Die Planung eines Events bedeutet harte Arbeit und erfordert ein hohes Maß an Einsatz. Ein Event-Organisator hat unzählige Pflichten und Aufgaben: vor dem Event, währenddessen, aber auch danach, wenn es um das Reporting an den Vorgesetzten bzw. Auftraggeber geht. Was macht die Arbeit von Event-Managern aus und worauf sollten sie besonders achten?
Für viele ist der Job des Event-Organisators ein Traumjob: Spannende Events in den unterschiedlichsten Locations organisieren und dabei mit zahlreichen interessanten Leuten in Kontakt kommen. Klar ist, die besten Event-Manager sind diejenigen, die mit Leidenschaft und Spaß bei der Sache sind. Denn die Planung eines Events bedeutet harte Arbeit und erfordert ein hohes Maß an Einsatz.
Ein Event-Organisator hat unzählige Pflichten und Aufgaben: vor dem Event, währenddessen, aber auch danach, wenn es um das Reporting an den Vorgesetzten bzw. Auftraggeber geht. Damit dabei nichts schiefläuft, haben wir einmal aufgelistet, was die Arbeit von Event-Managern ausmacht und worauf sie beim Veranstaltungs-Management besonders achten sollten.
Was macht eigentlich ein Event-Organisator?
Ein Event-Organisator plant und organisiert verschiedene Veranstaltungen. Darunter können Business-Events, wie z. B. Messen, Konferenzen und Seminare fallen, aber auch Freizeit-Events, wie Konzerte und Sportveranstaltungen. Neben der Planung der Location, des Event-Caterings und der Teilnehmereinladung kümmern sie sich ebenfalls um das Event-Marketing, sind beim Aufbau vor Ort zur Stelle und werten die Daten nach einem Event aus, um den ROI und den Event-Erfolg zu bestimmen.
Merkmale eines guten Event-Organisators
Um als Event-Planer erfolgreich zu sein, muss man sich souverän in den unterschiedlichsten Situationen verhalten können. Am besten vereint ein Event-Organisator mehrere Charaktereigenschaften: er ist unempfindlich, wenn mal ein etwas rauerer Ton angeschlagen wird, ist charmant gegenüber Geschäftspartnern und Teilnehmern, durchsetzungsstark bei Verhandlungen und extrovertiert, da er tagtäglich mit vielen unterschiedlichen Leuten in Kontakt kommt.
Außerdem ist es wichtig, immer einen kühlen Kopf zu bewahren, wenn es mal wieder etwas stressiger zugeht und unter Zeitdruck gearbeitet werden muss. Auf dem Event sollten Event-Organisatoren souverän und bestimmt auftreten. Sie haben die Entscheidungsgewalt sowie den Überblick über das gesamte Event. Falls etwas schiefgehen sollte, sind sie es, die die Sache wieder in Ordnung bringen.
Sowohl gegenüber den Event-Mitarbeitern, als auch den Teilnehmern sollten Event-Manager immer selbstsicher auftreten und klar und deutlich kommunizieren. Die aber wohl wichtigste Eigenschaft von Event-Organisatoren ist es, Entscheidungen schnell treffen zu können und keine Angst vor Konflikten zu haben.
Zu viel zu tun? Alles passiert gleichzeitig? Was nun?
Der Alltag eines Event-Planers ist meist stressig: Termine und Deadlines müssen eingehalten werden, Abläufe kontrolliert und kurzfristige Änderungen durchgeführt sowie Marketingaktionen überwacht werden.
Der Ablauf ähnelt dabei einem Uhrwerk: Ein Rädchen greift ins andere und wenn es an einer Stelle hakt, steht der ganze Apparat still. Kein Wunder also, dass Event-Organisatoren ständig unter Strom stehen. Es ist deshalb wichtig, immer die richtigen Prioritäten zu setzen und trotz aller Hektik einen kühlen Kopf zu bewahren.
Nachfolgend haben wir ein paar Tipps für Veranstaltungsplaner zusammengetragen, um der ganzen Hektik während der Event-Planung entspannter entgegentreten zu können und nicht im Burn-out zu enden.
Sich auf das Jetzt konzentrieren
Vor einem Event gibt es so vieles, das noch erledigt werden muss. Nichts darf dabei vergessen werden. Hier hilft es, diese Dinge in einen Kalender einzutragen. So wird der Kopf wieder frei, ohne die Sorge, etwas zu vergessen. Ist alles Wichtige notiert, sollte man sich dann wieder voll und ganz auf die Gegenwart konzentrieren und auf die Dinge, die in diesem Moment anstehen und zu erledigen sind. So kann eines nach dem anderen abgearbeitet werden und Schritt für Schritt kommt das Ziel in greifbare Nähe.
Zwischenziele definieren
Von Anfang an sollten alle Organisationsschritte schriftlich fixiert und Zwischenziele mit Datum festgehalten werden. So lässt sich am besten der Fortschritt bei der Organisation kontrollieren. Man gerät nicht unter Zeitruck und hat immer einen optimalen Überblick über den Stand der Eventorganisation.
