Eventplanung: Gutes Listenmanagement ist das A und O

Das A und O für erfolgreiche Veranstaltungen sind gut gepflegte Kontakte – ergo ein funktionierendes Listenmanagement. Eine Visitenkarte hier, eine E-Mail-Signatur dort: So geht Eventmanagement nicht.

Wenn Sie ein Event planen, ist eine saubere, geordnete Kontakte-Datenbank ein Muss! Bevor Sie Kontakte zu einer Veranstaltung einladen können, müssen Sie natürlich erst einmal über welche verfügen. Wie Sie diese sammeln, was Sie dabei beachten sollten und welche technischen Möglichkeiten es gibt, Kontakte übersichtlich und nachhaltig zu pflegen: Wir verraten es Ihnen.

Ob klassisch auf Papier oder modern im Outlook-Ordner: Ein Stamm an Grundinformationen zu Kunden, Partnern, Mitgliedern oder potenziell Interessierten ist im Eventmanagement unerlässlich.

Allerdings sind „viele Kontakte“ nicht gleichbedeutend mit „guten Kontakten“.

Selbst üppig gefüllte Kontaktlisten sind in den seltensten Fällen vollständig, mitunter zudem veraltet. Grund: Es hapert am Listenmanagement. Rechtliche Fallstricke erschweren außerdem die Arbeit.

Was gilt es also zu beachten?

Schlaue Eventplaner verfügen bereits über ein prall gefülltes Adressbuch. Vereine haben Mitgliederlisten, Firmen Excel-Dateien zu Kunden und Geschäftspartnern, Veranstalter noch die Daten von früheren Gästen.

Gut ist, wenn all diese Daten in einer eigenen, einzelnen Datei sauber sortiert sind. Perfekt wäre, wenn dazu auch noch geklärt ist, dass die Personen kontaktiert werden dürfen.

Viel zu häufig ist es das leider nicht.

Genau das ist aber wichtig. Rechtlich dürfen Sie potenzielle Kunden oder Gäste Ihres Events nämlich nicht einfach auf gut Glück kontaktieren. Sie brauchen deren Einverständniserklärung.

Die Grundlage dafür ist das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb. In Paragraf 7 heißt es, dass Handlungen, mit denen Sie andere unzumutbar belästigen, verboten sind. Vereinfacht gesagt: In einen Briefkasten, auf dem „Keine Werbung“ steht, dürfen Sie keine Werbung reinstecken.

Die Praxis ist natürlich wie immer komplizierter. E-Mail-Postfächer haben keinen „Keine Werbung“-Sticker.

Am einfachsten machen Sie es sich, wenn Sie sich eine Einverständniserklärung besorgen, dass Sie eine bestimmte Person kontaktieren dürfen. Fügen Sie zum Beispiel in die Mitgliedsanträge Ihres Vereins einen entsprechenden Passus ein.

Bei Bestandskunden hat zudem der Gesetzgeber ein paar Lockerungen vorgesehen. Auch ohne explizite Einwilligung können Sie diese kontaktieren, wenn es einen grundsätzlichen Zusammenhang zu Ihrer bisherigen Kommunikation gibt.

Aufwendiger wird das Ganze, wenn Sie noch gar keine Kontakte haben. Wer soll denn dann zu Ihrem Event kommen? Vier Wege gibt es, darauf eine Antwort zu finden:

• Online-Werbung schalten: Google Adwords und Facebook bieten die Möglichkeit, ein Event breit zu streuen und so Interessenten dafür „einzufangen“. Wichtig: Bevor Sie loslegen, sollten Sie sich mit den beiden Technologien beschäftigen. Bei Google Adwords kommt es zum Beispiel auf die richtigen Suchbegriffe an.

• Social-Media-Reichweite generieren: Am einfachsten klappt das, indem Sie Ihr Event auf Facebook einbinden. Zudem haben wir in einem anderen Blogbeitrag bereits vier Tipps gegeben, wie Sie mit Social Media für Events werben.

• Offline-Werbung mit QR-Code-Anmeldung: Klassische Werbung genießt nicht mehr den allerbesten Ruf. Für Massenevents kann sie aber dank der QR-Code-Technologie dennoch zielführend sein, wie so manche kreative Kampagne der Vergangenheit bewiesen hat. Wer ein Plakat zu Ihrem Event sieht, kann über sein Smartphone den QR-Code scannen und sich so direkt zu Ihrer Veranstaltung anmelden.

• Mailinglisten kaufen – oder besser nicht: Die Meinungen zu Sinn und Unsinn gekaufter Mailinglisten gehen auseinander. Die Befürworter sehen darin eine Möglichkeit, Tausende potenzieller Teilnehmer für Ihr Event zu erreichen. Die Gegner argumentieren, dass die Listen oft unvollständig und veraltet sind. Wenn Sie uns fragen: Eigene Kontakte sind immer besser!

Auch bei neu generierten Kontakten gilt der oben beschriebene rechtliche Rahmen. Klären Sie deshalb gleich zu Beginn, wie Sie die neuen Kontakte verwenden dürfen.

Haben Sie Ihre Kontakte beisammen, geht es an das Listenmanagement. Grundregel: Zu viele Kontaktlisten erschweren die Arbeit. Weniger ist mehr, und eine einzige Liste ist perfekt.

