{"id":8541,"date":"2018-09-12T10:38:34","date_gmt":"2018-09-12T09:38:34","guid":{"rendered":"https:\/\/website.doo.net\/?p=8541"},"modified":"2024-09-30T10:19:31","modified_gmt":"2024-09-30T09:19:31","slug":"die-perfekte-einladung-fur-veranstaltungen-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/2018\/09\/12\/die-perfekte-einladung-fur-veranstaltungen-2\/","title":{"rendered":"So sieht die perfekte Einladung f\u00fcr Veranstaltungen aus"},"content":{"rendered":"

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Eine gut gestaltete Einladung ist oft schon die halbe Miete f\u00fcr ein erfolgreiches Event \u2013 und damit auch ein ganz wesentlicher Bestandteil eines durchdachten Einladungsmanagements. Am besten gestalten Sie die Einladung f\u00fcr Veranstaltungen daher mit Leidenschaft, \u00a0Struktur und einem klaren Konzept: Welche Elemente sollte sie enthalten? \u00dcber welches Medium wird sie am besten verschickt? Welche Zielgruppe(n) wollen Sie ansprechen? <\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Dazu erkl\u00e4rt dieser umfassende Beitrag zum Einladungsmanagement, welche Elemente eine Einladung enthalten sollte, wie sie perfekt gestaltet ist und auf welchem Wege sie am besten verschickt wird.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row css=”.vc_custom_1707473953641{margin-top: 24px !important;}”][vc_column][vc_column_text css=”.vc_custom_1707475530560{padding-top: 24px !important;padding-right: 24px !important;padding-bottom: 24px !important;padding-left: 24px !important;background-color: #f2f7fb !important;}”]Einladungsmanagement bei doo <\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/p>\n

Mit dem umfassenden und individuell konfigurierbarem Einladungsmanagement von doo<\/a> haben Sie jeden Schritt rund um das G\u00e4stemanagement zur Anmeldung und Vorbereitung Ihrer Veranstaltung im Blick.
\n<\/span>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]

Die Einladung vermittelt den ersten Eindruck des Events<\/h2>[vc_column_text]Die Einladung ist der T\u00fcr\u00f6ffner zu einem Event. Die G\u00e4ste brauchen sie, um reinzukommen. Und die Gastgeber*innen werben mithilfe der Einladung f\u00fcr Veranstaltungen, bei denen sie die G\u00e4ste gern begr\u00fc\u00dfen m\u00f6chten. Eine gut gestaltete Einladung ist oft schon die halbe Miete f\u00fcr ein erfolgreiches Event \u2013 schlie\u00dflich ist sie der erste Eindruck Ihres Events und der ist auch bei einer Einladung entscheidend.<\/span><\/p>\n

F\u00fcr ein professionelles Einladungsmanagement sollten Sie sich also M\u00fche bei der Gestaltung und beim Verfassen des Einladungstextes geben. Achten Sie darauf, dass die Einladung Lust macht. Die eingeladenen G\u00e4ste sollten sie lesen und sich sagen: \u201eDa muss ich hin!\u201c<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

\u00a0<\/span>Versuchen Sie dabei, nicht blo\u00df Fakten aufzulisten, sondern auch die Einzigartigkeit Ihres Events aufzuzeigen: Findet es in einer besonderen Location statt, wird ein*e au\u00dfergew\u00f6hnliche*r Gastredner*in erwartet oder vielleicht ein provokantes Thema behandelt?<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Egal, was f\u00fcr ein Event Sie veranstalten: Machen Sie schon in der Einladung deutlich, dass es etwas Besonderes und Einzigartiges ist.<\/span>\u00a0<\/span>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]

G\u00e4ste einladen, aber wie? So startet erfolgreiches Einladungsmanagement<\/h2>[vc_column_text]Ob Fachtagung, Vereinsfeier oder Seminar: Wenn Sie m\u00f6chten, dass jemand an Ihrer Veranstaltung teilnimmt, m\u00fcssen Sie sie dazu einladen. Wie sonst soll sie erfahren, dass ein bestimmtes Event stattfindet? M\u00f6glichkeiten gibt es dabei viele, um auf ein Event aufmerksam zu machen. Allerdings sind nicht alle Arten, die Sie aus dem Privatbereich kennen, auch f\u00fcr einen professionellen Kontext geeignet.[\/vc_column_text]

