Event-Arten: Von kleinen internen Events bis hin zu großen Konferenzen

Ziele für das Event bestimmen

Vor der Eventplanung steht die Zieldefinierung. Erst wenn klar ist, was mit der Veranstaltung des Events erreicht werden soll, kann die konkrete Planungsphase beginnen. Mögliche Ziele können sein:

• Das Unternehmen einer breiten Öffentlichkeit präsentieren

• Das Unternehmen innerhalb der Branche präsentieren

• Die Bekanntheit des Unternehmens erhöhen

• Neue Produkte vorstellen

• Beziehungen zu bestehenden Kunden pflegen

• Neue Kunden gewinnen

• Vertrauen in die eigene Marke schaffen

• Fachliche Kompetenz demonstrieren

Rahmenbedingungen des Events klären

Nach der Festlegung der Event-Ziele müssen nun noch die Rahmenbedingungen abgesteckt werden. Dabei sind folgende Fragen hilfreich:

• Soll die Veranstaltung öffentlich (Public Event) oder nur für geladene Gäste (Private Event) sein?

• Welche Zielgruppe soll angesprochen werden?

• Ist eine Großveranstaltung geplant mit mehreren tausend Besuchern? Oder doch eher ein Event im kleineren Kreis?

• Wie lange soll die Veranstaltung dauern? Einen Abend, einen Tag oder mehrere Tage?

• Wo und wann soll das Event stattfinden?

Mit der Beantwortung dieser Fragen ist man schon ein gutes Stück weiter gekommen. Das geplante Event nimmt Formen an: Die Wunschteilnehmer wurden definiert und auch die benötigte Größe der Location steht fest.

Die Unterteilung von Events nach Zielgruppen

Jede Veranstaltung richtet sich an eine bestimmte Zielgruppe. Diese können als Kriterium zur Unterscheidung herangezogen werden.

• B2B-Events (Business to Business): Die Zielgruppe dieser Business Events sind z. B. Geschäftspartner, Händler, Mitarbeiter. Das Ziel solcher Events beruht in erster Linie auf der Vermittlung von Informationen. Zu den Corporate Events zählen u. a. Produktpräsentationen, Jubiläen, Messen und Ausstellungen. Unter Mitarbeiter Events fallen z. B. Incentives und Schulungen.
• B2C-Events (Business to Customers): Unter die Zielgruppe fallen in diesem Fall die Kunden. Das Ziel solcher Veranstaltungen ist die Präsentation von Produkten. Des Weiteren dienen sie zur Pflege des Images. Darunter fallen Event-Typen wie Ausstellungen, Messen oder Veranstaltungen wie ein Tag der offenen Türe.
• B2P-Events (Business to Public): Die Zielgruppe hier ist die Presse sowie die breite Öffentlichkeit. Das Ziel dieser Veranstaltungen ist es, eine Imagesteigerung für das Unternehmen zu erreichen. Unter diese Event-Art fallen Presse-Events aber auch Darstellungen des Unternehmens im öffentlichen Raum.

Welche Arten von Events gibt es?

Es gibt eine fast endlose Vielfalt an unterschiedlichen Events. Sie reichen von kulturellen Events wie Konzerte über Sportveranstaltungen bis hin zu Business Events. Eines haben jedoch alle Events gemeinsam: Sie dienen für den Veranstalter als Marketinginstrument. Nachfolgend erhalten Sie eine Übersicht über ausgewählte Veranstaltungsarten und deren Besonderheiten.

Messe und Ausstellung

Messen und Ausstellungen geben Produzenten und Dienstleistern die Möglichkeit, ihre Produkte den Besuchern der Messe zu präsentieren. Dadurch können neue Kontakte und Kunden gewonnen werden. Diese Art der Veranstaltung dauert meist mehrere Tage und wiederholt sich in festen Abständen. Einen besonderen Platz nimmt in diesem Fall die Hausmesse ein. Ein Unternehmen präsentiert seine Produkte in den eigenen Räumen einem ausgewählten Publikum. Im Anschluss an die Hausmesse findet dann oft noch am Abend eine Veranstaltung statt. Diese eignet sich gut zum Netzwerken.

