5 Tipps, wie Sie für Ihr Firmenevent Eventmarketing betreiben

Ein Firmenevent ist trotz voranschreitender Digitalisierung der Kommunikation zwischen Unternehmen und ihren Kunden und Partnern nach wie vor ein wichtiger Erfolgsfaktor. Damit es gelingt, bedarf es jedoch eines durchdachten Eventmarketings.

Die Anforderungen daran sollten Sie nicht unterschätzen. Das Marketing für Ihre Veranstaltung muss auf verschiedene Akteure abgestimmt und der Corporate Identity Ihres Unternehmens gerecht werden.

In diesem How-to-Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie das Eventmarketing für Ihr Firmenevent richtig anpacken.

Grob gesagt verbirgt sich hinter einem Firmenevent eine Veranstaltung, die von einem Unternehmen organisiert und durchgeführt wird.

Die Zielgruppe des Events kann dabei zuhöchst verschieden sein: angefangen von den eigenen Mitarbeitern (z. B. bei Team-Building-Events und Betriebsweihnachtsfeiern) über Kunden (z. B. bei Tagen der offenen Tür, Messen und Kulturveranstaltungen) bis hin zu Partnern und Lieferanten (z. B. bei Konferenzen).

Je nach Zielgruppe variieren auch die Ziele, die mit dem Firmenevent verfolgt werden. Während intern ausgerichtete Veranstaltungen vorwiegend der Mitarbeiterbindung und -motivation dienen, reicht die Streuung bei Events für externe Zielgruppen von der Kundengewinnung und -pflege über den Imageaufbau und die Werbung um Personal bis hin zur Pflege von Kontakten.

In welchem Grad ein Firmenevent vermarktet werden muss, hängt von vielen Faktoren ab. Richtet sich die Veranstaltung an eine externe Öffentlickeit, sind eine perfekt inszenierte Pressearbeit und ein strategisches Eventmarketing unabdingbar. Anzeigen müssen geschalten, die Social-Media-Kanäle bedient und Pressekonferenzen organisiert werden. Sonst verpufft die Öffentlichkeitswirkung und Sie hätten sich Ihr Event auch sparen können.

Bei internen Events ist die Lage etwas anders. Die Teilnehmer für Ihr Event müssen Sie nicht erst durch Werbung gewinnen – denn Ihre Mitarbeiter werden ja über die innerbetrieblichen Kanäle informiert. Nichtsdestotrotz kann es sinnvoll sein, das Firmenevent über die sozialen Medien und andere Kanäle auch nach draußen zu kommunizieren. Stichwort Employer Branding: Potenzielle künftige Mitarbeiter sollen vom positiven Betriebsklima bei Ihnen erfahren und motiviert sein, sich in Ihrem Unternehmen zu bewerben.

Gutes Eventmarketing ist dabei kein Hexenwerk. Es folgt klaren Regeln, an die Sie sich bei Ihrem Firmenevent ganz einfach halten können.

Die folgenden fünf Tipps sollen Ihnen helfen, Ihre Veranstaltung richtig zu vermarkten.

Egal ob Konferenz, Messe, Tag der offenen Tür oder betriebsinterne Feier: Eine eigene Webseite für Ihr Firmenevent ist die Basis für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Hier stellen Sie Ihren Gästen alle wichtigen Informationen rund um das Event bereit – angefangen von den Zeiten über das Programm bis hin zu Hinweisen, wo geparkt werden kann.

Wie Sie Schritt für Schritt zur perfekten Event-Webseite gelangen, haben wir Ihnen in einem weiteren Blogbeitrag beschrieben.

Zugleich kann Ihre Event-Webseite als Ticketshop dienen – etwa wenn Sie auf eine Eventmanagement-Software für Corporate Events zurückgreifen. Über ein derartiges Software-Tool lassen sich mehrere Funktionen abbilden:

• Ticketverkauf: Sollte es sich bei Ihrem Firmenevent um eine Bezahl-Veranstaltung handeln, können Sie die Tickets direkt über Ihre Event-Webseite vermarkten und absetzen. Denkbar sind dabei auch unterschiedliche Ticketkategorien. Integrieren lässt sich der Ticketshop dabei ganz leicht in Ihre Webseite oder etwa auch in eine Facebook-Eventseite.

• Zu- und Absagemanagement: Da Firmenevents in den meisten Fällen kostenlos sind, besteht häufig nicht die Notwendigkeit eines klassischen Ticketshops. Die Funktionalität dessen hilft Ihnen aber dennoch, um zu planen, wie viele Teilnehmer kommen. So können Sie eine Zu- und Absageverwaltung integrieren. Die Mitarbeiter Ihrer Firma melden sich zum Beispiel für die Betriebsweihnachtsfeier an und geben dabei auch an, ob sie noch den Lebenspartner mitbringen.

• Buchungsfreigabe: Für bestimmte Arten von Firmenevents kann es sinnvoll sein, neben einer reinen Anmeldefunktion auch eine Buchungsfreigabe vorzusehen. Das heißt, dass Sie selbst entscheiden, wer teilnimmt. Nützlich kann das zum Beispiel sein, wenn Sie bei einem Tag der offenen Tür Führungen durch Ihr Unternehmen anbieten, die Plätze dafür allerdings begrenzt sind. Unter allen Interessenten, die sich registriert haben, verlosen Sie dann die Plätze.