F\u00fcr ein professionelles Einladungsmanagement sind Brief oder E-Mail die klassischen Medien<\/h3>[vc_column_text]Die Gesch\u00e4ftspartner*innen per WhatsApp auf eine Messe einladen? Oder \u00fcber den Facebook-Messenger auf einen Kongress aufmerksam machen? Beides w\u00fcrde bei einer B2B-Zielgruppe wahrscheinlich als eher unkonventionell gelten. Das klassische Einladungsschreiben oder die offizielle E-Mail sind da eher das Mittel der Wahl. In einigen F\u00e4llen kann es auch eine Nachricht \u00fcber LinkedIn sein. Zudem h\u00e4ngt die Wahl des Mediums zur Einladung auch von der Event-Art ab \u2013 weiter unten erfahren Sie mehr dazu.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Die heutzutage einfachste Art einzuladen ist die E-Mail. Sie erm\u00f6glicht auch ein maximal professionelles Einladungsmanagement. So k\u00f6nnen Sie bei einer Einladung per E-Mail gleich die M\u00f6glichkeit nutzen, das Event als Termin in den Google- oder Outlook-Kalender einzupflegen \u2013 und es bleibt es bei den Teilnehmenden Erinnerung und pr\u00e4sent.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span>[\/vc_column_text]

Die Wahl des Mediums sollte zur Art des Events passen<\/h3>[vc_column_text]Nach wie vor gibt es Events, bei der nach wie vor eine postalisch verschickte Einladung die bessere M\u00f6glichkeit sein kann. Ob dies der Fall ist, h\u00e4ngt von der Art des Events sowie Ihrer Zielgruppe ab.<\/span><\/p>\n

Anders gesagt: Eine wesentliche Anforderung f\u00fcr ein gelungenes Einladungsmanagement ist, dass Event und Einladung zueinander passen m\u00fcssen. Bei einem Nachhaltigkeitskongress bietet es sich an, auf Papier zu verzichten und \u00fcber E-Mail einzuladen. Bei einen U\u030860-Fu\u00dfballturnier werden Sie kaum um eine postalische Einladung herumkommen.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Auch f\u00fcr einen offiziellen Empfang, auf dem Sie ausschlie\u00dflich ausgew\u00e4hlte G\u00e4ste begr\u00fc\u00dfen wollen, ist eine Papier-Einladung ratsam und kann einen hochwertigeren Eindruck der Veranstaltung unterstreichen.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Sollen zum Firmenjubil\u00e4um verrentete Mitarbeitende eingeladen werden, muss damit gerechnet werden, dass diese keinen Online-Zugang haben. Somit wird der klassische Brief zum Mittel der Wahl. Bei internationalen Kongressen dagegen stellt eine E-Mail-Einladung eine enorme Erleichterung dar \u2013 zumal oftmals von der eigenen Zielgruppe nur digitale Adressdaten verf\u00fcgbar sind.<\/span>\u00a0<\/span>[\/vc_column_text]

Einladungsmanagement bei hybriden Events<\/h3>[vc_column_text]Bei hybriden Events ist etwas mehr Aufwand gefordert, denn die Teilnehmenden ben\u00f6tigen abh\u00e4ngig von der Art ihrer Veranstaltungsteilnahme unterschiedliche Informationen zu unterschiedlichen Zeitpunkten. G\u00e4ste, die pers\u00f6nlich zum Event erscheinen, m\u00f6chten in der Einladung bereits Informationen zur Anreise und den Gegebenheiten vor Ort erfahren.<\/span><\/p>\n

F\u00fcr Online-Teilnehmende sind andere Informationen wichtiger, etwa die technischen Voraussetzungen, eine Erkl\u00e4rung des Online-Teilnahmeprozesses sowie gegebenenfalls auch eine Kontaktperson im Falle von Problemen.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span>[\/vc_column_text][vc_column_text css=”.vc_custom_1707492857185{margin-top: 24px !important;padding-top: 24px !important;padding-right: 24px !important;padding-bottom: 24px !important;padding-left: 24px !important;background-color: #f2f7fb !important;}”]Auch <\/span>b<\/span>eim Einladungsmanagement von <\/span><\/span>hybriden Events<\/span><\/span><\/span><\/a> kann <\/span>doo<\/span> Sie auf unterschiedliche Weise unterst\u00fctzen<\/span>.<\/span><\/span>[\/vc_column_text]

