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E-Mail-Policy

Stand: 16. Juni 2020

doo stellt den Veranstaltern eine E-Mail-Funktion, unter anderem zur Bewerbung von Events, zur Verfügung. doo legt großen Wert auf rechtskonformes E-Mail-Marketing. In dieser E-Mail-Policy verpflichten sich die Veranstalter, die die E-Mail-Funktion nutzen, zu einer rechtskonformen Nutzung.

doo möchte des Weiteren sicherstellen, dass die über die E-Mail-Funktion versandten E-Mails eine optimale Zustellbarkeit haben. Diese E-Mail-Policy regelt diesbezüglich weitere Verpflichtungen, um die Zustellbarkeit im Interesse aller Nutzer der doo Event-Management-Plattform zu optimieren.

Diese E-Mail-Policy ist Bestandteil des Vertrages zwischen dem Veranstalter und doo.

1. Kein Spam

Kein Spam: E-Mails dürfen über die doo Event-Management-Plattform nur versendet werden, wenn der konkrete Versand rechtlich zulässig ist. Werbe-E-Mails dürfen über die doo Event-Management-Plattform nur versendet werden, wenn der Adressat ausdrücklich in den jeweiligen Versand eingewilligt hat oder wenn es sich um E-Mail-Werbung im Rahmen einer bestehenden Kundenbeziehung (gem. § 7 Abs. 3 UWG) handelt. Einwilligungserklärungen müssen den rechtlichen Anforderungen genügen, dokumentiert werden und nachweisbar sein. Für die Erhebung von Einwilligungen wird ausdrücklich die Verwendung des Double-Opt-in-Verfahrens empfohlen.
Nachweis der Rechtmäßigkeit: Resultiert aus einer E-Mail-Versendung des Veranstalters eine Beschwerde eines Adressaten an doo, ein Blacklisting bei einer Anti-Spam-Organisation (z.B. Spamhaus oder Spamcop) oder erhält doo eine Anfrage einer Aufsichtsbehörde oder eines relevanten Verbandes, muss der Veranstalter doo innerhalb eines Arbeitstages den Nachweis der Rechtmäßigkeit des Versandes zur Verfügung stellen.
Abmeldung: Werbe-E-Mails müssen stets einen Abmelde-Link oder eine sonstige Kontaktmöglichkeit enthalten, mittels derer der Adressat seine Einwilligung widerrufen kann. Widerrufe, die über die Unsubscribe-Funktion der doo Event-Management-Plattform erfolgen, werden von der doo Event-Management-Plattform automatisiert umgesetzt. Andere Widerrufsmöglichkeiten dürfen den Widerruf nicht übermäßig erschweren, d. h. es darf insbesondere kein Login erforderlich sein. Widerrufe, die direkt an den Veranstalter gerichtet werden, müssen von diesem innerhalb von drei Werktagen umgesetzt werden. Der Veranstalter muss sicherstellen, dass alle E-Mails an die angegebene From- und Reply-Adresse unverzüglich bearbeitet werden.
Aktualität: E-Mail-Adressen, die von ihren Inhabern über einen längeren Zeitraum nicht mehr genutzt worden sind, werden von einigen Freemail-Providern zuerst gesperrt und senden dann für eine kurze Zeit (in der Regel ein Monat) eine Rejected Bounce-Nachricht. Anschließend werden einige dieser E-Mail-Adressen zu Spam-Traps umgewandelt, d. h. wenn diese E-Mail-Adressen weiterhin angeschrieben werden, wird die IP-Adresse des Absenders geblockt. Daher muss bei E-Mail-Adressen, die über die doo Event-Management-Plattform angeschrieben werden sollen, entweder die Einwilligung in den letzten zwei Monaten vor dem erstmaligen Versand über die doo Event-Management-Plattform erfolgt sein oder diese Adressen müssen regelmäßig, mindestens alle zwei Monate, angeschrieben worden sein.
