How to … Online Anmeldeformulare erstellen

Modernes Veranstaltungsmanagement verlangt den Aufbruch in die digitale Welt. Durch Software-as-a-Service (Saas) werden Tools für Eventmanagement zur Verfügung gestellt, mit denen unter anderem Online Anmeldeformulare schnell und einfach erstellt werden können. Zudem werden Annehmlichkeiten, wie mobiles Ticketing, Online Teilnehmermanagement und Online Bezahlung günstig, schnell und sicher für Veranstalter verfügbar gemacht. So können wichtige Schritte in Richtung Digitalisierung effizient und einfach realisiert werden.

Online Anmeldeformulare mit Hilfe von Eventmanagement Tools

Die Abbildung von Veranstaltungen auf einer Online-Plattform birgt enormes Potenzial hinsichtlich eines modernen Veranstaltungsmanagements. Zusätzlich profitiert man von automatisiertem Teilnehmermanagement, Online-Abrechnung und mobilen Zahlungsmöglichkeiten. Viele Vereine und Verbände tun sich aber dennoch schwer von der bewährten Papierlösung auf online-basierte Systeme umzusteigen.

Insbesondere die Anmeldungen zu Vereinsveranstaltungen oder Seminaren werden deshalb häufig offline und analog abgewickelt, obwohl günstige Lösungen existieren. Anhand derer lässt sich der Verwaltungsdschungel lichten und Sie können Ihre Ressourcen effizienter einsetzen.

Analoge Anmeldungsformulare – das organisierte Chaos

Im Veranstaltungsmanagement werden mehrere Pipelines bedient, um die Organisation von Anmeldung, Zahlungsabwicklung und Teilnehmerverwaltung zu bewältigen. Häufig werden noch immer pdf-Formulare zum Download angeboten, die anschließend eingescannt und per E-Mail zurückgesandt werden sollen. Diese werden dann vom Anbieter wieder digitalisiert, indem die Informationen in eine Tabelle übertragen werden. Eine sehr hohe Bürde zur Anmeldung und ein hoher administrativer Aufwand sind die Folge. Wenn Ihre Organisation nicht im Chaos und in Bürokratie versinken soll, dann bringen Sie Ordnung in Ihre Verwaltung.

Noch unangenehmer wird es vor allem für Ihre jungen Mitglieder, die hauptsächlich online kommunizieren und nur noch ungern zum Telefon greifen. Der Telefonkontakt sollte nur ein  Zusatzservice bleiben, bei dem Ihre Mitarbeiter jedoch ebenso mit der Digitalisierung von Anmeldedaten beschäftigt sind. Insgesamt werden oftmals viele Dinge von Ihren Mitgliedern bzw. Teilnehmern und Ihren ehrenamtlichen Mitarbeitern doppelt erledigt. Sparen Sie sich diese Faxen. Die Zukunft liegt heute nicht mehr in den Methoden von 1990.

Software-Lösung statt Papier-Chaos

Die digitale Welt bietet für Veranstalter deutlich einfachere und angenehmere Methoden einer Online-Anmeldung. Die Digitalisierung wird auch von der deutschen Bundesregierung massiv vorangetrieben. Durch den Ausbau von schnellen Internetverbindungen entstehen ganz neue Möglichkeiten, gemeinsame Software und Entwicklungskosten zu teilen. Neben einer lokalen Installation von Eigenentwicklungen, die jeweils hohe Kosten verursachen und einen hohen Wartungsaufwand mit sich bringen, sollten Sie die Nutzung von Cloud-Diensten in Erwägung ziehen.

Eigenentwicklungen überfordern häufig sowohl das Budget wie auch die internen Kompetenzen und Ressourcen. Eine nicht vollständig ausgereifte Eigenlösung führt vor allem bei Ihren Mitgliedern und Teilnehmern zu Frust, sodass eine kollektive Nutzung von Software in der Regel mit weniger Problemen verbunden und stets up-to-date ist. Vor allem für die Online Anmeldung zu Veranstaltungen existieren bereits viele Event-Management-Tools.

Online Anmeldeformulare als Basis für Eventmarketing

Durch die Nutzung von Online Tools zur Erstellung von Anmeldeformularen können Sie viel Zeit und bares Geld sparen. Bei der Benutzung eines Software-as-a-Service Dienstleisters teilen Sie sich die Entwicklung des Software-Produktes mit allen anderen Nutzen.

