Wie entsteht eine erfolgreiche Konferenz, die guten Austausch und neue Ideen bringt? Die Antwort: mit einer optimal erstellten Konferenz-Agenda.
Wie eine solche Agenda entsteht, was es zu beachten gilt und für wen eine Agenda wichtig ist, wird im folgenden Beitrag beleuchtet.
Bevor wir erklären, warum eine Konferenz-Agenda notwendig ist und wie man diese erstellt, möchten wir kurz auf die Konferenz an sich eingehen. Eine Konferenz ist eine Veranstaltung, bei der Experten aus einer gemeinsamen Branche zusammenkommen.
Anders als bei einem „normalen“ Event, bei dem die gemeinsame Freude an erster Stelle steht, geht es bei einer Konferenz darum, Informationen zu vermitteln und gemeinsam zu diskutieren. Man tauscht sich über ein bestimmtes Thema aus und erschafft bestenfalls gemeinsam neue Ideen.
Oftmals handelt es sich bei einer Konferenz um ein wirtschaftliches, wissenschaftliches oder politisches Thema. In der Regel dauert eine Konferenz mehrere Tage und beherbergt oft ein internationales Publikum. Für ein solch spezielles und aufwendiges Event ist eine Agenda unbedingt notwendig. Vor allem, wenn es erfolgreich werden soll.
Eine Konferenz ist meist eine große Veranstaltung, die genauer Planung bedarf, um erfolgreich werden zu können. Eine Agenda ist da unabdingbar. Sie beinhaltet den gesamten Programmablauf der Konferenztage und sorgt dafür, dass diese strukturiert ablaufen können.
Die Agenda mit allen aufgeführten Tagesordnungspunkten dient als roter Faden. Sie zeigt den gesamten Ablauf an und gibt die Zeitrahmen für jeden Programmpunkt vor. Sie sorgt dafür, dass das Zeitmanagement eingehalten und kein Punkt vergessen wird.
Hält man sich an den Ablaufplan, weicht man zudem nicht vom Thema ab und gewährleistet somit, dass alle wichtigen Punkte angesprochen werden und auch nur über die vorher festgelegten Themen diskutiert wird.
Für einen effizienten und zielorientierten Ablauf einer Konferenz ist eine Agenda demnach unbedingt notwendig.
Um eine Agenda ausarbeiten zu können, bedarf es einiger Punkte, die man vorab festlegen sollte. Zuerst müssen der Themenbereich bzw. die Idee der Konferenz, eine erste Konzeption sowie das Datum und die Location feststehen. Außerdem sollten bereits die Speaker und ihre Themen ausgewählt und das Publikum bekannt sein. Mit diesen Informationen kann dann die Agendaplanung erfolgen.
Wichtig ist, die Konferenz-Agenda den Teilnehmern mindestens eine Woche vor der Veranstaltung zukommen zu lassen.
Bevor man eine Konferenz-Agenda erstellen kann, benötigt man einige Informationen. Zudem sollte man sich Schritt für Schritt an die Agenda-Planung heranarbeiten.
Mittlerweile gibt es online einige gute Vorlagen für eine Agenda. Am besten man schaut sich zuerst einmal um und wählt das für sich passende Muster aus. Vielleicht ist auch noch eine Vorlage von früheren Konferenzen vorhanden, die genutzt werden kann.
Um sich einen Überblick zu verschaffen, was auf der Konferenz passieren und angesprochen werden soll, ist es sehr hilfreich, sich eine Mind-Map anzufertigen. Innerhalb eines Brainstormings können alle Ideen und Punkte eingebracht und mithilfe einer Mind-Map geordnet werden.
Dann geht es an das Sammeln von genauen Informationen. Welche Themen sind relevant für die Teilnehmer? Welche Speaker kann ich fest buchen und welche Themen präsentieren sie? Welches Ziel haben die einzelnen Präsentationen? All diese Fragen sollten hier beantwortet werden.
