3 Schritte zur erfolgreichen Planung von Event-Kommunikation

Content ist King! Ein Satz, der wie ein Damoklesschwert über dem Online Marketing schwebt, und gleichzeitig für viele Eventmanager noch ein Mysterium ist. Inhalte sind ohne Frage essentiell für jede Veranstaltung, jedoch nützt jeder noch so gute Content nichts, wenn er im Wust an Arbeit eines Eventmanagers versinkt. Eine ausgeklügelte Kommunikationsstrategie hilft Ihnen dabei ihre Inhalte zu strukturieren und Ihre Zielgruppe kontinuierlich mit relevanten Content zu versorgen. Machen Sie Ihr Event für potentielle Kunden sichtbar! Je intensiver relevante Event-Kommunikation vor, während und nach der Veranstaltung stattfindet, desto mehr Touchpoints werden geschaffen.

Nicht nur Ihre Gäste profitieren von einer besseren Event-Kommunikation

Jeder Event Planner wird am Ende von einer vernünftigen Kommunikationsstrategie profitieren. Potentielle Teilnehmer erhalten mehr Informationen über die Veranstaltung und können so schneller und effektiver herausfinden, warum sie teilnehmen sollen. Die Verbreitung von hochwertigen Content unterstützt also nicht nur Ihre Gäste, sondern wird auch Ihre Besucherzahlen in die Höhe schnellen lassen.

Zügeln Sie sich!

Aber Achtung: Übertreiben Sie es nicht. Der häufigste Fehler in der Event-Kommunikation ist das übereifrige Veröffentlichen von sämtlichen Inhalten auf einen Schlag. Wiederum andere Eventmanager stellen viel zu wenig Informationen zum Programm oder zu den Rednern zur Verfügung. Und genau deshalb ist eine gute Planung essentiell! Wir erklären Ihnen in 3 einfachen Schritten, wie sie Ihre Zielgruppe identifizieren, die richtigen Inhalte definieren und sie redaktionell umsetzen.

Schritt 1: Suchen Sie nach relevanten Themen Ihrer Zielgruppe

Jedes Event folgt einem bestimmten Ziel und einer vordefinierten Unternehmensstrategie. Ein Event kann aber nur dann zum Erfolg werden, wenn Sie Ihre Zielgruppe kennen und direkt deren Interessen ansprechen.

Wer ist Ihre Zielgruppe?

Der einfachste Weg, um Ihre Zielgruppe zu identifizieren, ist es in Ihren Datenbanken die bestehenden Kunden zu analysieren. Wenn Sie also zum Beispiel Meetings zu einem gewissen Produkt mit Leben füllen wollen, dann halten Sie Ausschau nach bestehenden Käufern dieses Produktes. Oder aber Sie suchen nach Teilnehmern, die bereits eine ähnliche Veranstaltung besucht haben.

Danach wird es Zeit, diese Gruppe an potentiellen Klienten auf ihr Verhalten und gemeinsame Informationsmuster zu untersuchen: Kaufhistorie, Umsatz, Unternehmensgröße, Branche, Anzahl der Angestellten, Demographie usw. Gruppieren Sie sie nach übereinstimmenden Charakteristika in sogenannte Cluster. Das repräsentativste Cluster mit der höchsten Übereinstimmungsquote stellt letztendlich dann Ihre Zielgruppe dar, nach der Sie Ihre Event-Kommunikation ausrichten.

Was sind die Interessen Ihrer Zielgruppe?

Wie stellt man aber nun sicher, dass das Event auch wirklich auf die Zielgruppe zugeschnitten ist? In einer Zeit, in der bei Events mehr die Weiterbildung als der Verkauf im Vordergrund steht, werden hohe Teilnehmerzahlen nur noch erreicht, wenn ein Mehrwert kommuniziert wird.

Finden Sie also heraus, was Ihr Zielmarkt wirklich braucht. Was sind die Bedürfnisse und Wünsche? Um in die Köpfe Ihrer Gäste zu schlüpfen, bedarf es jedoch vorher einer umfangreichen Recherche. Ein guter Ausgangspunkt sind die Sozialen Medien. Dort tauchen Trends, Probleme und aktuelle Themen immer als erstes auf. Umfragen unter der Zielgruppe können des Weiteren die recherchierten Brennpunkte festigen.