Tagung, Kongress, Konferenz und Symposium

Bei diesen Event-Arten finden sich Experten aus einer gemeinsamen Branche zusammen. Ihr Ziel ist es, sich über ein bestimmtes Themengebiet auszutauschen. Es werden Erfahrungen geteilt sowie Probleme diskutiert. Die Dauer einer Tagung beläuft sich auf einen Tag. Kongresse, Konferenzen und Symposien dauern in der Regel mehrere Tage. Außerdem haben sie eine höhere Anzahl an Teilnehmern sowie ein oft internationales Publikum. Als Anhaltspunkt gelten folgende Teilnehmerzahlen: 31 – 100 Personen bei Symposien, 100 – 200 Personen bei Tagungen, 200 – 1000 Personen bei Konferenzen und Kongressen.

Jubiläum

Mit einem Jubiläum wird an einem bestimmten Datum ein besonderes Ereignis gefeiert. Hier kann unterschieden werden zwischen personellen Jubiläen und institutionellen Jubiläen. Personelle Jubiläen werden z. B. für Mitarbeiter oder Kunden gefeiert, die dem Unternehmen seit Jahren die Treue halten. Institutionelle Jubiläen beziehen sich auf das Unternehmen selbst. Um ein Jubiläum zu feiern eigenen sich z. B. Betriebsfeste, Empfänge oder auch ein Tag der offenen Türe.

Mitarbeiter- und Teamevents, Incentives

Das Ziel von Mitarbeiter- und Teamevents sowie Incentives liegt darin, den Zusammenhalt unter den Kollegen zu fördern. Außerdem sollen Mitarbeiter motiviert werden. Des Weiteren unterstützen diese Events den Prozess der Teambildung. Der Fantasie bei dieser Art von Veranstaltung sind keine Grenzen gesetzt. Ob Kletterpark, Segeln oder Paintball: alles ist möglich.

Barcamp

Ein Barcamp wird zu einem bestimmten Themengebiet ausgerichtet und Experten sowie Interessenten nehmen daran teil. Es handelt sich um eine eher formlose Veranstaltung, bei der es vorab keine Tagesordnung gibt. Zu Beginn des Events stellen die Teilnehmer das Thema vor, das sie gerne präsentieren möchten. Daraufhin stimmt die Gruppe dann ab, zu welchen Präsentationen Interesse besteht. Die Planung eines solchen Events ist verhältnismäßig einfach. Der Veranstalter wählt ein Themengebiet aus, bucht den Veranstaltungsort und vermarktet das Event.

Seminar, Webinar und Workshop

Seminare eigenen sich, um Expertenwissen weiterzugeben. Die Teilnehmer von solchen Veranstaltungen möchten etwas dazu lernen und das eigene Wissen vertiefen. Anders als bei bloßen Vorträgen werden die Teilnehmer aktiv mit eingebunden. So können rege Diskussionen entstehen. Neben Seminaren vor Ort gibt es mittlerweile auch Webinare, die komplett online stattfinden. Dadurch entfällt die Raumplanung und die Teilnehmer können bequem von zu Hause aus teilnehmen. Workshops sind ähnlich aufgebaut wie Seminare, wobei hier jedoch noch der Schwerpunkt mehr auf der Praxis liegt. Die Teilnehmer werden meist in Arbeitsgruppen aufgeteilt und arbeiten aktiv an einer Aufgabe. Die Teilnehmerzahl von Seminaren, Webinaren und Workshops belaufen sich meist auf 10 – 30 Personen.

Produktlaunch

Ziel der Markteinführung eines neuen Produkts ist es, Aufmerksamkeit zu gewinnen und in Erinnerung zu bleiben. Mit einem Produktlaunch sollen bestehende und potenzielle Kunden sowie die Presse für das Produkt begeistert werden. Diese Form des Events hat überwiegend informativen sowie unterhaltenden Charakter.

Empfang

Ein Empfang ist eine zwanglose Veranstaltung. Meist wird er im Stehen durchgeführt. Dadurch können auch bei einem begrenzten Raumangebot relativ viele Gäste empfangen werden. Essen und Trinken wird in Buffetform serviert. Empfänge eignen sich für Geschäftseröffnungen, Jubiläen, Konferenzen, Tagungen, Produktpräsentationen u. v. m. Sie dauern meist ca. 2 Stunden.

