{"id":9496,"date":"2017-02-21T14:55:16","date_gmt":"2017-02-21T13:55:16","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.doo.net\/?p=9496"},"modified":"2019-06-11T12:16:05","modified_gmt":"2019-06-11T11:16:05","slug":"gastemanagement","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/2017\/02\/21\/gastemanagement\/","title":{"rendered":"Professionelles G\u00e4stemanagement f\u00fcr mehr Teilnehmer und zufriedene G\u00e4ste"},"content":{"rendered":"<div class=\"wpb-content-wrapper\"><p>[vc_row][vc_column][vc_column_text]<\/p>\n<p dir=\"ltr\">&#8220;Der Gast ist immer der K\u00f6nig!&#8221; Ein professionelles G\u00e4stemanagement ist der Schl\u00fcssel zum Erfolg. Die Frage lautet also: Wie genau funktioniert ein gezieltes G\u00e4stemanagement?<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Die Umsetzung ist gar nicht so schwierig. Bei der Einladung, Anmeldung oder der Teilnehmerkommunikation gibt es einfache Regeln zu befolgen. Mit diesen Tipps erreicht man als Eventmanager schnell steigende Besucherzahlen und gleichzeitig gl\u00fcckliche G\u00e4ste.<span id=\"docs-internal-guid-13dcfeb3-60cb-e0b4-90cc-1b680caf3503\"> <\/span><\/p>\n<p>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]<h2 class=\"doo_h2_subheader\">Definition G\u00e4stemanagement<\/h2>[vc_column_text]Der Begriff\u00a0<strong>G\u00e4stemanagement<\/strong>\u00a0(oder auch\u00a0<strong><a href=\"https:\/\/blog.doo.net\/2019\/02\/12\/was-ist-teilnehmermanagement\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Teilnehmermanagement<\/a>, Besuchermanagement<\/strong>) umfasst alle Prozesse und Aktionen, die direkt mit den Teilnehmern der Veranstaltung in Verbindung stehen. Das Teilnehmermanagement teilt sich in Vorg\u00e4nge vor, w\u00e4hrend und nach der Veranstaltung auf.[\/vc_column_text][vc_column_text]Es gibt drei Hauptbereiche, die zum G\u00e4stemanagement z\u00e4hlen:<\/p>\n<ul>\n<li dir=\"ltr\">\n<p dir=\"ltr\"><strong>Einladungs-Management:<\/strong>\u00a0Auswahl der Zielgruppe und professionelle Ansprache<\/p>\n<\/li>\n<li dir=\"ltr\">\n<p dir=\"ltr\"><strong>Teilnehmerregistrierung:\u00a0<\/strong>Anmeldeprozess (z.B. mit einer G\u00e4stemanagement Software)<\/p>\n<\/li>\n<li dir=\"ltr\">\n<p dir=\"ltr\"><strong>Teilnehmerkommunikation:\u00a0<\/strong>Betreuung der Teilnehmer vor, w\u00e4hrend und nach dem Event<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/vc_column_text]<h2 class=\"doo_h2_subheader\">Einladungs-Management: Event-Konzept und Zielgruppen<\/h2>[vc_column_text]<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Der Grundstein f\u00fcr ein gutes G\u00e4stemanagement wird bereits ganz am Anfang gelegt: Event-Idee und Event-Konzept. Bereits bei der Planung muss die Zielgruppe einer Tagung, Messe oder Veranstaltung klar definiert sein. Die jeweilige Ansprache bzw. Einladung wird dann direkt auf die jeweilige Zielgruppe abgestimmt.<\/p>\n<p>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]<h3 class=\"doo_h3_subheader\">Die ideale Einladung<\/h3>[vc_column_text]<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Die ideale Einladung bringt den Gast dazu, sich schnell zu einem bestimmten Event unter Vielen anzumelden. Der erste Eindruck ist entscheidend. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Fachkonferenz, eine wissenschaftliche Tagung oder die Mitgliederversammlung eines Vereins oder Verbandes handelt. Erfolgreiche Einladung beachten die folgenden Punkte:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Inhalte:<\/strong> Enth\u00e4lt die Einladung alle wichtigen Informationen zum Event? (Wie? Wo? Wann? Was? Wer?)<\/li>\n<li><strong>Gestaltung:<\/strong>\u00a0Macht die Einladung Lust das Event zu besuchen? Unterst\u00fctzt das optische Design die Inhalte der Veranstaltung?<\/li>\n<li><strong>Zielgruppe:<\/strong> Erreicht die Einladung einen Adressaten, der ein tats\u00e4chliches Interesse an der Veranstaltung hat?<\/li>\n<li><strong>Preis:<\/strong> Ist die Teilnahme an einer Veranstaltung mit Kosten verbunden?<\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/vc_column_text][vc_column_text]<\/p>\n<p dir=\"ltr\"><span style=\"color: #006ab7;\"><em><span id=\"docs-internal-guid-13dcfeb3-60cf-9254-22fa-85dae40c7fa1\"><span style=\"text-decoration: underline;\">Tipp:<\/span> In diesen Artikeln erfahren Sie, wie<a style=\"color: #006ab7;\" href=\"https:\/\/blog.doo.net\/2017\/01\/19\/die-perfekte-einladung-fur-veranstaltungen\/\"> die ideale Einladung f\u00fcr Veranstaltungen<\/a> aussieht oder wie Sie<a style=\"color: #006ab7;\" href=\"https:\/\/blog.doo.net\/2017\/02\/09\/zielgruppenanalyse\/\"> die Zielgruppe f\u00fcr Ihr Event<\/a>\u00a0definieren.