Bounces: Listen, die über die doo Event-Management-Plattform angeschrieben werden, müssen von Rejected Bounces bereinigt sein. Ein Rejected Bounce ist die Mitteilung des angeschriebenen Mailservers, dass die angeschriebene Adresse nicht existiert oder dauerhaft deaktiviert ist. Der Veranstalter hat zu gewährleisten, dass bei den von ihm über die doo Event-Management-Plattform angeschriebenen Listen bereits vor der Nutzung mittels der doo Event-Management-Plattform regelmäßig (mindestens alle zwei Monate) Rejected Bounces gesperrt oder gelöscht wurden. Die Default-Einstellungen der doo Event-Management-Plattform sehen eine automatische Sperrung von nicht existierenden und dauerhaft deaktivierten E-Mail-Adressen nach dem ersten Rejected Bounce vor.
Keine rechtswidrigen Inhalte: Jede über die doo Event-Management-Plattform versendete E-Mail muss formal und inhaltlich den rechtlichen Anforderungen genügen. Insbesondere muss jede Werbe-E-Mail ein den rechtlichen Anforderungen genügendes Impressum enthalten. Der Veranstalter ist verpflichtet, im Rahmen der Nutzung die doo Event-Management-Plattform weder gesetzliche Vorschriften noch Rechte Dritter zu verletzen, insbesondere (i) keine Inhalte zu übermitteln, zu speichern, zu verlinken oder auf sonstige Art und Weise auf Inhalte hinzuweisen, die pornographischer oder gegen Jugendschutzgesetze verstoßender, implizit oder explizit sexuell anzüglicher, gewaltverherrlichender, persönlichkeitsrechts-verletzender, bedrohender, beleidigender, belästigender, verleumderischer, betrügerischer, vulgärer, obszöner, hasserregender, links- oder rechtsextremistischer Natur sind oder die zum Verstoß gegen Gesetze auffordern oder anstiften, (ii) keine Inhalte zu übermitteln, zu speichern, zu verlinken oder auf sonstige Art und Weise auf Inhalte weisen, die Rechte Dritter, insbesondere Marken-, Kennzeichen- und Urheberrechte, Patente, Geschmacks- und Gebrauchsmuster und Geschäftsgeheimnisse, verletzen und (iii) keine schädlichen Programme (wie z. B. Viren) zu übermitteln, zu speichern, zu verlinken oder auf sonstige Art und Weise auf schädliche Programme hinzuweisen.
Datenschutzrechtlich zulässige Nutzung: Die E-Mail-Funktion der doo Event-Management-Plattform bietet umfangreiche Funktionalitäten (z.B. Kampagnentracking, Bildung von Nutzerprofilen und Targeting), auf deren Einsatz der betroffene Adressat unter Umständen hinzuweisen ist oder für deren Einsatz die ausdrückliche Einwilligung des betroffenen Adressaten erforderlich sein kann. Der Veranstalter hat zu gewährleisten, dass die Nutzung der verschiedenen Funktionen hinsichtlich der betroffenen Daten bzw. E-Mail-Adressen rechtskonform erfolgt. Der Veranstalter hat die Default-Einstellungen der doo Event-Management-Plattform diesbezüglich mit seinen Anforderungen abzugleichen.
Verantwortlichkeit: Der Veranstalter trägt die rechtliche Verantwortlichkeit für alle mittels der doo Event-Management-Plattform versendeten E-Mails einschließlich deren jeweiliger Inhalte. doo ist nicht verpflichtet, die Rechtskonformität des Versandes bzw. der zu versendenden Inhalte zu überprüfen.

