Eine optimal ausgeführte Event-Technik kann einer Veranstaltung zu großem Erfolg verhelfen. Dafür muss im Hinblick auf die Event-Technik einiges beachtet werden. Welche technischen Möglichkeiten gibt es überhaupt und was sollte beachtet werden? Wie genau muss außerdem die Planung ablaufen?
Ein wichtiger Vortrag findet gerade statt, aber keiner kann so richtig hören, was der Speaker sagt. Außerdem ist das Licht so dunkel, dass man ihn fast nicht sieht. Und zu guter Letzt rauscht da irgendetwas im Hintergrund die ganze Zeit, so dass einem schon die Ohren schmerzen. Schade. Wichtige Informationen gehen verloren, der Speaker gibt sich umsonst Mühe und keiner kann etwas vom Vortrag lernen oder mit nach Hause nehmen. Ein Desaster.
Ein Szenario, das auf einer Veranstaltung auf keinen Fall eintreten sollte, das aber dennoch hin und wieder so geschieht. Viele Veranstalter unterschätzen die bedeutende Rolle der Event-Technik und planen sie deshalb oft nicht ausreichend und richtig ein.
Eine schlechte Technik kann allerdings großen Misserfolg für ein Event bedeuten. Ohne eine vernünftige und gut funktionierende Veranstaltungstechnik, kann jedes Event schnell zu einem Desaster werden. Andersherum kann eine optimal ausgeführte Event-Technik einer Veranstaltung zu großem Erfolg verhelfen.
Für einen solchen Erfolg müssen im Hinblick auf die Event-Technik einige Faktoren beachtet werden. Man sollte wissen, was man an Technik benötigt, welche Möglichkeiten es gibt, ein Event technisch aufzubereiten und was es ganz generell zu beachten gilt. Außerdem ist es wichtig zu erfahren, wie die Planung genau ablaufen sollte. All das verraten wir mithilfe vieler Tipps und einer hilfreichen Checkliste im Beitrag.
Die Veranstaltungstechnik-Checkliste
Um eine passende Event-Technik zu planen, bedarf es einiger Überlegungen. Was brauche ich überhaupt an Technik für mein Event? Welche Möglichkeiten gibt es, mein Event technisch auszustatten? Was muss ich beachten?
All diese Fragen möchten wir mithilfe einer großen Checkliste beantworten. Mit dieser bekommt man einen idealen Überblick für die Planung der Veranstaltungstechnik und vergisst garantiert nichts.
Allgemeine Faktoren
Bevor zwischen den Möglichkeiten der Veranstaltungstechnik ausgewählt werden kann, sollten einige generelle Faktoren und Daten ermittelt und festgehalten werden. Nur mithilfe derer kann eine passende Event-Technik gefunden werden.
- Eckdaten der Veranstaltung festlegen
(Datum, Location, Ziel, etc.)
- Thema/Motto bzw. Gestaltung des Events überlegen
- Größe bzw. Anzahl der Gäste der Veranstaltung festlegen
- Räumlichkeiten mit genauen Gegebenheiten kennen
(Bestuhlungs-Plan, Podium, Bühne, Arbeitsplätze für Techniker, Stromanschlüsse, etc.)
- Platz für An- und Ablieferung erfassen
- Budget für Veranstaltungstechnik festlegen
Veranstaltungstechnik-Möglichkeiten
Die moderne Event-Technik bietet eine Vielzahl an unterschiedlichsten Möglichkeiten, mit denen ein Event technisch ausgestattet und optimiert werden kann. Dabei gibt es verschiedene Komponenten, aus denen sich die gesamte Veranstaltungstechnik zusammensetzt und aus denen die passenden Optionen ausgewählt werden können.
Bühnentechnik
- Große oder kleine Bühne
- Überdachung oder Open-Air
- Spezieller Boden
- Hubpodien
- Drehbühne
- Hebetechnik
- Kettenzüge
- Seilsysteme
- Deko-Elemente
- Vorhänge
- Umbaumaßnahmen während der Veranstaltung
Tontechnik
- Mikrofone für Moderator, Speaker und Publikum (Ansteckmikrofone, Handmikrofone)
- Mischpulte
- Passendes Beschallungssystem (Lautsprecher)
- Audiomitschnitt
- Hintergrundmusik
- Anlage für Band, DJ oder andere Künstler
- Möglichkeit für Einspielungen
Video-Technik
- Indoor-, Outdoor- oder mobile Videotechnik
- Unterschiedliche Technik für Präsentationen und Videos (Leinwände, Beamer, Bildschirme, etc.)
- PC-Unterstützung
- Teleprompter
- Vorschaumonitor
- Stromversorgung für Speaker und Publikum
- Aufzeichnung der Veranstaltung
- Live-Streaming-Möglichkeit
- WLAN-Versorgung
- Zusätzliche Präsentationshilfen (Laserpointer, etc.)
