Sparfüchse aufgepasst: 10 Low-Budget-Ideen für Ihr Event

Was nichts kostet, ist auch nichts wert? So ein Unsinn! Auch mit wenig Geld können Sie eine gute Veranstaltung auf die Beine stellen – und aus Ihrem Low-Budget ein Big Event zaubern.

Gewisse Kosten lassen sich natürlich nicht ohne weiteres auf Null setzen – wie etwa für die Location, das Catering, Personal und benötigtes Material.

Allerdings können Sie die Ausgaben dafür deutlich drücken, indem Sie Ihr geringes Budget bewusst einsetzen.

Wo das Potenzial für Sparfüchse liegt? Wir zeigen es Ihnen – anhand von 10 tollen Low-Budget-Ideen

Was passiert mit Eintrittskarten? Sie werden am Einlass gezeigt und fliegen dann in den Müll. Warum also nicht gleich darauf verzichten?

Verschicken Sie an Ihre Konferenzteilnehmer stattdessen gleich ihr Namensschild. Barcode drauf oder RFID-Chip integriert – und schon geht das Schild auch als Eintrittskarte durch.

Auch bei den Schlüsselbändern für das Namensschild können Sie sparen: Statt individueller Bänder extra für Ihr Event kaufen Sie einfach einfarbige Standardbänder ein. Die erfüllen ihren Zweck genauso und sind um Längen billiger.

Einer der üppigsten Posten für ein Event ist das Marketing. Klar ist: Verzichten können Sie nicht darauf, aber Ihr Budget würden Sie trotzdem gern schonen. Am besten, Sie nutzen dafür Social Media:

• Drucken Sie ein Schild, mit dem sich die Teilnehmer Ihres Events fotografieren können. Logo drauf, Web-Adresse, fertig. Und Ihre Gäste werden ihr Foto freudig in den sozialen Medien teilen.

• Twittern Sie aktiv und laden Sie Ihre Teilnehmer zu Diskussionen im sozialen Netz ein. Auf einer Leinwand können Sie die Feeds live einblenden – das regt auch andere zur Teilnahme an.

• Starten Sie Wettbewerbe. Als Preis könnte eine kostenlose Teilnahme an Ihrem Event winken – das tut Ihnen nicht weh und nutzt den Teilnehmern. 

Ihre Helfer sollen als solche erkennbar sein. Ein einheitlicher Look, der zu Ihrem Event passt und gleich ins Auge sticht, ist deshalb wünschenswert.

T-Shirt-Printer bieten einfache Logo-Shirts zu günstigen Preisen an. Je mehr Sie abnehmen, desto billiger wird der Stückpreis.

Fehlt selbst für T-Shirt-Druck das Geld? Macht nichts. Sorgen Sie für einen einheitlichen Kleidungsstil Ihrer Mitarbeiter (weißes Hemd/Bluse, schwarze Hose) – und investieren Sie Ihr geringes Budget lieber in wichtigere Dinge.

Kugelschreiber, Schlüsselbänder, Anstecker, Kaffeetassen: Alles schön und gut. Aber teuer.

Wollen Sie Ihren Messe- oder Konferenzgästen ein Andenken mitgeben, sollten Sie unbedingt Sparpotenziale nutzen. Stichwort Sponsoren: Fragen Sie die Partner Ihres Events, Redner oder Werbeträger, ob sie Giveaways finanzieren möchten. Vorteil für sie: Sie haben ebenfalls etwas von der Werbung.

Sollte das nicht klappen, empfehlen wir, einfach ganz auf Giveaways zu verzichten. Denn seien wir doch ehrlich: Das meiste fliegt am Ende sowieso weg oder verstaubt irgendwo. Nicht wahr?

Tagungsunterlagen, Rednerporträts, Anfahrtsbeschreibungen: All das wird klassischerweise ausgedruckt und in Papierform mitgegeben. Wieso eigentlich?

Papierlos schont nicht nur die Umwelt, sondern ist auch billiger. Drucken Sie nur das für Ihre Teilnehmer aus, was unbedingt nötig ist (z. B. einen Raumplan). Alle anderen Infos tun es auch in digitaler Form.