Ihr Listenmanagement können Sie auf zwei Arten aufziehen: intern und extern. Intern, indem Sie Ihre Eventmanagement-Tools sinnvoll nutzen. Extern, indem Sie die Daten für Kampagnen verwenden.

Das Problem bei Kontaktlisten: Sie veralten schnell. Nicht nur Adressdaten können sich ändern, sondern auch Gewohnheiten. Wünschenswert ist deshalb, dass das Listenmanagement die Daten möglichst automatisiert pflegt.

Immer up-to-date und leicht durchsuchbar halten Sie Ihre Kontakte-Datenbank wie folgt:

• Gruppierung und Verschlagwortung: Sorgen Sie durch Schlagworte und eine gute Suchfunktion dafür, dass Sie Ihre Kontakte bei Bedarf leicht wiederfinden. Thematische Gruppierungen – bei Industrieevents etwa nach Branchen oder Herkunft – helfen dabei.

• Tracken der User-Aktivitäten: doo zeichnet automatisch die Aktivitäten Ihrer Teilnehmer in der Event-App auf. Daraus ergibt sich ein Profil, anhand dessen Sie jeden Teilnehmer gezielt ansprechen können.

• Zu- und Absage-Tracking: Nicht nur jene Teilnehmer, die kommen, sind wichtig. Auch jene, die nicht kommen. Speichern Sie Zu- und Absagen Ihrer Kontakte in Ihrem Listenmanagement-System.

• Warenkorbabbrecher analysieren: Wer in den Anmeldeprozess einsteigt, dann aber abbricht, zeigt Ihnen eines: Er ist an Ihrem Event interessiert. Fassen Sie also mit gezielten Aktionen nach.

• Analysedaten einpflegen: doo Analytics registriert alles – etwa woher Ihre Teilnehmer kommen und welche Kampagnen bei wem gefruchtet haben. Diese Daten können Sie in Ihre Kontaktliste integrieren und beim nächsten Event zielgerichteter Teilnehmer einladen.

Wichtige Informationen gewinnen Sie auch von Kontakten, die Sie noch gar nicht besitzen, aber gern haben wollen. Zudem besteht die Kunst des Listenmanagements darin, vorhandenes Wissen anzuwenden.

Wie das geht? Die folgenden vier Tipps helfen Ihnen:

• Teilnehmer behalten: Gäste, die einmal an einem Event teilgenommen haben, kommen schon von selbst wieder? Falsch! Es liegt an Ihnen, sie im kommenden Jahr aufs Neue zu begeistern. Bewahren Sie deshalb Kontaktdaten auf. Oder noch besser: Bleiben Sie gleich mit ihnen in Kontakt.

• Newsletter versenden: Kontakt halten ja, aber wie? Zum Beispiel über Newsletter. So rufen Sie sich bei ehemaligen oder auch künftigen Eventteilnehmern in regelmäßigen Abständen in Erinnerung und können zugleich für weitere Veranstaltungen werben.

• Rabattaktionen starten: Wenn Sie Einladungen versenden, sollten Sie sich von Ihrer besten Seite zeigen. Wie könnte Ihnen das besser gelingen als über ein kleines Geschenk? Rabatte kommen immer gut. Mit dem Wissen aus Ihrem Listenmanagement können Sie diese genau auf Ihre Zielperson anpassen.

• Umfragen nutzen: Ob vor, während oder nach dem Event: Fragen Sie Ihre Teilnehmer, was sie erwarten, gut finden oder besser gemacht hätten. Das aus Umfragen erlangte Wissen können Sie in Ihre Kontaktdatenbank einpflegen – und beim nächsten Mal darauf zurückgreifen.

Geschafft! Sie haben Kontakte gesammelt, diese eingepflegt und nutzen zudem die Möglichkeiten, die Daten ständig aktuell zu halten und zu ergänzen. Werden die Kontakte dadurch automatisch zu Teilnehmern? Nein.

Jetzt beginnt nämlich erst die eigentliche Arbeit:

• Einladung für Veranstaltung gestalten und versenden,

• Anmeldeformular so gestalten, dass Sie alle nötigen Informationen erhalten,

• für jeden Gast die passende Ticketkategorie finden und

• Analysetools nutzen, um aus Erfolgen und aus Fehlern fürs nächste Mal zu lernen.

Und dann? Sollten Sie die neu gewonnenen Daten nutzen, um Ihre Kontakte-Datenbank zu pflegen, damit das Spiel wieder von vorn beginnen kann.

Listen- bzw. Teilnehmermanagement ist eigentlich ein Kinderspiel – wenn man erst einmal zu spielen begonnen hat. Im Grunde läuft es wie bei jedem Spiel: Am Anfang müssen Sie die Regeln lernen, das Spielbrett aufbauen und eine Taktik entwickeln. Nach einer gewissen Zeit werden Sie gewinnen.

So auch bei der Pflege von Kontakten und der Gewinnung von Teilnehmern: Bringen Sie Ordnung in Ihre bestehenden Daten oder sammeln Sie die benötigten Informationen. Entwicklen Sie dann ein Managementsystem, mit dem Sie künftig leicht arbeiten können. Ist das geschafft, wird es Ihnen leicht fallen, für Ihre Events die passenden Teilnehmer zu finden.