Auch die Kurzfristigkeit des Events ist f\u00fcr das Einladungsmanagement entscheidend<\/h3>[vc_column_text]Findet das Event erst zu einem viel sp\u00e4teren Zeitpunkt statt und ist damit gen\u00fcgend Vorlauf vorhanden, dann stehen alle Einladungswege offen.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Anders sieht es bei kurzfristigen Events aus. Briefe erstellen, ausdrucken, versenden plus ein bis zwei Tage Postweg k\u00f6nnen schon zu lang sein, wenn die Veranstaltung bereits in einer Woche stattfindet. Eine E-Mail kommt da auf dem digitalen Wege deutlich schneller bei den Adressat*innen an.<\/span>\u00a0<\/span>[\/vc_column_text]

Einladungsmanagement und Ihr Budget<\/h3>[vc_column_text]F\u00fcr die Jahreshauptversammlung des Fu\u00dfball-Landesverbandes m\u00fcssen mehrere hundert Einladungen verschickt werden, doch in der Kasse sind nur noch ein paar Cent? Dann wird das schwierig mit dem Druck und den Briefmarken. Hier ist eine E-Mail sinnvoller. Dagegen sollten gr\u00f6\u00dfere Budgets genutzt werden, um mit einem besonderen Einladungsschreiben mit Nachdruck auf das Event aufmerksam zu machen.<\/span><\/p>\n

Wenn irgendwie m\u00f6glich, sollte dabei unbedingt die digitale Einladung f\u00fcr Veranstaltungen vorgezogen werden. Zum einen erleichtern diese das Einladungsmanagement \u2013 ein gutes Tool hierf\u00fcr ist z.B. das <\/span>intelligente Einladungsmanagement von doo<\/a>.<\/span> Die Eingeladenen k\u00f6nnen so einfach per Klick zu- oder absagen. Zum anderen wird es auch den G\u00e4sten leichter gemacht. Ein Google-Maps-Link, um die Tagungsst\u00e4tte zu finden, ist hilfreicher als ein ausgedruckter Kartenausschnitt.
\n<\/span>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]

Beim Einladungsmanagement das Ziel definieren und bewusst machen<\/h2>[vc_column_text]Das Ziel des Einladungsmanagements sollte nicht nur sein, dass m\u00f6glichst viele Empf\u00e4nger*innen Ihre E-Mail \u00f6ffnen. Stattdessen geht es um das, was Sie mit Ihrem Event erreichen wollen: M\u00f6chten Sie ein <\/span>neues Produkt vorstellen, Leads generieren oder Expert*innen in Seminaren und Workshops zusammenbringen?<\/p>\n

Denn schon in der Einladung heben Sie hervor, worauf die Teilnehmenden sich freuen k\u00f6nnen und was ihnen entgeht, wenn sie nicht erscheinen. Hier wird deutlich, weshalb eine <\/span>klar definierte Zielgruppe<\/span><\/b> wichtig ist. Je besser Sie die angeschriebenen Personen kennen, desto besser wissen Sie auch, was f\u00fcr sie relevant ist. Heben sie genau diese Aspekte Ihres Events hervor, um diese Teilnehmenden anzusprechen.<\/span>\u00a0<\/span>[\/vc_column_text]

Einladungsmanagement und Zielgruppen: Die richtigen Leute einladen<\/h3>[vc_column_text]Damit die gew\u00fcnschten Teilnehmenden Ihr Event besuchen, m\u00fcssen Sie auch Personen mit dem passenden Zielprofil einladen.<\/span><\/p>\n

Auch wenn Sie problemlos sehr viele Empf\u00e4nger*innen zugleich anschreiben k\u00f6nnen, hilft eine genaue Eingrenzung der Zielgruppe immens. Denn je genauer Sie wissen, wen Sie ansprechen, desto passender kann die gesamte Einladung gestaltet werden. Und je besser die Einladung auf die Angeschriebenen ausgerichtet ist, desto eher werden diese sie auch \u00f6ffnen und lesen \u2013 und sich registrieren.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Wenn Sie verschiedene Zielgruppen erreichen wollen, arbeiten Sie mit verschiedenen Einladungen. Durch die Segmentierung aller Angeschriebenen in verschiedene Gruppen k\u00f6nnen Sie zielgerichtet die Aspekte hervorheben, die f\u00fcr die jeweiligen Empf\u00e4nger*innen auch relevant sind.<\/span><\/p>\n