<\/span><\/em><\/span><\/p>\n<p>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]<h3 class=\"doo_h3_subheader\">Einfache Antwortm\u00f6glichkeit vorsehen<\/h3>[vc_column_text]<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Ziel der Einladung ist eine schnelle R\u00fcckmeldung &#8211; sei es eine Zu- oder Absage.\u00a0Der eingeladene Teilnehmer muss muss seine Antwort also intuitiv, einfach und vor allem schnell abgeben k\u00f6nnen.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Eine digitale R\u00fcckmeldung spart Zeit f\u00fcr G\u00e4ste als auch den Eventmanager selbst. Bei Interesse kann sich der Teilnehmer schnell und einfach online registrieren. Eine Absage per Klick erspart weitere unn\u00f6tige Kommunikation.<\/p>\n<p dir=\"ltr\"><span style=\"color: #006ab7;\"><em><span style=\"text-decoration: underline;\">Tipp:<\/span> Nutzen Sie vorausgef\u00fcllte Anmeldeformulare, die der Teilnehmer nur noch per Klick best\u00e4tigen muss. Der geringe Anmeldeaufwand l\u00e4sst G\u00e4ste schneller zu einem Event zusagen.<\/em><\/span><\/p>\n<p dir=\"ltr\">Wird die Einladung per Post verschickt, sollte eine Antwortkarte mit Ankreuzm\u00f6glichkeit beiliegen.<\/p>\n<p>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]<h2 class=\"doo_h2_subheader\">Teilnehmerregistrierung: wertvolle G\u00e4steinformationen<\/h2>[vc_column_text]<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Von einem durchdachten Registrierungssystem profitieren nicht nur Teilnehmer, sondern auch der Veranstalter selbst.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Teilnehmer geben bei der Anmeldung in der Regel gerne Ihre Kontaktdaten als auch fachliche Interessen an. Diese Informationen k\u00f6nnen in der Datenbank hinterlegt und gezielt f\u00fcr die Vermarktung eingesetzt werden.<\/p>\n<p dir=\"ltr\"><span style=\"color: #006ab7;\"><em><span style=\"text-decoration: underline;\">Tipp:<\/span> In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie <a style=\"color: #006ab7;\" href=\"https:\/\/blog.doo.net\/2016\/09\/30\/online-anmeldeformulare-erstellen\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Online Anmeldeformulare gezielt erstellen<\/a>.<\/em><\/span><\/p>\n<p>[\/vc_column_text]<h3 class=\"doo_h3_subheader\">Personalisierte Vermarktung<\/h3>[vc_column_text]Die bei der Registrierung abgefragten Interessen k\u00f6nnen bei der Teilnehmerkommunikation gezielt eingesetzt werden.<\/p>\n<p>Mit dem Versand von personalisierten Einladungen oder Remindern kann der Eventmanager beispielsweise direkt auf bestimmte Aussteller hinweisen, die f\u00fcr Teilnehmer interessant sind. Damit erh\u00f6ht er die\u00a0Relevanz des Angebotes\u00a0f\u00fcr sie und senkt erfolgreich die No-Show-Rate.<\/p>\n<p><span style=\"color: #006ab7;\"><em><span style=\"text-decoration: underline;\">Tipp:<\/span> Weitere Tipps und Tricks, wie man die Teilnehmerzahl mit Hilfe von Personalisierung erfolgreich erh\u00f6ht finden Sie im Artikel &#8220;<a style=\"color: #006ab7;\" href=\"https:\/\/blog.doo.net\/2018\/06\/26\/doo-blog-event-personalisierung\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">How To: Personalisierung bei Events<\/a>&#8220;.<\/em><\/span>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]<h2 class=\"doo_h2_subheader\">Teilnehmerkommunikation: Immer in Kontakt bleiben<\/h2>[vc_column_text]<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Sobald sich ein Gast f\u00fcr ein Event registriert hat, beginnt die n\u00e4chste Phase der Kommunikation.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">In dieser erhalten Teilnehmer aktuelle Informationen zum Programm, Rednern, Workshops, oder Neuheiten.<\/p>\n<p dir=\"ltr\"><span style=\"color: #006ab7;\"><em><span style=\"text-decoration: underline;\">Tipp:<\/span> Versorgen Sie Ihre Teilnehmer \u00fcber alles Wissenswerte \u00fcber verschiedene Kan\u00e4le: Regelm\u00e4\u00dfige Newsletter, <a style=\"color: #006ab7;\" href=\"https:\/\/blog.doo.net\/2018\/07\/13\/erfolgreiche-event-websites\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Event-Webseite<\/a> oder separates Event-Portal zum Login, <a style=\"color: #006ab7;\" href=\"https:\/\/blog.doo.net\/2018\/07\/04\/zufriedene-teilnehmer-durch-smarte-event-apps\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Event-App,<\/a> etc.