DSGVO-konforme Events durch Daten-Integration

Integration von Event-Daten – Was ist das eigentlich?

Event-Manager beschäftigen sich tagtäglich mit vielen unterschiedlichen Systemen zur Erfassung und Verwaltung von Informationen rund um ihre Veranstaltungen – von ihren Veranstaltungs- und Registrierungs-Lösungen bis hin zu Planung, Marketing, Vertrieb, Finanzierung etc.
Ein System, in dem nun all diese verschiedenen Lösungen automatisch über Schnittstellen miteinander kommunizieren und verbunden sind, ist die Grundlage für die Datenintegration.

Wenn Sie sich bisher noch nicht mit Schnittstellen beschäftigt haben, dann betrachten Sie diese als eine Art Software, die wie eine Tür oder ein Fenster funktioniert. Es ist ein Mechanismus, der es Ihrem Event-Management-System ermöglicht, Daten mit Ihrer Event-App zu teilen. Oder auch Ihrem Registrierungs-System, neue Teilnehmerdaten mit Ihrem CRM zu teilen. Oder Ihren Event-Zahlungsverkehr mit Ihrem Finanzsystem und so weiter. Es ist also eine Verbindung all Ihrer vorhandenen Daten, die damit immer und in jedem Ihrer genutzten Systeme auf dem aktuellen Stand sind, ohne dass Sie diese erst manuell in jedem einzelnen System anpassen müssen.

In den letzten Jahren gab es hier schon spannende Entwicklungen bei der Integration von Daten in Check-In-Systeme, Social Media Tools und Event-Apps.
Besonders aufgrund der neuen Datenschutzgrundverordnung müssen Daten nun aber nochmal genauer betrachtet werden und datenschutzkonforme Integrations-Konzepte gewannen in letzter Zeit immer mehr an Bedeutung. Dies wird sich nach aktuellem Stand auch nicht so schnell ändern und weiterhin ein Dauerthema bleiben.

Wie kann eine Daten-Integration Event-Verantwortliche bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen?

Die Möglichkeit, Informationen voll automatisiert zwischen einer Event Automation Plattform wie doo und anderen Systemen, wie beispielsweise CRMs, auszutauschen, kann eine Reihe von Vorteilen bringen:

Mehr Produktivität: Steigern Sie Ihre Produktivität, indem Sie weniger Zeit für (Daten-)Verwaltungsaufgaben aufwenden und sich Ihr Teams damit mehr auf andere Aspekte der Veranstaltung konzentrieren kann, wie etwa die Auswahl der Speaker, der Location oder des Caterers. Damit stellen Sie Ihre Teilnehmer zufrieden und gewinnen neue hinzu.

Zeitersparnis: Reduzieren Sie die endlosen Stunden, die Sie und Ihr Team mit der manuellen Übertragung von Event- und Teilnehmerdaten von einem System auf ein anderes verbringen. Es werden auch noch immer viele Excel-Listen zur Teilnehmerverwaltung verwendet, die eine mühsame Übertragung fordern. Das muss nicht mehr sein!

Datengenauigkeit: Durch automatische Updates zwischen den Systemen arbeiten Sie stets mit den aktuellsten Daten. Dies bedeutet, es entstehen weniger Fehler und Inkonsistenzen als durch manuelle Übertragungswege über verschiedene Systeme und Listen hinweg.

Besserer Einblick und Überblick: Die zuständigen Personen in Ihrem Unternehmen haben jederzeit Einblick in wichtige Veranstaltungs- und Teilnehmer-Daten. Dies hilft Ihnen dabei, fundiertere Entscheidungen rund um Ihre Veranstaltungen treffen zu können.

Daten-Integration DSGVO-konform?

Die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gilt seit dem 25. Mai 2018 und verändert die Art und Weise, wie die persönlichen Daten Ihrer Veranstaltungs-Teilnehmer zu erfassen, zu verarbeiten und zu schützen sind. Das bedeutet im Wesentlichen, dass Event-Manager zukünftig besser darüber informiert sein müssen, welche persönlichen Daten sie von den Teilnehmern sammeln, wo diese Daten gespeichert werden, wer Zugriff darauf hat, wofür die Daten verwendet werden und, was noch wichtiger ist, wie all diese Daten sicher aufbewahrt werden können.

Sie müssen jetzt und zukünftig viel mehr Kontrolle darüber haben, wie diese Informationen in ihrem eigenen Unternehmen geteilt und verwaltet werden. Genau hier kann die Daten-Integration einen echten Mehrwert bringen:

Verbesserte Datensicherheit: Es ist wichtig, sich immer vor Augen zu führen, dass ein Datenverstoß ein Unternehmen in Bezug auf den Datenschutz in große Schwierigkeiten bringen kann.
Die Integration Ihrer Event-Management-Lösung in andere interne Systeme wird die Sicherheit Ihrer Daten erheblich verbessern, da damit Sicherheitsrisiken, die in Zusammenhang mit der E-Mail-Kommunikation, dem Versand unsicherer Excel-Tabellen, manueller Übertragungen und gedruckten Dokumenten entstehen können, eliminiert werden.