2. Qualität der AdresslistenQualitätsanforderungen:

E-Mails, die über die doo Event-Management-Plattform versendet werden, sollen in der Inbox des Adressaten landen und nicht im Spam-Folder oder Junk-Folder hängenbleiben. Um eine höchstmögliche Zustellbarkeit der über die doo Event-Management-Plattform versandten E-Mails gewährleisten zu können, muss jede Adressliste, die über die doo Event-Management-Plattform angeschrieben werden soll („Liste“), bestimmten Qualitätsanforderungen genügen. Diese Qualitätsanforderungen sind erfüllt, wenn ein Versand über die doo Event-Management-Plattform die folgenden Werte nicht überschreitet:

5% Rejected Bounce Rate
0,5% Spam Complaint Rate

Rejected Bounce: Ein Rejected Bounce ist die Mitteilung des angeschriebenen Mailservers, dass die angeschriebene Adresse nicht existiert oder dauerhaft deaktiviert ist. Wenn eine Liste mehr als 5% solcher inaktiven Adressen enthält, ist davon auszugehen, dass die Liste über einen längeren Zeitraum nicht gepflegt wurde. Eine Rejected Bounce Rate von mehr als 5% wird bei den meisten E-Mail- bzw. Freemail-Providern („ISPs“) zu einer Sperre bzw. einem Blacklisting der betroffenen IP-Adressen des Versenders führen. Die Rejected Bounce Rate wird berechnet anhand der Anzahl der Rejected Bounces im Verhältnis zum Gesamtvolumen eines Versandes.
Spam Complaint: Ein Spam Complaint ist die Mitteilung eines ISPs, dass eine über die doo Event-Management-Plattform versendete E-Mail von einem Adressaten als „Junk“ oder „Spam“ markiert wurde. Eine Spam Complaint Rate von mehr als 0,5% wird bei den meisten ISPs zu einer Sperre des betroffenen Versendes führen. Die Spam Complaint Rate wird für jeden ISP, von dem doo die Mitteilungen über Spam Complaints erhält, individuell anhand der Anzahl der Spam Complaints im Verhältnis zum Gesamtvolumen des Versandes an den jeweiligen ISP berechnet.
Versand: Der Versand ist ein zusammenhängender E-Mail-Versand an einen Verteiler.
List Audit: doo kann nach eigenem Ermessen Listen des Veranstalters auf deren Adressqualität untersuchen, bevor diese zum ersten Mal angeschrieben werden („List Audit“). Sollte dieses List Audit ergeben, dass eine Liste mehr als 10% (i) generische E-Mail-Adressen wie z. B. tech@domain.com, root@domain.com; (ii) so genannter „Wegwerf-E-Mail-Adressen“, die nur kurzzeitig gültig sind und insbesondere für die Teilnahme an Gewinnspielen verwendet werden (z. B. @mytrashmail.com oder @10minutemail.com); (iii) E-Mail-Adressen mit nicht-existenten Domainkennungen (z. B. @lycos.de) (iv) technisch nicht mögliche E-Mail-Adressen z. B. E-Mail-Adressen ohne @) und (v) bei dem jeweiligen ISP nicht zugelassene E-Mail-Adressen (z. B. müssen E-Mail-Adressen bei einigen Providern mindestens vier Zeichen vor dem @ enthalten) enthält, wird diese Liste nicht zur Nutzung über die doo Event-Management-Plattform zugelassen.
Testversand: doo kann Adresslisten des Veranstalters, bevor diese zum ersten Mal regulär angeschrieben werden, in Abstimmung mit dem Veranstalter einem Testversand unterziehen. Ein Testversand wird mit einer reduzierten Versandgeschwindigkeit an maximal 10% der Adressen der Liste durchgeführt. Wird bei einem Testversand ein Verstoß gegen Ziffer 1 und/oder Ziffer 2 dieser E-Mail-Policy festgestellt, wird diese Liste nicht zur Nutzung zugelassen.

3. Maßnahmen bei Verstößen

Verstößt eine Versendung gegen Ziffer 1 und/oder Ziffer 2 dieser E-Mail-Policy, kann doo den jeweiligen Versand bei Kenntniserlangung von dem Verstoß unverzüglich stoppen. doo kann die von einem Verstoß betroffene Liste nach pflichtgemäßem Ermessen für weitere Versendungen über die doo Event-Management-Plattform sperren, wobei die Sperrung auf das erforderliche Maß beschränkt wird. Von einer Sperrung wird abgesehen bzw. eine Sperrung wird aufgehoben, wenn weitere Verstöße nicht zu befürchten sind. Eine Sperrung führt nicht zu einer Minderung der Vergütung.
Verstößt eine Versendung gegen Ziffer 1 und/oder Ziffer 2 dieser E-Mail-Policy, kann doo weitere Versendungen nur mit reduzierter Versandgeschwindigkeit durchführen, bis weitere Verstöße nicht mehr zu befürchten sind.
Weitere Verstöße sind nicht zu befürchten, sobald der Veranstalter nachvollziehbar dargelegt hat, wie weitere Verstöße verhindert werden.
Bei wiederholten oder schwerwiegenden Verstößen ist doo berechtigt, den Vertrag außerordentlich zu kündigen.
Der Veranstalter wird doo alle unmittelbaren und mittelbaren Schäden, Aufwendungen und Kosten ersetzen, die doo durch eine Verletzung rechtlicher Bestimmungen bzw. dieser E-Mail-Policy durch den Veranstalter entstehen.

4. Darstellbarkeit

Die über die doo Event-Management-Plattform versandten E-Mails sind optimiert für eine Darstellbarkeit bei den gängigen E-Mail-Clients Outlook, iMail und Gmail in deren jeweils aktueller Version