Angebotsvergleich: Wie finde ich den passenden Event-Dienstleister?

Der Erfolg eines Events hängt entscheidend von professionellen und zuverlässigen Lieferanten ab. Doch nicht immer kann man auf langjährige Partnerschaften zurückblicken. Ein neuer Dienstleister muss angefragt werden.

Die wichtigste Voraussetzung, damit Angebote gut miteinander verglichen werden können, ist ein detailliertes Briefing. Dazu sollten folgende Fragen beantwortet werden:

• Was genau wird benötigt?

• Wann und wie lange wird die Leistung benötigt?

• Wo soll die Leistung erbracht werden?

• Welche Menge wird benötigt?

• Gibt es ein maximales Budget?

• Gibt es ein Thema/ ein Konzept, das beachtet werden muss?

Tipp: Fragen Sie in etwa drei bis fünf unterschiedliche Anbieter an. Damit erhalten Sie eine aussagekräftige Auswahl und halten den Zeitaufwand für den Vergleich gering.

Es gibt zahlreiche quantitative und qualitative Kriterien, die über die Auswahl des passenden Dienstleisters bzw. Lieferanten entscheiden.

Folgende Anhaltspunkte können den Vergleich von Angeboten erleichtern und die Auswahl des perfekten Event-Dienstleisters unterstützen. Diese allgemeinen Kriterien werden dann je nach Leistungsart (Teilnehmermanagement, Catering, Eventtechnik, Eventagentur, Hotel, Transfer, Airline, Aktivitäten) noch um spezifische Elemente ergänzt.

Tipp: Eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten vereinfacht den Angebotsvergleich. Priorisieren Sie die einzelnen Kriterien und legen Sie entscheidende Ausscheidungs- und Auswahlkriterien fest.

Zunächst sollte das schriftliche Angebot auf Vollständigkeit und Verständnis überprüft werden.

• Sind alle angefragten Leistungen vorhanden?

• Gibt es unklare Details oder Leistungen?

• Sind alle Buchungsbedingungen (Stornofristen, AGBs, etc.) vorhanden?

• Kann der Lieferant überhaupt alle gewünschten Leistungen (in der Zukunft) erbringen?

 Unklarheiten oder fehlende Leistungen/ Details sollten direkt abgeklärt werden, sodass der Lieferant das Angebot nachbessern kann. Anschließend folgt dann der direkte Preis-Leistungs-Vergleich zwischen den Anbietern.

Ein Preisvergleich erfolgt entweder über die Gesamtkosten oder über die Kosten der einzelnen Bestandteile. Ein reiner Kostenvergleich hilft auch bei einer Preisverhandlung, gerade wenn sich die Kosten bei ähnlichen Leistungen stark unterscheiden.

Beim Preis-Leistungs-Vergleich müssen außerdem Zahlungsbedingungen in den AGBs als auch eventuelle Zusatzleistungen berücksichtigt werden. Wichtig ist, dass alle Leistungen tatsächlich im Endpreis enthalten sind und keine versteckten Zusatzkosten (beispielsweise je nach Teilnehmerzahl) unerwartet auftreten.

Tipp: Verhandeln Sie neben den einzelnen Preisen auch die Zahlungsbedingungen:

• Rabattregelungen (Mengenrabatt, Frühbucherrabatt, etc.)

• Zahlungsziele

• Stornierungsbedingungen

• Lieferbedingungen

Alle zu erwartenden Kosten sollten spätestens im Vertrag im Detail festgelegt sein, damit die  Event-Kalkulation nicht zu sehr von den tatsächlichen Kosten abweicht. (Wie Sie einen positiven Event-ROI erzeugen, erfahren Sie in unserem kostenfreien „Event ROI Handbuch“sowie dem dazugehörigen „Event-ROI-Rechner“.)

