Events machen jede Menge Arbeit.

Unsichtbar für die Teilnehmer müssen Sie als Organisator schon im Vorfeld viele Dinge im Blick behalten, um ein großartiges Event zu garantieren: Die Location, die Einladungen, das Engagieren von Rednern und das Budget sind nur einige dieser Punkte.

Events machen jede Menge Arbeit. 

Unsichtbar für die Teilnehmer müssen Sie als Organisator schon im Vorfeld viele Dinge im Blick behalten, um ein großartiges Event zu garantieren: Die Location, die Einladungen, das Engagieren von Rednern und das Budget sind nur einige dieser Punkte.

Je mehr Dinge Sie bedenken müssen, desto unübersichtlicher wird alles. Eine gute Event-Strategie ist dabei die wertvollste Hilfe, alles im Blick zu behalten.

Die Event-Strategie ist das Herzstück Ihrer Arbeit

Ihr Event kann immer nur so gut werden, wie Ihre Strategie es erlaubt. Wenn entscheidende Ziele nicht definiert wurden oder die passenden Teilnehmer nicht bekannt sind, verschenken Sie wertvolles Potential. Schlimmstenfalls nicht nur für dieses eine, sondern auch für zukünftige Veranstaltungen, da Sie Ihre Besucher nicht überzeugen konnten, weitere Events zu besuchen.

Auch Software-Lösungen, die durch die Automatisierung von Prozessen sehr wertvoll sind, ersetzen eine Strategie nicht. Denn wenn Sie nicht genau wissen, welche Ziele Sie erreichen wollen, können auch die besten Tools Ihnen nicht dabei helfen.

Eine großartige erste Idee oder ein vages Konzept können dazu verlocken, sofort anzufangen. Dennoch sollten Sie erst in eine Strategie gegossen werden. Sammeln Sie Einfälle, die Sie nicht direkt umsetzen können, um sie zu einem späteren Zeitpunkt oder für ein anderes Event zu nutzen.

Wie kann so eine Strategie aussehen?

In der Event-Strategie legen Sie fest, wen und was Sie mit Ihrem Event erreichen wollen.
Sie definieren die primäre Zielgruppe und formulieren die Ziele. Zum Beispiel, ob Sie Ihre Bekanntheit steigern oder ein Produkt launchen wollen. Um Ihre Veranstaltung richtig planen zu können, müssen Sie aber auch die notwendigen Marketing-Maßnahmen festhalten: Eine Veranstaltungs-Website, Auftritte in den sozialen Netzwerken, eine E-Mail-Marketing-Kampagne etc.

Viele Veranstalter begehen bei der Planung den Fehler, die Zeit vor dem tatsächlichen Event zu ignorieren. Dabei beginnt ein Event schon lange bevor sich die Tore für die Besucher öffnen.
Neben der Planung und Vorbereitung muss es auch angekündigt werden, damit Ihre Zielgruppe überhaupt davon erfährt. Die Teilnehmer müssen gezielt und individualisiert angeschrieben werden und nach der Registrierung müssen Sie dafür sorgen, dass sie Ihr Event nicht doch vergessen.

Deshalb ist es sinnvoll, alle relevanten Informationen zusammenzutragen und übersichtlich zu präsentieren. Jedes Teammitglied, das in die Planung involviert ist, muss mit dem Ziel und der Zielgruppe vertraut sein.

Legen Sie in einem Kalender fest, zu welchen Zeiten sie welche Marketing-Maßnahme beginnen wollen. So sind nicht am Ende drei Monate verstrichen, ohne dass sie einen wichtigen Zwischenschritt abgeschlossen haben.

Was sind die Ziele?

Ein Event dient einem bestimmten Zweck. Die Bandbreite ist dabei groß: Das Erschließen einer neuen Zielgruppe, der Launch eines neuen Produktes, die Etablierung als Branchenführer oder eine Steigerung Ihrer Bekanntheit sind nur einige Möglichkeiten.

Unabhängig davon, was Sie erreichen wollen, sollten Sie es klar formulieren. Dies ermöglicht es Ihnen, sich ganz auf dieses Ziel zu fokussieren. Streichen Sie rigoros alle Ideen, die zwar eine schöne Wirkung haben würden, aber nicht zu Ihrem Ziel beitragen. Sie sind ein Bonus, den Sie hinzufügen können, wenn das Grundgerüst Ihres Events steht.

Abb. 1: Sie haben viele spannende Ideen? Super! Verlieren Sie dabei aber Ihr Ziel nicht aus den Augen!

Welche Punkte müssen beachtet werden?

Jeder einzelne Abschnitt Ihrer Event-Strategie und der Marketingmaßnahmen geht mit Punkten einher, die bedacht werden müssen. Dies fängt schon bei der Auswahl der Location an: Neben der Lage und Verfügbarkeit sind auch die Ausstattung und Konditionen entscheidend.

Eine große Herausforderung ist es, Ihre eigenen Ziele mit dem positiven Erlebnis der Teilnehmer zu verknüpfen. Gestalten Sie die Teilnehmer-Reise so, dass Ihre Gäste sich zu keinem Zeitpunkt alleine gelassen fühlen und tatsächlich das vorfinden, was sie suchen.

Finden Sie Möglichkeiten, Daten zu erheben und auszuwerten, ohne die Teilnehmer durch lange Fragebögen abzuschrecken. Plattformen wie doo helfen Ihnen dabei, Ihre eigenen Ziele und die Wünsche Ihrer Gäste zu verbinden und durch eine automatisierte Auswertung von Daten individuelle Teilnehmer-Reisen zu ermöglichen.