Erst durch diese individuelle Ansprache wecken Sie wirklich das Interesse der Empf\u00e4nger*innen. Besteht bereits eine Datenbank von Kund*innen oder Personen, die Sie gerne auf Ihrem Event begr\u00fc\u00dfen m\u00f6chten, greifen Sie auf jeden Fall darauf zur\u00fcck. Nutzen Sie auch Ihr jetziges Event, diese Datenbank zu aktualisieren und weiter auszubauen.<\/span><\/p>\n

Dieser Mehraufwand lohnt sich dabei auf jeden Fall, denn Sie erh\u00f6hen damit die \u00d6ffnungsrate \u2013 und Sie bleiben durch ihre klare und zielgerichtete Ansprache generell in guter Erinnerung. Bei einer gro\u00dfen Zahl von angeschriebenen Teilnehmenden leistet das <\/span>selbst-lernende Event-CRM von doo<\/span><\/a> wertvolle Dienste, da viele Prozesse, wie die Segmentierung der Kund*innen anhand von Interessen, automatisiert ablaufen k\u00f6nnen.<\/span>\u00a0<\/span>[\/vc_column_text][vc_column_text css=”.vc_custom_1707493422923{margin-top: 24px !important;padding-top: 24px !important;padding-right: 24px !important;padding-bottom: 24px !important;padding-left: 24px !important;background-color: #f2f7fb !important;}”]Was ist Ihre Zielgruppe und wie erreichen Sie sie am besten? Wir erkl\u00e4ren Ihnen, wie eine zielf\u00fchrende<\/span> <\/span>Zielgruppenanalyse<\/span><\/span><\/a> funktioniert und wie Sie dabei effizient und strukturiert vorgehen.<\/span><\/span>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]

Mit einer digitalen L\u00f6sung Einladungsmanagement vereinfachen<\/h2>[vc_column_text]Wie schon im ersten Teil dieses Artikels angedeutet, ist der Versand Ihrer Einladung per E-Mail vor allem bei gesch\u00e4ftlichen Events in den allermeisten F\u00e4llen der einfachste und damit bestm\u00f6gliche Weg. Sie haben hier die geringsten Kosten und die h\u00f6chste Effizienz. Statt wie bei einer postalischen Einladung m\u00fcssen Ihre G\u00e4ste nicht den Kanal wechseln, sondern k\u00f6nnen die Teilnahme einfach per Klick oder mit einer Antwort-Mail best\u00e4tigen. <\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

W\u00e4hrend der Komfort f\u00fcr Ihre G\u00e4ste auch beim Einladungsmanagement eine entscheidende Rolle spielt, gibt es noch ein anderes, gewichtiges Argument f\u00fcr ein digitales Einladungsmanagement: Sie brauchen wesentlich weniger Zeit f\u00fcr das Monitoring aller Zu- oder Absagen. Durch das Abspeichern aller Daten in einer f\u00fcr alle gut abrufbaren Datenbank sind immer alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand der Planung. Mit dem umfassenden Einladungsmanagement von doo ber\u00fccksichtigen Sie dabei auch zuverl\u00e4ssig die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen \u2013 weiter unten erfahren Sie mehr dazu. <\/span>\u00a0<\/span>[\/vc_column_text]

Einladungsmanagement per E-Mail: Das sollten Sie wissen<\/h3>[vc_column_text]Ein Thema beim Versand von E-Mails ist die Einordnung durch das E-Mail-Programm de<\/span>r<\/span>*s<\/span> Empf<\/span>\u00e4nger*in<\/span>. Dass eine <\/span>E-<\/span>Mail gar nicht ankommt, passiert sehr selten. Das ist zwar gut, beruhigt <\/span>alleine<\/span> aber nicht. Eine E-Mail gilt technisch als zugestellt, wenn sie im Postfach der Empf<\/span>angenden <\/span>landet. Das hei\u00dft aber nicht, dass sie <\/span>auch<\/span> im Posteingangs-Ordner auftauchen muss. Sie kann sich auch im Spam-Ordner wiederfinden \u2013 und den l\u00f6schen die meisten von uns ungesehen. Am besten ist, wenn von vornherein einige <\/span>wichtige Regeln f\u00fcr spamsichere E-Mailings<\/a> beachtet <\/span>werden<\/span>.<\/span><\/span>\u00a0<\/span>[\/vc_column_text]

