Welche Chancen und Risiken bringt die Digitalisierung von Veranstaltungen mit sich? Wie kann ich als Veranstalter die neuen Technologien für mich nutzen?
Die Welt tickt digital. Eine Folge ist ein Trend zum Event 2.0 – also zu einer Digitalisierung von Veranstaltungen.
Digitalisierung ist Trend – auch auf Events.
Die Digital Market Places, über die Tickets für Konzerte und Großevents verkauft werden, machen es vor: Sie bringen das Event direkt zum Kunden und heben für den Veranstalter das Eventmanagement auf eine neue Eben. Davon können auch Kongress- und Messeorganisatoren profitieren.
Welche Chancen und Risiken die Digitalierung von Events mit sich bringt und wie Sie als Veranstalter die neuen Technologien für sich nutzen können, beschreiben wir Ihnen in diesem Beitrag.
Warum die Digitalisierung von Veranstaltungen so wichtig ist
Von modernen Formen der Produktpräsentation in Webinaren oder Sales Demos abgesehen finden Events auch heute noch überwiegend analog statt. Warum sie also digitalisieren? Ganz einfach: weil die Teilnehmer immer stärker zu Digital Natives werden.
Ihr Leben läuft im Netz bzw. in der Virtualität ab. Sie kaufen bei Amazon ein, informieren sich online über Produkte und Veranstaltungen und diskutieren darüber in den sozialen Medien. Wollen Sie sie für Ihr Event erreichen, dann müssen Sie sich in ihre Welt begeben.
Digitales Marketing und Gästemanagement als Basis
Das fängt beim Marketing an und hört beim Gästemanagement noch längst nicht auf. Werbung über Facebook, Twitter, LinkedIn und Co. ist heutzutage ebenso wichtig wie ein ausgeklügeltes Einladungsmanagement, durch das Ihre Zielgruppe von Ihrer Veranstaltung erfährt.
Und sobald Ihre Gästeliste wächst, liegt es an Ihnen, die Teilnehmer stetig mit den wichtigsten Informationen zu versorgen. Eine Teilnehmermanagement-Software wie die von doo, mit der Sie alle Kontakte verwalten und zielgerichtet auf elektronischem Wege Nachrichten verschicken können, ist die Basis dafür.
Deutsche Wirtschaft hinkt bei Digitalisierung hinterher
Doch obwohl sieben von zehn Deutschen täglich im Internet surfen, ist die Digitalisierung in der deutschen Wirtschaft verwunderlicherweise noch nicht allzu weit vorangeschritten.
Einer McKinsey-Studie von Mitte 2016 zufolge schöpft Europa sein digitales Potenzial nicht einmal ansatzweise aus – nämlich gerade einmal zu 12 Prozent. Deutschland liegt mit 10 Prozent sogar noch unterhalb des europäischen Durchschnitts und hat besonders viel Nachholbedarf.
Das Arbeitsleben ist bereits digital
Dabei ist die Digitalisierung im Arbeitsleben doch eigentlich in vollem Gange.
Um es ganz anschaulich zu machen: Längst werden keine Akten mehr zwischen verschiedenen Abteilungen per Bote versandt, sondern die Dokumente fliegen im E-Mail-Postfach ein.
Meetings werden per Skype als Videokonferenz abgehalten – was den Vorteil hat, dass Teams standortübergreifend miteinander kommunizieren.
Warum dann nicht also auch in die Digitalisierung von Veranstaltungen investieren?
Jedes Event auf sein digitales Potenzial abklopfen
Betrachten wir ein Event doch einfach einmal Step by Step und klopfen es auf sein digitales Potenzial ab. Sie werden merken: Es ist enorm. Und die meisten Veranstalter nutzen es bei Weitem nicht aus.
Ab in die Öffentlichkeit: Marketing und Werbung
Sie planen Ihren Kongress oder Ihre Veranstaltungsreihe, die Termine stehen, das Programm ist in seinen Grundzügen fix. Nun gilt es, das Event publik zu machen. Die klassischen Mittel waren – und sind es berechtigterweise auch noch immer – Anzeigen in Zeitungen, Flyer, Plakate sowie Einladungsschreiben, wenn Sie Ihre potenziellen Gäste schon kennen.
Das Problem: Von den Briefen abgesehen, haben Sie von jeher mit großen Streuverlusten zu kämpfen. Und auch die Kosten der Werbung sind hoch.