Gerade bei einem Firmenevent, das sich konkret an Ihre Partner richtet, sollten Sie den persönlichen Weg einschlagen. Soll heißen: Verschicken Sie eine individuelle Einladung. So drücken Sie Ihre Wertschätzung aus.

Ob Sie dabei ganz klassisch den Postweg nutzen oder modern per E-Mail einladen, hängt sehr von Ihrem Partner und dem Event ab. Zu einer Mediziner-Gala werden Sie eher in Papierform einladen, während Sie eine Trade-Show vermutlich per Mail ankündigen. Und die Firmenfeier für die Mitarbeiter dürfte im Intranet angekündigt werden.

Gerade bei einem Firmenevent, das sich konkret an Ihre Partner richtet, sollten Sie den persönlichen Weg einschlagen. Soll heißen: Verschicken Sie eine individuelle Einladung. So drücken Sie Ihre Wertschätzung aus.

Ob Sie dabei ganz klassisch den Postweg nutzen oder modern per E-Mail einladen, hängt sehr von Ihrem Partner und dem Event ab. Zu einer Mediziner-Gala werden Sie eher in Papierform einladen, während Sie eine Trade-Show vermutlich per Mail ankündigen. Und die Firmenfeier für die Mitarbeiter dürfte im Intranet angekündigt werden.

Selbst wenn Ihr Firmenevent nur für eine sehr begrenzte Öffentlichkeit – etwa nur Ihre Mitarbeiter oder ausgewählte Partner – gedacht ist, sollten Sie dennoch über eine passende Social-Media-Strategie nachdenken. Wie heißt es so schön? Tue Gutes und rede darüber.

Während Sie im Vorfeld je nach Art des Events wenig bis keine Werbung machen müssen, bietet sich während des Events eine Berichterstattung zur Markenbildung an. Nutzen Sie dafür Facebook, Twitter und Co. Posten Sie auf Instragram Bilder von Ihrer Veranstaltung, auf der froh gestimmte Teilnehmer zu sehen sind. Achten Sie dabei aber unbedingt auf die Qualität: Die Fotos müssen professionell und authentisch wirken.

Über Snapchat können Sie zudem ganze Stories veröffentlichen und über die App Jodel modernes Umkreismarketing betreiben.

Bei aller Kommunikation nach außen dürfen Sie aber keinen Fall das Wichtigste aus dem Blickfeld verlieren: das Eventmarketing auf Ihrer Veranstaltung selbst.

Nutzen Sie die Gelegenheit und rücken Sie Ihre Marke ins rechte Licht. Stichwort Branding: Natürlich sollte Ihr Logo bei Ihrer Veranstaltung zu sehen sein, sei es auf Aufstellern, in der Deko oder etwa auch auf den Servietten bei einem Firmenessen. Vermitteln Sie Ihren Gästen das Gefühl, Teil der Marke zu sein.

Besonders nachhaltig gelingt Ihnen dies, indem Sie Erlebnisse schaffen. Je enger diese mit Ihrer Marke verbunden sind, desto fester brennt sich diese in die Köpfe Ihrer Teilnehmer ein. So können Besucher des Familientages der Volkswagen Sachsen GmbH zum Beispiel nicht nur einen Blick in die Fahrzeugproduktion werfen, sondern sich auch von einem umgebauten Industrieroboter rummelreif durch die Luft wirbeln lassen.

Um herauszufinden, an welchen Stellen bei den unternehmenseigenen Events noch Verbesserungsbedarf besteht, sollte nach der Veranstaltung eine ausgiebige Erfolgsanalyse stattfinden.

Das beginnt schon dabei, die Zu- und Absagen unter die Lupe zu nehmen. Haben Sie Einladungen verschickt, lohnt sich ein Blick auf die Gründe für Absagen. Womöglich war der Termin ungünstig (Ferien) oder das Thema des Events hat nicht wie erwartet das Interesse geweckt?

Auch gilt es, die Liste der Anmeldungen mit jener der tatsächlichen Teilnehmer zu vergleichen. Sind viele registrierte Gäste dann doch nicht kommen, muss es dafür einen Grund geben. Besonders unangenehm sind derartige „No Shows“ – so heißt das in der Fachsprache – dann, wenn Ihr Event ausgebucht war und Sie anderen Interessenten absagen mussten.

Viele Firmenevents sind eigentlich ein Selbstläufer. Mitarbeiter und Partner kommen gern, um einmal in einem lockeren Rahmen mit Ihnen in Kontakt zu treten. Kunden und die interessierte Öffentlichkeit nutzen derartige Events, um einen Blick in die Produktion und hinter die Kulissen zu werfen.

Dennoch sollten Sie bei Ihrem Firmenevent nicht auf ein ausgefeiltes Eventmarketing verzichten. Eine eigene Event-Webseite, Presseinformationen und eine Social-Media-Coverage steigern den Erfolg der Veranstaltung zusätzlich. Und das Event im Anschluss anhand ausgewählter Daten zu analysieren hilft Ihnen, beim nächsten Mal alles noch besser zu machen.