Neben Preis-Leistungs-Fakten spielt a das Serviceangebot des Lieferanten ebenfalls eine wichtige Rolle während der Angebotsphase. Der Service kann beispielsweise durch folgende Fragen beurteilt werden:

• Gibt es einen persönlichen Ansprechpartner?

• Sind Verhandlungen möglich (Vertrag)?

• Wie kulant zeigt sich der Lieferant?

• Wie lange ist die Reaktionszeit?

• Was passiert bei kurzfristigen oder ungewöhnlichen Änderungswünschen?

• Wie ist der Umgang/ Ton mit dem Kunden?

• Fühle ich mich wohl (Bauchgefühl)?

Wie bemüht der Anbieter generell um den Kunden ist, erkennt man meist schon nach der ersten Anfrage. Bemüht er sich, ein individuell zugeschnittenes Angebot zu erstellen oder möchte er hauptsächlich die kostenspieligsten  Leistungen verkaufen?

Guter Service zeichnet sich dadurch aus, dass der Lieferant zeitnah und präzise auf die Kundenwünsche eingeht und ein perfekt zugeschnittenes, individuelles Angebot erstellt.

Das Thema Nachhaltigkeit bei Events erlebt aktuell einen Trend und wird häufig bei Veranstaltern diskutiert. Event-Verantwortliche suchen derzeit verstärkt nach Möglichkeiten Ihr Event ökologisch, ökonomisch und sozial nachhaltig zu gestalten.

Auch  Lieferanten können nachhaltig arbeiten. Am einfachsten lässt sich dies durch gezielte Nachfrage oder entsprechende Recherche auf der Partnerwebsite feststellen.

Folgende Kriterien können einen Anhaltspunkt über die Nachhaltigkeitsstrategie des Lieferanten geben:

• Sinnvolle Nutzung der Ressourcen (Energieverbrauch, Rohstoffe)

• Schadstoffvermeidung

• Abfallvermeidung und Recycling

• Klima-, Tier-, Artenschutz

• Langfristige Unternehmenssicherung (Gewinne erzielen)

• Investitionen

• Prozessoptimierung

• Fairer Handel

• Regionale Vermarktung der Produkte

• Regionaler Einkauf

• Verantwortungsvoller Umgang mit Lieferanten und Kunden

• Soziale Gerechtigkeit im Unternehmen (Entlohnung, Geschlechter, etc.)

• Wertschätzung und Mitbestimmung der Mitarbeiter

• Soziale Zusatzleistungen

Tipp: Die Recherche aller Bemühungen erfordert tendenziell viel Zeit. Legen Sie daher Kriterien fest, die Ihnen besonders wichtig sind und konzentrieren Sie sich bei der Recherche oder Nachfrage auf diese.

Das beste Preis-Leistungs-Verhältnis nützt nichts, wenn der Lieferant unzuverlässig ist oder die Qualität der versprochenen Leistung mangelhaft ist. Unvorhergesehene Kosten (Fehlerbehebung, Zeitaufwand, doppelte Kosten bei Lieferantenwechsel, etc.) entstehen, die bei genauer Prüfung vermeidbar gewesen wären.

Tipp: Nutzen Sie unabhängige Bewertungsportale und persönliche Erfahrungen von Business-Partnern. So vermeiden Sie ein böses Erwachen, wenn es für einen Lieferantenwechsel bereits zu spät ist.

Nach der Veranstaltung hilft die eigene persönliche Bewertung wiederum den nächsten potentiellen Kunden.

Es gibt zahlreiche Kriterien, die über die Auswahl des passenden Dienstleisters bzw. Lieferanten entscheiden. Eine Checkliste mit Priorisierung hilft beim Vergleich der unterschiedlichen Angebote.

Je nachdem wie sich der Lieferant während der Angebotsphase verhält und welche Kriterien er erfüllt, lassen sich eindeutige Rückschlüsse auf die Professionalität des Partners ziehen.

Letztendlich sollte man beim Angebotsvergleich auch immer seinem „Bauchgefühl“ trauen.