E-Mail-Einladungen: Bounces vermeiden<\/h3>[vc_column_text]In manchen F\u00e4llen kommt eine E-Mail auch einfach gar nicht erst im Postfach des*r Empf\u00e4nger*in an. Diese F\u00e4lle werden als \u201eBounce\u201c bezeichnet. Die Bounce-Rate ist sozusagen das Gegenteil der Zustellrate einer E-Mail. Nat\u00fcrlich w\u00fcnscht man sich als Versender*in hier eine sehr niedrige Rate.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Gr\u00fcnde f\u00fcr Bounces k\u00f6nnen zum Beispiel eine ung\u00fcltige E-Mail-Adresse sein: die Adresse wurde falsch in die verwendete Datenbank eingepflegt oder die Person hat das Unternehmen bereits verlassen. Mit einem CRM f\u00e4llt es leichter, die Adressenlisten aktuell zu halten. <\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Ein weiterer Grund f\u00fcr Bounces sind tempor\u00e4re Probleme. In diesen F\u00e4llen sind Mitarbeitende gerade im Urlaub oder krank und haben eine Out-of-Office-Benachrichtigung hinterlegt. Oder der Speicher des E-Mail-Accounts ist am Limit und damit ist auch das Postfach \u00fcberf\u00fcllt. In diesem Fall bietet es sich an, den Einladungs-Mail-Versand zu wiederholen, um die Betroffenen zu einem sp\u00e4teren Zeitpunkt doch noch erfolgreich zu erreichen.<\/span>\u00a0<\/span>[\/vc_column_text][vc_column_text css=”.vc_custom_1707493933675{margin-top: 24px !important;padding-top: 24px !important;padding-right: 24px !important;padding-bottom: 24px !important;padding-left: 24px !important;background-color: #f2f7fb !important;}”]Warum <\/span>Sie Bounces vermeiden sollten und wie Sie Ihre Kontaktliste aktuell halten<\/span>,<\/span> erfahren <\/span>Sie in unserem Artikel zu<\/a><\/span>r<\/span><\/a> Kontaktlistenpflege im E-Mail-Marketing<\/a>.<\/span>[\/vc_column_text]

Einladungsmanagement und DSGVO<\/h3>[vc_column_text]Datenschutz und digitale Regulierung haben durch die Einf\u00fchrung der neuen Datenschutzgrundverordnung am 25<\/span>.05.2018<\/span> deutlich an Relevanz und Dringlichkeit gewonnen.<\/span> Wir geben Ihnen wertvolle Tipps, wie <\/span>Sie <\/span><\/span> DSGVO<\/span>-rechtsichere Einladungen <\/span><\/span><\/span><\/a>versenden k\u00f6nnen.<\/span> Hier finden Sie zudem ein ausf\u00fchrliches E-Book rund um DSGVO bei Events<\/a>. <\/span><\/span>\u00a0<\/span>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]

Diese 8 Elemente sollten Sie f\u00fcr eine perfekte Einladung beachten<\/h2>[vc_column_text]Wenn Einladungen erstellt werden, sollte man auf einen korrekten Aufbau achte<\/span>n \u2013 e<\/span>gal ob Brief oder Mail<\/span>. <\/span>Ihre Wunsch-Teilnehme<\/span>nd<\/span>en sollen Ihre Einladungen nicht nur \u00f6ffnen, sondern es auch gar nicht erwarten k\u00f6nnen, Ihr Event zu besuchen? Dann gibt es einige Dinge zu beachten. Die gute Nachricht: Es ist absolut kein Hexenwerk.<\/span><\/span>[\/vc_column_text]

1. Antworten auf W-Fragen<\/h3>[vc_column_text]F\u00fcr ein professionelles Einladungsmanagement sollten Sie immer die sogenannten W-Fragen im Hinterkopf haben, auf die jede Einladung f\u00fcr Veranstaltungen eine Antwort geben sollte:<\/span><\/p>\n