Nutzen Sie dafür die sozialen Medien oder ein eigenes Eventportal und bieten Sie Dokumente zum Download an. Am besten schon vorab oder auf dem Event per QR-Code zum Sofortscannen.

Nicht jedes Event braucht eine großangelegte Werbekampagne. Einen großen Teil des Marketings können Sie auch selbst meistern – und zwar völlig kostenlos.

Nutzen Sie Social-Media-Tools wie Facebook (eigene Eventseite erstellen) und Xing (Ihre Kontakte nutzen). Laden Sie Ihre Kontakte ein, Ihr Event unter deren Kontakten zu teilen. So entsteht ein Streueffekt – und Ihr Event kommt zu jenen, die es interessiert.

Presseportale bieten zudem die Möglichkeit, Mitteilungen kostenlos oder sehr günstig zu veröffentlichen. Kontaktieren Sie auch Blogger oder Influencer und laden Sie sie ein, über Ihr Event zu berichten.

Im Sommer finden viele Freiluft-Events statt, vor Weihnachten zahlreiche Feiern, im Frühjahr und Herbst massig Konferenzen und Messen. Tagungsstätten sind dann eher teuer. Wenn Sie nur ein Low-Budget für Ihr Event haben, sollten Sie um die Saison einen Bogen machen.

Ihre Tagung ist nämlich auch im Februar oder März gut aufgehoben. Eventuell profitieren Sie von Rabatten bei der Raummiete oder der Unterkunft für Ihre Tagungsgäste.

Eine andere Option: Suchen Sie sich einen Partner, der Ihr Event gern unterstützen würde – und selbst über Räume verfügt. Die stellt er Ihnen sicher gern zur Verfügung, wenn ihn Ihr Konferenzthema anspricht.

Stände auf- und abbauen, Einlass, Ansprechpartner: Für allerlei Tätigkeiten brauchen Sie Personal. Ist das Budget gering, kommt Ihnen jeder kostenlose Helfer recht.

Beziehen Sie die Mitarbeiter Ihres Unternehmens ins Event mit ein. Sicher finden sich dort Freiwillige, die gern helfen wollen. Eventuell werden Sie auch in Ihrer Community fündig. Als Lohn können Sie problemlos kostenlose Tickets, Giveaways oder Getränkegutscheine ausgeben.

Guerilla Marketing ist schon eine Weile in aller Munde und hat nichts an seiner Wirkung engebüßt. Um Ihr Event zu pushen, könnte es eine Überlegung wert sein.

Der Gedanke: Mit möglichst einfachen, punktuellen Mitteln soll Aufmerksamkeit erregt werden. Und bei einem Low-Budget idealerweise noch kostenlos.

Wie das aussehen könnte? Für eine Messe könnten Sie zum Beispiel vier, fünf Stände schon vorab aufbauen – und zwar in der ganzen Innenstadt. Wer mehr sehen will, kann dann ja kommen.

Das beste Hotel am Platz oder der moderne Glasbau, der architektonisch etwas hermacht? Sind sicher schöne Locations, aber am Ende auch verzichtbar.

Wenn Sie mit guten Inhalten aufwarten, kommen Ihre Teilnehmer notfalls auch in eine Bretterbude.

Achten Sie bei der Locationwahl zuvorderst auf Ihr Budget statt auf Glanz. Mitunter tut es auch der firmeneigene Konferenzraum. Oder Sie mieten sich mit Ihrem Event in den Räumen eines Vereins ein – dort ist die Miete häufig deutlich günstiger.

Eventorganisation und Eventmarketing können schnell ins Geld gehen. Für Low-Budget-Projekte ist das problematisch. Weil jeder Euro nur einmal ausgegeben werden kann, muss irgendwo gespart werden.

Stellschrauben gibt es viele, und so manche Leistung gibt es auch völlig kostenlos. Gerade bei der Locationwahl und beim Personal kommen schnell drei- bis vierstellige Beträge zusammen, die Sie durch geschicktes Vorgehen einsparen können.

Aber auch Kleinvieh macht Mist. Und so lohnt es sich, weitgehend auf Papier zu verzichten und auf digitale Eventmanagement-Lösungen zu setzen.