit seiner Zielgruppe auszutauschen. Die dabei verfolgten Ziele reichen von Kundengewinnung oder -bindung über Sales bzw. Up- und Cross-Selling bis hin zur Image- bzw. Markenpflege.

Weil diese Ziele für die veranstaltenden Unternehmen sehr wichtig sind, stehen für Firmenveranstaltungen meist auch vergleichsweise hohe Budgets zur Verfügung. Dem Gelingen der eigenen Veranstaltung wird von der Geschäftsleitung höchste Priorität eingeräumt. Der mit der Umsetzung der Veranstaltung betraute Event-Manager ist entsprechend gefordert.

Effiziente und erfolgreiche Events mit Personalisierung

Neben den Unternehmens- bzw. Marketingzielen auf übergeordneter Ebene, sollte auch das einzelne Event mit einer bestimmten Zielsetzung geplant werden. Wichtige Ziele bei Firmen-Events sind beispielsweise:

  • Die Qualität der Teilnehmer erhöhen (mehr VIPs!)
  • Die No-Show-Rate reduzieren
  • Das Engagement der Teilnehmer vor Ort erhöhen

Personalisierung kann aktiv zur Erreichung dieser Ziele beitragen.

Die Qualität der Teilnehmer erhöhen

Häufig wird der Erfolg von Veranstaltungen daran gemessen, wie voll es war, also wie viele Besucher man begrüßen durfte. Diese Kennzahl greift jedoch zu kurz, denn Veranstalter sind vor allem daran interessiert, einen positiven Event-ROI zu erzielen. Dieser wird erreicht, wenn die Gäste die gewünschte Handlung ausführen, also z.B. einen Kauf abschließen. Hierfür sind meist Entscheidungsträger verantwortlich, die als „VIP-Gäste“ bezeichnet werden, eben weil sie zur Zielerreichung beitragen.

Lesen Sie hierzu auch unser kostenfreies E-Book “Event ROI Handbuch” und erfahren Sie, wie Sie Ihren Event-ROI mit einfachen Mitteln steigern und messbar machen.

Das Ziel muss also lauten, möglichst viele VIP-Gäste zu begrüßen. Events sind ein beliebtes Marketing-Mittel und zahlreiche Unternehmen buhlen um Entscheidungsträger, die eine Fülle von Einladungen bekommen. Klar ist, dass diese nicht jede Gelegenheit wahrnehmen können oder wollen. Personalisierung steigert die Wahrscheinlichkeit einer Teilnahme, indem sie die Relevanz des Events bei der Zielgruppe deutlich steigert.

Im Rahmen der Kommunikation gilt es also, die Inhalte so genau wie möglich auf den Bedarf der Teilnehmer zuzuschneiden.

Tipp: Investieren Sie viel Zeit, Ihre VIP-Gäste zu segmentieren. Interessen, Kaufzyklus oder Firmensitz sind beliebte Anhaltspunkte. Wählen Sie geeignete Inhalte Ihres Events, die Sie bei der persönlichen Einladung hervorheben.

Die No-Show-Rate reduzieren

Die Planung eines Events beansprucht Zeit und Ressourcen, personell wie finanziell. Umso ärgerlicher ist es, wenn an Tag X nicht alle Teilnehmer kommen, mit denen man gerechnet hatte. Eines der wichtigsten Ziele jedes Event-Verantwortlichen ist es, die No-Show-Rate zu reduzieren.

Die Zusage einer Teilnahme liegt zeitlich häufig deutlich vor dem Veranstaltungstag. In der Zwischenzeit kann einiges passieren, sodass das Event beim Gast nach und nach an Priorität verliert. Um dem entgegenzuwirken, sollte man angemeldete Gäste von der Anmeldung bis zum Erscheinen kommunikativ begleiten und die Firmenveranstaltung immer wieder in Erinnerung rufen.

Neben der Frequenz der Ansprache spielen auch hier die Inhalte eine wesentliche Rolle. Auch hier kann die Personalisierung ihren Beitrag leisten. Wer regelmäßig daran erinnert wird, dass bald ein Event ansteht, das den persönlichen Interessen entspricht, wird mit großer Wahrscheinlichkeit auch tatsächlich erscheinen.

Tipp: Fragen Sie Ihre Teilnehmer schon bei der Einladung, wo ihre Interessen liegen. Gehen Sie auf diese Interessen gezielt in Erinnerungs-E-Mails ein, sowohl mit entsprechenden Keywords in der Betreffzeile als auch inhaltlich.

In unserem kostenfreien E-Book “Event-Einladung” lesen Sie, wie die perfekte Einladung aussieht und was Sie unbedingt beachten sollten.

Das Engagement der Teilnehmer vor Ort erhöhen

Sind die eingeladenen Gäste erschienen, ist das bereits ein Erfolg. Im nächsten Schritt geht es darum, den Aufenthalt so gewinnbringend wie möglich zu gestalten. Ein positives Erlebnis bleibt dem Teilnehmer in Erinnerung und die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass er auch der nächsten Einladung folgt. Darüber hinaus profitiert man von positiver und kostenloser Mund-zu-Mund-Propaganda.

Das „positive Erlebnis“ wird erneut durch (personalisierte) Inhalte geprägt. Gerade bei großen oder mehrtägigen Veranstaltungen steht der Gast häufig vor der Qual der Wahl. Welche Programmpunkte versprechen den maximalen Nutzen?

Tipp: Stellen Sie eine tagesaktuelle Zusammenfassung der Highlights (z.B. über eine Event-App) und eine detaillierte Agenda bereits im Vorfeld zur Verfügung. So kann der Gast in Ruhe planen.

Fazit

Personalisierung leistet einen wichtigen Beitrag zur Zielerreichung einer Veranstaltung. Personalisierte Inhalte erhöhen die Besucherqualität, reduzieren die No-Show-Rate und steigern das Engagement der Teilnehmer.

Voraussetzung ist die sinnvolle Segmentierung von Teilnehmergruppen sowie die gezielte Erfassung, Nutzung und Analyse von Daten.

Stehen die Daten bereits integriert in einem übergreifenden System zur Verfügung, sind diese Informationen leicht zu ermitteln.

Wie die Integration von Daten funktioniert, lesen Sie im Artikel “Datenintegration: Definition, Vorteile und Beispiele im Eventmanagement”.