Optimaleres Datenmanagement: Die Integration Ihres Event-Management-Systems in Ihr internes CRM stellt beispielsweise sicher, dass alle persönlichen Anmeldedaten, die Sie in Ihren Anmeldeformularen erfassen und ändern, automatisch auch in Ihrem CRM aktualisiert werden.
Jeder Mitarbeiter, der Zugang zu beiden Systemen hat, erhält nun Einblick in die persönlichen Daten, die Sie von Ihren Anmeldern und Event-Teilnehmern haben, welche Einwilligung vorliegt und wie bzw. von wem deren Daten verwaltet werden. All dies ist entscheidend für die Einhaltung der DSGVO-Richtlinien.

Viele Unternehmen verfügen über ein CRM-System, wie zum Beispiel Salesforce, das alle Daten über ihre Kunden und Kontakte verwaltet. Die Integration Ihres Event-Management-Systems in Ihr CRM gewährleistet einen schnellen und nahtlosen Datenfluss zwischen diesen beiden Systemen – mit stets zeitgleichen Aktualisierungen aller Daten in beiden Systemen.

Beispiel: Einer Ihrer Teilnehmer ändert sein Profil in Ihrer Datenbank oder entschließt sich dazu, seine Zustimmung zu Marketingaktivitäten, wie beispielsweise Newsletter, zurückzuziehen. Nimmt er nun diese Änderungen vor, werden diese automatisch und direkt in Ihrem CRM aktualisiert. Das stellt sicher, dass Ihre Marketing-Abteilung keine E-Mails mehr an diesen Teilnehmer verschickt, auch wenn sie nicht direkt über die Änderung informiert wurden.

Neue Registrierungen können automatisch als Leads in Ihrem CRM angelegt werden, wenn ein Teilnehmer die dazugehörige Einwilligung erteilt hat. Ihr Marketing- und Vertriebs-Team ist dann immer auf dem neuesten Stand, wie diese Daten genutzt werden können und sollten.

Wenn ein Teilnehmer oder Kunde Sie jetzt auffordert, alle über ihn gespeicherten, personenbezogenen Daten zu löschen, werden alle Änderungen direkt in Ihrer Event-Management-Software und auch in Ihrem CRM berücksichtigt. Zusätzlicher manueller Aufwand, der durch das Suchen und Löschen des Kontaktes in unterschiedlichen Systemen entstehen würde, entfällt damit.
Zudem reduziert der automatische Datenaustausch zwischen den beiden Systemen das Risiko eines Datenverstoßes, da der Export von Registrierungs- und Personendaten in eine Excel-Tabelle und das manuelle Hochladen von Teilnehmer-Informationen in Ihr CRM entfällt.

Eine erfolgreiche Integration von Event-Daten ist einfach

Natürlich stellt der Umgang mit Schnittstellen und Integrationsmodellen eine gewisse technische Herausforderung dar. Sie befürchten möglicherweise, dass Sie eigene Mitarbeiter in der IT benötigen, die die technischen Aspekte eines Integrationsprojekts umsetzen. Dabei ist die Datenintegration selbst aber ein Verwaltungsproblem und nicht nur ein technisches. Geschäftsziele und daraus resultierende Konsequenzen (wie z.B. DSGVO-Konformität) spielen eine tragende Rolle bei der Konzeption.

Für die technische Umsetzung gibt es heutzutage sehr einfache Lösungen und Tools, die eine Integration in bestehende Systeme stark vereinfachen und für die man nicht unbedingt eigene IT-Mitarbeiter braucht, die sich darum kümmern. Viele Unternehmen bieten zudem an, Ihre Systeme direkt zu integrieren, sodass sie die zuständigen Mitarbeiter eigentlich nur noch nutzen müssen.

Egal für welches Datenintegrations-Projekt Sie sich entscheiden, Sie müssen sicherstellen, dass es für Sie und Ihre Veranstaltungen funktioniert. Wir empfehlen Ihnen eine gründliche Konzeption, bevor Sie mit der Datenintegration beginnen. Dafür sollten Sie alle Herausforderungen bedenken und die wichtigsten Schritte darstellen, um sicherzugehen, dass ihre Integrations-Projekte ein Erfolg werden. Die Konzeption sollte alle relevanten Themen enthalten, wie etwa den Einbezug aller Beteiligten, die sorgfältige Überlegung, wie Event-Daten zwischen unterschiedlichen Systemen ausgetauscht werden können und sollen, oder auch die Festlegung von Budgets und Deadlines.

Damit an den Schnittstellen Ihrer Systeme keine Probleme entstehen und um Ihre Anmelder- und Teilnehmerdaten datenschutzkonform zu verwalten, empfiehlt sich die Verwendung von Event Automation Tools, die direkt und automatisch an die bestehenden Systeme ohne großen Aufwand angebunden werden. Diese Tools vereinfachen Ihnen zudem die Organisation und die sichere Auswertung aller vorhandener Daten Ihrer Events.

Sie wollen Ihre Events effizient organisieren, Ihre Datenflüsse automatisieren und dabei stets datenschutzkonform sein? Wir helfen Ihnen gerne, diese Ziele zu erreichen!