<\/em><\/span><\/p>\n<p>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]<h3 class=\"doo_h3_subheader\">Networking als Erfolgskonzept<\/h3>[vc_column_text]<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Mit Hilfe von Social-Media-Kan\u00e4len kann sich der Veranstalter vor, w\u00e4hrend und nach der Veranstaltung mit den Teilnehmern austauschen. Dies unterst\u00fctzt den Eventmanager gleichzeitig bei der passenden Programmgestaltung.<\/p>\n<p dir=\"ltr\"><span style=\"color: #006ab7;\"><em><span style=\"text-decoration: underline;\">Tipp:<\/span>\u00a0Starten Sie beispielsweise bei einer Fachtagung bereits vorab eine Diskussion auf Facebook oder Twitter. So bringen Sie die Teilnehmer schon fr\u00fchzeitig zusammen.<\/em><\/span><\/p>\n<p dir=\"ltr\"><span id=\"docs-internal-guid-13dcfeb3-60d6-a527-b149-ffba3ec8e1d8\">W\u00e4hrend des Events k\u00f6nnen die Pausen zwischen dem Programm wiederum aktiv zum Netzwerken genutzt werden.\u00a0Erstellen und vermarkten Sie einen neuen Hashtag f\u00fcr das Event, unter welchem die Teilnehmer sich untereinander austauschen k\u00f6nnen.\u00a0<\/span><\/p>\n<p dir=\"ltr\"><span style=\"color: #006ab7;\"><em><span id=\"docs-internal-guid-13dcfeb3-60d6-a527-b149-ffba3ec8e1d8\"><span style=\"text-decoration: underline;\">Tipp:<\/span>\u00a0<\/span>Auf einer &#8220;Social Media &#8211; Wall&#8221; vor Ort k\u00f6nnen Sie die beliebtesten Beitr\u00e4ge und Fotos zusammenstellen. Andere Teilnehmer werden so wiederum zum Networking motiviert.<\/em><\/span><\/p>\n<p>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]<h2 class=\"doo_h2_subheader\">G\u00e4stemanagement Software<\/h2>[vc_column_text]<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Bei einzelnen kleinen Veranstaltungen ist es meist noch m\u00f6glich, das G\u00e4stemanagement ohne fremde Hilfe zu meistern.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Werden die Veranstaltungen komplexer, gr\u00f6\u00dfer oder finden regelm\u00e4\u00dfig statt, wird eine <a href=\"https:\/\/doo.net\/de\/index.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">G\u00e4stemanagement Software<\/a> erforderlich.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Die Anforderungen an das G\u00e4stemanagement System ergeben sich je nach Veranstaltungsart. Ein professionelles G\u00e4stemanagement Tool richtet sich gezielt auf die Anforderungen und Ziele ein &#8211; egal ob internationale Messe oder regionales Verlags-Event.<\/p>\n<p>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]<h2 class=\"doo_h2_subheader\">Fazit<\/h2>[vc_column_text]<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Ein professionelles G\u00e4stemanagement erzielt unter der Einhaltung bestimmter Punkte langfristig zufriedene G\u00e4ste und eine hohe Teilnehmerzahl:<\/p>\n<ul>\n<li>Planen Sie Ihr Event so, dass es Ihren G\u00e4sten\/ Ihrer Zielgruppe gef\u00e4llt.<\/li>\n<li>Verschicken Sie Einladungen, die aussagekr\u00e4ftig sind und zur Teilnahme leiten.<\/li>\n<li>Fragen Sie nicht nur ab, ob Ihre G\u00e4ste kommen, sondern auch, was Ihre Interessen beim Event sind.<\/li>\n<li>Halten Sie stets Kontakt zu Ihren Teilnehmern und versorgen Sie sie mit allen wichtigen und aktuellen Informationen.<\/li>\n<li>Bieten Sie Ihren G\u00e4sten beim Event M\u00f6glichkeiten, um untereinander ins Gespr\u00e4ch kommen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Eine G\u00e4stemanagement Software verkn\u00fcpft die Schritte vom Einladungsmanagement \u00fcber die Teilnehmerregistrierung bis zur Teilnehmerkommunikation.[\/vc_column_text][vc_single_image image=&#8221;11743&#8243; img_size=&#8221;full&#8221; onclick=&#8221;custom_link&#8221; img_link_target=&#8221;_blank&#8221; link=&#8221;https:\/\/doo.net\/de\/demo-request.html&#8221; css=&#8221;.vc_custom_1552311787241{margin-top: 20px !important;margin-bottom: 20px !important;}&#8221;][\/vc_column][\/vc_row]<\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ein professionelles G\u00e4stemanagement ist der Schl\u00fcssel zum Erfolg. 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