All in one: So nutzen Sie Zapier für Veranstaltungen

Eine Menge Eventmanager, mit denen wir zu tun haben, können nicht mehr ohne: Sie nutzen zunehmend Zapier für Veranstaltungen. Die Cloud-Lösung integriert verschiedene Apps zu einer gekoppelten Anwendung – und führt zusammen, was zusammen gehört.

Der große Vorteil: Sie nutzen zwar unterschiedliche Programme etwa für die Eventplanung und das Teilnehmermanagement, müssen aber Daten nicht mühsam zwischen all diesen Tools synchronisieren. Das übernimmt nämlich Zapier.

Vorstellbar sind dabei Hunderte Anwendungen – vom automatisierten Einladungsversand bis hin zur Verknüpfung der Gästemanagement-Software mit einem Analyse-Tool. Fünf der aus unserer Sicht für Veranstaltungen nützlichsten Verknüpfungen via Zapier wollen wir Ihnen im Folgenden einmal näher vorstellen.

Zunächst aber erst einmal zum Grundlegenden: Was ist Zapier eigentlich?

Die Antwort ist ganz einfach: Zapier ist ein Webservice, der es Ihnen ermöglicht, verschiedene Applikationen miteinander zu verknüpfen. Sinnvoll ist das, wenn Sie nicht ständig alle Anwendungen im Blick behalten oder bestimmte Tätigkeiten automatisieren wollen. Sie nutzen zum Beispiel Slack zur Kommunikation in Ihrem Eventplaner-Team? Dann lassen Sie sich doch einfach eine Nachricht auf Ihren Gmail-Account schicken, sobald ein neuer Diskussionsbeitrag veröffentlicht wurde – oder noch besser: gleich den ganzen Beitrag.

Voraussetzung dafür ist, dass Zapier die Dienste unterstützt. Aktuell listet der Webdienst rund 750 Apps. Tendenz: steigend.

Das Beste: Zapier muss nicht heruntergeladen werden. Es handelt sich um einen webbasierten Service.

Die Funktionsweise ist dabei ziemlich simpel. Sie basiert auf dem IFTTT-Prinzip: IF This, Then That – also auf Deutsch: Wenn Ereignis A eintritt, soll Aktion B folgen. Oder kurz: Wenn – Dann.

Der Gedanke dahinter findet sich in allen Programmiersprachen wieder. Die Bezeichnung IFTTT geht dabei auf einen anderen Dienst zurück, der im Grunde das Gleiche leistet wie Zapier (hier geht es zur IFTTT-Webseite). Der Unterschied: Zapier hat sich deutlicher auf Business-Anwendungen und -Apps spezialisiert, die zum Beispiel Marketern und Event-Managern zu Gute kommen.

IFTTT funktioniert dabei genau wie Zapier so: Definiert wird ein Trigger, also ein Auslöser – quasi der This-Teil. Dabei handelt es sich um eine Bedingung, die erfüllt sein muss. Daraufhin folgt dann das „That“ – die Aktion, die vom User gewünscht ist, wenn ein bestimmter Trigger eintritt. Mehr Zauberei steckt auch gar nicht dahinter.

Die Alternativen zu dieser Art Verknüpfung zweier Software-Tools sind in der Regel mit richtig viel Aufwand verbunden.

• Sie setzen auf manuelles und somit analoges Datenmanagement.

• Sie beauftragen einen Programmierer, Ihnen für Ihr Problem eine passgenaue (und teure) Lösung zu entwickeln.

• Sie schauen auf der Weide nach, ob da nicht eine Eier legende Wollmilchsau herumsteht – also eine fertige Software, die alle Ihre Wünsche vereint.

Sie merken sicher: Das ist alles nicht das Gelbe vom Ei.

IFTTT-Tools sind also eindeutig die besseren Lösungen. Am besten erläutern wir Ihnen den Nutzen von Programmen wie Zapier für Veranstaltungen ganz einfach mal an einigen handfesten Beispielen.

Neue Kunden sollten gepflegt werden. Das wissen Sie natürlich – und versenden an jeden, der sich für eines Ihrer Events anmeldet, regelmäßig neue Informationen zu der Veranstaltung. In der Regel geschieht das in Form eines Newsletters, den Sie gleichzeitig zu Werbezwecken für weitere Veranstaltungen nutzen können. Goldene Regel: Immer in Kontakt mit dem Kunden bleiben.

Um den Newsletter-Versand zu automatisieren, bietet es sich an, Ihre Booking-Software mittels Zapier mit einem Mailing-Tool zu verknüpfen. Die neu gewonnenen Kontakte gehen so automatisch an Ihr Mailing-Programm über.

