Die richtige Event-Software finden: Darauf kommt es an!

Ohne Event-Software geht es nicht mehr

Die Zeiten, in denen ein Event handschriftlich oder in einfachen Excel-Tabellen organisiert werden konnte, sind lange vorbei. Ohne eine individuell angepasste Attendee Journey für die einzelnen Teilnehmer lassen Sie viel Potential ungenutzt. Selbst ein aufwendiges Event, das aber die Gäste nicht gezielt und personalisiert anspricht, überzeugt diese nicht. Sie verpassen so eine großartige Chance, Ihre eigenen Ziele zu erreichen.

Für ein individualisiertes Erlebnis ist es aber notwendig, eine Vielzahl von Daten zu sammeln, zu sortieren und auszuwerten, was ohne Event-Software nicht mehr machbar ist. Denn mit einer manuellen Verwaltung kostet dies schlichtweg zu viel Zeit. Zudem können eine Automatisierung von Abläufen oder eine statistische Auswertung nur von einer Software durchgeführt werden.

Die passende Event-Software bietet Ihnen also nicht nur mehr Möglichkeiten, noch besser auf Ihre Gäste einzugehen. Sie gibt Ihnen auch die Zeit, sich mit dem tatsächlichen Event und der Optimierung der anfallenden Aufgaben zu befassen, anstatt Teilnehmerdaten zu verwalten. Auf diese Weise profitieren Sie und Ihre Gäste von einer guten Software: Sie können das Beste aus Ihrem Event herausholen und für jeden ein großartiges und unvergessliches Erlebnis erschaffen.

Was kann eine gute Event-Software eigentlich leisten?

Eine gute Event-Software zeichnet sich dadurch aus, dass sie alle relevanten Daten zentral sammelt, auswertet und Sie darin unterstützt, Ihr Event-Management so umzusetzen, wie Sie es vorgeben. Dafür muss sie auch flexibel sein. Denn wenn Sie Ihr Event erst umständlich an die Software anpassen müssen, stellt diese viel mehr ein Hindernis als eine Unterstützung dar.

Zudem muss eine gute Event-Software gewährleisten, dass Sie ohne großen Aufwand das Event-Erlebnis aller Teilnehmer individuell gestalten können. Und dies beginnt schon vor dem Tag der Veranstaltung: Die vorhandenen Teilnehmerdaten werden ausgewertet und laufend ergänzt. Eine automatisierte Segmentierung in verschiedene Interessensgruppen ermöglicht es Ihnen, Einladungen angepasst an die jeweiligen Bedürfnisse zu verschicken. Auch die Erinnerungsmails werden an die Empfänger angepasst.

Am Tag des Events selbst unterstützt die Software Sie vom ersten Moment bis zum Schluss. Möglichkeiten, wie eine Gesichtserkennung, erleichtern den Einlass, während das Tracking während des Events es der Software ermöglicht, die Attendee-Journey in Echtzeit zu optimieren.

Auf den Punkt gebracht: Eine gute Event-Software erleichtert Ihre Arbeit, ein großartiges Event zu organisieren.

Zu viele Köche verderben den Brei

Für jeden Bereich im Eventmanagement gibt es wenigstens eine Software, die diesen übernehmen kann. Insbesondere kostenlose Lösungen für Einzelaspekte verführen dazu, von einer größeren ganzheitlichen Lösung abzusehen.

Dies kann jedoch schnell zu Problemen führen, wenn zu viele verschiedene Softwares und Tools im Einsatz sind. Werden die Daten und Informationen nicht zentral an einer Stelle gesammelt, entsteht ein großer Verwaltungsakt sie alle im Blick zu behalten. Auch das Risiko für Missverständnisse im Team steigt aufgrund der Unübersichtlichkeit. Nicht zuletzt bieten kostenlose Lösungen nur selten denselben Leistungsumfang wie eine hochwertige Event-Software, der aber für ein erfolgreiches Event maßgeblich ist.

Entscheiden Sie sich deshalb für eine Lösung, die alle Bereiche Ihres Event-Managements abdeckt. So haben Sie übersichtlich alle Daten an einem Ort und können Ihre Planung zentral steuern.

Die doo-Plattform setzt deshalb genau an dieser Stelle an: Um Ihre Arbeit zu erleichtern, führen wir alle entscheidenden Schritte zentral auf einer Plattform durch. So haben Sie stets die Sicherheit, dass nichts untergeht.

Die passende Software finden

Eine Event-Software ist nur dann eine wertvolle Hilfe, wenn sie auch genau zu Ihren Bedürfnissen passt. Selbst eine hochwertige Software ist nur ein Klotz am Bein und eine unnötige Ausgabe, wenn Sie mit ihr das geplante Event nicht umsetzen können.