Schritt 2: Schaffen Sie Inhalte um Teilnehmer anzulocken

Content Marketing beschreibt die Vorgehensweise die richtigen Informationen, zur richtigen Zeit an den potentiellen Kunden zu vermitteln. Die richtigen Inhalte geben Einsichten zu relevanten Fragestellungen und konkrete Problemlösungen. Auf Marketing Events ist deshalb der Content der machtvollste Kanal zur Kundengewinnung.

Unterscheiden Sie zwischen Haupt- und Nebenthemen

Jedoch wird Content Marketing für Events oft zu einseitig betrachtet. Meistens soll eine starke Liste an Referenten und Speakern ausreichen, um Teilnehmer anzulocken. Das stimmt zwar im besten Falle, jedoch tritt dieses Szenario nur selten ein. Stellt man sich ein Seminar oder eine Konferenz als das ultimative Marketinginstrument vor, wird man merken, dass es weitaus mehr Möglichkeiten gibt, wertvolle Inhalte zu transportieren. Manche sind für alle Besucher relevant und manche nur eingefleischte Fans. Decken Sie beide Parteien ab und sorgen Sie für eine hohe Zufriedenheit.

Unterscheiden Sie nach der Quelle Ihrer Inhalte

Wenn Sie auf die Suche nach neuen Inhalten gehen, dann ist es wichtig immer zwei Aspekte im Hinterkopf zu behalten: Ist das Thema relevant und ist es auch wirklich nützlich? Die Themen Ihrer Veranstaltung müssen schlussendlich Ihren Kunden gefallen und nicht Ihnen. Die Quellen für Ihre Informationen können dabei aus allen möglichen Richtungen stammen. Die Basis sollte Ihr eigener Content über Ihr Produkt sein. Gastbeiträge oder externe Referenten sorgen für frische, neue Ideen. Interviews und Behind-the-Scene-Informationen, zum Beispiel via Social Media oder auf der Homepage, geben Ihrer Veranstaltung eine persönliche Note. Zu guter Letzt sollten aber auch rein informative Inhalte, wie Anfahrt, Ablauf, Portraits und Rahmenprogramm nicht fehlen, um die Gäste nicht im Dunkeln tappen zu lassen.

Unterscheiden Sie nach dem Format Ihrer Inhalte

Wenn Sie dann alle Inhalte  zusammengetragen haben, gilt es nur noch das passende Format zur Event-Kommunikation für die einzelnen Themen herauszufinden. Populäres Mittel sind Artikel auf der Event Homepage oder dem Event Blog. Unterstützt werden diese meistens durch Bilder oder Galerien. Fotos sind ein wundervolles Mittel, um Content mehrfach über diverse Kanäle zu streuen. Bauen Sie sich also ein gutes Fotoarchiv auf und scheuen Sie sich nicht davor dieses einzusetzen. Selbes gilt auch für Videos. Posten Sie Interviews auf YouTube, Zitate daraus auf der Homepage, nutzen Sie Screenshots als Fotos und teilen Sie die Clips über Social Media. Visuelle Medien lassen sich optimal multiplizieren. Wichtig ist nur: Achten Sie auf hohe Qualität. Nichts ist schlimmer als ein verpixeltes Bild, eine wackelige Kamera oder schlechter Ton. Manche Inhalte eignen sich übrigens auch sehr gut als Download oder für interaktive Elemente. Seien Sie kreativ!

Kümmern Sie sich und Ihre Teilnehmer

Jeder Veranstaltungsteilnehmer ist nur menschlich. Maslows Bedürfnishierarchie gilt also auch hier! Lassen Sie Ihre Gäste mit Ihrer Marke interagieren, indem Sie sich um diese Bedürfnisse kümmern. Orientierung ist lebensnotwendig für Ihre Gäste. Leiten Sie sie vor, während sowie nach dem Event und lassen Sie keine Wünsche offen. Nur dann werden sich die Teilnehmer öffnen und anfangen sich zu vernetzen. Und ab diesem Punkt können sie beginnen das Event zu genießen. Machen Sie es Ihren Kunden also so einfach wie möglich und greifen Sie ihnen z. B. mit einem regelmäßigen Newsletter, persönlichem Kontakt und einer gut gepflegten Homepage unter die Hand.