Für kleinere Events reichen Gmail oder auch Outlook bereits aus, die über eine ausreichende Funktionalität beim Versand von Mailings und Newslettern verfügen. Für größere Events empfehlen wir spezielle Marketing-Softwares wie Mailchimp (eine Liste mit weiteren interessanten Mailing-Tools finden Sie zudem auf der Zapier-Seite).

Eine der zeitraubendsten Aufgaben im Marketing ist die Pflege der Kontakte. Die Pflege beginnt dabei bereits mit dem Einpflegen: Neu gewonnene Interessenten oder Leads müssen schließlich in Ihrer Kontakte-Datenbank hinterlegt werden.

Sollten Sie nicht gänzlich der „alten Schule“ verfallen sein und Ihre Kontakte handschriftlich auf Karteikarten verzeichnen, so bleibt dennoch noch immer das Problem, digitale Kontakte per Copy and Paste in eine Datenbank zu übertragen. Das macht Arbeit – und kostet Zeit und somit Geld.

Wie das Kontaktmanagement einfacher und schneller geht, beschreibt Zapier in seinem Blog. In der Regel sammeln Sie Kontaktdaten über Formulare – die sich problemlos automatisiert auslesen lassen. Genau das tut Zapier und überträgt die Daten in Ihr CRM-System, zum Beispiel Salesforce. Und Sie können derweil sinnvolleren Tätigkeiten nachgehen.

Jede Änderung kann bei einem Event von Bedeutung sein – und mitunter ist es wichtig, dass Sie als Veranstalter sofort darüber informiert werden. Am einfachsten geht das über SMS- oder E-Mail-Benachrichtigungen, die Zapier anbietet.

Zwei Beispiele:

• Wenn sich bei einem bestimmten Teilnehmer der Status von „Angemeldet“ auf „Eingecheckt“ ändert, weil er auf Ihrer Tagung angekommen ist, erhalten Sie eine Nachricht. So wissen Sie, dass Sie ihn persönlich begrüßen können.

• Sie möchten sich regelmäßig über den Vorverkauf informieren lassen und definieren bestimmte Stufen, bei wie vielen verkauften Tickets Sie eine Nachricht erhalten möchten. Per SMS, Mail oder etwa auch Anruf erhalten Sie Bescheid, ohne ständig selbst im Anmeldeportal nachsehen zu müssen.

Am besten ist es natürlich, wenn Ihre Booking-Software und Ihre Eventmanagement-Software aus einem Guss sind – Sie also nicht zwei verschiedene Tools, sondern eine einheitliche Plattform nutzen, zum Beispiel jene von doo.

Sollte das nicht der Fall sein, kann Ihnen Zapier für Veranstaltungen helfen. Wenn Sie ein Event anlegen, sorgt Zapier dafür, dass es automatisch auch in Ihrer Seminarverwaltungssoftware auftaucht, zum Beispiel in Podio. Bei dieser handelt es sich nämlich um das Kernstück Ihrer internen Kommunikation, Ihrer Planung und am Ende auch der Analyse Ihres Events. Jede Änderung, die Sie an der Veranstaltung vornehmen, wird über Zapier somit direkt in Ihre Seminarverwaltungssoftware übertragen, ohne dass Sie extra eingreifen müssen.

Webinare sind ein wunderbares Mittel, um erlebnisbasiert Produkte vorzustellen und zu verkaufen. Das Gute im Vergleich zu klassischen Events: Jeder kann von überall her teilnehmen. Leider fällt es mitunter nicht allzu leicht, für Webinare Anmeldungen zu generieren und interessierte Teilnehmer zu gewinnen.

Dabei sind die Abläufe an sich alles andere als kompliziert. Drei Schritte genügen bereits: Landingpage erstellen, Webinar erstellen (zum Beispiel mittels GoToWebinar) und am Ende beide über Zapier verknüpfen. So erhalten registrierte Teilnehmer sofort eine automatische Einladung zum Webinar und können auch direkt darauf zugreifen. Die Lead-Umwandlung in Teilnehmer geschieht quasi direkt, ohne dass es noch weiterer E-Mails bedarf.

Unsere fünf Beispiele vermitteln bereits einen Eindruck über die enorme Bandbreite an Zapier-Anwendungen. Weitere mehr als 300 Beispiele – nicht nur für Eventmanager – finden Sie auf der Zapier-Homepage. Wir waren begeistert von den vielen Ideen und haben manche davon sofort in unseren täglichen Workflow integriert.

Vor allem beim komplexen Prozess der Event-Analyse kann der Webdienst Zapier auch noch einmal wichtige Dienste leisten. Nicht jede Event-Management-Software enthält nämlich ein vollumfängliches Analyse-Tool, mithilfe dessen Besucherverhalten sowie Zu- und Absage-Management qualitativ ausgewertet werden können. Verschiedene Apps sinnvoll miteinander zu verknüpfen ist deshalb häufig unumgänglich.