Kunden berichten: Online-Buchung digitalisiert Vereinsveranstaltungen

Der Hamburger und Germania Ruderclub ist einer der größten und ältesten Ruderclubs der Welt. So ein Traditionshaus digitalisiert man nicht im Handumdrehen. Dr. Dominic Wichmann, verantwortlich für Kultur und Events, hat es aber trotzdem gewagt und die Abwicklung von Vereinsveranstaltungen auf doo ausgelagert. Als Gastautor für doo Knowhow verrät der Verein in diesem Artikel warum er sich für diesen Schritt entschieden hat und welche Vorteile sich dadurch für den Club und die Mitglieder ergeben. Wir hoffen Ihnen gefällt der Artikel genauso wie uns und wir danken Herrn Wichmann vielmals für seinen Beitrag!


 

Nach der erfolgreichen Einweihung unseres neuen Clubhauses gilt es, dieses auch mit Leben zu füllen. Neben dem Sportbetrieb sollen auch die Aktivitäten in den Räumlichkeiten zunehmen. Ein erster Schritt dahin war die gemeinsame interne Regatta und das am selben Abend stattfindende Sommerfest. Beide Veranstaltungen waren großartig besucht und haben einen ersten Eindruck davon gegeben, was Vereinsleben im neuen Haus bedeuten kann.

Mit doo.net geht alles leichter

Bei der Anmeldung für die Vereinsveranstaltungen gab es dann eine Neuigkeit: die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister doo.net. Wir haben uns entschieden, die Veranstaltungsorganisation neu zu strukturieren, weil das alte System nicht mehr praktikabel war: Das fing an mit der „verbindlichen Antwort per FAX“. Meine beruflichen Verpflichtungen führen, wie bei vielen meiner Vorstandskollegen, dazu, dass ich nicht regelmäßig im Vereinshaus sein kann. Es gibt zwar noch Kollegen, die das Fax-Gerät kontrollieren und die eingehenden Dokumente ins passende Fach legen, aus oben genannten Gründen bleiben diese dann aber unbearbeitet geraume Zeit dort liegen.

Bargeldloses Bezahlen für Vereinsveranstaltungen

Das Kassieren des Unkostenbeitrags am Beginn der Clubveranstaltung war kompliziert. Auf dem Weg in den Club fuhr man bei seiner Bank vorbei und holte Wechselgeld. Am Abend kassierte man schon mal mehrere Tausend Euro, fuhr damit auf dem Rückweg wieder bei seiner Bank vorbei, um es so schnell wie möglich am Einzahlungsautomaten auf das eigene Konto einzuzahlen und anschließend an den Verein zu überweisen. Beim Überprüfen der Anmeldelisten stellte man aber immer fest, dass einige es mit der „verbindlichen Anmeldung per FAX“ nicht ganz verbindlich genommen hatten. Diesen Clubmitgliedern anschließend hinterher zu laufen und das Geld einzufordern, war häufig mehr als lästig und nicht immer erfolgreich.

Bessere Übersicht für den Veranstalter

Deshalb haben wir entschieden, durch die Zusammenarbeit mit doo.net einen neuen Weg zu gehen. Der Ablauf ist dabei wie folgt: Unser Club erstellt für jede Veranstaltung eine kleine Homepage, was etwa 15 Minuten dauert. Darin wird die Veranstaltung beschrieben und bei Bedarf weitere Details genannt. Man kann durch Anwählen der entsprechenden Kategorie gleich eine Buchung vornehmen. Je nach Veranstaltung gibt es ein oder mehrere Ticketvarianten, zum Beispiel „Clubmitglied“, „Patenschaften“, „Auswärtige Gäste“, etc. Im nächsten Schritt kann man bei den Bezahloptionen wählen zwischen Kreditkarte, Paypal oder der klassischen Überweisung, die nicht online sondern auch per Überweisungsauftrag an der Bankfiliale erfolgen kann.

Keine finanzielle Risiken für den Verein  

Von doo.net können wir online jederzeit den Buchungsstand erfragen und eine Teilnehmerliste erhalten. Wir haben auf diese Weise jederzeit einen aktuellen Stand über die Anmeldungen und können unserem Gastronomen mitteilen, wie viele Gäste wir erwarten. Da das Geld vorab überwiesen werden muss, entfällt auch das finanzielle Risiko für den Verein. doo.net bekommt für seine Dienstleistung einen Anteil an der Buchungssumme. Dieser bewegt sich aber im niedrigen einstelligen Prozentbereich; wir finden dies ist ein akzeptabler Preis.

Schritt für Schritt zur Neuorganisation der Vereinsveranstaltungen

In Zukunft stellen wir uns die Organisation von Vereinsveranstaltungen also wie folgt vor: Die Termine sind lange vorher in unserem Clubmagazin veröffentlicht – Neudeutsch entspricht dies einem „Save the Date“. Jeder kann sich so die entsprechenden Termine im Voraus notieren. Einige Wochen vor der Veranstaltung werden wir, wie gewohnt, die Einladungen über den Verteiler per E-Mail verschicken – ein Klick und die Anmeldung kann beginnen. In etwas fernerer Zukunft werden wir den Link auch direkt auf die Homepage des Clubs in die Rubrik „Aktuelle Veranstaltungen“ integrieren. So wird das Ganze noch einfacher.


Dr. Dominic Wichmann koordiniert und organisiert als ehrenamtlicher Kapitän für Kultur beim Hamburger und Germania Ruderclub interne Vereinsveranstaltungen. Als ältester deutscher Ruderclub und der zweitältester der Welt ist der Verein seit 1836 die Adresse in Hamburg für erfolgreichen Leistungssport, umfassenden Breitensport, engagierte Jugendförderung und gesellschaftliche Aktivitäten.