Mit Google-Adwords und Ads auf Facebook erreichen Sie Ihre Zielgruppe dagegen passgenau. Soll heißen: Nur diejenigen bekommen sie überhaupt zu Gesicht, denen ein Grundinteresse unterstellt wird.
Auch sollten Sie die zahlreichen sozialen Kanäle nutzen, auf denen Sie mit etwas Aufwand, dafür aber überschaubaren Kosten Ihr Event bewerben können (wie das geht, beschreiben wir Ihnen in diesem Artikel).
Hereinspaziert: Einladungs- und Teilnehmermanagement
Dass für große Veranstaltungen vereinzelt noch immer mit Antwortkarten hantiert wird, ist schon überraschend. Dank Event Booking Software Tools und digitalen Event-Ticketshops sollte die althergebrachte Papier-Teilnehmerverwaltung eigentlich der Vergangenheit angehören.
Der Buchungsprozess funktioniert längt vollautomatisiert. Interessenten gehen auf Ihre Webseite, in die ein Einladungs-Tool oder eine Ticketshop-Software zum Beispiel von Doo integriert ist, und melden sich an. Die Daten, die sie eingeben, wandern direkt in eine Datenbank, die Ihnen beim Teilnehmermanagement hilft. Möchten Sie angemeldeten Gästen etwa spezielle Unterlagen zukommen lassen, geschieht dies darüber per Mail.
Wer kommt warum und warum nicht: Analyse-Tools
Darüber hinaus bekommen Sie sowohl bei Facebook und Co. als auch bei jeder guten Eventmanagement-Software massigfaltige Analysewerkzeuge frei Haus. Sie finden so heraus, auf welchem digitalen Weg Interessenten auf Ihr Event aufmerksam geworden sind, wie viele davon zu Leads wurden und wer am Ende wirklich gebucht hat.
Die Daten helfen Ihnen, die richtigen Marketingkanäle für Ihr Event zu finden – und Ihr Werbebudget gezielt in diese zu investieren.
Sie sehen: Die Digitalisierung von Veranstaltungen lohnt sich auch finanziell.
Von überall dabei: Ort- und Zeitgrenzen aufheben
Nicht zuletzt heben Sie dank der Digitalisierung eines Events dessen zeitliche und örtliche Grenzen auf. Bereits im Vorfeld hat jeder potenzielle Teilnehmer weltweit die Möglichkeit, sich zu jeder Zeit zu informieren und anzumelden.
Darüber hinaus können Sie Menschen, die aus Kapazitätsgründen nicht teilnehmen können oder wegen zu großer Entfernungen nicht teilnehmen wollen, dennoch in Ihr Event integrieren. Livestreamings von Vorträgen, Youtube-Videos mit den Highlights einer Podiumsdiskussion und zusätzliches Material zum Download sind nur einige der Möglichkeiten, die sich Ihnen bieten.
Digitalisierung von Veranstaltungen birgt auch Risiken
Ist also alles toll?
Mitnichten. Dass die Digitalisierung von Veranstaltungen neben neuen Chancen auch neue Gefahren mit sich bringt, soll an dieser Stelle nämlich nicht verschwiegen werden. Unter allen Risiken, die Unternehmen am meisten fürchten, haben es Cyber-Vorfälle 2016 im Allianz-Risikobarometer erstmals in die Top 3 geschafft.
Datenschutz steht besonders im Fokus
Für Eventveranstalter ist dabei vor allem die Gefahr gestohlener Daten real. Hinterlassen Kunden im Zuge des Buchungsprozesses persönliche Informationen wie Adress- und Kontodaten, dann gilt es, diese besonders gegen externen Zugriff zu schützen. Da bleibt selbst Vereinen und Verbänden nichts weiter übrig, als auf professionelle Anbieter zu setzen.
Fazit
Selbst wenn die meisten Events auch im 21. Jahrhundert noch nicht in der virtuellen, sondern der reellen Realität stattfinden, ist eine Digitalisierung von Veranstaltungen längst unumgänglich. Wer Teilnehmer gewinnen möchte, kommt nicht mehr darum herum, im Internet und den sozialen Medien zu suchen.
Auch im Buchungsprozess und beim Teilnehmermanagement sollten Eventveranstalter stärker spezielle Tools nutzen. Ein Anmeldeprozess, bei dem die Daten der Teilnehmer direkt in eine Kontakte-Datenbank eingepflegt werden, ist der Grundstein für zukünftigen Erfolg. Warum? Weil die Daten in der Folge für zielgerichtete Mailings zur Verfügung stehen.