Betriebsfeier

Betriebsfeiern sind Events innerhalb eines Unternehmens, zu dem nur Mitarbeiter eingeladen sind. Sie dienen zur Bindung der Mitarbeiter sowie zur Motivation und sind beliebte Firmenevents. Von einem Betriebsfest spricht man, sobald nicht nur einzelne Abteilungen eingeladen sind, sondern alle Mitarbeiter des Unternehmens.

Tag der offenen Tür

Diese Veranstaltungsart ist ein klassisches PR-Event und dient der Öffentlichkeitsarbeit eines Unternehmens. Gleichzeitig erlaubt diese Form von Veranstaltung der Familie der Mitarbeiter einen Blick hinter die Kulissen. Des Weiteren werden Produkte und Dienstleistungen vermarktet. Außerdem eignet sich diese Veranstaltungsform auch für die Bestandskundenpflege und die Neukundengewinnung. Ein geeigneter Termin für solche Veranstaltungen liegt außerhalb der Ferienzeiten sowie in den wärmeren Jahreszeiten. So können auch im Freien Attraktionen aufgebaut werden. Wichtig bei dieser Event-Art ist das ausgewogenen Verhältnis von Information und Unterhaltung. Vor allem, wenn Familien zur Zielgruppe gehören, sollte ein spezielles Programm für Kinder angeboten werden.

Wie viel kostet ein Event?

Generell gilt: Je größer ein Event und je mehr Leute eingeladen werden, desto höher sind auch die Kosten. Diese setzen sich zusammen aus Selbstkosten und Fremdleistungskosten für z. B. das Catering. Auch eventuelle Haftpflichtversicherungen für die Teilnehmer und Mietsachschädenversicherungen für die gemieteten Räume sowie das Mobiliar fallen darunter. Besonders schwierig stellt sich bei kostenlosen Events außerdem die Schätzung der Teilnehmerzahl dar. Diese ist u. a. für die Wahl der Räumlichkeit und auch für die Bewirtung wichtig. Ein Event-Management-System wie doo kann hier für mehr Sicherheit bei der Planung  sorgen, indem die Zusagen übersichtlich verwaltet werden.

Vorteile eines Event-Management-Systems

Die Verwendung eines Event-Management-Systems bei der Planung und Durchführung eines Events bringt viele Vorteile:

• Es wird eine E-Mail-Liste von Interessenten erstellt, mit deren Hilfe die Teilnehmer auch nach dem Event kontaktiert werden können.
• Durch Teilnehmerabfragen lässt sich die Anzahl der teilnehmenden Personen vorab besser einschätzen.
• Plätze können begrenzt werden.
• Durch die verteilten Eintrittskarten erscheint das Event exklusiver.
• Einladungskampagnen können individuell und personalisiert erstellt werden. Außerdem können verschiedene Antwortmöglichkeiten hinzugefügt werden.
• Einlassmanagement ist über Check-In & Badging-Service, Gesichtserkennung oder Teilnehmer-Tracking viel einfacher und effizienter möglich.
• Vor Ort können Live-Umfragen und Abstimmungen durchgeführt und Echtzeit-Statistiken erhoben werden. Alles im eigenen Corporate Design.
• Um das Teilnehmerverhalten zu messen, können die Teilnehmerdaten datenschutzkonform zusammengeführt werden. Von der Registrierung bis hin zum Verhalten auf dem Event ist eine Auswertung aller Daten möglich. Dies hilft bei der Event-ROI-Berechnung sowie bei Analyse der Attendee-Journey.

Alle Arten von Veranstaltungen erfolgreich meistern

Die Auswahl der richtigen Event-Art trägt entscheidend zum Erfolg Ihrer Veranstaltung bei. Egal, ob es sich um ein großes oder kleines Event handelt: die Zielsetzung muss klar sein, um die Planung danach ausrichten zu können. Hier gibt es mittlerweile gute technische Möglichkeiten, die Sie bei der Planung und Durchführung von allen Arten von Events unterstützen können. Eine professionelle Event-Management-Plattform spart Ihnen Zeit und Nerven und hilft Ihnen dabei, Ihr Event erfolgreich über die Bühne zu bringen.