Aktuellen Stand der Event-Organisation dokumentieren
Eine regelmäßige Überprüfung und steter Abgleich des Organisationsstandes mit dem Zeitplan sorgt dafür, dass Zeitfresser und Verzögerungen identifiziert werden und rechtzeitig dagegen gesteuert werden kann. Es wirkt beruhigend, wenn man schwarz auf weiß vor sich hat, dass der Zeitplan eingehalten wird.
Es ist immer hilfreich, genau zu wissen, an welchem Punkt der Event-Organisation man gerade exakt steht, um eventuelle Schwierigkeiten beizeiten auszumachen und beheben zu können. Vor allem bei einem größeren Team ist es wichtig, auf dem aktuellen Stand der Aufgabenerledigung jedes einzelnen zu sein. So kann zeitnah nachgehakt werden, warum eine bestimmte Aufgabe noch nicht erledigt ist und gegebenenfalls Gegenmaßnahmen ergriffen werden.
Einfach einmal Durchatmen
In Stresssituationen wird die Atmung meist flach und der Körper bekommt zu wenig Sauerstoff. Doch dieser ist nötig, um voll konzentriert zu sein und richtige Entscheidungen treffen zu können. Umso wichtiger ist es deshalb, bei unerwarteten Schwierigkeiten, Problemen oder wenn viele Personen auf einmal etwas von einem wollen, kurz innezuhalten, tief durchzuatmen und einen anderen Blickwinkel einzunehmen.
Lassen Sie die Aufgaben nicht zu nah an sich heran und wahren Sie eine gewisse professionelle Distanz. Hilfreich ist es dabei, sich vorstellen, wie die ganze Situation aus dem Weltall aussehen würde oder wie Sie in 10 Jahren auf diesen Moment zurückblicken und ihn dann bewerten würden. Das nimmt meist den Druck und hilft dabei, entspannt und mit klarem Geist eine Lösung zu finden.
Erst Probleme lösen, dann analysieren
Tritt ein unerwartetes Problem auf, das sofort gelöst werden muss, ist es sinnvoll, sich auf die Problemlösung zu konzentrieren, anstatt jemandem die Schuld zuzuweisen. Erst, wenn auch diese Herausforderung erfolgreich gemeistert wurde, kann man mit kühlem Kopf analysieren, was zu diesem Problem geführt hat und den Verantwortlichen darauf hinweisen, damit dies in Zukunft nicht mehr passiert.
Event-Reports erstellen
Event-Organisatoren müssen nicht nur gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten besitzen, sondern auch statistische Daten auswerten können. Denn nur so ist es möglich, den Erfolg eines Events zu messen und objektiv zu bewerten. Auftraggeber und Vorgesetzte, wie CMOs, verlangen deshalb nach Ende eines Events einen Report mit allen wichtigen Kennzahlen, an denen sie ablesen können, ob die Event-Ziele erreicht wurden.
Wie erstelle ich einen Event-Report?
Grundlage eines jeden Reports sind Daten. Um an valide Zahlen aus der Attendee-Journey zu gelangen, können Event-Manager dabei Event-Management-Plattformen, wie z. B. doo, zu Hilfe nehmen.
Event-Reports sind wichtig, um zukünftige Events zu optimieren und enthalten u. a. die Auswertungen folgender Daten:
- Teilnehmerzahlen
- Teilnehmerdemografie
- Ausgaben
- Einnahmen
- ROI (lässt sich z. B. mit dem Event-ROI-Rechner von doo berechnen)
- Verkaufszahlen der unterschiedlichen Ticketarten
Am besten stellt man die erworben Daten mittels Grafiken, Schaubildern und Tabellen dar. Das wirkt übersichtlicher und die relevanten Daten lassen sich schneller erfassen.
Der Aufbau eines Event-Reports sieht dabei folgendermaßen aus:
Am Anfang befindet sich die Einleitung, dann kommt der Hauptteil und abschließend die Zusammenfassung und das Fazit. In der Einleitung wird erläutert, um welches Event es sich handelt, welches Thema beim Event im Mittelpunkt stand und mit welcher Zielsetzung es veranstaltet wurde.
Im Hauptteil werden alle relevanten Statistiken und gesammelten Informationen behandelt, eventuell auch mit Foto- und Videomaterial.
Zum Schluss kommen dann die Handlungsempfehlungen für zukünftige Events, Verbesserungsvorschläge und eine Zusammenfassung der Erfolge.
Veranstaltungsmanager müssen mit viel Druck umgehen können. Sie sind dafür verantwortlich, dass bei einem Event alles reibungslos funktioniert. Doch neben all den Pflichten und Aufgaben haben Event-Organisatoren ein aufregendes und abwechslungsreiches Arbeitsumfeld. Langeweile ist ein Fremdwort.
Mithilfe von Event-Management-Systemen, wie doo, lassen sich aber viele Aufgaben, wie z. B. das Event-Reporting, vereinfachen und somit viel Zeit in der Nachbereitungsphase sparen.