Präsentieren Sie Ihre Inhalte auf der Homepage

Für all Ihre Inhalte gibt es vor dem Event keine bessere Plattform als Ihre Webseite. Egal ob Video, Gallery, Blog oder Ablaufplan, alles läuft dort zusammen. Wählen Sie also Ihr Content Management System weise, ihren Wünschen und Kenntnisgrad entsprechend. WordPress reicht da meistens schon aus. Achten Sie darauf, dass Ihre Webseite auf Ihr Event und Ihre Marke abgestimmt ist. Eine gute Website ist der erste Schritt in Richtung Pre-Event-Marketing und sollte Lust auf die kommende Veranstaltung machen. Umso wichtiger ist es, dass Sie einen guten Masterplan für die Inhalte haben. Planen Sie schon im Voraus, was, wann über welchen Kanal gepostet werden soll!

Schritt 3: Redaktionelle Planung

Nun, da die Rahmenbedingungen geklärt sind, gilt es die optimalste Form der redaktionellen Organisation herauszufinden. Welche Ressourcen sind intern notwendig? Wie viel Arbeitszeit muss investiert werden? Und was passiert, wenn zeitweise Personalmangel herrscht? Um diese Fragen zu beantworten, sind zwei Tools essentiell: Ein umfangreicher Themenplan und ein gut gepflegter Redaktionsplan.

Der Themenplan als langfristiges Planungsinstrument

Unabhängig davon wie am Ende der Redaktionsprozess inkl. Team aussieht, benötigt man auf jeden Fall eine kategorische Sammlung möglicher Themen, um stets genügend Content vorrätig zu haben.

Das Bestreben ist es, Beiträge aus der Branche oder wiederkehrende Elemente auch langfristig im Voraus planen zu können. Der Themenplan hat deshalb auch keinen Anspruch auf Tagesaktualität oder Vollständigkeit und kann laufend angeglichen werden. Er enthält, nach Kalenderwochen und Monaten sortiert, bereits bekannte Meilensteine, Motive sowie erste Ideen für Beiträge und Themenwochen.

Es gilt also zu klären, welche Materialien im Unternehmen bereits vorhanden sind, welche Themen oder Inhalte sich besonders gut promoten lassen und welche potentiellen Informationsquellen zur Verfügung stehen.

Der Redaktionsplan zur Gewährleistung der Kontinuität

Auf Basis des Themenplans kann jetzt ein Redaktionsplan entwickelt werden, der sich von nun an fortlaufend pflegen lässt. Auch wenn viele Unternehmen auf einen Redaktionsplan verzichten, kann es für den Kümmerer eine starke Stütze beim Bewahren des Überblicks und bei der langfristigen Umsetzung sein.

Die Inhalte eines solchen Plans sind meistens einfach in einer Excel Tabelle angelegt, aber sie bilden einen Raum für spontane Ideen, aktuelle Themen aus dem Markt, Behind-the-Scenes- oder Gastbeiträgen. Dementsprechend ist er sehr kurzfristig ausgelegt und plant die Beiträge mit ca. einen Monat Vorlauf. Er enthält die genauen Termine für anstehende Inhalte, Anfragen, Deadlines und die geplanten Veröffentlichungen.

Neben der genauen zeitlichen Planung, sollte ein guter Redaktionsplan auch Punkte wie Ziele, Detailplanung, Texte und Bildmaterial, Vernetzung mit Social Media sowie regelmäßiges Monitoring der Beiträge abhaken. Nur so kann eine qualitativ hochwertige Event-Kommunikation zum Erfolg führen.

Fazit

Keine Panik, Content-Marketing funktioniert natürlich auch im Kleinen. So wertvoll erstklassige Speaker, virale Themen oder emotionale Videos auch sind, so muss nicht jede Konferenz gleich zur nächsten Apple Keynote werden. Jeder Inhalt wird Ihre Gäste überzeugen, wenn Sie die Event-Kommunikation gut recherchieren, sorgfältig planen und auf die Zielgruppe abstimmen und dabei helfen Ihnen die drei oben genannten Schritte. Unsere Eventprofis sind sich in diesem Punkt mit Benjamin Franklin einig:

„Schreibe entweder etwas Lesenswertes oder tue etwas, worüber es sich lohnt zu schreiben.“

Am Ende sind es nämlich immer noch Ihre Gäste, die ein Event zum Erfolg machen. Vergessen Sie das nie!