Mit Events Abonnenten begeistern!

Als Event-Manager sind Sie dafür verantwortlich, gelungene Kongresse, Networking-Veranstaltungen und Preisverleihungen zu organisieren, die Ihre Abonnenten und Kunden begeistern.

Die Event-Branche ist, wie auch die Verlags-Branche, aufgrund der Digitalisierung einem rasanten Veränderungsprozess ausgesetzt. Wer erfolgreiche Events veranstalten will, die begeistern, darf diese Entwicklung nicht verpassen.

Dafür müssen Events heute deutlich mehr bieten, als lediglich inhaltlich wertvolle Vorträge in einer interessanten Location. Erfolgreiche Events sind heute auf Individualisierung und Personalisierung ausgerichtet, kombiniert mit den Möglichkeiten, die die Digitalisierung bietet.

Personalisierung und Individualisierung von Events

Veranstaltungen erleben in allen Branchen und Unternehmensgrößen einen starken Zulauf. Dabei gilt ein Event längst nicht mehr als erfolgreich, nur weil es umfangreicher war als seine Vorgänger. Mit großen Veranstaltungen können zwar direkt mehr Kunden adressiert werden. Kleinere Veranstaltungen, die auf Qualität setzen, sprechen die Teilnehmer aber oftmals deutlich wirkungsvoller an.

Kunden bevorzugen personalisierte Inhalte und ebenso sollten Events genau auf die Teilnehmer zugeschnitten sein. Es lohnt sich also im Blick zu behalten, auf welche Weise solche Events auf die Teilnehmer eingehen und mit ihnen interagieren.
Hier sollten Sie sich die Frage stellen, welche Themen die Teilnehmer bzw. Ihre potentiellen Abonnenten aktuell beschäftigen, interessieren und damit auch besonders ansprechen.

Die Personalisierung hört nicht bei kleinen Events auf, die sich stark an den einzelnen Teilnehmern orientieren. Vielmehr können Sie mit neuen Technologien auch auf großen Veranstaltungen ein personalisiertes und individuelles Erlebnis schaffen.

Die Individualisierung startet bereits bei der Einladung

Laden Sie Ihre Teilnehmer schnell, einfach und kostengünstig per Online-Einladung oder E-Mail ein. Bespielen Sie dabei potentielle Interessenten ausschließlich mit für sie relevanten Inhalten. Dazu gehört, dass Sie eine Software verwenden, die Ihre Interessenten entsprechend deren Interessen segmentiert.

Auch das Design spielt ein große Rolle. Verschicken Sie digitale Einladungen, die ebenso hochwertig sind, wie haptische Papier-Einladungen und begeistern Sie so Ihre Kunden bereits an dieser Stelle von Ihrem Event.
Ebenso wie in der Print-Version sollten Sie die Möglichkeiten haben, Ihr Design an Ihre Wünsche und Vorstellungen anpassen und individuell gestalten zu können.

Idealerweise bietet Ihnen eine Software sowohl die Möglichkeit, etwas über Ihre Interessenten und deren Interessen zu lernen, als auch dementsprechend individualisierte und personalisierte Einladungen zu entwerfen und zu versenden, welche wirklich dazu bewegen, Ihr Event unbedingt besuchen zu wollen.
Basierend auf diesen gewonnen Daten können auch die Veranstaltungen perfekt auf Ihre Zielgruppe zugeschnitten werden, um diese zu einem großen Erfolg zu machen und mehr Abonnenten zu gewinnen.

Event-Tools sind unverzichtbar

Die Ansprüche an großartige Events wachsen. Veranstalter sind mehr denn je darauf angewiesen, die zunehmende Komplexität einer Veranstaltung mithilfe leistungsstarker Tools zu meistern. Dadurch ist die daraus resultierende Datenbasis so groß wie nie, um ein Event auszuwerten und den ROI zu analysieren.

Eine Vielzahl von Tools zu nutzen, wird allerdings auch schnell sehr unübersichtlich. Plattformen, auf denen verschiedene Werkzeuge zusammengeführt werden, erleichtern die Organisation und Analyse eines Events deshalb ungemein.
Zukünftig werden solche Angebote, die Ihre Event-Planung und -Durchführung automatisieren und alle Daten für Sie digital zusammenführen, immer stärker gefragt sein.

Damit können Sie dann all die wertvollen Daten, die während der gesamten Teilnehmer-Reise (u.a. Einladung, Registrierung, Teilnahme, Interaktion) generiert werden, über ein Tool detailliert auswerten und für Ihren Event-Erfolg nutzen.
Detailliertere Informationen, wie Sie Ihren Event-ROI messen und die gewonnen Daten nutzen können, finden Sie auch in diesem Beitrag.

Interaktion via Smartphone – auch ohne Event-App

Smartphones lassen sich nicht von Events ausschließen. Allerdings halten die Event-Apps nicht immer das, was sie versprechen. Insbesondere die wertvollsten Teilnehmer, wie Entscheider und Fachbesucher, downloaden solche Event-Apps kaum. Ganz zu schweigen von den Nutzungsraten.