- Möglichkeit für Einspielungen
Lichttechnik
- Scheinwerfer (Kunstlicht- oder Tageslichtprodukte, Verfolger, etc.)
- LED-Licht-Elemente
- Deko-Licht (Spezielle Farbgestaltung)
- Bewegliches Licht
- Outdoor- und Indoor-Licht
- PC zur Lichtsteuerung/Steuerpulte
Das ist zu beachten
Bei der Auswahl der Veranstaltungstechnik müssen einige Faktoren beachtet und Überlegungen vorab sowie während der Planung getroffen werden. Folgende Faktoren sollten dabei immer im Hinterkopf behalten werden.
- Gegebenheiten der Event-Location (Größe, Fläche, Deckenhöhe, etc.) -> Begehung der Location vorab
- Anzahl der Gäste/Größe des Events
- Passt das Konzept der Veranstaltungstechnik zum Event, zum Unternehmen und zum Ziel des Events?
- Passende Atmosphäre (z.B. Tanzfläche nicht zu hell ausleuchten, Sitzecken gemütlich gestalten, etc.)
- Ausreichend Budget
- Jeweilige Richtlinien und Vorschriften vor Ort
- Versicherung für die Veranstaltungstechnik
- Test der Event-Technik vorab
- Mit der Technik gut vertraut sein oder Betreuung dazu beauftragen
Die Zeitplanung der passenden Event-Technik
Nachdem wir aufgezeigt haben, welche Veranstaltungstechnik-Möglichkeiten es gibt und was es bei der Auswahl zu beachten gilt, möchten wir jetzt noch erklären, woher man die Event-Technik überhaupt bekommt und wann der richtige Zeitpunkt für die Planung ist. Denn auch die Planung an sich muss richtig ausgeführt werden, damit sie anschließend ideal umgesetzt werden kann.
Woher bekomme ich die Technik?
Für eine gute und passende Veranstaltungstechnik sollte ein geeigneter Dienstleister aufgesucht werden. Wie findet man einen solchen Dienstleister? Es gibt mittlerweile eine große Vielzahl an Veranstaltungstechnik-Unternehmen. Bei der Auswahl sollte in jedem Fall auf Zuverlässigkeit, Professionalität sowie langjährige und passende Erfahrung geachtet werden.
Es ist wichtig, dass sich der Veranstaltungstechniker ein genaues Bild der Location und der anstehenden Veranstaltung machen, ein eigenes Gesamtkonzept erarbeiten und die passenden Ideen einbringen kann. Er kennt sich schließlich selbst am besten mit der passenden Event-Technik aus.
Online findet man mittlerweile in nahezu jeder größeren Stadt einen guten Veranstaltungstechnik-Dienstleister, den man beauftragen kann. Dieser sollte dann möglichst eng in die gesamte Planung des Events mit einbezogen werden, um ein optimales Event-Technik-Konzept erstellen zu können.
Wann muss ich mit der Planung beginnen?
Die einfache Antwort darauf: so früh wie möglich. Es ist von Vorteil, die Veranstaltungstechnik bereits bei der Ideensammlung und Konzeptplanung des gesamten Events miteinzubeziehen. Am besten sucht man sich schon zu diesem frühen Zeitpunkt einen passenden Dienstleister.
Zusammen mit dem Event-Technik-Dienstleister können Ideen erarbeitet, die Optionen der Location bestmöglich ausgeschöpft und ein großartiges Veranstaltungstechnik-Konzept erstellt werden. Am Ende bedeutet ein passendes Event-Technik-Konzept zufriedene Gäste und somit ein erfolgreiches Event.
Die Veranstaltungstechnik – passend oder nicht – kann folglich über Erfolg oder Misserfolg eines Events entscheiden. Mit einer gut ausgewählten Event-Technik wird ein negatives Szenario, wie zu Beginn des Beitrags beschrieben, nicht eintreffen. Nehmen Sie deshalb gerne unsere Veranstaltungstechnik-Checkliste zur Hand, wenn Sie auf der Suche nach der passenden Technik für Ihr Event sind.
Event-Technik ist allerdings nicht der einzige Faktor, welcher entscheidend dafür ist, ob eine Veranstaltung erfolgreich abläuft oder nicht. Es gibt darüber hinaus noch eine ganze Reihe an Dingen, die bei der Planung eines Events beachtet werden müssen.
Um Ihre Event-Planung ideal meistern zu können und immer einen Überblick über die gesamte Event-Logistik zu haben, können Sie gerne unsere Hilfe in Anspruch nehmen.
doo erleichtert Ihnen die Arbeit ungemein!