Die große Auswahl verschiedener Software ist dabei Fluch und Segen zugleich: Einerseits ist bei einer solchen Vielzahl an Möglichkeiten für jedes Event die passende Software vorhanden. Andererseits muss diese erst einmal gefunden werden, was alles andere als einfach ist.

Der erste Schritt führt meist zu den Suchmaschinen, wo Sie sich einen ersten Überblick über die heutigen Möglichkeiten verschaffen können. Aber auch der Austausch mit anderen Event-Managern kann hilfreich sein, wenn diese bereits Erfahrung mit entsprechender Software haben.

Neben dem Leistungsumfang und Preis der Software spielen auch Erfahrung und Zuverlässigkeit des Anbieters eine wichtige Rolle. Insbesondere, da die Daten der Teilnehmer aufgenommen und verarbeitet werden, brauchen Sie einen verlässlichen Partner.
Wenn Sie beginnen, nach einer Software zu suchen, sind diese Punkte deshalb wichtig für Ihre Entscheidung:

Der Leistungsumfang
Mit an erster Stelle steht, welche Aufgaben die Software erfüllen können muss. Haben Sie bereits eine Datenbank der Teilnehmer und wollen diese mit neuen Daten ergänzen? Welche Daten wollen Sie erheben? Wie spezifisch soll die Segmentierung der Teilnehmer durchgeführt werden, um individuelle Einladungen verschicken zu können?

Auch während des Events kommt es auf die Software an: Möchten Sie elektronische Tickets anbieten oder den Einlass per Gesichtserkennung beschleunigen? Soll eine App den Teilnehmern ermöglichen, in Echtzeit an interessante Vorträge erinnert zu werden?

Ebenso wichtig ist die Möglichkeit, nach dem Event auszuwerten, ob es erfolgreich war und Sie Ihre Ziele erreicht haben. Wie zufrieden waren die Teilnehmer? Wie viele Leads wurden generiert? Welche Aspekte der Veranstaltung hatten den größten Impact?

doo bietet Ihnen Unterstützung dabei an, die gesamte Attendee Journey optimal für jeden Teilnehmer zu gestalten, vom Augenblick der Einladung bis zum Ende des Events. Eine abschließende detaillierte Auswertung Ihres Events für Sie folgt im Anschluss.

Der Preis
Für die Planung Ihres Events ist auch der Preis einer Event-Software entscheidend. Dieser muss im Verhältnis zu der Arbeitserleichterung und Zeiteinsparung stehen, welche die Software bedeutet, und dem zusätzlichen Gewinn durch ein optimiertes Event.

Viele Anbieter bieten verschiedene Pakete je nach Umfang der Leistungen an. An dieser Stelle ist es deshalb wichtig, zu definieren, was die verwendete Event-Software leisten können muss. Wenn Sie dies konkret benennen, können Sie oftmals Kosten sparen.

Der richtige Anbieter
Ohne die Daten eines Teilnehmers kann ein Event nicht personalisiert werden. Gleichzeitig müssen Sie für den Datenschutz Sorge tragen. Ein erfahrener und zuverlässiger Anbieter gibt Ihnen hierbei die Sicherheit, dass dies gewährleistet ist. Zudem kann ein Anbieter, der bereits Software-Lösungen für viele Events eingerichtet hat, Ihnen mit wertvoller Hilfe und Tipps zur Seite stehen und Ihnen vieles sehr erleichtern. Manche Anbieter geben Ihnen auch die Möglichkeit, ihre Software kostenlos zu testen und sich so einen eigenen Eindruck davon zu machen.

Fazit: Sie brauchen eine Event-Software – und zwar die richtige

Großartige Events mit personalisierter Attendee Journey lassen sich ohne eine hochwertige Event-Software nicht umsetzen. Erst eine digitale Lösung ermöglicht das Aufnehmen und Auswerten von Daten, um allen Teilnehmern genau die Informationen zukommen zu lassen, die für sie von Relevanz sind.

Um diesen hohen Ansprüchen zu genügen, reicht es nicht, irgendeine Software zu nutzen. Ihre perfekte Lösung muss übersichtlich und flexibel genau zu Ihrer Planung passen, in einem fairen Preis-Leistungs-Verhältnis stehen und von einem zuverlässigen und erfahrenen Anbieter kommen, der Ihnen so die nötige Sicherheit für Ihr Event gibt.

Sie sind auf der Suche nach genau solch einer Software für Ihr Event? Dann testen Sie doo – wir freuen uns auf Sie!