Einfacher kann man Aktiv-Angebote verteilen, z.B. via QR-Code, der in einer Session verteilt wird, einfach eine Umfrage starten, die direkt im Browser ausgeführt werden kann.
Live-Voting und dynamisches Feedback sind einfache, aber effektive Möglichkeiten, weitere Teilnehmer-Interaktionen zu triggern und wertvolle Daten zu sammeln.

Insbesondere Echtzeit-Interaktionen ermöglichen das Erfassen hochwertiger Daten. Einfach, aber effektiv ist z.B. die Abfrage von Teilnehmer-Feedback direkt in dem Moment, in dem der Teilnehmer aus einer Session läuft oder die Veranstaltung verlässt. Denn was tun wir alle genau in diesem Moment…?

Ein gutes Beispiel, wie solche Echtzeit-Interaktionen umgesetzt werden können, ist sli.do .
Mit dieser Anwendung ist es den Teilnehmern auf Ihren Events möglich, live und anonym Fragen über Ihr Smartphone zu stellen, die dann direkt von Vortragenden beantwortet werden können.

Zudem können die Teilnehmer in Echtzeit zu Ihrer Meinung befragt werden und Ihnen Feedback zu Ihrer Veranstaltung geben. Sie haben also stets im Blick, welche Fragen aktuell bewegen und welche Stimmung herrscht, um direkt und gezielt darauf zu reagieren.

Echtzeitdaten der Event-Teilnehmer

Ohne Daten kann kein Event geplant, geschweige denn durchgeführt werden. Echtzeitdaten sind dabei Voraussetzung, um mit der immer schnelleren Digitalisierung Schritt halten zu können.

Nicht nur der Return-on-Invest eines Events kann so in Echtzeit gemessen werden. Sie erlauben auch eine enorme Flexibilität: Abhängig von aktuellen Entwicklungen können Aspekte des Events kurzfristig angepasst und das Ergebnis der Änderung verfolgt werden, z.B. Echtzeit Match-Making:
Das sind zwei oder mehr Teilnehmer, die aufgrund ihres Hintergrundes in einer Kunde-Lieferanten-Beziehung stehen könnten und sich gerade bei derselben Session auf einer Veranstaltung aufhalten.

Helfen Sie Ihren Teilnehmer mit “Assisted Luck”, um ihnen ein noch besseres und für sie zugeschnittenes Erlebnis zu bieten.

W&V macht es vor: die besten Teilnehmer anziehen und für das Angebot begeistern

Aufgrund all dieser Echtzeitdaten Ihrer Teilnehmer ergeben sich für Sie vielfältige Möglichkeiten, Ihre Events noch ansprechender zu machen und noch zielführender für die Gewinnung neuer Abonnenten einzusetzen.

Geeignete Software-Angebote können Sie dabei im gesamten Event-Prozess, von der Planung und personalisierten Einladung für die Teilnehmer bis hin zur individuellen Gestaltung des Events durch Echtzeitdaten und deren Analysen, unterstützen. Das erleichtert Ihnen die Arbeit deutlich und holt das Beste aus Ihren Daten heraus.

Viele Unternehmen und Branchen konnten wir durch unser Angebot bereits dabei unterstützen.

Ein gutes Beispiel hierfür ist die Zusammenarbeit mit W&V, dem führenden Medienhaus für Fachinformationen in den Bereichen Marketing, Medien und Kommunikation.

Die Herausforderungen hierbei waren unter anderem:
• Das Teilnehmermanagement für alle Veranstaltungsformate, wie Konferenzen, Networking-Events, Fortbildungen und Award-Verleihungen zu vereinheitlichen
• Live-Badging am Einlass mit individuellen Designs je Veranstaltungsformat zu organisieren
• Die Kommunikation mit Anmeldebestätigung und personalisiertem Einlassticket sowie das Einlassmanagement und die Anwesenheitskontrolle zu digitalisieren

Dementsprechend wurde ein White Label Teilnehmermanagement umgesetzt, sowie auf der Veranstaltung eine mobile Live-Badging und Einlasslösung (iPads, Airplay Drucker) zur Verfügung gestellt. Zudem wurden individuelle Butterfly-Badges in der Veranstaltungs-CI kreiert. Der technische Support unterstützte vor Ort.

Es konnten damit sämtliche Veranstaltungsformate abgebildet und mit doo eine All-in-one Plattform für Einladungs- und Teilnehmermanagement zur Verfügung gestellt werden. Zudem stand W&V immer ein persönlicher doo-Projektleiter als Ansprechpartner zur Seite. Das Einlassmanagement wurde mit der Möglichkeit, die Badges vor Ort zu drucken, optimiert.

In Bezug auf die anstehende neue Datenschutzgrundverordnung ist das gesamte Teilnehmermanagement nun angepasst und damit GDPR-konform.

Wollen Sie diese Erfolge von W&V teilen und auch Ihre Abonnenten begeistern? doo unterstützt auch Sie gerne dabei, die Digitalisierung zu nutzen, um Ihre Veranstaltungen zu automatisieren, mithilfe der gewonnen Daten zu personalisieren und damit für Ihre Zielgruppe attraktiver zu machen. Damit gelingt es Ihnen, neue Abonnenten gezielter anzusprechen und damit Ihre Abhängigkeit vom Printgeschäft zu reduzieren.