Jetzt kann mit dem Schreiben der Agenda begonnen werden. Alle Informationen und Punkte müssen nun in eine gewisse Struktur und logische Reihenfolge gebracht werden. Der gesamte Ablauf der Konferenztage mit Zeiten, Räumlichkeiten und genauen Anweisungen wird mithilfe einer Agenda festgelegt.
Eine Konferenz-Agenda sollte den gesamten Tagesablauf der Konferenztage mit allen Informationen und Anweisungen beinhalten. Folgende Punkte sind dabei wichtig:
Bei der Auswahl der Reihenfolge der einzelnen Themen kann eine bestimmte Sichtweise verfolgt werden. Es wird empfohlen, für das erste Drittel des Programmablaufs erst einmal Informationen weiterzugeben und klare Themen anzusprechen. Für das zweite Drittel können dann kontroverse Themen und Diskussionen stattfinden und für das letzte Drittel sollten eher weniger anspruchsvolle Themenbereiche behandelt werden.
Natürlich kann man aber auch direkt mit einem sehr interessanten, „heißen“ Thema starten, damit das Interesse der Teilnehmer direkt zu Beginn geweckt wird. Hier kann selbst entschieden werden, welche Reihenfolge am besten zur geplanten Konferenz und deren Themenbereich und Zielgruppe passt.
Je nach Konferenz muss eine Agenda entsprechend individuell angepasst und ausgerichtet sein. Dennoch möchten wir in einem Beispiel zeigen, wie ein optimaler Ablauf einer Agenda aussehen kann. Das Beispiel kann zur Orientierung genutzt werden:
Zuletzt bleibt noch die Frage, welche Personen einer Konferenz eine solche Agenda überhaupt benötigen. Die einfache Antwort darauf: alle. Sowohl Veranstalter und Organisatoren, als auch Speaker und Moderator und Teilnehmer brauchen den Agenda-Plan – aus ganz unterschiedlichen Gründen.
Für die Veranstalter und Organisatoren ist die Agenda wichtig, damit sie einen roten Faden haben, von dem sie sich führen lassen können. Sie können mithilfe der Agenda einen strukturierten Ablauf einer Konferenz gewährleisten und werden, wenn sie sich daran halten, nicht von ihrem Plan abkommen.
Führt ein Moderator durch die gesamte Veranstaltung, weiß er mithilfe der Agenda, wann welches Thema und welcher Speaker an der Reihe ist, wie er die einzelnen Punkte einleiten kann und wann genau seine Einsätze letztendlich erfolgen.
Die Speaker wissen durch die Agenda, wann und wo ihr Vortrag stattfindet, zu welchem Ziel ihre Präsentation führen und wie das Publikum miteingebunden werden soll (z.B. Diskussionsrunde, Fragen am Ende, etc.). Außerdem wissen sie durch den genauen Ablaufplan, wer vor ihnen an der Reihe ist und wie sie dann entsprechend überleiten können. Zudem können sie erahnen, was das Publikum bereits erfahren hat und darauf ihre Präsentation anpassen.
Die Teilnehmer einer Konferenz können sich mithilfe einer Agenda bereits im Voraus gut vorbereiten. Sie können sich schon einmal Gedanken zu einzelnen Themen machen, um sich auf dem Event besser einbringen zu können. Außerdem können sie anhand der Agenda sehen, wo sie sich explizit einbringen dürfen. Haben die Teilnehmer den Ablaufplan vorher zur Hand, sind sie zudem in der Lage, sich im Vorfeld zu entscheiden, welche Vorträge sie besuchen möchten und wo sie wann erscheinen müssen.
Für jeden Beteiligten der Konferenz ist eine Agenda sehr wichtig. Sie ist absolut notwendig, um einen optimalen und effizienten Ablauf einer Veranstaltung zu gewährleisten.
Melanie Krug ist Digital Marketing Manager und bei doo unter anderem verantwortlich für die Lead-Generierung und die spannenden Contents, die Event-Verantwortliche bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Dafür identifiziert sie die Trends und Tipps der Event-Branche.