Je genauer Sie wissen, was Sie wollen, desto besser können Sie sich vorbereiten und planen. Alles, was Sie im Vorfeld lösen können, wird Ihnen auf der Veranstaltung selbst keine Schwierigkeiten bereiten.
Schaffen Sie in Ihrem Team Verantwortlichkeiten für bestimmte Abschnitte der Event-Planung und prüfen Sie auch bei sehr zuverlässigen Mitarbeitern rechtzeitig, ob sie alles bedacht haben. So vermeiden Sie, dass wichtige Kleinigkeiten übersehen werden.

Wie ist der optimale Ablauf?

Der ideale Ablauf vor dem Event lässt sich grob in vier Phasen unterteilen. Die Länge der einzelnen Phasen hängt auch von der Größe des geplanten Events ab.

Erste Phase: Erste Ankündigungen
In der ersten Phase veröffentlichen Sie einige Ankündigungen, gehen aber noch nicht ins Detail. Dies sind Appetithäppchen, um Ihre Zielgruppe neugierig zu machen. Bieten Sie die Möglichkeit, sich per E-Mail über Neuigkeiten informieren zu lassen. Eine aktive, großflächige Bewerbung des Events findet noch nicht statt.

Zweite Phase: Bekanntmachung
In der zweiten Phase machen Sie Ihr Event so bekannt wie nur möglich. Nutzen Sie bezahlte Anzeigen in den sozialen Netzwerken, Pressemitteilungen und E-Mail-Marketing-Kampagnen.

Dritte Phase: Das Tagesgeschäft
Die großflächige Ankündigung Ihres Events geht fließend in das Tagesgeschäft mit wiederkehrenden Aufgaben über: Aktualisieren Sie regelmäßig die Informationen auf der Veranstaltungs-Website und geben Sie auch per E-Mail bekannt, welche Redner zu erwarten sind. Gastartikel von bekannten Teilnehmern auf Ihrer Website sind ein wertvoller Beitrag, um andere Teilnehmer neugierig zu machen. Behalten Sie Ihre Social-Media-Kampagnen im Blick und steuern Sie hier ggf. nach, indem Sie beworbene Beiträge anpassen.

Vierte Phase: Die heiße Phase direkt vor dem Event
Diese Zeit beginnt kurz vor dem Event. Mit einer letzten E-Mail-Kampagne überzeugen Sie die letzten Teilnehmer, sich noch zu registrieren. Kontaktieren Sie bekannte Teilnehmer früherer Events, die noch kein Ticket gekauft haben, und laden Sie sie persönlich ein. Erinnern Sie Teilnehmer, die sich bereit registriert haben, damit diese auch sicher erscheinen werden. Auf der Website und in den sozialen Netzwerken wird nun ein Gefühl der Dringlichkeit vermittelt, da möglichen Teilnehmern nicht mehr viel Zeit zur Registrierung bleibt.

Das Event selbst
Der optimale Ablauf auf dem Event selbst hängt von der Art der Veranstaltung ab. Einige Grundbausteine bleiben jedoch fast immer gleich: Nach dem Eintreffen der Teilnehmer findet eine offizielle Begrüßung statt, an welche sich das Programm anschließt. Mit einer offiziellen Verabschiedung am Ende des Events wird der Bogen zur Begrüßung geschlagen und ein Rahmen festgelegt, der Orientierung bietet.

Abb. 2: Möglicher Ablauf einer Event-Marketing-Planung.

Welche Unterschiede gibt es bei unterschiedlichen Events?

Kein Event ist wie das andere. Bei grundlegend unterschiedlichen Veranstaltungen ist das offensichtlich, doch trifft dies auch auf die einzelnen Events der gleichen Reihe zu. Diese ähneln sich in großen Teilen.

Aber dennoch wäre es ein Fehler, eine alte Event-Strategie ungeprüft zu kopieren. Vieles können Sie übernehmen, dennoch sollten Sie Anpassungen vornehmen und gezielt Schwerpunkte setzen. Insbesondere bieten die Erfahrungen früherer Events aus einer Reihe die ideale Möglichkeit, eine Veranstaltung weiter zu verbessern und so auch die Erfahrung der Teilnehmer noch positiver zu gestalten.

Wenn Sie eine Grundstruktur für eine Event-Strategie erstellt haben, können Sie diese immer wieder für verschiedene Events nutzen. Dies spart Ihnen langfristig viel Zeit und ermöglicht es Ihnen, gemachte Erfahrungen bestmöglich für Verbesserungen zu nutzen.

Tools zur Umsetzung und Planung

Heutzutage haben Sie glücklicherweise zahlreiche Möglichkeiten, sich das Leben und die Planung von Events einfacher zu machen. Die Digitalisierung hat die Kommunikation sehr vereinfacht, und mit einer guten Kommunikation steht und fällt der Erfolg eines Events. Tools wie Trello, Basecamp und Slack unterstützen Sie und Ihr Team darin, Ideen zu sammeln und auch komplexe Event-Strategien zu koordinieren und erfolgreich umzusetzen.

Plattformen wie doo bieten Ihnen die perfekte Möglichkeit, die zahlreichen gesammelten Daten in Echtzeit auszuwerten. Sie können so die Teilnehmerreise kurzfristig anpassen und weiter individualisieren.

Durch die automatisierte Segmentierung Ihrer Zielgruppe können Sie gezielt personalisierte Einladungen verschicken und jeden Teilnehmer genau passend ansprechen. So sprechen Sie nicht nur Ihre Gäste an, sondern haben auch mehr Zeit für das Event selbst.

Sie wollen Ihre Events effizient organisieren und das Beste erreichen? Wir helfen Ihnen gerne, dieses Ziel zu erreichen!

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