Die Formularerstellung ist schnell, kostenlos und individuell. Danach bietet das individuelle Online Anmeldeformular die Möglichkeit zur Online Verbreitung, zum digitalen Management und zu einer Online Anmeldemaske. Außerdem könne Sie jederzeit Ihre Teilnehmer per E-Mail-Newsletter auf dem Laufenden halten und automatische Teilnehmerlisten und Tickets erstellen lassen. Das Resultat sind zufriedene Teilnehmer, ein entspannter Organisator, weniger Verwaltung und mehr Fun!

Das Anmeldeformular wird angelegt, sobald Sie eine Veranstaltung erstellt haben. Danach profitieren Sie von vielen weiteren Vorteilen wie Online-Bezahlung, E-Tickets, Teilnehmer- und Veranstaltungsmanagement.

Schritt für Schritt zum perfekten Anmeldeformulare

Zunächst sollten Sie als Veranstaltungsleiter einen kostenlosen Account bei einem SaaS-Anbieter anlegen. Die Erstellung eines Online-Anmeldeformulars ist danach in nur wenigen Schritten erledigt. Für das Anlegen eines Formulars müssen Sie Informationen zur Veranstaltung, zu Ticketkategorien sowie alle Informationen, die Sie von Ihren Teilnehmern benötigen, definieren:

1. Veranstaltungsinformationen anlegen

Geben Sie hier nähere Informationen zu Ihrer Veranstaltung an, wie Zeit, Ort, Art der Veranstaltung (wie Seminar oder Fortbildung), Veranstalternamen etc. Mit Hilfe dieser Information können dann strukturierte Daten erzeugt werden, was die Platzierung in den Suchmaschinenergebnissen durch Rich Snippets verbessert.

Der Screenshot zeigt die Startseite zum Einstellen einer Veranstaltung über die Plattform doo. Hinterlegen Sie alle notwendigen Informationen für Ihr Event und fügen Sie eigene Bilder hinzu. Alle hinterlegten Informationen werden mit Strukturierten-Daten-Tags versehen, so dass Ihr Event auch in einer Suchmaschine als solches angezeigt werden kann.

2. Tickets

Legen Sie verschiedene Ticketkategorien fest, welche Ihre Teilnehmer bei der Buchung auswählen können.

Definieren Sie einen individuellen Namen für jede Ticketkategorie. Gehen Sie sicher, dass diese eindeutig und selbsterklärend sind. Danach können Sie unterschiedliche Preise, Kapazitäten, Verkaufszeiträume sowie Steuerinformationen für die Kategorien festlegen. Je mehr Informationen Sie zur Verfügung stellen, desto einfacher führen Sie den Teilnehmer durch die Ticketbuchung.

3. Teilnehmerdaten

Hier können Sie individuelle Frage-Felder festlegen und entscheiden, welche Informationen Sie von Ihren Teilnehmern abfragen. Ihre Fragen können in mehreren Anzeige-Formaten abgebildet werden (z.B.Ein-/Mehrfachauswahl).

Definieren Sie, welche Informationen für Sie als Veranstalter von Ihren Teilnehmern benötigen. Dafür stehen Ihnen eine Reihe vordefinierter Felder zur Verfügung und es können zudem individuelle Felder angelegt werden.

4. Anmeldeformular

Aus den zuvor eingestellten Informationen wird dann ein ansprechendes Anmeldeformular erstellt, das Sie in Ihre Veranstaltungswebseite einbinden können.

Gleichzeitig werden im Hintergrund Teilnehmer- und Buchungslisten erzeugt, die jederzeit für Sie abrufbar sind. Nutzen Sie die Möglichkeiten, Prozessabläufe in Ihrer Organisation effizienter zu gestalten, indem Sie auf diese Tools zurückgreifen.

Fazit

Mit einer Veranstaltungssoftware wie doo können Sie als Veranstalter in kürzester Zeit Veranstaltungen online verfügbar machen und sich vollends auf Ihre Teilnehmer fokussieren. Organisatorischen Aufwand von Buchung, Bezahlung, Stornierung, Ticketing etc. können Sie kostengünstig, effizient und benutzerfreundlich auslagern und mit On-Site Ticketing Services kombinieren. Unsere spezialisierte Software auf Basis von Cloud-Technologie hilft Ihnen dabei zuverlässig.